高校院系辦公室工作人員素質(zhì)培養(yǎng)途徑探析

陳墨香

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高校院系辦公室工作人員素質(zhì)培養(yǎng)途徑探析

陳墨香

福建師范大學(xué)協(xié)和學(xué)院

隨著高等教育的發(fā)展，高校對(duì)辦公室工作人員的要求越來越高。該文在闡述高校院系辦公室工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，分析了辦公室工作人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)，總結(jié)出應(yīng)從加強(qiáng)學(xué)習(xí)、鍛煉修養(yǎng)、強(qiáng)化服務(wù)和注重實(shí)踐四個(gè)方面提高辦公室工作人員的素質(zhì)。

高校 辦公室工作人員 素質(zhì)培養(yǎng)

高等學(xué)校院系辦公室是高校內(nèi)部設(shè)立的辦理行政性事務(wù)的工作機(jī)構(gòu)，是展現(xiàn)學(xué)校風(fēng)貌、聯(lián)系內(nèi)外的一個(gè)窗口，辦公室工作人員的素質(zhì)高低、執(zhí)行力水平好壞將直接影響著整個(gè)學(xué)校管理工作的效率和效果，影響學(xué)校行政管理工作目標(biāo)的控制和實(shí)現(xiàn)[1]。隨著學(xué)校管理制度的不斷完善，如何在二級(jí)管理背景下更好地完成辦公室工作，辦公室工作人員應(yīng)具備怎樣的基本素質(zhì)及如何提高，值得人們思考和探討。

1 高校院系辦公室工作的特點(diǎn)

1.1 綜合性

在高校管理體制中，學(xué)院的黨政機(jī)關(guān)、各職能部門的工作都必須與院系辦公室工作有機(jī)地融合起來，才能實(shí)現(xiàn)工作效能的最大化，從而保證學(xué)院各項(xiàng)工作有條不紊地運(yùn)行。因此，辦公室必須配合好上下各部門的工作，高效、及時(shí)地處理各類問題，扮演好“進(jìn)口”和“出口”的角色。

1.2 服務(wù)性

辦公室工作的核心就是服務(wù)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)本單位教職工、服務(wù)各級(jí)職能部門。人們常說“安全無小事”，用在辦公室工作上也十分貼切——“辦公室無小事”。無論是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作決策，或是接待來訪賓客，抑或是傳達(dá)教職工的訴求等等，每一件事都關(guān)乎大局，關(guān)乎形象，關(guān)乎身邊同事的切身利益。因此，辦公室工作人員的服務(wù)意識(shí)高低顯得尤其重要。

1.3 時(shí)效性

時(shí)效性是辦公室工作的另一個(gè)重要特點(diǎn)。在二級(jí)管理背景下，此方面問題尤為突出。各職能部門往往在同一時(shí)間段下達(dá)各種任務(wù)，要在短時(shí)間內(nèi)妥善處理這些工作并順利完成本單位日常事務(wù)，這就給辦公室工作人員帶來一定的壓力和工作難度。能不能按時(shí)、保質(zhì)、保量地完成工作，將直接影響到其他服務(wù)對(duì)象工作的有序進(jìn)行，甚至影響到學(xué)院的穩(wěn)定發(fā)展[2]。

2 高校院系辦公室工作人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

高校院系辦公室的工作特點(diǎn)決定了辦公室工作人員必須具備一定的基本素質(zhì)，其素質(zhì)修養(yǎng)的高低是辦公室能否發(fā)揮參謀助手、輔助決策、綜合協(xié)調(diào)以及信息溝通作用的關(guān)鍵。這些基本素質(zhì)包括：

2.1 堅(jiān)定的政治素養(yǎng)

