企業(yè)業(yè)務流程管理的信息化及其價值

實施“企業(yè)管理信息化”，首先必須要對企業(yè)管理的根本做一定的了解。NAT公司董事長孔祥云曾在其企業(yè)內(nèi)刊上表達過這樣一個概念:世界上有兩種人，一種人會把簡單的事情復雜化，而另一種人能夠把復雜的事情簡單化。他所指的后一類人所具備的化繁為簡的能力實際上十分難以企及。IT企業(yè)的CIO所承擔的IT任務就需要他們有化繁為簡的能力。

IT有兩種，其服務對象是不一樣的，有一部分IT是服務于技術的，屬于各種技術設備中間的軟件；另一種IT是做企業(yè)管理，這種IT就必須要了解企業(yè)管理的根本是什么。實際上，世界上的企業(yè)也只有兩種，正如踢足球，一種以攻為主，一種以守為主，進攻的目的是追求營業(yè)額上的最大化，而防守的目的則是提高利潤的創(chuàng)利點。雖然在整場比賽中攻守雙方都會變化，但萬變不離其宗，IT企業(yè)也是一樣。

企業(yè)內(nèi)部管理者需精準把握管理信息化

在企業(yè)管理中，CIO需要對本企業(yè)的基本戰(zhàn)略有充分的認識，并在此基礎上對企業(yè)的基本走向做出較好的把握。如果把握錯誤，管理就會和業(yè)務導向背道而馳，如此一來，做出的努力會收效甚微甚至產(chǎn)生負面效應。

關于企業(yè)管理，個人認識與MBA教科書里所闡述的內(nèi)容不太一致，通俗地表達，企業(yè)管理信息化是指企業(yè)在管理信息方面的內(nèi)部活動。在這種內(nèi)部活動中，企業(yè)每天應該做什么，用什么工具，如何在年復一年的企業(yè)管理中將這些事情做得更好，這些都是內(nèi)部管理者每天在管理過程中思考的問題。由此而引申出的一個新名稱便是“業(yè)務流程管理”，不過，業(yè)務流程并不是一個新名詞，它覆蓋著很大的領域，而這個領域也正是企業(yè)管理信息化的對象，也就是說，企業(yè)管理信息化恰巧是培養(yǎng)企業(yè)怎樣更好地管理業(yè)務流程。

在40年前或者50年前，針對“管理是不是科學”的問題，以美國大學為代表的團體曾經(jīng)做過一次討論，大家討論得十分激烈，各持己見、互不相讓，但最后所有成員達成一種共識，認為管理是藝術和科學的結合，即肯定相當一部分管理活動是由藝術組成的，而另外一部分是由科學組成的。因此我們可以用工程化的方法主觀能動地把握事情的發(fā)展，將企業(yè)管理信息化理解為對企業(yè)科學管理的支持及對藝術化的支持。

做好企業(yè)管理還需要考慮的問題是現(xiàn)代科學技術在企業(yè)信息加工方面的運用。企業(yè)雖以多種形式存在，千變?nèi)f化，然而它有一個非常基本的活動 — 加工。企業(yè)是做加工的，現(xiàn)代流行的解釋就是增值。增值的行為表現(xiàn)在兩個方面：一是對各種形式的物料進行加工，這種加工含有位移。第二是對信息進行加工，企業(yè)有各種不同的信息，對信息的加工是信息化的前提。CIO必須關心的是：當一個企業(yè)在管理信息加工方面運用現(xiàn)在的科學和技術的支持，是否可以很大程度地主動把握企業(yè)業(yè)務流程的管理。

管理信息化對企業(yè)的意義及其發(fā)展趨勢

業(yè)務流程管理很是讓CIO們頭疼，因為現(xiàn)在的CIO往往投入很多資金去做這項管理，然而卻常常收效甚微，其結果就是，CEO評價其工作是無效的。那么，CEO想見到的是什么效果，又應該見到什么效果？似乎從理論上來講，服務產(chǎn)出是可以被統(tǒng)計的，然而實際上大家都知道，具體統(tǒng)計起產(chǎn)出十分艱難。其實CEO也并非真要知道這個數(shù)據(jù)，只是不通過一定的定量來表現(xiàn)產(chǎn)出，他會懷疑對此項目的投入是否值得。所以關鍵問題在于CIO采取管理信息化以后必須讓CEO看見其產(chǎn)出對企業(yè)的好處。這種好處表現(xiàn)在何處呢？其實，它可以表現(xiàn)在所謂管理統(tǒng)計數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)上，也可以表現(xiàn)在管理的便捷上。假設CEO想知道這個月的銷售狀況，原先職員需要花3天才可以告訴他，而當企業(yè)實施管理信息化之后，職員只需要花3小時，甚至花3分鐘就可以達到目的，CEO當然認同。

