深化信息化管理 提升中小企業(yè)競爭力

安陽工學(xué)院 李敏

1 中小企業(yè)信息化現(xiàn)狀分析

伴隨著信息化浪潮的加速推進(jìn)，在企業(yè)辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)普及以及電子商務(wù)地蓬勃發(fā)展的態(tài)勢下，中小企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到要發(fā)展就離不開信息化。企業(yè)競爭力的提升，很大程度上取決于企業(yè)的信息化水平。信息化能夠進(jìn)一步提高中小企業(yè)的運(yùn)行效率，使中小企業(yè)的人員管理、資金管理、制度管理更加合理化。由于中小企業(yè)在各個管理方面都存在很多問題，對信息化的認(rèn)知水平和應(yīng)用程度差異很大。因此，雖然信息化在中小企業(yè)中已推廣十幾年，但總體進(jìn)程相當(dāng)緩慢。反過來說，中小企業(yè)自身薄弱的信息化根基又制約了對信息化的有效應(yīng)用，不利于中小企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展壯大。

《2006～2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》提出，到2020 年我國經(jīng)常性應(yīng)用電子商務(wù)的中小企業(yè)數(shù)量占全國中小企業(yè)總數(shù)的比例提高到40%，政府對中小企業(yè)信息化的持續(xù)推動將大大加快中小企業(yè)信息化應(yīng)用的步伐。2011年，中國又迎來了“十二五”的開局之年，推進(jìn)信息化與工業(yè)化深度融合，優(yōu)化產(chǎn)業(yè)組織結(jié)構(gòu)，促進(jìn)中小企業(yè)健康發(fā)展，成為有關(guān)部門今后推進(jìn)的著力點(diǎn)之一。中小企業(yè)可以抓住這個大好的發(fā)展時機(jī)，促進(jìn)自身信息化建設(shè)，努力提升自身的競爭力。

2 制約中小企業(yè)信息化發(fā)展的因素

中小企業(yè)由于自身發(fā)展的原因大多數(shù)的企業(yè)流動資金少，人才少。很多中小企業(yè)還是家族式的，更加缺乏規(guī)范化的管理，這對于推進(jìn)本企業(yè)信息化仍存在很多顧慮。由于企業(yè)性質(zhì)決定了中小企業(yè)希望看到每一筆投資都能在最短的時間給企業(yè)帶來效益或效率方面的提升，對于信息化投資也不例外。但阻礙其信息化步伐的主要原因有以下幾點(diǎn)。

2.1 中小企業(yè)管理存在缺陷

2.1.1 缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)的管理制度和執(zhí)行方案

由企業(yè)為提升運(yùn)轉(zhuǎn)效能而制定的，員工必須遵守的準(zhǔn)則和規(guī)定統(tǒng)稱為企業(yè)管理制度。為實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，制度在執(zhí)行過程中需要進(jìn)行完善和不斷創(chuàng)新。好的管理制度能夠協(xié)調(diào)企業(yè)的各個部門并實(shí)現(xiàn)不同部門之間的相互監(jiān)督，最終可以降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展提供系統(tǒng)保障。而有很大一部分中小企業(yè)仍未擺脫“人治”的管理色彩，所謂的企業(yè)管理制度、業(yè)務(wù)工作流程、職工考核體系仍然是老板的“一言堂”，最終都得由老板說了算，很難形成現(xiàn)代的科學(xué)的管理體系。而企業(yè)的信息化是以管理的規(guī)范化為基本前提的，如果中小企業(yè)無法從“人治”管理轉(zhuǎn)型至“法制”管理，那么信息化的實(shí)現(xiàn)過程就會受阻，以致牽絆了中小企業(yè)持續(xù)、長遠(yuǎn)的發(fā)展。

