淺談基層醫療機構檔案管理中“前端控制”的問題

張先才

“前端控制”是現代文件管理理論的重要內容。在“文檔一體化”管理理念被廣泛接受的現代，“前端控制”被越來越多地應用到檔案管理理論中去。本文試就基層醫療機構檔案管理“前端控制”問題談談幾點看法。

1 前端控制概念

所謂“前端控制”，是以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。在這一過程中，文件的形成為前端，永久保存或銷毀是后端，其他處理、鑒定等環節則是中端。文件是檔案的來源，前期控制好文件的質量，就可以從源頭保證檔案的質量。本文討論的“前端控制”，就是把在文件形成階段可能實現的或部分實現的管理功能盡量在這階段實現，并將文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等階段實行全程管理與監控，將過去分為環節的階段性管理調整為協同管理，確保了歸檔文件的真實可靠、完整安全。

“前端控制”不僅提高了醫療機構及工作人員的檔案意識，使其注意到業務文件的記錄性屬性，同時還避免了文件要素不全，過程性文件收集保管不利等情況，使在現行業務工作過程中形成、積累的文件從產生伊始就符合檔案工作的要求。在業務項目的進程中注入檔案工作機制，加強前端控制，強化業務文件的記錄性，可以使形成的文件既滿足現行任務的需要，又符合檔案工作的要求，從而形成高質量的業務檔案，同時也保證了工作本身質量的提高。

2 前端控制引入基層檔案工作的前提

基層檔案工作前端控制的成敗關鍵，是從制度上將“前端控制”納入文書處理和檔案工作全過程。具體內容就是，相關科室在制定任務工作計劃時，把業務文件的形成、積累、整理工作列為各科室工作的組成部分，把文件的形成、積累和整理歸檔納入醫療機構文書處理的工作計劃和工作人員的日常職責范圍之中，并配備專門或兼職的業務文件材料收集管理人員，在第一線把業務文件的質量抓好。在項目結束進行驗收時，要把所產生業務文件及時歸檔。并要求檔案人員對業務文件材料的形成、積累工作進行幫助與指導，使其明確自身的具體責任，把歸檔文件的完整、準確、系統和規范作為項目完成的重要標志。

3 檔案前端控制管理的具體辦法

3.1 切實執行質量管理體系中的相關制度 文件資料的前端是做好文件資料歸檔管理的重要前提，嚴格執行歸檔責任制，確定項目負責人，把來務文件材料的形成、積累和歸檔工作，作為任務完成的一個標志。在工作中做到“三納入”，即建檔工作要“納入工作人員職責范圍”、“納入計劃管理”、“納入制度管理”。工作結束后沒有完整、準確、系統的歸檔材料，不算完成任務。

3.2 依照規定做好文件材料規范工作 文件材料的形成過程中，必須注意規范化、標準化問題，以提高業務檔案質量，為檔案工作的規范化、標準化打下牢固基礎。業務工作人員在日常的工作中，產生大量的原始工作情況記錄。業務工作人員既是業務檔案的主要形成者，又是業務檔案的主要利用者。檔案整理質量的好壞直接涉及到日常的利用，進而影響到其業務工作的質量。由業務工作人員負責業務文件材料的規范整理，要求業務工作人員負責業務規范，注重業務記錄資料的完整與真實，將工作記錄整理齊全。

3.3 檔案室協同做好業務檔案工作 檔案室對工作的進展都有著比較全面詳細的了解，在工作過程中要發揮管理與監督的作用，要對業務文件材料的產生情況與質量進行監督，同時還要協助相關業務部門做好檔案的鑒別和歸檔工作，在文件產生的前端就保證好業務檔案的質量。相關科室檔案管理員定期將相關需存檔的資料按規定時間交資料室存檔，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作，在查驗人員體檢資料時，要查驗檢測醫院名稱、檢測項目是否完整、時間是否符合規定、醫生簽名及醫院簽章是否清晰等等，符合要求才予以登記，為歸檔做準備。

3.4 檔案室專職人員要發揮現場指導作用 檔案人員應深入工作的現場，掌握業務工作每一環節的實際情況，處理好與業務部門的關系，為業務文件形成、積累、整理提供最直接的幫助與指導，保證業務檔案的質量。真正實現業務檔案的前端管理，檔案室工作人員自身的工作素質過硬是前提。要積極發揮檔案室工作人員的主觀能動性，對應歸檔的業務文件材料的把關驗收，收集齊全。

實施業務檔案的前端管理，目的是為了進一步提高業務檔案工作的質量，進而提高檔案工作的整體水平。只有將規范化、標準化的檔案工作機制注入工作制度并嚴格執行，真正做好檔案的前端控制，業務檔案的質量才能得到保證，才能更好地為衛生工作服務。