獨立學院二級管理體制下教務秘書工作面臨的困境及其對策

劉洋

（南京理工大學紫金學院經濟管理系，江蘇南京210046）

獨立學院二級管理體制下教務秘書工作面臨的困境及其對策

劉洋

（南京理工大學紫金學院經濟管理系，江蘇南京210046）

隨著獨立學院二級管理體制的形成，教務秘書成為獨立學院院（系）教務管理中不可或缺的重要崗位，但由于獨立學院發展的特殊性，導致教務秘書的角色定位并不鮮明，教務秘書的職業發展陷入窘境。本文從分析獨立學院教務秘書工作的困境出發，探討了獨立學院教務秘書的角色定位和能力培養問題，以期對教務秘書自身的職業發展起到推進作用。

獨立學院教務秘書角色定位職業發展

高校教務秘書是指在高等院校中協助院（系）領導具體處理本院（系）中各類教學事務的管理服務人員，是聯系學院教務部門、教師和學生的紐帶，是教學秩序得以順利進行的重要保障。獨立學院的教務秘書有其特殊性，主要表現在：教學管理人員少，工作量大，涉及面寬；外聘教師數量多，專職教師隊伍職稱結構分布不均；教務秘書往往身兼數職。然而，在獨立學院甚或其他普通高校，教務秘書的工作并未得到充分的重視，教務秘書的角色定位并不鮮明，使得教務秘書的職業發展陷入窘境。

一、當前獨立學院教務秘書工作中的困境

（一）人員配備不合理，職責不明確，工作量繁重。

在獨立學院中，通常每個系（部）配有一名教務秘書，一般來說公辦高校的教務辦公室至少有兩個教務秘書。在這種情況下，常規的管理模式就是一名教務秘書負責本科生教學管理，另一名教務秘書負責研究生教學的管理。后來由于管理中心的逐步下移，教務管理的工作量增加，有些單位的教務秘書增加到了三到四名，這樣就形成了現在絕大多數教學院系的教務管理模式——兩名教務秘書負責本科生的教學管理，一名教務秘書負責研究生的教學管理。近十年，隨著獨立學院教育規模的擴張，但教務秘書人員并沒有明顯增加；二級管理以后，部分屬于學校教務處的工作也下放到了系，但教務管理崗位卻沒有隨之增加。例如某高校，有5個系部、在校全日制學生一萬余人，但教務秘書僅有4人，其配備比例也不夠合理，某系的學生人數達到3000多人，占全校總數的1/3，也僅有一個教務秘書。很多情況下，獨立學院不但未對教務秘書的職責進行明確的定位，教務秘書不僅僅是教務秘書，更多的成了系綜合秘書或者是辦公室主任，工作量繁重，既要進行日常教學管理，又要肩負多種職能，負責各項工作的傳達和落實，等等。

（二）工作重要性和價值并未得到充分認識。

多數人對教務秘書工作職責的重要性認識不清，他們認為在獨立學院中，教師和學生處于主體地位，教務秘書只是教師和學生的服務者，工作地位不能得到充分肯定。不少人認為教學管理是純粹的行政事務性工作，由于受到這些錯誤觀念的影響，教務秘書的地位和作用無法得到較為公正的認可。例如，在考試安排上的重要性，由于獨立學院的特殊性，在考試安排不同于普通高校，課程考試由教師命題后的上交、復印到考試安排的這個環節上，無不經過教務秘書之手，責任重大。

（三）缺乏提供崗位的晉升機會和提供培訓意識。

由于當前就業形勢嚴峻和所學專業上的尷尬，很多教務秘書所學的專業和所從事的工作不對口，即便多數學校的教務秘書崗位招收相對高學歷的研究生，但由于工作性質的特殊性和整日忙碌，幾乎沒有時間更新知識和提高技能，更談不上有機會出去學習進修，各種素質還停留在原有的水平，特別是在管理理念和應用計算機能力方面更是不能適應新的形勢要求。目前，由于獨立學院對教務秘書崗位的認識和重視程度不足，在崗位設置上，也沒有體現出對教務秘書崗位晉升機會的考慮。因此，獨立學院的教務秘書看不到自己的工作的希望和前途，進而影響了工作的積極性和隊伍的穩定性，更對前途堪憂。

（四）獨立學院教務秘書心理壓力大。

教務秘書上聯教務處、系領導，下聯學生，還要同老師、各系打交道，每件小事都得考慮周全，若是稍有疏忽，就會出現教學事故，導致各方責難，因此心理壓力較大，具體表現：

1.疲勞感。高校教務秘書從事著學校最繁瑣、最辛苦的工作，他們既擔負著對教學過程和教學質量監督的任務，又要在排課表、調課、登成績、安排考試等一系列工作上為教師提供優質的服務；從檢查教師上課和學生的出勤及聽課情況到了解教師的教學情況，還有日常管理和突發事件的處理、教師工作量的核算等，工作既瑣碎又辛苦，而且不為人們所注意和理解，往往會感到身心疲勞。

