高校學生檔案管理工作探討

王桂巖

（赤峰學院 綜合檔案室，內蒙古 赤峰 024000）

高校學生檔案管理工作探討

王桂巖

（赤峰學院 綜合檔案室，內蒙古 赤峰 024000）

高校學生檔案管理是高校檔案管理工作的一個重要組成部分，它是規范學生管理、培養合格人才和掌握學生情況的重要憑據，加強高校學生檔案管理，有利于深化教學改革，提高教學水平，增進辦學效益；有利于維護學歷、文憑的嚴肅性和權威性；有利于為畢業生提供全方位的服務.因此，加強對高校學生檔案的管理，正確認識高校學生檔案管理方面存在的問題，是高校檔案管理工作者值得探討的重要話題.

高校；管理；學生檔案

高校學生的檔案在所有高校檔案中占有重要的地位，它記載了每個學生在校期間學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在校期間德、智、體、美等方面發展狀況，是學生在校生活、社會實踐的真實記錄.它的建立要經過一個漫長、復雜的過程，是一個人檔案是不可再生的，大學時期的檔案尤其重要，也是人一生中最寶貴的資源.不論是就業還是學習，學生檔案都能夠提供詳實的客觀的資料，在工作后的考核過程中也是很重要的一部分.都是晉級競爭等的主要依據.本文就高校學生檔案利用現狀、存在問題及管理對策提出了自己的看法和建議，愿與同行共同探討

1 高校學生檔案的現狀分析

1.1 形成的周期長容易造成材料不齊全

首先，由于高等學校大學生檔案的形成需要一個很長的周期，一般都需要四年或更長的時間.一般情況下，大學生入學了，學生檔案就開始形成了，在四年大學的學習生活中，逐步來完善學生檔案材料.因此，材料是分散的，那就很容易產生疏漏，造成材料不夠齊全.其次，大學生在讀書過程中處于一種動態的學習過程，學籍等方面都是處于不斷變化中.因此，學生每個學年度的材料都要從學生每學期考試后進行收集，對學生成績進行記錄.對個別考試不合格學院重新補考的學生成績的登記尤其要謹慎處理.還有個別的學生因為各種需要會有休學、參軍入伍等等原因，產生學習時間空間的變換，還有的學生會產生專業的變動.另外，為了適應現今的競爭局面，學生們為了拓寬知識面，增強技術技能，也參加了各種第二專業的學習，考試.在諸多情況的變化中，及時準確地做好檔案記載是一件非常費心費力的工作.哪個環境出了問題，就會給今后的檔案資料查找帶來很多麻煩，而且會產生難以彌補的損失.

1.2 信息量不足無法滿足當今社會各方面需求

現今社會對高校的學生檔案要求越來越寬泛，而大多數學生檔案的內容卻比較缺乏：首先就是缺乏學生道德品質和思想素質方面的內容材料；比如，用人單位非常重視的涉及生活作風、銀行及網絡等方面誠信方面的檔案材料違反紀律的材料等等.其次是缺乏組織能力和反映管理才能的材料；例如，有些學生在大學期間表現優異，經常參加各類競賽、參加學生會或團委等學生工作、積極參加學校的大型活動等等.而我們的大學生檔案中恰恰缺乏者方面的材料.再次，反映大學生實踐能力等方面的材料不足.比如，校內校外的見習、參加社會實踐等等方面.因此，在學生畢業鑒定材料中也是缺乏的.第四，反映大學生重要學習成果的大學生的科研能力和學術水平材料也很缺乏；例如，大學生在校期間在各類學術期刊上發表的有價值的學術論文、參加大學生科技制作以及各種競賽的材料.以上種種，使得學生檔案簡單空洞，可用度隨時下降.也就無法滿足當今社會各行各業的.