2.1.2 責(zé)、權(quán)、利不清晰

我國相當(dāng)一部分企業(yè)中都存在責(zé)、權(quán)、利不清的現(xiàn)象，特別是中小企業(yè)尤為嚴(yán)重。為了降低生產(chǎn)及管理成本，中小企業(yè)在用人上就會出現(xiàn)崗位職責(zé)不明晰，出現(xiàn)采用一人身兼多職，或者一項(xiàng)工作由多人負(fù)責(zé)等管理混亂的現(xiàn)象。企業(yè)內(nèi)部管理上的這種責(zé)、權(quán)、利不清的現(xiàn)象存在著諸多隱患。譬如，生產(chǎn)主管兼管采購，就有可能導(dǎo)致采購成本的增加；而一項(xiàng)工作多人負(fù)責(zé)容易產(chǎn)生責(zé)任推諉現(xiàn)象，能負(fù)責(zé)的人很多，而到真正需要負(fù)責(zé)時卻互相推脫，不可避免地會降低企業(yè)效率。這種管理上的缺陷勢必影響企業(yè)信息化的進(jìn)程。

2.2 中小企業(yè)缺乏對企業(yè)信息化管理的認(rèn)識

中小企業(yè)對信息化的期望和應(yīng)用現(xiàn)狀存在較大的差距。許多中小企業(yè)無法像大中型企業(yè)一樣，提出清晰明確的信息化需求與戰(zhàn)略。大多中小企業(yè)的管理者對信息化的認(rèn)識很有限，不了解信息化帶來的價值，不理解信息化的相關(guān)技術(shù)，不清楚實(shí)施信息化的方法。在信息技術(shù)日新月異的情況下，中小企業(yè)管理人員往往缺乏意識、無從把握，存在懷疑和排斥心理。在一些較先進(jìn)的中小企業(yè)雖然有了信息化的應(yīng)用，卻沒有專門的IT部門甚至沒有專門人員負(fù)責(zé)，部門之間沒有共通的操作平臺，工作上各自為政很少進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法共享、數(shù)據(jù)不同步、數(shù)據(jù)重復(fù)錄入等問題。而有些企業(yè)只是羅列了一些IT技術(shù)來充當(dāng)規(guī)劃，所以對企業(yè)的信息化管理也產(chǎn)生不了實(shí)際作用。現(xiàn)在中小企業(yè)信息化出現(xiàn)了兩種差距，要么不敢不信任信息化管理，要么不切實(shí)際浪費(fèi)資金，沒有合理有效利用花重金購買的信息化軟件。

2.3 企業(yè)缺乏高水平的信息化系統(tǒng)管理人才

人才是企業(yè)的“根”，是企業(yè)能夠長足發(fā)展的基石。無論是什么企業(yè)都需要各個方面的人才，企業(yè)除了需要普通的管理人才外，還需要懂得信息技術(shù)的技術(shù)型管理人才。就中小企業(yè)而言更加缺少既懂得管理又懂得信息技術(shù)的人才，一般情況下所謂的信息化管理人員，往往是只懂得檢查網(wǎng)絡(luò)安全、排除電腦故障等計(jì)算機(jī)的初級技術(shù)人員，不熟悉企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)流程，更嚴(yán)重缺乏企業(yè)管理知識，無法承擔(dān)企業(yè)信息化管理規(guī)劃與實(shí)施的重要責(zé)任。中小企業(yè)需要培養(yǎng)更多復(fù)合型人才，讓這些人既懂得管理又懂得信息技術(shù)。只有這樣才能夠提升企業(yè)的競爭力，才能夠推進(jìn)企業(yè)信息化管理的建設(shè)之路。

3 深化信息化管理，提升企業(yè)競爭力

“企業(yè)競爭力”是由企業(yè)的一系列特殊資源的組合而形成的占領(lǐng)市場、獲得長期利潤的能力。中小企業(yè)要在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時代提升企業(yè)競爭力，必然要深化信息化管理。中小企業(yè)的信息化，是一個系統(tǒng)工程，要從多方面進(jìn)行。

3.1 正確認(rèn)識、利用信息化軟件

由于中小企業(yè)業(yè)務(wù)流程比較簡單，因此他們的信息化應(yīng)用也比較單一，他們往往不需要信息化系統(tǒng)中擁有復(fù)雜的流程管理，那些系統(tǒng)復(fù)雜度高、使用難度大且非常昂貴的軟硬件產(chǎn)品往往不是他們最需要的。相比較而言，簡單的流程更能夠推動業(yè)務(wù)的快速開展。多數(shù)中小企業(yè)出于自身求生存的天性，其應(yīng)用軟件是為了照顧企業(yè)短期的利益，最直接的目的就是利用信息化操作提升作業(yè)效率，其本質(zhì)上是由簡單的手工作業(yè)逐步轉(zhuǎn)向電算化的一個過程。對于中小企業(yè)來說，利用信息化軟件同時實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建有序的管理環(huán)境和提升工作效率，是一舉兩得的行為。而他們需要做到的，就是要正確認(rèn)識軟件的價值和正確應(yīng)用軟件。

