廣東省企業管理現代化創新成果報告之信息化一體化建設（下）

（接上期）

4.2 工程項目管理系統

4.2.1 工程項目管理系統綜述

廣東長大根據項目管理涉及的項目領域結合公司自身管理需要開發了基于項目管理全生命周期的工程項目管理系統，工程項目管理系統包含：投標管理子系統、合同管理子系統、范圍與進度管理子系統、招標競價與供應商管理子系統、物資與設備管理子系統、成本管理子系統、質量安全與竣工管理子系統等，該系統覆蓋公司所有的核心業務。

廣東長大工程項目管理系統通過一個“以消息為中心，以流程為驅動，以應用為核心”的業務綜合與應用平臺，實現了各子系統之間的數據關聯與集成，并實現了辦公自動化系統、檔案管理系統、人力資源管理系統整合等。

4.2.2 投標管理子系統

投標管理子系統實現了項目投標管理的全過程管理功能，包括：項目立項、資格預審、投標過程管理、投標小結以及投標保證金的申請、回收等一系列管理。

通過投標管理子系統規范了投標管理工作，實現投標全過程管理及所有投標工作網上流程審批，提高了投標工作的時效性，提高了企業對其市場經營的效益和進行風險管理和控制；為公司高層提供了市場決策支持依據。

工程項目管理系統邏輯關系圖

工程項目管理系統合同管理

4.2.3 合同管理子系統

合同管理子系統實現了從合同簽訂到合同結束的全過程管理功能，包括：合同簽訂、合同計量、合同結算、合同支付、合同變更、合同索賠、合同終結評價等一系列管理功能。

通過合同管理子系統規范了合同管理工作，實現合同簽訂、計量、變更、結算、支付等工作。網上審批流程提高了合同管理時效性，也為下游成本數據提供了基礎，合同管理的BI報表為決策經營管理依據。

4.2.4 范圍與進度管理子系統

范圍與進度管理子系統實現了項目的范圍管理及項目進度計劃、執行情況等管理工作，包括：WBS工作分解結構、項目分部分項，RBS資源分解結構、總體進度計劃、里程碑計劃、期間作業計劃、施工任務管理、計劃-實際完工對比等。

通過范圍與進度管理子系統實現了項目范圍的規范管理及進度計劃的有效控制；明確了項目的施工范圍及可交付成果，制定了詳細的施工計劃；有效地監控各項目的進展情況及計劃的執行情況；實現施工計劃延期的提前預警，做到事前計劃，事中監控的有效管理，將項目的風險降到最低。

4.2.5 招標競價與供應商管理子系統

招標競價與供應商管理子系統實現了供應商全面管理及招標競價全過程管理，包括供應商引進、供應商評價（初評、復評、匯總評價）、合格供應商發布、招標競價方案立項、招標競價文件評審、招標競價結果評審等。

工程項目管理系統招標競價單據

通過招標競價與供應商管理子系統實現了供應商標準管理與招標競價的規范管理，供應商管理的一系列過程，有效的控制了不合格供應商的進入，有效地規避了不合格供應商的潛在風險；招標競價管理體現了公開、公平、公正的原則，有效保護了公司利益，實現評審工作網上流程審批。

4.2.6 物資與設備管理子系統

物資與設備管理子系統實現固定資產全生命周期管理與物資設備計劃、采購、調撥、維修保養等全面管理，包括：固定資產購置、固定資產折舊、固定資產盤點、固定資產報廢、物資設備計劃、物資設備采購、物資設備調配、物資設備租賃、物資設備維修保養等。

通過物資與設備管理子系統實現了物資設備分類標準統一管理、物資設備編碼全實現統一的編碼機制，有效地規范了物資設備的管理；實現了物資采購計劃到入庫全過程監控，設備可以集中統籌全公司調配；實現了大宗物資設備集中采購，有效降低了采購成本；實現了各種數據報表自動生成，使大量物資設備管理員工從繁瑣的手工勞動中解脫出來，提高了工作效率；為下游成本數據提供了基礎。