政治素質(zhì)是辦公人員綜合素質(zhì)的核心。高校辦公室是一個(gè)相對(duì)特殊的崗位，是溝通院系、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生的重要樞紐，要求工作人員必須能夠又快又準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策的精神實(shí)質(zhì)，并在此基礎(chǔ)上加以貫徹落實(shí)，這就要求辦公室工作人員必須具備較高的政治素養(yǎng)和領(lǐng)悟能力。此外，辦公室經(jīng)常接觸到一些相對(duì)機(jī)密的信息，不論是上級(jí)下發(fā)的文件、同級(jí)部門的決策亦或是本單位內(nèi)部發(fā)生的各類事件，都要求辦公室工作人員保持清醒的頭腦，堅(jiān)定正確的政治方向，不能對(duì)外公開的信息絕不泄露[3]。

2.2 良好的工作形象

院系辦公室是學(xué)校上傳下達(dá)、溝通內(nèi)外、梳理左右的重要機(jī)構(gòu)，辦公室工作人員的工作形象直接關(guān)系到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)乃至整個(gè)學(xué)校的形象。這就要求辦公室工作人員必須做到：

（1）以真誠的態(tài)度對(duì)待任何工作，實(shí)事求是，不走旁門左道；

（2）待人謙遜有禮，耐心對(duì)待每一位服務(wù)對(duì)象，任勞任怨；

（3）動(dòng)作干練不拖沓，處理問題不拖泥帶水、油嘴滑舌；

（4）時(shí)刻保持清醒的頭腦，不搬弄是非，言過其實(shí)；

（5）公私分明，不把私人感情帶到工作中，服從領(lǐng)導(dǎo)，顧全大局；

（6）模范遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，恪盡職守，謙虛謹(jǐn)慎；

（7）堅(jiān)正操守，廉潔自律，規(guī)范管理各類經(jīng)費(fèi)開支；

（8）舉止端莊，衣容整潔，營造良好的辦公環(huán)境。

2.3 扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力

辦公室工作的特殊性，要求工作人員必須具備多項(xiàng)業(yè)務(wù)技能，主要包括以下幾個(gè)方面：

2.3.1 語言表達(dá)和文字表達(dá)能力。作為溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁紐帶，良好的語言表達(dá)和文字表達(dá)能力至關(guān)重要。語言是交流的介質(zhì)，語言能力的高低直接決定了溝通交流的效果，為實(shí)現(xiàn)與學(xué)院黨政機(jī)關(guān)、職能部門的有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)用語言和溝通去說服、感染他人，從而更好地完成本職工作，良好的溝通能力必不可少，這同時(shí)也是建立良好人際關(guān)系的基礎(chǔ)。吳邦國同志要求廣大干部必須努力提高文字表達(dá)能力，他指出：“寫的過程就是深化認(rèn)識(shí)的過程”[4]。語言表達(dá)和文字表達(dá)能力直接體現(xiàn)了院系辦公室的工作能力，也間接反映了整個(gè)學(xué)院的管理水平和工作成效。

2.3.2應(yīng)急應(yīng)變能力。應(yīng)急應(yīng)變能力是指面對(duì)意外事件，能迅速地做出反應(yīng)，尋求合適的方法，使事情得到合理的解決。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，高校突發(fā)事件的發(fā)生率越來越高，形式也越來越多樣，作為行政秘書，往往最先接觸到這些事件，這就要求辦公室工作人員必須不斷提高自身的應(yīng)急應(yīng)變能力，不斷補(bǔ)充知識(shí)，靈活處理各類問題，將危害減小到最低程度，維護(hù)好院系的形象及安全穩(wěn)定。

2.3.3理解與領(lǐng)悟能力。所謂的理解與領(lǐng)悟，包含了兩層含義。第一層，就是要明白領(lǐng)導(dǎo)的字面要求是什么，完成這個(gè)任務(wù)的步驟是什么，該如何著手去做，即理解。第二層就是要弄懂領(lǐng)導(dǎo)的隱含要求是什么，布置這項(xiàng)任務(wù)實(shí)際上是為了達(dá)到什么效果，而通常，領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)直接透露這些要求，那么就需要辦公室的工作人員自己去領(lǐng)悟。如果不具備理解與領(lǐng)悟能力，那么工作就不能照著領(lǐng)導(dǎo)決策的方向發(fā)展，也就無法實(shí)現(xiàn)學(xué)院行政管理的工作目標(biāo)。

