城建檔案是城市建設(shè)總體規(guī)劃和具體規(guī)劃的基礎(chǔ),也是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理維護(hù)等活動(dòng)的重要憑證和依據(jù),更是城市自然面貌、地質(zhì)狀況、建筑物和地上、地下管線的真實(shí)記錄。隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展,在荊門市城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過(guò)程中產(chǎn)生了大量城建檔案,這些檔案是城市文明發(fā)展程度和水平的真實(shí)記錄和寫照,在城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)文化和城市建設(shè)中發(fā)揮了重要的作用。
進(jìn)入二十一世紀(jì),隨著信息化的飛速發(fā)展與普及,城建檔案信息化水平已成為衡量一個(gè)城建檔案館現(xiàn)代化程度和綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。
荊門市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館(簡(jiǎn)稱“荊門市城建檔案館”)成立于1987年4月,2001年7月,經(jīng)荊門市編委批準(zhǔn)加掛“荊門市城市建設(shè)檔案管理處”牌子,2009年7月,經(jīng)荊門市編委批準(zhǔn)加掛“荊門市建設(shè)信息中心”牌子,實(shí)行“一套班子、三塊牌子”的管理體制,為隸屬于荊門市住建委的科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位,是全市城建信息的儲(chǔ)存、利用、保管、交流、服務(wù)中心以及城市建設(shè)重要數(shù)據(jù)災(zāi)害備份中心。為適應(yīng)城市建設(shè)信息化建設(shè)發(fā)展需要,2011年,在館原有辦公室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)科、檔案管理科、監(jiān)察科、聲像編研科的基礎(chǔ)上增設(shè)信息科和管線科。

館庫(kù)大樓
經(jīng)過(guò)二十多年的發(fā)展至今,荊門市城建檔案館已逐步形成以城建檔案數(shù)字化建設(shè)為導(dǎo)向,以檔案業(yè)務(wù)為核心,以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)為手段,以法制建設(shè)為保障,以科學(xué)管理為理念,以服務(wù)于全社會(huì)為宗旨的新型工作模式。
2008年以前,由于辦公條件限制,荊門市城建檔案館配置的辦公計(jì)算機(jī)數(shù)量少且配置低,其它現(xiàn)代辦公設(shè)備也較少。為適應(yīng)城建檔案現(xiàn)代化發(fā)展需要,在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和大力支持下,城建檔案館想辦法多方籌措資金,通過(guò)精心組織設(shè)計(jì)、施工、管理于2010年9月完成新館庫(kù)大樓的建設(shè)。新館庫(kù)大樓內(nèi)設(shè)有一體化中心計(jì)算機(jī)機(jī)房占地90平方米,達(dá)到國(guó)家機(jī)房二級(jí)標(biāo)準(zhǔn),現(xiàn)機(jī)房建成有 2臺(tái)服務(wù)機(jī)柜,分別作為辦公樓內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)控制管理機(jī)柜和內(nèi)部局域網(wǎng)業(yè)務(wù)工作使用,并可同時(shí)管理上百臺(tái)電腦。目前館內(nèi)擁有計(jì)算機(jī)50臺(tái),掃描儀5臺(tái),投影儀1臺(tái),大型復(fù)印機(jī)2臺(tái),傳真機(jī)1臺(tái)、防磁柜2臺(tái),照相、攝像設(shè)備9臺(tái),功能完備的非線性數(shù)字編輯系統(tǒng)一套。隨著硬件設(shè)施在不斷添置和改善,為檔案信息化建設(shè)奠定了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。在軟件建設(shè)方面荊門市城建檔案館走在湖北省前列,2004年開始引進(jìn)深圳世紀(jì)偉圖城建檔案管理系統(tǒng)軟件,逐步實(shí)現(xiàn)了城建檔案全部業(yè)務(wù)工作的一體化管理,即實(shí)現(xiàn)了城市建設(shè)檔案管理從報(bào)建項(xiàng)目(工程)登記、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、竣工檔案送審、案卷整理組卷、檔案審核移交、檔案入庫(kù)審核、城建檔案的五級(jí)著錄與編目排架、電子文件存放位置自動(dòng)著錄、檔案查詢檢索、檔案利用全過(guò)程的計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理。2009年初,配備IBM應(yīng)用程序服務(wù)器及磁盤陣列存儲(chǔ)服務(wù)器和KODAK高速掃描儀等設(shè)備,對(duì)系統(tǒng)整合升級(jí),開展數(shù)字化掃描和內(nèi)外網(wǎng)的掛接,城建檔案管理全過(guò)程的計(jì)算機(jī)集成化管理初步實(shí)現(xiàn)。目前,荊門市城建檔案館正在開發(fā)城建檔案管理遠(yuǎn)程終端系統(tǒng),用于業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員下工地進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),并能與城建檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫連接,建成后將提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作效率。