4.2.7 成本管理子系統

成本管理子系統實現了全公司成本科目統一管理及項目成本自動歸集，包括：項目成本科目、投標成本、目標成本、目標成本變更單、計劃成本、理論成本、實際成本、期末實際成本自動歸集等管理功能。

通過成本管理子系統實現了對項目成本運行情況進行監督管理，項目成本構成直觀透明，各類分析數據提供戰略決策支持；實現了按不同維度進行計劃成本與實際成本的對比分析；實現了公司能按照項目生產周期，對項目分部分項或建安費用，進行成本的細化管理，實現量價分離，對項目必須進行施工成本預算的執行起到了規范作用；實現了期末實際成本數據自動從合同管理系統、財務管理系統、物資設備管理系統、人力資源管理系統采集，有效節省人工。

4.2.8 質量安全與竣工管理子系統

工程項目管理系統設備動態分布表

質量安全與竣工管理子系統實現了各項目質量安全動態管理，項目竣工資料的管理，包括：質量安全目標、質量安全計劃、質量安全檢查、質量糾正措施、質量預防措施、質量不合格品報告、安全考核、安全事故處理、質量安全知識庫、項目竣工驗收情況、竣工資料管理等。

通過質量安全與竣工管理子系統實現了質量安全檢查以及檢查情況的動態管理，便于跟蹤處理，保證了檢查的時效性；實現了質量安全知識庫的規范管理，為質量安全管理知識的有效傳遞提供了途徑；方便了高層實時監控各項目的質量安全狀況，事前有預防，動態跟蹤；實現了項目竣工資料在施工過程中收集。

4.3 辦公自動化（OA）系統

廣東長大結合自身辦公管理的需要開發了B-S架構的辦公自動化系統，包括 ：辦公管理子系統、信息門戶子系統、KM知識管理子系統、協同平臺子系統、電子圖書館子系統等。

4.3.1 辦公管理子系統

辦公管理子系統實現了公文流轉電子化，包括：公文處理、文件傳閱、辦公用品管理、會議管理、車輛管理、問卷調查、公司論壇，電子郵箱等。

通過辦公管理子系統實現了電子公文流轉無紙化辦公，大大縮短了公司、分/子公司、項目部三級公文傳遞的時間，節約了資源；實現了公文到檔案管理系統的自動歸檔，節省了人工，提高了工作效率；實現了辦公用品按計劃采購，按需領取，避免了資源浪費；為全體員工提供了一個自由言論的平臺；電子郵箱為內部員工、相關客戶、供應商等提供信息交流平臺。

4.3.2 信息門戶子系統

信息門戶子系統實現了公司、分/子公司、項目部使用統一辦公管理界面，包括：系統頁簽管理、個人頁簽管理、欄目管理、PORTLET管理等。

通過信息門戶子系統實現了全公司欄目統一管理、標準化管理；實現個人頁簽個性化設置，滿足了不同員工的需求；實現了全公司新聞、文化活動等相關信息共享。

4.3.3 KM知識管理子系統

KM知識管理子系統實現了全公司經營、財務、技術等相關知識的共享，包括：知識分類管理、借閱申請、知識類型管理等。

通過KM知識管理子系統實現了全公司顯性知識有效、快速傳遞，相關管理制度得到落實執行；實現了員工隱性知識的分享，先進的管理經驗、工作心得得到廣泛傳播。

4.3.4 協同平臺子系統

協同平臺子系統實現了工作任務無時間、無空間限制的流轉，包括：業務工作流流轉、公文工作流流轉、辦公消息、即時消息提示、預警通知、催辦通知、進入業務系統等。

協同平臺子系統實現了辦公系統與業務系統無縫對接，辦公系統、業務系統共用一個平臺處理所有相關業務，提高工作效率；實現了流程處理、消息提示、預警通知等的即時管理，保證了消息的時效性。

4.3.5 電子圖書館子系統

電子圖書館子系統實現全體員工實時學習前沿知識，包括：國家標準、行業標準、相關法律法規、工程技術前沿、經營財務管理等一系列知識。

通過電子圖書館子系統為全體員工提高了一個高效的學習平臺；培養了員工的學習興趣，拓寬了員工的視野，擴大員工知識面，陶冶了員工的情操；使用員工關注相關知識前沿，與時俱進。