1.3 大學生檔案的可靠性和真實性受到挑戰

現今以假亂真的各種證、照、票據的現象非常普遍，也嚴重影響了人們對大學生檔案的真實性的信任度.認證大學生的檔案材料也成了當前各個用人單位首當其沖的必要程序.因為當前就業壓力等方面的原因，某些畢業生為了實現個人的所謂理想，不斷“挑戰”誠信底線，為了出人頭地，涂改學習成績，辦理各種假證書假證明.于此同時，還有的人就在校期間的受各種處分的材料就成了所謂的“污點”，采用各種手段急于刪除，學生學籍檔案造假幾乎成了產業化一條龍，使人真偽難辨.檔案材料的可靠性和真實性受到了前所未有的挑戰.

2 高校學生檔案的利用狀況

高校檔案信息資源的開發和利用是高校檔案管理工作的最終目的，而學生檔案又是高校各種檔案中的重要組成部分.因此，做好高校檔案中學生檔案的開發和利用是高等學校檔案室的職責.檔案的利用率是檔案工作成績的重要標志之一，學生檔案在高校檔案中占有重要的比例，利用率也是最高的，使用非常頻繁，大約達到所以檔案利用數量的百分之八十.這主要是隨著社會需求的不斷增加的結果.現階段高校學生檔案使用顯現了新的特點.

2.1 使用率在逐年增長

針對我校的檔案利用情況，對檔案的利用頻率進行了統計：2009年456人次、1431卷次；2010年556人次、1831卷次2011年840人次、3283卷次.以上情況表明，學生檔案的利用率在逐年增加.

2.2 學生檔案利用的范圍在不斷地擴大

以前查學生檔案的是畢業后的學生來查，而現在又增加了用人單位對畢業生檔案進行審查，還有相關的管理部門查閱，與畢業評估有關的部門也查等.

2.3 利用內容在不斷地增加

近些年來假學歷、假文憑不斷涌現，過去要證明個人的材料只需單位負責人出具證明，而現在為了查明真偽，一個大學生的檔案可能需要查詢原始的大學生錄取名冊，進而審查學生學習過程中的考試成績，鑒定學籍的真偽，審查畢業生登記表等相關材料.

現今的大學生畢業后有的進一步考研深造、出國求學以及評聘職稱需要認證等，選拔人才，特別是大學畢業生，用人企業、事業單位或國外用人單位都會以大學生檔案為依據，因此，大學生檔案的使用也就會很頻繁了.另一方面，由于個別大學生畢業后對檔案保管不善，致使大學畢業證、大學生個人檔案相關的學籍證件丟失，或由于某些檔案保存部門的工作疏忽，或大學生在轉學過程中出現檔案遺失現象，都必須到原始單位查找相關學生材料.但由于檔案管理手段落后，它的利用仍停留在以傳統查找方式為主，這樣就使得檔案無論是大學生本人或者用人單位在查找檔案時，都要親自到就讀學校去查.這種做法不但無法滿足社會各個方面對學生檔案信息查詢的需求，而且還給查找檔案人為設置了障礙.

3 學生檔案建立存在的問題

由于高校管理的特殊性，學生檔案基本上是由學生本人填寫的，檔案的許多表格在制作上或有些問題，填寫的內容一致性有些差，每個學生的操作都存在個人的理解問題.因此，每年的學生檔案中，都會發現有材料不全或材料填寫不規范等問題存在，給今后的考研、出國深造、就業等帶來了很多影響和麻煩，因此，關于填寫檔案，下幾個問題可作為參考：

3.1 表格填寫規范

姓名是最重要的一項內容，前后填寫一定要一致，特別是音同字不同的其身份證、招生錄取名冊、學生成績冊、學籍登記表、畢業生登記表及畢業證書、學歷證書的名字應完全一致.

3.2 字跡工整清晰

凡字跡潦草難辨、隨意簡化、填寫不全、前后日期矛盾等，都會留下后患.

3.3 檔案材料齊全

學生在校期間的學習成績、學籍表、畢業生登記表及獎懲材料，黨團材料等一定要齊全完整，凡材料不全或缺少某項內容，應及時向班主任（輔導員）了解情況并詢問自己應做的補救措施.

學生只有自己提高了檔案意識，才能認真對待自己的檔案，填寫表格才能完整、準確、規范.