湖北省建設(shè)信息中心主任張文絢(左)考察荊門市城建檔案管理工作

檔案管理科
在荊門市城建檔案館的指導(dǎo)和帶動(dòng)下,荊門所轄縣市各城建檔案館也在近年內(nèi)相繼安裝城建檔案管理系統(tǒng)并投入運(yùn)行,為湖北省首個(gè)城建檔案全部實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理的城市。
2005年,城建檔案館建成內(nèi)部局域網(wǎng)并不斷完善,2007年荊門市城建檔案館開通城建檔案網(wǎng)站并順利與政府網(wǎng)實(shí)現(xiàn)鏈接,網(wǎng)站上的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)已建成,可適時(shí)更新,對(duì)外可提供檔案目錄查詢和利用服務(wù)。
目前,城建檔案網(wǎng)站設(shè)置了政策法規(guī)、公告公示、檔案查詢、建設(shè)動(dòng)態(tài)等欄目,雖然內(nèi)容還不是很豐富。但由于網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)美觀、信息更新及時(shí),據(jù)統(tǒng)計(jì)訪問(wèn)瀏覽荊門市城建檔案館檔案網(wǎng)站的網(wǎng)民較多,點(diǎn)擊率位于全國(guó)城建檔案行業(yè)網(wǎng)站的前十位之列。為了更好地發(fā)揮網(wǎng)站功能,下一步網(wǎng)站將增設(shè)網(wǎng)上展廳、檔案博覽等欄目,并將與其它檔案網(wǎng)站進(jìn)行鏈接,進(jìn)一步彰顯檔案網(wǎng)站的信息功能。
在網(wǎng)站的管理和維護(hù)方面,荊門市城建檔案館制定了館網(wǎng)站管理辦法和信息更新管理制度,日常工作嚴(yán)格按照管理辦法和制度來(lái)開展。在信息安全維護(hù)方面,荊門市城建檔案館內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)采用物理隔斷,運(yùn)用網(wǎng)關(guān)防火墻和金山毒霸及360殺毒軟件,使檔案信息安全有保障。
目前荊門市城建檔案館在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上,共輸入案卷級(jí)目錄 68006條、文件級(jí)目錄242819條,全部實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息化管理。在館藏檔案的數(shù)字化方面,已對(duì)40000余卷紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理,共計(jì)900000余頁(yè),館藏?cái)?shù)字圖片10568余張。力爭(zhēng)用2~3年時(shí)間完成全部館藏檔案的數(shù)字化處理,實(shí)現(xiàn)全館內(nèi)部聯(lián)機(jī)調(diào)閱檔案,做到一般性查閱檔案無(wú)須庫(kù)房調(diào)卷,需要復(fù)制的檔案聯(lián)機(jī)打印。
為做好電子檔案的容災(zāi)備份工作,目前荊門市城建檔案館電子檔案除數(shù)據(jù)庫(kù)存貯外,還采用移動(dòng)硬盤和光盤同時(shí)備份,確保檔案的安全有效。在異地備份工作方面,湖北省與吉林省已接成異地備份對(duì)口省份,荊門市城建檔案館將按照省文件要求全面啟動(dòng)異地備份工作。
荊門市城建檔案館高度重視人才建設(shè),建立人才激勵(lì)機(jī)制,破格提拔任用一批業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的年輕干部,使發(fā)展中的城建檔案館更具活力和戰(zhàn)斗力。為加強(qiáng)信息人才隊(duì)伍建設(shè),荊門市城建檔案館制定詳細(xì)的培訓(xùn)方案和人才引進(jìn)計(jì)劃,分層次、分階段系統(tǒng)培養(yǎng)專業(yè)人才。為夯實(shí)檔案信息化人員基礎(chǔ),堅(jiān)持“走出去”與“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”有機(jī)結(jié)合的方式,不斷提高全館干部職工的計(jì)算機(jī)技能,多次派出人員參加檔案信息化培訓(xùn)班,系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)管理、各類軟件、電子照片、聲像檔案制作等內(nèi)容,極大地提高了干部職工的檔案信息化操作水平。
目前,荊門市城建檔案館已初步形成多層次全方位的專業(yè)教育培訓(xùn)體系和信息資源集成管理體系,為全市建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等檔案基本數(shù)據(jù)庫(kù)做好存儲(chǔ)和備份打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
“十二五”期間,城建檔案館已勾勒出發(fā)展的軌跡:城建檔案信息化管理力爭(zhēng)做到“市縣同步、城鄉(xiāng)共管、平臺(tái)共建、資源共享”,中心城區(qū)逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)專網(wǎng)。強(qiáng)化城建檔案信息的開發(fā)利用工作,建全和完善城鄉(xiāng)建設(shè)項(xiàng)目檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)在線查詢。加強(qiáng)對(duì)包括城市地下管線在內(nèi)的各類檔案數(shù)字信息資源的管理,形成較完善的社會(huì)綜合信息資源庫(kù)。完善城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系,建立管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,并大力推行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。建立和完善荊門市城建檔案信息的防災(zāi)備份體系。

荊門市城建檔案館全家福