論現代企業秘書信息保密工作

文/熊 芊

（浙江經貿職業技術學院 浙江·杭州）

在高科技迅猛發展的時代，企業競爭已經進入到了一個信息化競爭的新階段。如何增強信息保密能力，確保信息安全越來越成為我國企業關注的重大課題。秘書部門作為企業重要的信息管理部門，具有較強的機要性。因此，秘書在企業信息安全工作中占有特殊地位，企業對加強秘書信息保密工作提出了更高的要求。

一、現代企業信息泄密的主要途徑

（一）外部竊密。即俗稱的“黑客入侵”。一些企業在公共網上傳輸的信息是可以內部共享的。共享時，計算機系統實行用戶識別口令，由于計算機系統在分辨用戶時，認“碼”不認“人”，這樣，那些未經授權的非法用戶或竊密分子就可能通過冒名頂替、長期試探等方式獲取用戶口令，然后進入聯網的信息系統進行竊密。聯網時，通過收集涉密計算機的電磁輻射信號，再加以還原來竊取重要信息。另外，還通過“軟殺傷”即病毒感染，以電子郵件等方式將病毒輸送到涉密計算機上，造成整個網絡系統癱瘓，涉密數據全部丟失或傳輸出去。為防泄密而加設的防火墻也并非完全可靠，雖然現在防火墻產品很多，但許多技術仍依賴國外進口，加之市場管理不規范，產品質量實際上沒有可靠保障，不法分子還可以在網絡設備上安裝監聽程序，從而達到竊取企業在網絡上傳輸的秘密信息的目的。

（二）內部泄密。隨著各種邊界安全防護手段的提升，“黑客”越來越難以突破企業的外圍安全防護。但這并沒有讓企業管理者們輕松下來，因為相比于“黑客”而言，內部泄密者擁有得天獨厚的優勢。他們既不需要像“黑客”那樣在企業內部網絡中盲目查找有價值的數據信息，也不需要在所有的計算機終端中到處搜尋信息，因為他們清楚哪些數據信息關系到企業生存與發展的命脈，并且知道這些數據的確切存儲位置。更為重要的是，“黑客”在進入企業內部網絡之前，需要千辛萬苦的突破重重防護，并且要做到不留任何痕跡。然而，內部泄密者卻完全不需要考慮這些，因為大多數企業內部基本上沒有任何信息安全防范手段。泄密者們只需要知道他們想要什么，然后直接去存儲這些數據的地方去取就可以了。在泄密者這種輕松得手的過程背后，給企業帶來的卻是嚴重的經濟和競爭能力損失。而且如果這些安全事件發生在與國家戰略相關的企業中，還將造成難以彌補的損失，甚至影響到國家的戰略安全體系。

二、現代企業秘書必須加強信息保密工作的原因

（一）知密時間早。企業高層領導在提出發展規劃或制定重大決策時，會召開帶有秘密性質的會議，出席人員的范圍有嚴格控制，但一般情況下會安排秘書做會議記錄。而一份秘密文件的起草、修改和辦理大多也由秘書承擔。在很多有外資背景的企業里，盡管采取上司和秘書“一對一”的工作模式，但由于上司責任的加重和決策權的擴大，使得其管理工作也很大程度依賴秘書的協助。因此，現代企業秘書一般知道秘密的時間都比較早，當企業的一個決策、一個方案、一項措施尚處在萌芽階段時，秘書已經全盤了解。

（二）知密內容多。作為領導身邊的助手，秘書工作的范圍幾乎涉及到組織的各個方面，而他們在工作中所接觸的基本上是企業高層領導和決策者，領導議論的事情，大至思考、醞釀中的決策，小至組織基層的人事、生產等機密，有時甚至是決策的出臺過程，領導的分歧等等，他們大都知悉，所了解的秘密內容和范圍是比較廣泛的。

（三）知密程度高。企業的內部秘密文件以及上級單位下發的帶有密級的文件一般都是由秘書清點保管，所以秘書不但知曉企業自身的核心秘密，也接觸到高密級的黨、國家和上級組織的重要秘密，尤其是企業高層領導的個人秘書，他們更是可能直接處理秘密事項，因而知密程度是非常高的。

由此可見，企業的重要秘密如果不被秘書加以保守或保護，就很容易泄漏，或被他人竊取，將給企業造成難以估量的損失。

三、現代企業對秘書加強信息保密工作的要求

（一）樹立保密意識，保證知密不泄。秘書作為企業秘密信息的重要掌握者，必須充分認識到企業信息保密工作的重要性，時刻提高警覺，絕不可喪失人格出賣企業秘密，走上違法犯罪的道路。由于秘書地位和身份特殊，一些人總想從他們口中獲悉內部信息。人常說：“言多必失”，秘書要嚴防“禍從口出”。語言是傳達信息的重要載體，而言語交際的主要器官就是口舌。有人說：“少說多做”是當時秘書的處事之道，其實并不為過。