2.3.4指揮和激勵(lì)能力。領(lǐng)導(dǎo)制定的決策無論多么完美，如果不能被有效地執(zhí)行，同樣達(dá)不到預(yù)期的效果。為了使院系師生朝著同一個(gè)目標(biāo)去努力，就需要適當(dāng)?shù)闹笓]，而通常扮演這樣角色的人，就是辦公室管理人員。首先需要分清什么人能勝任什么工作，把任務(wù)分配好，同時(shí)要注意指揮的態(tài)度和語氣，其次要加以適度的激勵(lì)措施，以提高師生完成任務(wù)的積極性與使命感。

2.3.5控制協(xié)調(diào)能力。這里所謂的控制，即跟進(jìn)任務(wù)的能力。領(lǐng)導(dǎo)的決策一旦形成指令下達(dá)，辦公室除了需要將工作分配給對(duì)應(yīng)的人執(zhí)行，還有一個(gè)更重要的任務(wù)就是跟進(jìn)、追蹤甚至考核任務(wù)的完成情況，必須保證各項(xiàng)工作在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量地，有效圓滿地完成，這就是控制。而在執(zhí)行決策的過程中，領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與職能部門之間、領(lǐng)導(dǎo)與普通教師之間，亦或是師生之間都可能針對(duì)某一問題產(chǎn)生意見分歧，那么這個(gè)時(shí)候就需要辦公室出面進(jìn)行協(xié)調(diào)，正確處理師生員工之間的矛盾，共同推進(jìn)工作的開展。

2.3.6抗挫、抗壓和社會(huì)適應(yīng)能力。高校管理心理學(xué)對(duì)于挫傷的定義是：“人們?cè)趶氖掠心康牡幕顒?dòng)過程中遇到自感無法克服的障礙而產(chǎn)生的情緒”[4]。辦公室工作與其他平行工作崗位相比，承擔(dān)著比他人更重的壓力和責(zé)任，甚至是挑戰(zhàn)，其受挫的幾率大大地提高。這些壓力除了來自繁重與緊張的工作，還來自于人際交往，和諧的人際關(guān)系是辦公室工作順利進(jìn)行，減少挫傷的一個(gè)重要前提。因此，辦公室工作人員在提高思想覺悟和認(rèn)識(shí)能力的基礎(chǔ)上，應(yīng)注重培養(yǎng)人際交往的能力和社會(huì)適應(yīng)能力，努力營造良好的人際關(guān)系氛圍，學(xué)會(huì)正確對(duì)待挫折與壓力，為其選擇恰當(dāng)?shù)陌l(fā)泄途徑，學(xué)會(huì)管理情緒。

2.4 積極的創(chuàng)新意識(shí)

現(xiàn)代辦公室人員正在面臨著日益復(fù)雜多變的事務(wù)，這就要求辦公室工作人員必須學(xué)會(huì)創(chuàng)造性地開展工作，不斷更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，積極探索解決問題的新思路、新辦法。與此同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極認(rèn)識(shí)新生事物，培養(yǎng)開拓創(chuàng)新的工作意識(shí)。

2.5 健康的身心素質(zhì)

俗話說，身體是革命的本錢，健康的身體是高質(zhì)量完成工作的首要前提，辦公室人員應(yīng)注重調(diào)節(jié)合理的作息時(shí)間，加強(qiáng)體育鍛煉，這樣才能保持精力充沛地投入到日常工作中。另外，良好的心理素質(zhì)和健全的人格也是有效開展工作的有力保障[5]。

3 高校院系辦公室工作人員素質(zhì)培養(yǎng)途徑

一般而言，高校院系辦公室工作人員素質(zhì)越高，則辦公室管理工作的質(zhì)量越高，反之則低。因此，辦公室工作人員應(yīng)重視并不斷加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng)，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

