把握辦公室工作規律切實提升行政效能

□ 趙德明

把握辦公室工作規律切實提升行政效能

□ 趙德明

區縣換屆以后，加強黨政辦公室建設成為各區縣優化內政的必然內容。如何把握辦公室工作規律，切實提高行政效能，是辦公室工作人員的必修課。面對經濟社會發展的新形勢、各級黨委政府的新任務、單位領導班子的新要求，辦公室工作人員必須全面掌握辦公室“是什么、干什么、怎么干”，在紛繁復雜的工作中找出規律，不斷提高工作能力和水平，進而以有序運轉提升行政效能，使辦公室真正成為“決策智囊，執行中樞，服務標兵”。

一、全面把握辦公室工作性質是前提

辦公室這一機構與政治、與國家相伴而生，是上層建筑的重要組成部分，在各個歷史時期分別具有不同的特殊性質。全面把握辦公室工作性質，是做好辦公室工作的必要前提。

從歷史上看，辦公室起源悠久，其工作性質和功能在不斷發展中完善完備起來。奴隸社會的史官，將文書、檔案工作作為重要業務，具有了辦公室工作的部分功能。封建王朝的尚書，負責公文收發、圖書文集的收藏、起草抄謄文書、檢查各項事務是否按時完成等，具備了較完整的辦公室功能。演變到明朝時的內閣、清朝時的軍機處、民國時期的侍衛室 （侍從室），已經具備完整的綜合辦事功能，成為了重要的智囊決策機構。

從現狀來看，在我國五級行政區劃和管理體制中，每一層級都設有辦公室。上到中共中央辦公廳、國務院辦公廳、各部委辦公廳，下至鄉鎮黨政辦公室、部門辦公室，條塊對應，都是同級黨政的直屬綜合性辦事機構。如果說黨政機關是一部高速運轉的機器，那么各業務部門就是零部件，辦公室則是傳感器。各地各部門辦公室業務不盡相同，但總體來講，有“六性”是相通的：一是政治性，因政治而生，為政治服務；二是規范性，辦事有規則，運轉講章法、服務重細節；三是服務性，為領導服務，為部門和基層服務，為人民群眾服務；四是文化性，以文化人，以文聚力，以文興室；五是示范性，在方位上，是同級部門學習的標桿，在定位上，是高效優質服務的領跑者；六是宣傳性，在服務中體現水平、展示形象、推介品牌。

綜合來看，辦公室的性質既是動態變化，與時代節奏保持著相同的脈搏，同時，辦公室的功能又在長期的演變中相對固定下來，形成了一套完備的綜合辦事規則。只有理解了其中的“變”與“不變”，才能全面認清辦公室工作性質，進而為抓好辦公室工作夯實思想基礎。

二、準確把握辦公室職能職責是關鍵

區縣黨政辦公室是黨政機關的綜合性辦事機構，處于承上啟下、聯系左右、溝通內外的樞紐地位，發揮著主導性、總協調、多面手作用，其工作質量如何，直接影響發展大局。辦公室作為綜合性辦事機構，其工作紛繁復雜，跟業務部門相比具有隱形效益，難以在短時期凸顯出具體的成效。如果對職能職責定位不清不楚，必然導致辦公室工作方向不清、目標不明。總體而言，辦公室承擔著參謀輔政、督促檢查、協調運轉、后勤保障等重要職責，不僅有“端茶送水、辦文辦會”等重復性的日常工作，還有“關門當領導、執筆三分主”等創造性的智力服務。

發揮好參謀助手作用。參謀輔政是立室之本，服務決策是發展之要，主要體現在調研、信息、文稿三個方面，要用及時對路的智力服務，贏得領導的認可和尊重。綜合調研要謀全局，圍繞中心工作，針對影響發展的重點問題、社會關注的熱點問題、群眾關心的難點問題進行調研，為領導決策提供高層次、高質量的服務。信息服務要重時效，及時報送重大、緊急信息和經驗類、綜合類信息，當好領導的“耳目”和“喉舌”。文稿起草要出精品，以提高領導滿意度、基層認同感和工作的指導性為原則，正確傳達上級精神，準確體現領導意圖，如實反映基層情況。

提升辦文辦會水平。有人說，辦公室既是“文山會海”的制造者，又是“文山會海”的受害者。整頓文風會風是辦公室分內職責。辦文方面，要堅持“短、實、新”的原則，堅決杜絕套話、假話、空話，力求文稿主題突出、格式規范、邏輯嚴謹、準確及時。同時，要規范發文行為，精簡文件數量，做到少行文、行短文、行實文。辦會方面，要從制度建設入手，精簡濃縮會議，提升實效性；要堅持超前準備、快速反應、精細運作，力求會前、會中、會后各環節的銜接和服務工作周密、高效、圓滿。

強化辦公自動化建設。辦公自動化是緩解人少事雜矛盾、提升工作效能的必由之路。從紙質化辦公到電子化辦公是歷史發展潮流，辦公室處于承上啟下、聯系左右、溝通內外的樞紐地位，更應該成為率先使用、熟練使用現代設備的部門。要積極適應信息化和辦公自動化的需要，熟悉使用OA辦公系統，有序推進無紙化辦公，全面推廣應用視頻會議系統。特別是對辦公室電子政務專業性較強的崗位，要配備相對固定的工作人員，保證系統正常運轉。

抓好保密值班工作。保密值班是大事，既關系到黨和國家利益，又關系到個人前途。保密工作不周密，既有意識不強的問題，也有方法不對的問題。這就要求要認真落實保密文件、案卷、資料管理各項制度，嚴格按規定配強配齊保密工作專兼職干部。加大保密法制宣傳教育力度，強化對涉密計算機網絡的技術防范和安全監管，配備 “保密技術防護專用系統”。值班方面，要堅持24小時值班制度，對緊急重要電報辦理進行全程跟蹤，及時向上級部門報送各類突發性信息，做到不遲報、不漏報、不誤報。