廣東長大電子圖書館

4.4 人力資源管理系統

人力資源管理系統實現了員工從入職到退休的全生命周期的管理與企業組織規劃、人才規劃，包括企業組織架構規劃、人才規劃、職務體系、崗位體系、薪酬體系、績效考核體系、培訓管理、考勤管理、招聘管理、員工入職、轉正、調配、離職、退休、員工合同管理、社保管理等系列管理功能。

通過人力資源管理系統形成了一套統一的人力資源管理體系、職務體系、崗位體系、薪酬體系、考核體系，規范了公司人力資源管理。

實現了員工從招聘、入職、調動到離職或退休的全周期管理；統一的崗位體系為工程項目管理系統、檔案管理系統、財務管理系統、辦公自動化系統提供堅強支柱。

4.5 財務管理系統

財務管理系統實現了全面資金預算與財務管理，包括：全面預算管理、財務賬務管理、資金分析、網上銀行、銀企互聯、費用報銷、會計核算等。

財務管理系統實現了公司全面預算管理、網上費用報銷業務、銀企互聯，加強了資金監控，提高了資金使用率，提高了工作效率。

實現了多組織、多賬簿財務管理、多企業財務報表合并，具有公司資金動態預測與審批、資金計劃與支付監控、資金成本管理、資金上劃、下撥及存款管理電子化；實現了與工程項目管理系統數據集成，為工程項目管理系統提供各種項目成本數據。

人力資源管理系統員工管理

視頻會議管理系統

4.6 檔案管理系統

檔案管理系統實現了交竣工項目檔案資料的全面管理，包括 ：檔案欄目分類、檔案目錄分類、檔案目錄檢索與查詢、檔案資料借閱管理等。

通過檔案管理系統建立了電子檔案庫，方便了員工進行查閱，提高了工作效率，規范了公司檔案管理；實現了辦公自動化系統的公文流轉與檔案管理系統的自動歸檔。

檔案管理系統

4.7 視頻管理系統

視頻管理系統實現了會議現場與遠程視頻點同步進行，包括：會場混音，畫面合成，視頻雙流，會議錄像等。

通過視頻管理系統實現了大型會議、信息化培訓會議現場與遠程視頻點同步進行，遠程視頻點的參加人員如身臨會議現場，提高會議精神傳達、培訓知識傳遞的便捷性、時效性；實現了會議、培訓實時錄像，為會議精神傳達、知識快速傳遞提供綠色通道。

廣東長大信息化一體化建設的閃光點

5.1 業務流程化

依據企業信息化規劃的目標與原則，結合公司不同工程項目的特點及管理模式來進行業務流程的整理，首先進行部門縱向業務流程的梳理，對于跨部門的業務需要，建立業務流程的對接，在技術上采用拉式或推式的方式，實現部門間業務數據的傳遞。在業務梳理與匯總綜合的過程中，對組織機構與崗位在不同下級單位的差異進行統一規范，對公司業務管理制度不適合流程化規范管理要求的進行修編。收集業務單據與報表，統一格式設計，統一業務運行的周期（月、季、年）時間要求，確定業務統計的截止時間。

對業務需求梳理的同時，明確業務基礎數據，如合同、物質的分類，統一成本科目等，明確業務處理的數據精度，數據之間的運算邏輯關系，單據編碼規則，數據查詢匯總與展現方式等。辨識業務中可能存在的風險，確認風險的預警參數與接收預警提示的相關人員。對于有多種復雜場景的業務，考慮設置全局性參數，以處理不同場景的需求，滿足管理模式的需要。考慮數據安全與隔離，結合業務處理的崗位設置與業務管理范圍情況，進行業務相關的權限角色的設計，用戶權限（角色）分配的原則的確定。