秘書在人際交往中首先要弄清對方的身份，確定哪些該說，哪些不該說，以及說到什么程度。在某些交往的場合中，為不損友誼，則需要以禮拒絕或轉移話題。對那些旨在套取企業秘密者，要采取對策，防止落入圈套。對一般好奇者，應告知對方不要打聽。秘書只有遵守工作紀律，嚴防一切失密、泄密和竊密事件的發生，才能使領導順利地開展工作。否則，就會使領導工作處于被動地位，嚴重影響到領導工作的成效。秘書嚴守秘密也不是一時之計，秘書在離崗、離職后也不得泄露所知的秘密信息，這應該被視作為人處世的基本道德。

（二）加強對企業秘密載體的管理。企業的秘密載體包括以文字、數據、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載企業重要秘密信息的紙介質、磁介質、光盤等各類物品。

1、秘書要嚴格履行企業秘密載體的清點、登記、編號、簽收、借閱、傳閱手續，隨時掌握秘密載體的去向。發放秘密載體時應嚴格按照限定的接觸范圍發放，發放必須認真清點并登記，發出剩余數量相加要與總數量一致。傳遞秘密載體時應當包裝密封，并選擇安全的交通工具和交通路線。

2、秘書應當在符合保密要求的辦公場所安排相關人員閱讀或使用秘密載體，借閱或復制秘密載體須先征得公司主管領導同意，并按規定辦理有關手續。不得使用計算機網絡傳輸秘密載體信息。

3、秘密載體應當保存在公司規定的密碼文件柜中，秘書應定期對秘密載體進行清查、核對，發現問題及時上報處理。銷毀超過保密期限的秘密載體應當確保秘密信息無法還原。

（三）加強企業秘密會議的全過程控制。會議是企業重要的議事決策方式，會務工作是秘書的分內之事，它實實在在地影響著會議的保密效果。秘書協助領導組織秘密程度較高的會議，必須做到全過程控制，不讓任何一個環節出現泄密的可能。

1、會前應與保衛、保密部門共同采取保密措施，并對與會人員進行保密教育，嚴格規定保密紀律。要對會場的各種電器設備（擴音、錄音設備）進行保密檢查，防止有線擴音設備寄生振蕩泄密，嚴禁使用無線話筒代替有線擴音設備。會議文件一律標明記錄密級，統一編號，登記發放，禁止亂印亂發會議秘密文件。

2、會議期間應設保密箱、柜和文件袋，指定專人管理秘密文件、資料、筆記本等。秘書特別要管好自己的會議記錄本。會議記錄本中包含著大量不能為眾人所知的秘密。例如，本機關、本單位辦公會議討論通過的對本單位個別職工違紀行為的處理決定等，在領導機構沒有正式公布之前，秘書就必須保守好記錄的結果。如果先將這樣的處理決定泄露給當事人，萬一對方受不了，出現了非理性行為，那么秘書就要對因此而產生的后果負責。

3、會議結束后，與會者不得以任何理由向外泄露會議內容，新聞報道部門不得公開報道會議秘密事項。如會議內容需要向下傳達時，應明確規定傳達范圍。會后還要做好會議文件的清退，會場及住地檢查，看有無遺漏文件資料等。

（四）注意現代辦公設備的保密。現代企業已完全普及了計算機辦公條件，由于計算機的信息儲量大，因此往往秘密信息非常集中，若泄露，損失就非常大，這就要求秘書注意計算機的管理和使用。對已聯網的計算機，就更要注意做好安全防范措施。此外，復印機、傳真機、對講機、無線電話、錄音機等現代辦公設備也要時刻注意安全保密問題。如，為便于聯系，秘書的電話本上往往記錄有本單位主要領導的聯系方式，包括個人的住宅電話及手機號碼，其實這些信息都屬于公司的機密。秘書的電話本保管不當或遺失，都會給領導和自己帶來麻煩，這種現象在現實生活中屢見不鮮。秘書還要特別警惕手機泄密，因為如果管理不善，手機很可能會成為隱藏在心臟地帶的“竊聽器”，成為不容忽視的一大隱患。西方國家情報部門、軍方和重要政府部門，都嚴格禁止在辦公場所使用移動電話，即使是關閉的手機也不準帶入。秘書人員在參加涉密會議、接待重要人士的情況下，應以警示牌的形式提醒與會人員自覺關機，或放置屏蔽手機信號的設備，以達到預防為主的目的。

“保密工作無小事”，秘書在現代企業中處于關鍵而敏感的位置，必須增強自律意識，提高保密工作水平，在現代企業信息保密工作中發揮骨干帶頭作用，為維護企業的穩定和發展做出應有的貢獻。

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