科技檔案管理如何處理好服務(wù)開發(fā)利用與保密的關(guān)系

□李 良（河南省水利科學(xué)研究院）

隨著經(jīng)濟(jì)全球化趨勢步伐的不斷加快，市場競爭也越來越激烈，巨大的經(jīng)濟(jì)利益往往會使一些企業(yè)鋌而走險，采取合法或不合法的手段，去想方設(shè)法獲得相關(guān)的核心技術(shù)及工藝流程等信息。科研單位的科研成果，專利技術(shù)都屬于“職務(wù)”行為，歸單位所有，并按要求歸案，進(jìn)行統(tǒng)一保管。這就要求科技檔案管理中要正確處理好服務(wù)、開發(fā)利用與保密的關(guān)系，避免因泄密對單位的發(fā)展造成損失。

1.科技檔案管理人員要牢固樹立保密意識

長期以來，由于受計劃體制傳統(tǒng)思維方式的影響，在檔案管理中，往往對人事、財務(wù)等檔案的保密意識較強(qiáng)，對科技檔案的保密意識較弱。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。市場競爭和人才競爭同樣是核心技術(shù)的競爭，有時，核心技術(shù)比所有更為直接，更關(guān)乎一個企業(yè)的生死存亡。特別是專利技術(shù)，誰先掌握和申報，在這一領(lǐng)域，別的企業(yè)就很難邁過。也正因如此，像獵頭公司的應(yīng)運而生一樣，對科技情報的刺探從國家層面、企業(yè)層面到專門從事科技情報轉(zhuǎn)手的第三方，都對此不遺余力。因此對科技檔案管理人員的保密教育要加強(qiáng)，幫助他們增強(qiáng)保密意識，提高保密的自覺性，也顯得比任何時候都更為急切。

2.科技檔案管理中容易造成泄密的幾個方面

一是在文件材料的收集上不及時，由于參研人員分散和不具備保管條件，有意無意造成泄密。二是在借閱上，由于歸檔不準(zhǔn)，制度堅持不嚴(yán)，造成泄密。三是在保管上，由于保管條件沒有完善，保管制度沒有堅持到位，造成泄密。四是在開發(fā)利用上，由于輕信、過信、急于簽合同而上當(dāng)泄密。五是在對外宣傳上，尺度沒有掌握好，造成無意識泄密等等。

3.正確處理和把握服務(wù)、開發(fā)利用與保密的關(guān)系

只有保密，才能更好地為科技人員搞好服務(wù)，使他們的價值得以體現(xiàn)，使他們的勞動和付出得到尊重。只有保密，才能更好地利用檔案信息，使科研成果、專利技術(shù)通過市場轉(zhuǎn)化，為單位帶來應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，二者之間相輔相成，并不相悖。

4.怎樣做好檔案管理的保密工作

一是對重要的科研成果和專利技術(shù)，要安排專人，在文件資料形成后，及時督促科研人員提交歸檔。無論是出于對自己成果的不舍之情，還是出于別的目的，一般情況下，對付出無數(shù)心血的研究成果和專利，科研人員和設(shè)計人員都會像對自己的孩子一樣希望多留在身邊一些時間。所以，檔案管理人員如果不主動上門去催，他們通常不會主動送去。如果在延長的時間里發(fā)生科研、設(shè)計人員退休、調(diào)離、死亡等情況而導(dǎo)致文件資料丟失、散落、泄密的現(xiàn)象發(fā)生的可能性就會被放大。因此，及時將資料收到館里，就可以最大限度地防止這類事情的發(fā)生。有的檔案管理人員往往有這樣的錯誤認(rèn)識：不是從自己手里發(fā)生的泄密，責(zé)任不會要自己承擔(dān)，這就需要檔案管理人員，切實增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感。二是明確重大成果和專利的重要等級，并醒目地標(biāo)注在宗卷的統(tǒng)一位置上。要像國家對機(jī)密的管理條例一樣，科技檔案也要對本單位重大科研成果和專利制定明確的分級制度，制定嚴(yán)格的不同級別泄密的懲處辦法，只有這樣，才能時刻警醒所有人。三是專柜專人責(zé)任到人地保管。四是對重大成果和專利在借閱時，可以根據(jù)重要程度，制定分別由主管領(lǐng)導(dǎo)、一把手及領(lǐng)導(dǎo)集體研究同意方可的借閱規(guī)定。同時，規(guī)定專門借閱的地點，五是檔案管理人員內(nèi)部也要明確只有哪些檔案資料哪些人方可以接觸的規(guī)定。六是在對外宣傳推介時，要有嚴(yán)格的尺度。凡涉及科研機(jī)密的，再得意也不能顯露。七是在向電腦輸入和使用網(wǎng)絡(luò)傳遞時，要有電子信息人員進(jìn)行加密處理后方可進(jìn)行操作。八是在開發(fā)利用的同時，要像財務(wù)一樣，必須在履行嚴(yán)格的程序后，才能與合同方進(jìn)行正式交接。

總之，檔案人員要像愛護(hù)自己的眼睛一樣，珍愛科研人員來之不易的成果和專利。要像操心錢包一樣，妥善保管好成果和專利的文件資料，避免給單位造成不必要的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)上的重大損失，做一名稱職的檔案管理人員。