在業務需求調研中，將業務操作層、管理層與決策層的全面需求調研相結合，以便實現具體業務操作簡單化，管理層的查詢匯總方便快捷，提供領導（公司或部門）決策參考。

5.2 業務單據審批的規范化

目前系統已經對各類業務功能模塊的絕大部分業務單據配置了審批流程，涉及多個業務部門的審批流程如合同評審與費用報銷，已經過多次優化，盡量縮短審批時間，同時為審批過程的參與者提供手機短信提示，促使相關人員加快審批進程，提高了效率。

為了方便用戶操作和理解，系統管理員將系統操作菜單進行特別設置，以突出表現有關業務單據的重要性及可能需要流程審批。

5.3 業務打印報表的規范化

統一收集整理了各業務模塊的打印報表需求，進行統一設計，以滿足下屬各級單位的需要，有些報表還提供多種打印模板。在知識中心的欄目 “知識中心> 信息技術知識> 信息化系統管理臺賬>” 發布了“廣東長大管理信息系統業務報表打印使用說明” ，以指導用戶的具體操作。

同時，在系統操作菜單進行特別設置，以突出表現有關業務單據的可以打印輸出有關紙質報表數據。

5.4 業務單據編碼的規范化

業務單據統一編碼是信息化建設中規范化與標準化管理另一項基礎工作。利用軟件系統平臺的業務編碼定制功能，統一規劃了各業務模塊的基礎編碼，并發布了《信息化基礎編碼管理辦法》，明確了編號規則的責任部門與修改調整編碼規則的流程，擴展編碼規則的機制，公司信息管理系統標準建設匯編。

5.5 系統應用與數據的集成性

公司的管理信息平臺通過企業信息門戶與業務管理平臺實現，公司本部、所有分/子公司以及項目部通過上述平臺進行全方位協同辦公，系統應用與數據的集成，主要表現在以下幾個方面：

1、日常的辦公業務。比如：公司的收發文、簽報、文件傳閱、會議以及會議室的預約、辦公用品的領用等均在協同辦公平臺中進行處理。綜合項目管理利用協同平臺的任務中心進行消息傳送、工作流程提醒和處理流轉，涵蓋了項目管理的全過程。

2、公司綜合項目管理系統。包含市場投標、工程進度、招標競價與供應商評價選擇，合同管理、成本管理，以及物資管理、設備管理、安全管理、質量管理、竣工管理等模塊，將業務風險的管理融入各功能模塊，并提供預警提示。實現項目施工全過程（投標、前期策劃、過程控制、項目交竣工）的管理控制。

3、綜合項目管理系統以進度計劃為龍頭，合同管理為主線，成本管理為中心，實現實際成本數據從合同、物資與設備、費用報銷等模塊的期間發生數據的實際歸集，并與財務與資金數據的關聯。

4、各業務模塊的工作流程審批流轉，通過協同平臺統一處理，并有內部消息機制進行提示，并向流程的關鍵節點參與者發送手機短信提醒，以提高處理效率。

5、企業綜合項目管理系統與企業人力資源系統實現應用集成，整個系統首先通過人力資源系統建立起來統一組織架構與崗位體系，并建立職員與用戶的關聯，獲得統一的授權，在此基礎上展開項目管理系統、財務資金、辦公自動化、檔案系統的各種應用。

6、檔案管理系統則支持用戶在網絡上通過瀏覽器訪問，并和協同辦公平臺集成。協同辦公平臺中需要歸檔的收發文文檔，可以直接歸檔到檔案管理系統。實現了檔案分類目錄建立、項目文檔資料錄入、項目檔案歸檔、檔案查詢、資料借閱管理等功能。