對于中小企業(yè)，軟件對于企業(yè)的規(guī)范管理來說是非常重要的，這影響著企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。一般情況下，人們把中小企業(yè)管理分為三重境界，最基層的境界是企業(yè)管理的規(guī)范化；其次是企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化；最高境界是企業(yè)管理信息化。而類似于ERP等管理軟件，作為工具其價值在于協(xié)助中小企業(yè)構(gòu)建一套標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理體系，這也是中小企業(yè)引入信息化軟件的最終目的。

通常情況下，大部分中小企業(yè)把自身定位成一個成長中的企業(yè)，認(rèn)為有必要保留一些特殊的個性化的管理特性，因此他們總是要求所選擇的軟件產(chǎn)品要完全遵從現(xiàn)有的管理流程和特點(diǎn)來設(shè)計(jì)，以適應(yīng)其原有的應(yīng)用需求。其實(shí)，中小企業(yè)自身的管理模式在很大程度上還需要不斷改進(jìn)走向成熟，如果軟件設(shè)計(jì)完全遷就原有流程，那就相當(dāng)于用計(jì)算機(jī)對手工流程進(jìn)行模擬，是“穿新鞋，走老路”的搞形式，只是一味地要求提高作業(yè)效率，而不是引進(jìn)信息化，沒有真正發(fā)揮規(guī)范管理的附加值作用。其實(shí)，對于多數(shù)管理軟件而言，都是融入了先進(jìn)的管理思想，以及眾多用戶的管理實(shí)踐，其管理經(jīng)驗(yàn)十分值得借鑒。它不僅能夠幫助中小企業(yè)建立一個信息化的管理環(huán)境，提升管理效率和市場反應(yīng)速度，獲得即期的管理效益，也幫助中小企業(yè)提升管理規(guī)范性，獲得長遠(yuǎn)發(fā)展的保障。企業(yè)無需購買軟硬件、建設(shè)機(jī)房及雇傭IT 人員，只要通過互聯(lián)網(wǎng)即可使用信息系統(tǒng)，并能及時獲得最新硬件平臺及最佳解決方案，縮短了信息化建設(shè)周期，能更快享受到信息化帶來的價值。

目前，比較成熟的中小企業(yè)信息化軟件及服務(wù)提供商有SAP、用友暢捷通、金蝶等。其中，SAP Business ByDesign是專門針對中小企業(yè)信息化開發(fā)的SaaS產(chǎn)品。該產(chǎn)品是基于云計(jì)算的SaaS商務(wù)軟件，可以全面滿足成長性企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，最大化企業(yè)的投資回報。

3.2 業(yè)務(wù)流程要更加規(guī)范化科學(xué)化

中小型企業(yè)應(yīng)改變企業(yè)傳統(tǒng)管理模式，以業(yè)務(wù)流程管理為核心，讓管理趨于簡單化、科學(xué)化。以業(yè)務(wù)流程為核心的管理突破了部門職能分工界限，強(qiáng)調(diào)企業(yè)組織部門為業(yè)務(wù)流程而定，按照企業(yè)特定的目標(biāo)和任務(wù)，把全部業(yè)務(wù)流程看作一個整體，將有關(guān)部門的管理職能進(jìn)行有效的集成和組合，強(qiáng)調(diào)全流程績效表現(xiàn)取代個別部門或個別活動的績效表現(xiàn)，最終實(shí)現(xiàn)全過程、連續(xù)性的管理和服務(wù)。這種管理方式的優(yōu)點(diǎn)在于縮短了過長的管理路線，建立了企業(yè)管理中心下移的體制；講求的是流程之間上下環(huán)節(jié)的服從，流程內(nèi)的成員相互合作與配合，流程各環(huán)節(jié)之間從對上級負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)換為追求下一流程環(huán)節(jié)的滿意，組織單元之間的絕大多數(shù)工作銜接也將按照確定的順序和規(guī)則進(jìn)行，而不再需要一個專門的控制、協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從而消除了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的瓶頸。