企業(yè)業(yè)務流程管理系統(tǒng)設計圖

再談管理信息化的功能。舉個例子，比如銷售部某年的銷售額統(tǒng)計，張三說3億，李四說4億，老板肯定高興聽到李四的匯報數(shù)據(jù)，但實際上，當年的銷售額只可能是一個定量，由于張三和李四采用統(tǒng)計方法不一樣才導致他們得出的結果不一樣，所以，管理信息化的功能是要為管理者提供及時、準確、可供分析的信息。其實，在這方面有很多信息化的工具，也就是我們時常談論的“商務智能”，但我們必須知道，這類工具在企業(yè)中間，在CIO和CEO之間能起到怎樣的作用，是否真正可以平衡CEO與CIO對業(yè)務流程管理的認識差異。這正如Google不做管理軟件，但是卻給管理帶來很大的影響一樣，例如用于企業(yè)建模分析的工具，這類信息化工具可以幫助企業(yè)做類似Google的搜索引擎的快速檢測，或者說做協(xié)同，幫助協(xié)同企業(yè)和企業(yè)之間以及企業(yè)內(nèi)部各部門之間的發(fā)展。最大程度地利用工具幫助企業(yè)分析未來發(fā)展前景，這便是是管理信息化發(fā)展的趨勢。

業(yè)務流程管理的可視化

業(yè)務流程管理是有一定步驟的，從學術層面上來講，業(yè)務流程有它的戰(zhàn)略，業(yè)務流程的設計，就像工業(yè)設計一樣，需要有技術的支撐，然后才可以去貫徹執(zhí)行，并且在貫徹執(zhí)行過程中需要實施監(jiān)控。

從某種角度而言，業(yè)務流程很簡單，只是企業(yè)管理者需要理解業(yè)務流程的用途，使用者授權以及所涉及其它的信息。將這些內(nèi)容用同一種業(yè)務邏輯規(guī)劃起來，便是業(yè)務流程的方法論規(guī)范。企業(yè)最原始的信息化是指工程技術，最原始的方法是用紙和筆來記錄，然后出現(xiàn)了微軟的Office軟件，接下來又出現(xiàn)了各種不同業(yè)務流程的復雜建模和分析軟件工具。目前在市場上有10到20種軟件都能幫助我們在業(yè)務流程可視化過程中降低成本并提高質(zhì)量。

業(yè)務流程管理的可視化是對信息加工的可視化，如果將這個過程與物流加工可視化做比較，兩者之間會有一些區(qū)別。首先，最大的區(qū)別就是，到目前為止，信息加工的可視化沒有統(tǒng)一的邏輯標準和規(guī)范，在這樣的狀況下，我們只能追求和做到至少在每個企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一出一種標準。目前，在業(yè)界有幾種主導的規(guī)范或標準，但還未能形成全世界公認的對話，例如IDS Scheer公司現(xiàn)在的EPC模型就是其中之一。在這個點上，物流加工和信息加工的區(qū)別是非常明顯的。物流加工是我們每個人能夠用肉眼看得見的，比如一架波音747飛機，我們能看見，也能感知，沒有所謂盲區(qū)，但業(yè)務流程沒有可見度，我們無法用肉眼去判斷企業(yè)的采購流程是紅色或是綠色，是方形還是圓形。無形便會導致一系列麻煩，所以必須要把業(yè)務流程可視化，否則就沒有可供交流的平臺。

在可視化過程中，企業(yè)實際需要做的事情大致有三件。第一件是流程梳理，也就是理解這個企業(yè),至于如何理解，有經(jīng)驗的CIO就明白，這其中包含了一個關于方法論的問題。例如，公司的采購部有三名辦事人員，如果分別讓這三名職員闡述他們公司的采購流程，相信三名職員的表達是不盡相同的，但事實上公司的采購流程一定是唯一的，之所以出現(xiàn)答案差異是因為企業(yè)沒有用統(tǒng)一的語言規(guī)范去描述業(yè)務流程。因此，企業(yè)必須提供一種理解、分析、規(guī)范流程的方法論，做流程梳理的時候首先要考慮用什么方法來理解業(yè)務流程。

大型企業(yè)發(fā)展到一定程度都想追求企業(yè)管理信息化，而追求企業(yè)管理信息化必須明白業(yè)務流程描述的主要要素，例如功能是什么？由什么人來做？用到什么信息？效果怎樣？只有將人員、功能、信息、產(chǎn)出等一系列信息歸納成一種系統(tǒng)，形成建模，達到業(yè)務流程在企業(yè)中的標準化，才能在企業(yè)里面推行業(yè)務流程可視化。或者說，業(yè)務流程本身的標準化過程是企業(yè)業(yè)務流程管理可視化的基本前提。

怎樣建立企業(yè)業(yè)務流程的標準化？首先要了解的是業(yè)務信息加工流程的產(chǎn)出的形式是怎樣的。所謂業(yè)務信息加工流程的產(chǎn)出形式，就是工作人員在企業(yè)中常見的各種表單。眾所周知，企業(yè)內(nèi)各種表單的標準化程度相當?shù)停舱驗檫@類低標準化程度的表單存在，才大大增加了ERP等各種管理軟件的成本，從而影響了企業(yè)業(yè)務流程管理的可視化。

