外貿英語函電的寫作特點及應用

桂林理工大學高等職業技術學院 周進

外貿英語函電是國際上通用的一種交流方式，其主要是用來聯系商業事務、溝通商業信息、促進各國之間貿易的發展，因為國際貿易在不同的國家之間進行，而貿易的雙方往往是遠隔千山萬水，所以函電的作用十分重要，高質量的函電能夠幫助不同的貿易國家之間實現良好的溝通，促進雙方貿易的長期合作。因此，外貿英語函電的寫作能力也成為了衡量國際貿易商務人員素質的一項重要內容，其不僅要具備較強的英語基礎，更要掌握國際貿易中的相關知識，通過清楚的表達、有效的措詞來實現不同貿易伙伴之間的有效交流。

1 外貿英語函電的特點

1.1 語言規范化

隨著我國參與國際貿易的日益頻繁，外貿英語函電在語言方面也逐漸向更為規范化的方向發展，不僅要求語言本身的語法、拼寫等基本的書寫要求要規范，同時在各項商務活動的法律法規的表達方面也更為規范和明確。

1.2 內容簡明化

外貿英語函電的內容只要能生動、具體的表達出自身的觀點即可，同時要求對方做出明確反應或者是提出意見等相關的問題，將這些基本的要素表達清楚，確保對方不會對函電的內容產生誤解的基礎上，保證語言的簡潔明了，應當避免文字的冗余。

1.3 態度禮貌化

外貿英語函電的交流雙方是平等的，因此在函電的態度方面也要做到不卑不亢、清新得體，避免居高臨下的命令或者是給對方盛氣凌人的感覺，在維護本國利益的基礎上，要尊重和體諒對方，真誠的表達自己的觀點。

1.4 格式“習慣”化

在國際貿易長期的發展過程中，逐漸形成了很多約定俗成的國際慣例，并且已經被世界各國的商務人員所認同。在外貿英語函電的格式方面，也形成了較多具有代表性的貿易術語、商務詞匯，以及各種固定的句式和詞語的縮寫，這種“習慣”體現出了強烈的商業色彩，而且與國際商務貿易活動緊密相連，所以在進行外貿英語函電的書寫過程中，就需要對這些約定俗成的國際管理由深入的了解，才能夠保證函電的質量。

2 外貿英語函電的寫作技巧

2.1 委婉措施，態度禮貌

在進行外貿英語函電的寫作時，要始終保持禮貌的態度，避免使用命令的口吻，但同時又要做到不卑不亢，對于對方的要求和意愿給予尊重和理解。所以，在寫作中，除了使用“please”等作為開頭之外，還會運用到一些其他委婉的表達方式，如Will you please, would you kindly, we shall appreciate it if等。有時不可避免的要傳達一些負面的信息，這時更加需要體現出禮貌的與其，如，We apologize for the trouble caused to you and assure you that all possible steps will be taken to avoid such mistakes happening again.另外，在某些程度上，能夠從對方的角度考慮問題，也是一種禮貌的表現，比如以下兩種表達方式：(1)A: We allow 6 percent discount for cashpayment.(2)You earn 6 percent discount for cashpayment.雖然兩種表達方式所要表達的是同一個意思，但是二者的語氣卻完全不同，(2)的表達方式顯然是從對方的角度考慮，考慮對方在折扣方面能夠得到的相關利益等問題，所以，委婉的措詞和禮貌的表達在外貿英語函電的寫作中是十分重要的。

2.2 語言正式規范，用詞嚴謹準確

外貿英語函電的內容大多是以商務活動為主，同時函電也可以作為一種交流的方式，對于雙方貿易開展過程中的相關事宜進行詳細的溝通，最終實現交易的順利完成，因此，在函電寫作時使用的語言應當是規范的，而且應當以較多的正式用語作為主要表達方式，這樣更加能夠體現出對對方的尊重以及自身的專業水平。如，To acquaint you with the commodities wehandle,we enclose a duplicate of our export list covering the main items available from stock atpresent.該句中acquaint，commodities，duplicate，available等詞語的運用，使得函電本身的規范性就獲得了很大的提升，這種正式的函電能夠獲得對方的重視，以此促進交易的順利完成。另外，在進行函電的書寫時，需要對各種細節問題進行嚴格的審查。在函電中的任何一種表達方式，都涉及到貿易雙方的權利和義務，以及在利益歸屬方面的諸多問題，所以語言的運用要十分嚴謹，錯誤的表達不僅會造成對方的誤解，甚至會引起各種不必要的糾紛。尤其是針對函電中關于時間、價格、商品的具體顏色、尺碼等這些細節性的問題，更加需要保證填寫的準確性，這樣才能使貿易雙方的權益獲得有效保障，促進貿易活動的順利開展。

2.3 被動語態的使用

在外貿英語函電的寫作中，通常用的較多的表達形式就是被動語態，一方面顯示出委婉的語氣，另一方面也能使函電的格式顯得更為豐富，避免產生單調的感覺，其主旨在于運用被動語態凸顯出要說明的對象的重要性。需要注意的是，應當避免使用直接的否定語句，容易給對方造成態度生硬的感覺，甚至會影響到雙方貿易的進行。比如，The unpaid balance of US $ 2,000.00 for the goods supplied during September will be telegraphed by our bankers on or before November15.在這個語句中，主要強調的是“the unpaid balance”，因為這才是對方最為關心的問題，如果使用主動語態，就無法凸顯出這個關鍵詞的重要地位。

3 外貿英語函電人才的培養方向

英語函電在國際商務貿易活動中有著廣泛的應用，其通過書面工作語言將信息進行傳遞，相比口語形式的信息傳遞更為嚴謹和清晰。而隨著我國參與國際市場的貿易活動越來越多，對外貿經濟人才的綜合要求也逐漸提升，尤其是作為一項基本的能力，外貿英語函電的寫作能力已經成為了一個重點的培養目標。在外貿英語函電寫作能力的培養方面，需要注重以下兩個方面：

(1)加強對外貿函電相關專業知識的學習和積累，才能在隱喻函電的寫作中熟悉運用各種元素，同時要掌握外貿函電寫作的基本流程，只有充分掌握這些基礎性的知識，才能夠在實際的寫作過程中有效的運用。與此同時，加強對外貿業務發展的不同內容和環節的全面了解，以此為基礎，完成一封有效的外貿英語函電。

(2)注重理論與實踐的有效結合。通過系統的理論知識學習，掌握外貿英語函電的寫作內容和技巧等，還需要不斷參與實踐，進行操練和模仿，才能夠對所學的理論知識有很好的運用和鞏固，進而達到在短時間內掌握外貿英語函電的基本操作流程。如果不能有效的將理論知識與實踐操作相結合，便無法使外貿英語函電人才的培養取得成績。在實際操作中，要掌握英語函電寫作的格式、語言特點和寫作技巧、寫作規則等，同時也要對相關的商務知識有全面的了解，并且通過不斷的重復練習，提高英語函電的寫作水平。

4 結語

外貿英語函電是當前國際貿易中一種主要的信息交流方式，其本身具有一定的法律效力，因此對于英語函電的寫作要求也十分嚴謹，如何能夠在尊重雙方意愿的情況下表達出自己的觀點，并且保持觀點的清晰和準確，是英語函電寫作的難點。隨著我國參與國際貿易活動日漸頻繁，對我國國內英語函電人才的培養也受到了越來也多的重視，只有不斷的提高外貿英語函電的寫作水平，才能保證國際貿易活動的順利進行，促進我國國際貿易的持續發展。

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