提升政務接持和后勤管理水平。政務接待不是吃吃喝喝、走走看看，是重要的政務活動。政務接待是匯報工作、反應情況、溝通感情、爭取資源、推介宣傳的重要途徑，具有綜合性。按照文明、禮儀、節儉、安全的原則，搞好政務接待工作是對辦公室工作的內在要求。兵馬未動，糧草先行，后勤保障是辦公室的重要職責。要不斷改進管理方式，提高后勤服務的精細化、規范化水平。要嚴格落實節支措施，加強財務、物資購置、車輛管理，在保證領導公務活動和機關正常運轉的前提下，合理優化支出結構，提高資金使用效率。

督查各項工作有序推進。督促檢查事關政令暢通、高效執行。對事關發展的重要工作、重要問題及上級領導交辦的督查事項，要集中精力、集中時間，狠抓落實，確保件件有著落、事事有回音。督查工作既要發現問題，提出對策建議，又要總結經驗，便于推廣。要堅持和完善民情調查制度，積極開展民情調查活動，為領導及時掌握情況、化解矛盾、改進工作提供參考依據。

除了以上六個方面，辦公室還要承擔單位領導交辦的一些臨時性、緊急性任務，但是總體而言，以上這六個方面工作才是辦公室的重點、“主業”，其他的工作都要擺在“主業”之后。如果辦公室工作不分輕重緩急、分內分外，只顧著“眉毛胡子一把抓”，那就會錯誤地將辦公室工作置于跑腿辦事的“萬金油”地位了。

三、努力創新辦公室工作是趨勢

辦公室多是服務性、被動性、重復性的工作，長此以往，容易消磨熱情，滋生懈怠情緒、慣性思維、經驗主義，導致工作按部就班、不思進取、消極應付。要在忙碌中不忘嚴謹細致，在重復中追求創新創優，在被動中爭取主動而為，在繼承中更加出新出彩，不斷開創辦公室工作新局面。

強化學習調研。當今世界科學技術日新月異，知識總量呈幾何級數增長，知識更新的周期大大縮短。農耕時代，一個人讀幾年書，就可以用一輩子；工業經濟時代，讀十幾年的書，才能夠用一輩子；知識經濟時代，需要一輩子學習，否則知識就會老化，思想就會僵化，能力就會退化。辦公室的同志要跟上時代步伐、貼近領導需求、實現全面進步，必須把學習調研作為一項基本功，持之以恒，付之實踐，既埋頭拉車，又抬頭看路，既腳踏實地，又仰望星空，既有專業技能，又有綜合素質，做到胸懷全局、耳聰目明、頭腦清醒。只有這樣，才能吃透上情、摸清下情，找到結合點，才能提升世界眼光、戰略思維、理論素養、黨性修養。

抓好建章立制。辦公室大部分工作在于綜合協調，統籌各業務部門和對外銜接。一方面要求辦公室工作人員具有善于與人交往、綜合協調的個人魅力，另一方面不能跟著感覺走，憑經驗辦事。要善于把過去行之有效的好作法、好經驗加以系統化、條理化，找出它的內在規律，由感性認識上升為理性認識，由工作成果上升為制度成果，并切實抓好落實。要圍繞地方發展大局，制定辦公室工作意見及辦法，細化制定相應的規章制度，實現以制度管人、以制度理事，避免綜合協調、對外銜接過程中工作效果起伏不定。要確保“一盤棋”思想，增強各辦公室工作過程中的“兼容性”，有效提升服務水平。

注重細節管理。辦公室工作無小事。《細節決定成敗》書中有句話：“展示完美的自己很難，需要每個細節都完美，但毀壞自己很容易，只要一個細節沒有注意到，就會給你帶來難以想象的影響”。很多時候，100－1并不等于99，而是等于0，這就是“一丑遮百俊”。辦公室細節管理與安全生產相比，有很多相似性，張德江副總理要求全國安全生產戰線的同志樹立“零”意識，安全生產每天做到從“零”開始，每天都是新的起點。比較安全生產管理工作，有三點相似之處：就是必須做到注重細節不粗心，從零開始不驕傲，常抓不懈不松勁。要強化細節管理，實施“細節工作法”，從定崗定責、辦事流程、風險防控、分工配合、補救機制等方面，加以制度設計、全面推行，真正做到細中見精、小中見大。

提升隊伍素質。加強隊伍建設，提高運轉效率，既是擺在各級辦公室面前的當務之急，也是實現辦公室工作可持續發展的治本之策。辦公室同志必須要揚長避短，提升核心能力，使“長板”更長，“短板”加長。具體來說，要有“六大理念、六大能力”。即：樹立“忠誠、守責、奉獻、創新、團結、高效”的六大理念，強化“組織協調、調研寫作、后勤服務、溝通交流、應急處置、開拓創新”六大能力；辦公室人員必須具有“四個必須有、四個不應有”的品格，如果拿其他動物來進行比對分析的話，應該學習四個動物的優點，而避免其缺點，那就是應該具備狗的忠誠、豬的寬容、牛的勤勞、猴的機敏，而絕不能具有狗的兇惡、豬的貪婪、牛的倔強、猴的躁動；同時辦公室還要爭當“五個典范”，爭創“三個一流”，即“忠懇誠實、勤政高效、遵紀守法、開拓創新、和諧友善”的五大典范，以一流的精神狀態、一流的工作標準，爭創一流的工作業績。

作者：中共重慶市永川區委常委、區委辦公室主任

責任編輯：新 華