2.心理焦慮感。教務秘書所處的特殊位置和工作性質特點，業務上歸教務處指導，行政上又屬各院系管理，工作繁雜，頭緒眾多，心理壓力大，常常處在憂慮、不安、緊張、煩躁的焦慮狀態，身心疲憊。

3.自卑心理。自卑心理是高校教務秘書普遍存在的心理現象。對高校教務秘書來說，一方面工作任務繁重、責任重大、難度高，另一方面，目前許多獨立學院都招收研究生為教務秘書，在獨立學院中教務秘書與教師相比，他們在學歷、職稱上都沒有差距，唯獨在待遇等方面存在一定的差距，由此極易誘發他們的自卑心理，他們希望獲得尊重與信任。他們希望自身的勞動和付出能夠得到廣大師生員工的理解和尊重，取得的成績能夠得到公正的評價和認可。但現實并不總是那樣完美，在平時和年終總結考核中，實際考核值常與個人期望值出入較大。這種失衡感使得教務秘書很難認清自己工作的意義和價值，認為自己處處不如教師，自我認識消極，因而滋生自卑心理。

4.不平衡心理。目前，高校在待遇問題上普遍向教學崗位傾斜，教務秘書待遇偏低，與教師甚至其他工作人員相比，收入差距加大。教務秘書所做的都是一般性的管理工作，無法用定量的指標考核，盡管也經常加班加點，卻不能像教學科研人員那樣有機會獲取社會服務報酬、超工作量的課酬等收入。在任務重、待遇低的現實面前，難免產生不平衡心理，進而影響工作積極性和工作效率。

二、如何發揮教務秘書教學管理工作的重要作用

（一）科學的定位和價值尊重。

應當認識到教務秘書在穩定教學秩序、提高教學效率、保證教學質量、培養全面發展的合格人才等方面起著重要的作用。它有力地支撐和保證著課內外教學的有序進行，成為高校管理工作的中心內容。教務秘書是教務管理工作中不可缺少的角色，是教學管理的中堅力量。學院應當認識到教務秘書在教學輔助上的重要性，試想在超負荷、超工作量的前提下，還要保證教學中的所有環節萬無一失，這就需要刻苦的努力和認真的態度，因此，教務秘書的工作價值更需要被認可和尊重。

（二）建立崗位職責制度，明確分工。

目前，部分高校的少數中高級行政管理人員管理理念存在誤區，認為教務秘書的工作就是簡單的機械勞動，經常把教務秘書的工作與學院辦公室人員的工作混為一談。總體來說，教務秘書是教學管理隊伍中的一員，從事教學管理的基礎性工作，保障教學計劃按時按量完成，為領導的管理決策提供有用的資料支持和相關信息。只有明確職責范圍，教務秘書在教學管理過程中才不會有太多抱怨和心理失衡現象，也能為日后學校評價個人工作績效提供可靠的依據。

（三）提高教務秘書的經濟待遇和崗位晉升的機會。

讓他們充分認識到自己的價值，確保人才不流失。馬克思主義政治經濟學告訴我們：經濟是基礎，一切發展都必須建立在經濟這個堅固的基礎之上。一個國家的發展主要看它GDP的增長情況，而一個教務秘書的價值也可以通過他的經濟收入情況來體現。所以，要想充分發揮教務秘書在系部管理中的作用，就應制定合理的政策，使教務秘書在職稱、職務的晉升方面與其他崗位的人員享受同等待遇，也必須適當地提高教務秘書的經濟待遇，還可以通過考核、評比、競賽等方式獎優罰劣，正確運用獎懲激勵機制極大地提高教務秘書工作的積極性，更好地發揮其在教學管理工作中的作用。

（四）提供培訓交流和培訓的機會。

在不影響正常工作的情況下，可以組織教務秘書集中學習，比如教育學、心理學、管理學等方面的學習、教學系統軟件的使用、學籍管理規定的實施等。這種短期培訓實用性強，受益面廣，組織起來比較方便。也可以組織教務秘書到其他兄弟院校參觀學習，交流經驗，取長補短。若有條件亦可邀請知名的教育專家來學校講學，這樣可以使教務秘書開闊眼界，活躍思想，有利于他們改變舊的管理理念，總結出新穎的符合學校實際的管理方法。新形勢下，教學管理走向現代化、科學化、規范化，對高校教務秘書提出了更高、更新的素質要求。作為教學管理工作第一線的教務秘書，不僅要有良好的職業道德和敬業精神，更要樹立新的管理理念，掌握先進的管理方法和管理手段，嫻熟地運用現代化信息技術，掌握和運用以計算機網絡技術為代表的現代化辦公技術，適應可能出現的新情況、新問題。

教務秘書工作在教學管理的第一線，教務秘書的素質、能力、工作質量直接影響到獨立學院的發展和未來。因此，在新的形勢下，必須對其有“以人為本”的人文關懷，必須在工資標準、績效考核和晉升制度上充分尊重和體現教務秘書的工作性質和價值。只有充分認識了教務秘書工作的重要意義，才能逐步排除教務秘書的心理壓力，調動工作的積極性，提高工作效率，才有利于穩定教務秘書的職業隊伍，為獨立學院教育教學工作的健康開展保駕護航。

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