4 關于高校學生檔案管理的建議

4.1 加強高校檔案管理隊伍建設，切實提高大學生檔案管理人員的素質

高等學校學生檔案管理是一項復雜而細致的工作，擔負著維護學生檔案真實面貌的重任，首先，要正確認識學生檔案管理的特殊性、崗位的重要性、責任的重大性、使命的光榮性，才能對這項工作用心去想、用心去做，把這項工作當事業來做，只有這樣才能在工作中不斷改進、不斷完善、不斷提高、不斷創新，做到精益求精，力求優質高效.其次，在檔案管理的業務方面，大學生檔案管理人員不但要熟練掌握大學生檔案管理方面的政策法規，還要努力學習提高檔案管理方面的專業知識技能，能熟練地使用計算機等現代化的管理設備，做到與時俱進，不斷優化知識技能結構.還要保持大學生檔案管理工作人員隊伍的相對穩定性，激勵和關心大學生檔案管理人員，使其能安心本職工作，增強其事業心和主人翁責任感.

4.2 提高重視程度，增強檔案意識

加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對檔案重要性的認識，加強檔案部門與教學部門的聯系，積極主動地收集，應根據本校學生檔案形成規律制定相應的規章制度、管理措施和高校檔案歸檔的需要，高校檔案部門和教學部門也要加強溝通和協調，認真收集相關材料.已發展的眼光看待檔案材料收集的問題，不斷在充實學生檔案的內容基礎上，適當做到及時有效，廣泛搜羅歸檔，一次杜絕檔案材料遺漏.

4.3 聯系工作實際，跟蹤收集

一個學生從入學開始，也就意味著檔案收集的開始.要切實保障檔案材料的充實性和實效性，檔案負責人就要從學生踏進校門開始，收集學生的各種名冊，從招生管理部門到教學管理部門，都要充分發揮檔案管理的主觀能動性，及時把每一個學生的每一個相關的資料都完完全全收入囊中.其中包括學校的招生計劃表格、生源計劃表格、大學新生入校后，二級學院及要相應負起責任，對錄花名冊以及每個班級的學生名冊等，都要為檔案部門開綠燈，還有能及時反饋大學生學習情況的考試成績表、學籍學位材料、大學生就業實習的反饋信息等，都要檔案管理人員辛勤工作，步步跟蹤收集.保障每一份材料的完整、科學、詳實.

4.4 檢查驗收檔案收集成果

由于高校學生數量逐年增加，大學生檔案的管理內容有比較多，范圍也很廣.要防止檔案收集和填報出現問題，檔案負責人員要及時進行逐項檢查，及時發現問題及時解決糾正.這樣，不僅降低了檔案管理工作人員的勞動強度，也簡化了查詢過程，且使檔案管理人員的工作簡化了程序，大大提高了效率.

總而言之，學生檔案的管理工作是一項涉及到學生個人、高等學校和社會各個方面機構等多方面的服務工作，當產生大學生畢業生就業、大學畢業證丟失、出國深造、提干晉級、職稱評聘和學歷認證等一系列問題，都離不開學生檔案查詢認定.高校只有運用科學的管理辦法、更現代的管理技術手段、更合理的管理思路，充分健全和完善學生檔案的管理，就能做到有利于改進高校教學，提高教學質量和管理水平，真正做到杜絕假學歷假文憑的產生，維護高等學歷和文憑的權威性和嚴肅性.總之，只有科學管理高等學校大學生檔案，提高檔案部門服務質量，學生檔案就能走出校門，發揮潛能，滿足學校和社會需要.

〔1〕李玉萍.高校學籍檔案管理的問題與對策分析[J].齊齊哈爾醫學院學報，2008（7）.

〔2〕解穎嫻.高校學籍檔案管理存在問題與解決對策[J].宿教育學院學報，2008（1）.

〔3〕王少君.高校教學檔案的科學管理利用[J].大連民族學院學報，2004（2）.

G251

A

1673-260X（2012）06-0169-02