論檔案數字化建設中的質量控制

劉金梅

(漯河職業技術學院,河南 漯河 462000)

隨著計算機和網絡技術的發展，社會已進入信息化時代，與之相適應，在檔案管理與應用上，全國各地檔案館普遍采用計算機與網絡技術對檔案進行數字化管理。目前，檔案管理已從最初的目錄、卷、宗等的數字化向全文數字化管理方向發展，一些大型檔案館普遍建立了自己的檔案數據庫和信息資源管理系統，部分單位實現了檔案計算機網絡傳遞與資源共享，檔案數字化建設已取得了初步成就。2005年4月國家出臺了《紙質檔案數字化技術規范》，對紙質檔案數字化過程中的卷字設置、目錄分配、系統管理、資源利用等做了原則性規定，指導了檔案數字化建設的方向。在此基礎上，全國檔案數字化建設從硬件、軟件、人才到資源利用都得到了迅猛發展。

但檔案管理不同于圖書、產品、人事等其他方面的管理。檔案管理不僅牽涉到保密、安全等方面，在檔案卷宗的分類、著錄、檔案數字化的技術手段、參數設置、數字化格式、傳遞手段等方面都有自己的特點。在檔案數字化建設初期，如果不加強質量控制，勢必會影響檔案數據庫建設的整體水平，影響檔案的有效利用，最終違反了檔案數字化建設的初衷。論文試從當前檔案管理與數字化建設中存在的問題入手，分析建立檔案管理數字化質量控制的具體措施，為檔案管理科學化、標準化、系統化以及資源共享打下基礎。

一、當前檔案數字化建設中存在的問題分析

（一）不同檔案部門開展數字化的基礎不同

雖然檔案數字化建設已進行了一段時間，各單位對檔案數字化都相當重視，但由于地區不同、行業不同、單位性質不同，能夠提供給檔案管理部門的經費、設備也各不相同。而檔案數字化是一項復雜的系統工程，需要穩定安全的工作場所，需要開展數字化所必需的計算機、掃描設備、轉換設備等高新技術裝備。但由于各單位基礎不同、經費各異，能夠提供的技術設備水平也不相同，從而導致各單位各系統檔案數字化水平參差不齊。當前現狀是一些部門、一些單位已經完全實現了檔案數字化，建立了自己的數據庫，開發了自己的信息管理系統，另一些單位只是進行了卷宗的手工計算機錄入。總體來說，國家行政事業單位與國家省部級檔案館經費較有保障，硬件設施較好，檔案數字化水平較高，而一些企業和縣區檔案館、檔案室在設備配置、領導重視方面都不如前者，檔案數字化水平較低，部分部門和地區甚至尚未開展此項工作，仍由兼職檔案管理人員進行手工錄入與記檔，這勢必會影響到檔案的利用效果。從長遠說，是對社會資源的浪費，對整體經濟發展水平不利。

（二）檔案數字化的標準和規范不健全

目前，有關檔案數字化的法律規范主要有1987年由全國人大常委會發布的《中華人民共和國檔案法》、1990年由國務院發布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》，但這些法規都沒有涉及到檔案數字化的具體規范。2005年4月國家檔案局發布了《紙質檔案數字化技術規范》，雖然涉及到檔案數字化的內容，但只是對檔案數字化做了一些原則性的規定。如在《紙質檔案數字化技術規范》中，只是建議“對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。”“需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。”而隨著技術發展，這種分辨率遠遠不能滿足社會需求，不能滿足檔案原狀保存和OCR識別精度的需要，對現有計算機資源也是一種浪費。另外，檔案數字化是一項復雜的系統工程，不僅僅是將現有檔案進行數字化和計算機管理，還包括檔案的開發利用與資源共享等長遠規劃。即使在數字化方面，還包括對不同類型檔案的數字化水平，所采用的技術方法、數字化后的檔案技術特征，各類型檔案數據化格式，系統參數設置、元數據描述、電子文檔的標引方法等一系列技術問題。除此之外，檔案數字化后的知識產權保護、安全管理、資源利用方式、開發水平、檔案公開的方式方法等都與紙質縮微、音像等檔案資料不同，只有對其進行詳加規范，才能最終保證檔案數字化水平和檔案綜合利用的完美統一。