一要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。首先，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)理論知識(shí)，關(guān)心時(shí)事政治，加強(qiáng)自身政治素養(yǎng)；其次，全面了解與高等教育相關(guān)的政策和發(fā)展趨勢，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策；第三，掌握現(xiàn)代化辦公工具的使用方法，提高工作效率；第四，加強(qiáng)高等教育管理學(xué)和高校管理心理學(xué)等學(xué)科知識(shí)的學(xué)習(xí)。

二要鍛煉修養(yǎng)。首先，培養(yǎng)高尚的道德情操。辦公室是學(xué)校對(duì)外的窗口，辦公室工作人員更應(yīng)模范遵守社會(huì)公德與職業(yè)道德，堅(jiān)持自重、自省、自警和自勵(lì)；其次，應(yīng)加強(qiáng)文明禮儀的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。做到為人師表又肩負(fù)著聯(lián)系內(nèi)外的使命，擁有優(yōu)雅的談吐和脫俗的言行，除此之外，職場禮儀也是辦公室工作人員的必修課之一。

三要強(qiáng)化服務(wù)。服務(wù)性是辦公室工作的一大特點(diǎn)，尤其是在科技高速發(fā)展的今天，更需要辦公室工作人員深入各個(gè)環(huán)節(jié)，了解實(shí)際情況，積極主動(dòng)地收集、掌握與整理有效信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。此外，辦公室工作人員還肩負(fù)著協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要使命，包括協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與本單位其他成員之間，任課教師之間，任課教師與行政人員之間，教師與學(xué)生之間，亦或領(lǐng)導(dǎo)與職能部門同事之間的關(guān)系。因此，良好的服務(wù)意識(shí)和積極主動(dòng)的工作態(tài)度是處理好本單位大小事情的前提和保證[6]。

四要注重實(shí)踐。每一個(gè)人所擁有的能力都不是與生俱來的，而是需要經(jīng)過后天的學(xué)習(xí)、體驗(yàn)和沉淀慢慢培養(yǎng)鍛煉出來的。作為辦公室工作人員，更應(yīng)該在實(shí)際工作中磨練自己，學(xué)會(huì)在失敗中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不讓同一個(gè)錯(cuò)誤兩次發(fā)生在自己身上，在工作過程中鍛煉自己靈活應(yīng)變的思維，形成歸納、整理和總結(jié)的良好習(xí)慣，在實(shí)踐中獲取寶貴的工作常識(shí)和處事技能。

高校院系辦公室作為學(xué)校聯(lián)系內(nèi)外的窗口，實(shí)現(xiàn)溝通的橋梁，其工作人員綜合素質(zhì)的高低、服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)弱將影響領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行效果，影響學(xué)校的聲譽(yù)以及持續(xù)發(fā)展。因此，高校應(yīng)加強(qiáng)重視對(duì)院系辦公室工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，為其搭建學(xué)習(xí)提升的平臺(tái)，以便更好地為廣大師生服務(wù)。

[1] 李笑.辦公室主管實(shí)用手冊(cè)[M].北京:經(jīng)濟(jì)管理出版社,2005.

[2] 趙康雷，黃學(xué)輝.高校行政辦公室人員基本素質(zhì)及工作創(chuàng)新途徑[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2009(5):121-123.

[3] 張敏.高校辦公室秘書角色與素質(zhì)提升對(duì)策[J].福建教育學(xué)院學(xué)報(bào),2011(4): 9-12.

[4] 湯向東.高校秘書隊(duì)伍及其在高校管理中的作用[J].無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008(Z2).

[5] 熊川武.學(xué)校管理心理學(xué)[M].上海:華東師范大學(xué)出版社,2005.

[6] 陸梅芳,陳仁偉.試論現(xiàn)代高校辦公室秘書的角色定位及實(shí)踐策略[J].科技信息(學(xué)術(shù)研究),2008(16):295-296.