5.6 風險管理，預警及處理

公司信息管理系統中有專門的“預警平臺”，在平臺中對預警參數配置后，可對業務單據進行風險識別，并對可能發生的風險向決策人發出預警，要求其作出解除風險處理。

5.6.1 風險識別及預警

預警平臺通過對系統業務信息進行實時監控，并及時通知相關業務管理人員，來促進組織內的信息流通和信息數據質量安全穩定。

預警平臺處理的預警事件分為 ：“事件預警”(即時預警)與“定期預警”（周期預警）。事件預警主要是報告重要或異常事件，當按照事先設定的條件滿足時，發出預警消息給指定的人員。定期預警主要對系統的一些業務異常或例外進行自處理，然后引起異常的具體業務載體的數據以預警通知的方式發給相關的管理人員。預警設計文檔分為預警名稱、預警條件、關聯業務對象，系統中已經定義好的一些預警模板；當設置的預警條件滿足時，系統發送消息給用戶，預警消息處理界面。

5.6.2 預警處理

系統對預警的處理，實現為通過接收系統發送的預警消息提醒，去檢查業務數據，分析異常事件發生的原因，并生成預警進行處理單以解除風險。在存在風險未處理完時，系統仍可定期發送預警進行提示，直到風險處理完成后預警才解除。

信息化一體化建設效益分析

廣東長大實施了信息化一體化建設后，企業內部的標準化、規范化、信息化管理得到提升，資源配置得到了更完善的優化，提高了企業管理水平、核心競爭力和決策支持能力，培養了一批既精業務，又懂信息化的高素質綜合性人才。

6.1 經濟效益

廣東長大信息化一體化建設的成功實施帶來了豐厚的經濟效益。

1、經濟效益直接來自于工程項目成本的降低。通過信息化一體化建設實現了資源的集中管控和調配，提高了資源利用率；大宗物資設備實行集中采購，提高了采購談判主動權，減少了采購環節，節省了采購費用，使庫存費用直接下降，從而直接的降低實施工程項目的成本，僅此一項每年節約成本數千萬。

2、經濟效益也來自于管理成本的降低。通過信息化一體化建設實現了信息共享，分散的省內外的所有員工能在同一平臺上進行信息交流、知識傳遞、協同處理業務，提高了工作效率和信息交換的速度，管理人員也隨之相應減少。

3、信息化一體化建設帶來工作效率提高的經濟效益是無法直接衡量的，企業業務流程審批大大縮短審批時間，業務數據報表使業務人員從繁忙的手工中解脫出來，減少了數據錯誤，提高了報表質量。

4、視頻會議的成功實施使得公司的會議費、差旅費，每年節省數百萬元，也避免了員工旅途奔波之苦，視頻會議帶來的間接效益是無法估計的。

6.2 管理效益

除了經濟效益外，企業的管理效益也得到了大幅改善，具體表現在：

1、使企業的物資、設備實現全公司動態監控，公司內部資源得到有效整合、優化，加快了物資設備采購計劃、采購訂單、庫存管理等各環節的響應速度，企業的快速應變能力大幅提升。

2、信息化一體化建設不斷推進的過程也是廣東長大企業管理不斷提升的過程。在信息化一體化建設的過程中會發現很多以前被忽視的問題及需改進之處，此時就會重新思考，加強企業內部管理。

3、使決策更加合理化、科學化，廣東長大的商業智能對關鍵性數據進行了關聯性分析，數據挖掘，以BI報表的形式展現出來，為高層管理者提供了決策依據。廣東長大目前在市場投標管理、合同管理、物資設備管理等方面的數據分析取得了一定的成效。

4、突破了傳統的項目管理思想，廣東長大信息化一體化建設使廣東長大從低效、粗放的項目管理模式中解放出來，逐步進入精細化、標準化、規范化、信息化的項目管理模式中，管理模式的突破，提升了公司的管理水平，提高了企業的核心競爭力。

6.3 社會效益

取得經濟效益和管理效益的同時，廣東長大的社會效應也得到放大。

1、廣東長大信息化一體化建設的成功實施，為環境保護、節能減排做出了重要貢獻，提高全體員的環保意識，加大了低碳生活的倡導。

2、廣東長大信息化一體化建設的成功實施，會為國內大型工程建筑施工企業成功實施信息化一體化建設提供借鑒。

3、廣東長大信息化一體化建設的成功實施，不僅會增強廣東省路橋施工企業的競爭力，也將促進廣東省路橋施工企業從傳統的粗放型向現代精細化管理集約型的轉變。