（三）檔案管理人員素質有待提高

目前的檔案從業人員很多，但真正經過系統培訓的專業人員則較少，這些人員要么是從其他部門臨時抽調，要么是兼職管理人員。對于國家、省部級檔案館的工作人員，盡管專業知識較為豐富，但由于隨著計算機網絡及其他新技術設備的更新換代，原有知識也不能適應檔案數字化建設的需要，從而影響了檔案數字化的效率和質量。

通過對檔案從業人員的客觀分析，目前檔案從業人員主要存在下列問題：第一，自身素養不高。如前所述，部分檔案從業人員特別是一些縣區檔案館、企業檔案室從業人員，有些是從其他部門臨時抽調，有些是兼職從業。在自身學習、資歷等方面，很難保證具有較高的素養，其對檔案管理概念模糊、認識不夠，不可避免地影響到其從業的效率。第二，業務水平較低。部分檔案從業人員之前從未接觸過檔案管理，沒有受到檔案專業培訓，對檔案卷宗分類，不同檔案類別的保存方式、保存要求等模糊不清，對檔案著錄更是不甚了解，所有這些勢必影響到檔案管理的科學化、系統化。第三，新技術應用水平不高。部分單位雖然配備了專業的設備，但從業人員對該設備一竅不通，或知之甚少，再加上新技術新速度過快，從業人員不能適應新技術更新的要求，影響了新技術、新設備的應用。第四，檔案從業人員的自身認識存在問題。他們認識不到檔案數字化對檔案資源綜合開發的重要性，認識不到檔案資源共享對社會的促進作用，認為只要保存好自己所管檔案不丟失、能找到即是完成了本職工作，這種認識上的誤區嚴重制約了檔案數字化建設的發展。

（四）檔案安全與檔案數字化建設的沖突

目前，在圖書館管理上，圖書加工外包是各圖書館普遍采用的方法，并且已形成了較成熟的操作方法，在圖書館資源利用上，大型圖書館的OPAC數據庫上網發布也已成為趨勢。雖然業界普遍認為圖書和檔案是一家，但在檔案管理方面，圖書管理的這些優勢就不復存在了。曾有學者就檔案外包做了有益嘗試和操作，但因缺乏相關條件而不得不放棄，其中最主要的問題就是檔案安全問題。因為檔案數字化外包對外包公司的選擇，工作人員的管理等稍不留意，就會導致泄密問題。眾所周知，檔案設置有秘密、機密、絕秘等秘級限制，還有檔案保管年限與保密期限的限制，而隨著計算機與網絡技術的發展，數字化后的檔案保密是需要業界重新認定和規范的重要方面。

檔案數字化的另一個目的是檔案的利用，它不但包括檔案在內部機構之間的流通和利用，而且牽涉到已公開檔案的利用方法與利用效果問題。因此，正確處理好檔案安全與檔案數字化之間的關系問題，是檔案數字化質量管理體系建立的重要內容。

二、檔案數字化建設中的質量控制策略

（一）統籌規劃，保證檔案數字化過程中的基礎設施建設

綜上所述，不同地區、不同部門、不同單位的檔案管理部門的硬件設備各不相同，而檔案數字化建設又急需配備適應檔案數字化建設的各種現代化設備，這是檔案數字化建設的前提條件。解決這一問題，首先應由檔案部門自身做起，加強檔案事業的宣傳力度，引起各級領導部門的支持；其次，由國家相關部門根據國家發展需要，制定單位檔案管理的經費占總單位經費的硬性指標；對不同部門、不同單位，根據檔案量與重要程度制定硬性指標。最后，由相關部門組織檔案管理大檢查，通過詳細的檢查與評估，使各單位對檔案工作加強認識。特別是對一些下級檔案部門來說，這種工作檢查評估是推進檔案工作的唯一動力。最后，適當引入競爭機制與市場化運作。因為對一些待公開或已經公開的檔案信息來說，它不但是檔案資料，還是潛在的生產力。對此，引進檔案資料的市場化開發，對有效緩解檔案部門資金狀況具有重要意義。