3.3 注重企業(yè)文化建設(shè)、內(nèi)涵建設(shè)，努力提升員工的綜合素質(zhì)

如果說資金是一個企業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，那么企業(yè)文化就是一個企業(yè)的精神基礎(chǔ)。一個企業(yè)如果沒有自己的企業(yè)文化，就像是一個人丟失了自己的靈魂。企業(yè)文化是指導(dǎo)企業(yè)制定顧客政策和員工精神的宗旨；是一個企業(yè)的主要價值觀所在；是員工在工作中逐步形成的一種規(guī)范；是一個英雄人物標(biāo)志、一種具有深遠(yuǎn)含義的價值觀的凝聚；因此一個成功的企業(yè)必須注重自身的文化建設(shè)和內(nèi)涵建設(shè)，提升企業(yè)自身的影響力。

中小企業(yè)要想健康快速地發(fā)展，必須提升所有員共的綜合素質(zhì)。特別是管理人員的信息化管理素質(zhì)，信息化管理不是單純地搞自動化，不是單純地用技術(shù)來解決問題，而是一種管理創(chuàng)新。因此，企業(yè)需要對整個企業(yè)文化進(jìn)行改造，對員工進(jìn)行知識管理的培訓(xùn)。創(chuàng)造良好的企業(yè)文化，建立民主、透明、公開化的決策機(jī)制，充分尊重員工的知識價值，有利于發(fā)揮員工在知識管理鏈條中的作用等。企業(yè)擁有知識管理的企業(yè)文化，更有利于企業(yè)抓住市場機(jī)遇和迎接挑戰(zhàn)，引領(lǐng)市場潮流，并對企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行適時調(diào)整，有利于提升自身開展商務(wù)活動的應(yīng)變能力。為了適應(yīng)知識管理的需要，中小企業(yè)需要構(gòu)建新型的組織結(jié)構(gòu)——知識管理型組織。知識管理型組織不僅僅是一個生產(chǎn)、經(jīng)營性組織，更是一種學(xué)習(xí)型組織。企業(yè)建立知識共享的環(huán)境，有利于提升和優(yōu)化商務(wù)活動效率；其優(yōu)勢在于有利于更新和深化企業(yè)的知識；有利于增強(qiáng)員工之間的知識共享、溝通與交流；有助于提升企業(yè)的員工團(tuán)隊(duì)合作意識。企業(yè)應(yīng)讓貢獻(xiàn)個人知識的員工得到充分的尊重，擴(kuò)大這種行為的影響面以增加企業(yè)的知識儲備。對于那些既懂得管理又懂得信息技術(shù)人員工要格外的“照顧”，給他們充分信任，讓他們在實(shí)踐中得到鍛煉和提升，這樣，有利于企業(yè)早日實(shí)現(xiàn)信息化管理。

4 結(jié)語

目前，從中央到地方出臺了各項(xiàng)政策，其目的就是推進(jìn)中小企業(yè)的健康發(fā)展、快速發(fā)展。然而中小企業(yè)的發(fā)展也需要一個過程，尤其是中小企業(yè)的信息化建設(shè)，是一個系統(tǒng)工程，在現(xiàn)實(shí)發(fā)展中不可能一蹴而就。推進(jìn)中小企信息化，必須要以“效益”為關(guān)鍵點(diǎn)，以投入產(chǎn)出比為衡量指標(biāo)，以解決企業(yè)發(fā)展中的短板問題為突破口，以效益驅(qū)動為紐帶，扎扎實(shí)實(shí)地為企業(yè)“增效”。

[1]席丹.中小企業(yè)如何通過信息化實(shí)現(xiàn)增效？http://b2b.toocle.com2010.12.

[2]陳建凱.試論我國中小企業(yè)信息化策略[J].中小企業(yè)科技, 2011(1).

[3]中小企業(yè)信息化需要“方法論”管理需要信息化.中國網(wǎng), 2011.3.

[4]中國中小企業(yè)信息化困境與對策.中國信息化網(wǎng),2011-03.