網絡環境下檔案信息化管理探討

招遠市廣播電視臺 李 梅

1.前言

隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化日趨完善，絕大多數日常工作都可以直接在計算機和網絡上辦結，這無疑對檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理由傳統方式向信息化管理轉變已迫在眉睫。

2.檔案信息化管理的內容

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。

目前檔案信息化管理的內容主要有：檔案文件目錄的存儲與檢索、復制；檔案內容信息的存貯與檢索：檔案文件的編目、統計、匯總；檔案文件主題詞的自動標引；檔案借閱管理與咨詢服務；文書立卷與檔案整理；檔案文件目錄的打印；數據的備份；檔案庫房管理與檔案保護；檔案統計和檔案工作情況統計分析；系統維護和傳送數據；數據處理的每個環節均以國家標準和行業標準作為設計依據。

3.檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存和反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化管理使檔案人員從傳統手工抄寫、人工查詢的繁重工作中解脫出來，使檔案管理的服務范圍不斷擴大，服務水平不斷提高。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

4.當前檔案信息化管理面臨的問題

電子信息化技術的飛越發展給檔案信息化管理帶來新的機遇，但我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。

4.1 面臨創新與安全的挑戰

原有檔案管理制度的核心，一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統向深層應用發展時，會出現與其它應用系統整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，必須用創新思維來處理好各方面的矛盾。同時計算機系統和網絡本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災害和人為的破壞，且軟件資源和數據信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。加之沒有相應的內部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能給網絡犯罪分子可乘之機。

4.2 面臨標準化、法制化的挑戰

由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，造成大量檔案因密級問題無法發揮其應有的使用價值。

4.3 技術支持不全面

一是電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案，目前我們多數單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內完成轉化的要求。

4.4 人員配備不合理

就目前的檔案工作人員來說，既掌握信息技術、又懂檔案專業的人才很少，存在著檔案人員專業知識單一，普通操作型人才居多，知識和觀念老化等問題。

5.推進檔案信息化的原則與措施

5.1 檔案信息化應遵循的原則

（1）規范性原則：通過館藏檔案數字化接收電子文件，應該堅持規范性原則，制定相應的規范和法規，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。

（2）安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

（3）效益性原則：檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，可以帶來巨大的經濟、社會效益；利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。

5.2 推進檔案信息化的措施

（1）加強機讀數據的準備工作是檔案信息化管理的前提條件

要做好檔案信息化管理，機讀數據庫是基礎。機讀數據的質量高低決定著管理系統的效率程度，要準備好機讀數據，著錄標引是關鍵。檔案著錄，就是對檔案的內容特征和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。形式特征是檔案的外表特征，如檔案的標題、作者、形成時間、檔號、文種、載體等；內容特征是指揭示檔案內容特點的項目，如檔案的分類號、主題詞、提要等。檔案標引是檔案著錄中對檔案內容特征進行分析、選擇和記錄的過程。著錄和標引是對檔案內容的濃縮，只有經過著錄與標引，才能將檔案信息輸入到計算機里面進行各種處理。檔案人員要按照國家標準和《檔案著錄規則》中規定的項目，仔細對檔案的形式特征進行分析、選擇和記錄，這樣才能保證貯存到計算機中的檔案數據是科學、準確和完整的。

（2）重視光盤技術在檔案信息化管理中的應用

光盤是現代計算機技術、網絡技術和光電存貯技術發展出的產物，是信息存貯和信息檢索、信息交換電子化、智能化的必然歸宿。光盤存貯技術具有壽命長、存貯密度高、可靠性強等特點，它使大量文獻資料實現計算機存貯和管理成為可能。檔案原文通過掃描錄入，大大節省了庫房空間，壓縮了存貯設備的資金投入，降低了成本。

（3）網絡化管理是檔案信息化管理的必然趨勢

網絡化是計算機管理的必然趨勢，通過網絡檢索、查詢檔案信息方便準確，幾秒鐘內就可查到所需檔案，它改變了檔案資料的傳統借閱方式。計算機網絡把上下級、各處室緊密地聯系起來，成為一個有機的整體，銜接了檔案部門與其它部門的各項業務工作，各部門均可通過網絡進入檔案信息庫查詢。網絡化管理采用的方法是：在內部網絡服務器中，劃出一定空間供檔案資源貯存，簡稱檔案存放區。存放區再劃分為三個區域，即共享區、可讀區、保密區。

在共享區內，可實現權限范圍內的資源共享，用戶被檔案中心授權后，可進入該區閱讀資料信息，也可拷貝區內資源至用戶自己的電腦，以編輯利用，但不能直接在共享內編輯；在可讀區內，用戶同樣可以被授權后進入，并在區內查閱相關資料，但不能拷貝，更不能編輯；保密區則是提供特殊用戶使用的專門區域，該區域設置密碼鎖，一般用戶不能進入。

網絡服務器還需劃分一定空間，作為檔案人員公共區，這個區主要是存放需歸檔的各種檔案漿。比如：設計人員在完成任務后，將成果傳輸至該區，并向檔案中心發送電子郵件，檔案人員接收后，即可從區內移動文件至自己的微機中，經專業處理后放至檔案存放區的某一區域內，需打印的則經打印后上架存放。

為了加強數據的安全性，系統應有嚴密的用戶口令和權限限制，只有檔案部門的人員才能有權限更改已進入數據庫的檔案。為了保證檔案數據的安全，檔案工作人員可對系統采取必要的預防措施，在系統設置時可設置二層密碼，即在進入系統時設置第一層密碼，接受操作檢查口令，以防無關人員進入系統；系統在刪除、修改的功能中設置第二層密碼，防止無權限的操作人員對已已固化的數據進行誤操作，確保數據的完整與準確。

（4）檔案信息化管理需加強病毒防治措施，確保安全

計算機病毒的防治是確保系統正常運轉的一項重要工作，計算機如果感染病毒，嚴重時會造成整個系統的癱瘓，所以要建立嚴格的規章管理制度，防患于未然。具體要求是：要符合安全操作規范，并定期對系統進行檢測；為使重要的檔案數據不因主機的故障、突然停電或病毒侵害等意外情況而丟失，要經常為檔案程序和數據等信息制作備份；不能隨意將來歷不明的程序拷進計算機，如確需拷貝應預先查毒殺毒；最好能給主機裝配防病毒卡，進行實時監控，每次開機時，自動進行查毒殺毒，確保萬無一失。

（5）積極促進檔案管理部門實施信息化管理

一是強化基礎性工作，認真制定實施規劃，基礎業務工作只有堅持標準化和規范化，才能與現代化管理銜接起來，才能更好地推動檔案信息化管理的順利實施。二是強化人才建設，檔案信息化建設就是運用計算機和網絡技術為社會和公眾服務。作為信息化社會的檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學習新知識，掌握新技能，樹立為社會和公眾服務的意識。

6.結束語

檔案信息化管理是一項長期、全面而具體的工作，檔案隊伍素質對檔案工作信息化管理的質量起著關鍵作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界發展的大趨勢，檔案管理人員只有克服困難，積極進取，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務社會。

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京:中國人民大學出版社,2001.

[2]雷震甲.網絡工程師教程[M].北京:清華大學出版社,2004.