（二）制定詳盡的檔案數字化運作方案

在計算機和網絡技術剛引入檔案工作時，由于各單位情況不一，各單位紛紛開始進行檔案數字化工作。但由于各單位互不聯系，工作水平差異較大，致使各單位各自為戰、閉門造車，最終影響了檔案數字化進程，影響了檔案資源共享與利用。因此，制定詳細的數字化技術方案對檔案工作至關重要。首先，各單位要根據自身情況，結合上下級單位與兄弟檔案的檔案數字化工作情況，制定符合自身發展的具有前瞻性和系統化的檔案數字化工作規劃。其次，根據國家法律和規范，制定數字化進程中所應遵循的數據格式、系統參數，設定信息庫或數據庫的規模。最后，在每一工作程序完成之后，制定檢查、監督、驗收的工作程序與工作標準。在以后檔案數字化工作中，嚴格按照先前制定的規劃推進工作開展。

（三）推進全行業法律規范、標準制定與參數設置工作

目前，有關檔案數字化的工作標準和工作規范，只是簡單對國家檔案數字化工作做了原則性規定。而具體到各部門、各單位，由于工作情況千差萬別，原則性規定明顯不能滿足實際工作的需要。各部門要在國家標準的基礎上，制定本行業、本部門的工作規范與工作標準。該標準應能指導本行業、本部門一定時期內的實際工作，如規定檔案卷宗的目錄級次、電子分類規范，規定不同類型檔案數據化格式內容與規格、圖片保存的方式，甚至圖片分辨率高低等，規定網絡環境下檔案傳輸的范圍、工作日志的編制方法等。

上述內容可由檔案權威部門組成專家組，由國家部委牽頭，制定完畢后，下發給相關部門執行。相信按照這種標準進行檔案數字化建設，對于檔案長遠利用規劃具有重要意義。

（四）加強檔案從業人員的培訓工作，提高工作人員素質

在各項工作中，人具有決定性的因素，檔案工作也不例外。根據當前檔案從業人員的現狀，首先，由上級部門牽頭，制定詳細的培訓計劃。其次，在培訓方式上，采用脫產、非脫產、成人教育、網絡教育等多種形式。最后，在培訓內容上，注重加強檔案從業人員職業道德教育、培養工作，以及人員的責任心和使命感，注重加強工作人員的業務素質培訓，使之掌握一定的專業知識，能夠順利開展檔案工作。最后，加強對工作人員應用新技術設備和系統軟件的應用培訓，使之具有先進技術和創新精神。

相信經過專業的培訓教育，檔案從業人員一定會有一個嶄新的面貌，對推進檔案數字化工作和其他相關工作具有重要意義。

（五）加強檔案安全管理工作

檔案保持、檔案利用、檔案公開與保密安全始終是檔案管理工作中對立統一矛盾的整體。在現代技術發展的今天，這一對立統一的關系更加明顯，因為檔案數字化是為了檔案保存和檔案利用，進而為將來檔案公開、檔案開發等打下基礎，但檔案數字化又給檔案安全帶來了新的隱患。首先是數字化工作進程中的安全問題，如部分紙質資料在數字化強光掃描過程中會老化毀壞；在工作過程中會造成毀損滅失；在檔案轉移、交接過程中會造成泄秘和丟失等；在數字化完成后，會由于管理措施不到位、網絡黑客攻擊等造成丟失或泄秘；在檔案利用中，由于數字化文件易修改易刪除，會導致檔案不能反映事物真相，甚至導致假檔案的出現。

加強檔案數字化安全管理是檔案數字化質量控制的重要內容，主要應注意以下幾點：第一，在數字化進程中，選拔具有嚴格責任心、較強業務素質的工作人員參加數字化工作。第二，制定嚴格的檔案交接、使用的工作規章和工作制度，用制度確保安全。第三，加強計算機安全管理，使計算機局域網與外網物理斷開，避免黑客通過網絡進行攻擊；另外，還要加強病毒檢查和日志備份工作。第四，實行實體檔案與數字化檔案雙套制管理，對工作人員逐級采用訪問控制授權管理，確保工作程序。第五，加強檔案的驗證與鑒定工作。在檔案傳遞中，通過計算機和每份檔案的隨機驗證，確保檔案安全，對于一些模糊問題，組織檔案鑒定專家組進行鑒定，使假檔案無所遁形。

三、結語

檔案管理數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢，加強檔案管理數字化的質量控制，對于保證檔案安全、推動檔案公開和利用具有積極的作用，同時也是檔案數字化工作的重要組成部分。

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[2]楊揚.大學城圖書館檔案數字化建設[J].檔案管理，2011，（5）：81-82.

[3]張銳.檔案數字化建設的障礙、原則與策略[J].黑龍江檔案，2009，（1）：13-14.