業(yè)務流程管理的標準化

業(yè)務流程管理是需要標準化的，這個標準化從抽象角度而言分為四個階段。

第一階段，企業(yè)追求的是管理信息加工產(chǎn)出（管理表單）的標準化，這一點不易做到，但卻是CIO必須要做的第一件事情。管理信息需要產(chǎn)出，如果沒有產(chǎn)出，就會使緊接下來的技術加工使用受到大大的限制。依舊可以利用波音飛機的例子幫助理解，又或者汽車的例子，滿世界都奔跑在道路上的汽車，雖然品牌各有所別，然而標準卻是大同小異，也正因為標準化的統(tǒng)一才使得汽車行業(yè)快速地發(fā)展，這種快速發(fā)展恰恰是建立在不變的基礎上。永不過時即是標準化的首要前提。

第二階段，企業(yè)管理信息功能的標準化。功能的標準化是SOA必不可少的前提。從表面上看業(yè)務流程管理的功能千變?nèi)f化，然而仔細梳理，就會發(fā)現(xiàn)中國如此多實施業(yè)務流程管理的企業(yè)，其信息管理的不同功能集合起來并不會超過100個。企業(yè)可以用一定的方法和工具使其產(chǎn)出的模塊和企業(yè)信息加工的模塊同樣標準化。適合企業(yè)的標準化是非常重要的，正如全世界所有人都要吃飯，吃飯是標準的，把飯送到口中亦是標準的，但是如果把中國生產(chǎn)的筷子送到德國去，便行不通，因為德國人習慣了德國飲食的標準化。

第三階段，確定業(yè)務流程的定制者。就信息化而言，最重要的就是權限管理。目前，權限管理在企業(yè)中是一個非常難的課題，尤其是當系統(tǒng)達到一定復雜程度的時候，就會聚集非常大的風險。誰來做業(yè)務流程，不但涉及到管理的內(nèi)容，還涉及到管理的崗位責任制以及操作手冊的制定，其承擔的責任相當重要，因此，確定業(yè)務流程的制定者，做好權限管理，是企業(yè)業(yè)務流程管理標準化的重中之重。

第四階段，信息管理。信息管理也可以稱作數(shù)據(jù)管理。顧名思義，數(shù)據(jù)管理所追求的就是數(shù)字。從前，信息載體的表現(xiàn)形式是多種多樣的，通過漫長的發(fā)展，今天的信息已經(jīng)被歸納成一個數(shù)字，信息數(shù)字化是當前的形式，三網(wǎng)合一的前提亦是數(shù)字化，現(xiàn)在很熱的物聯(lián)網(wǎng)也是數(shù)字化的拓展。業(yè)務流程管理的標準化，要求它的功能模塊化，權限智能化（安全化），數(shù)據(jù)、信息數(shù)字化，這樣最后產(chǎn)出才能標準化。

這整套管理規(guī)范就被我們稱之為對業(yè)務流程管理的標準化，

業(yè)務流程管理信息化的要求

業(yè)務流程管理信息化的要求大致也有四點。雖然做到這四點很不容易，但這是企業(yè)在管理信息化方面的基本要求。

首先是如何管理業(yè)務流程，如何規(guī)范業(yè)務流程的數(shù)據(jù)、功能、權限、輸出、產(chǎn)出和標準化，以及如何對業(yè)務流程的結果進行監(jiān)控。其次，業(yè)務流程管理信息化是業(yè)務操作的信息化和采購流程的信息化。業(yè)務操作的信息化是指將信息加工的過程和信息使用的過程進行最大程度上的分離。采購流程的信息化則是明晰采購的速度和成本，至于采購本身的操作過程，依然可以由人工完成，只是整個過程能得到信息化的大力支持。領導看報告時，關于數(shù)據(jù)來源是如何加工的并不重要，重要的是給領導者看到信息化以后的質(zhì)量。再次，業(yè)務流程管理信息化是聯(lián)動的。最后，業(yè)務流程管理信息化的結果可以在一定程度上做到實時返回。

企業(yè)業(yè)務流程管理系統(tǒng)圖

關注云技術核心部分的信息化安全

近年來，市面上流行的很多數(shù)碼產(chǎn)品都可以給管理信息化以啟示。例如比較典型的iphone，它給管理信息化帶來的啟示是什么呢？是終端遠離工作源，這樣可以增強使用時間以及拓展使用空間。

另外，眾所周知，iphone軟件要從某個網(wǎng)站上下載，但這個網(wǎng)站后臺是什么？怎么操作？這些問題我們并不關心，我們并不了解iphone下載某一首歌曲是否合法，以后如何轉換、如何付費。所謂云概念，就是讓用戶不要去追究某個結果是怎么產(chǎn)生的，只需使用就可以了。這種做法實現(xiàn)了數(shù)字化，也提供了遠程傳輸?shù)目赡苄裕畲蟮睦Щ笫菚a(chǎn)生安全隱患。所謂安全問題，就是說有些東西我們觸碰不到，因此，當我們關注云技術的時候，還需要關心某一部分核心的信息化加工過程，也就是云計算中間信息時刻。正如過去，計算機在自己手中，物理的載體就在自己的硬盤里面，但現(xiàn)這種趨勢就是信息云霧繚繞，無法尋求源頭。這有如物流加工工業(yè)化的發(fā)展歷程，例如發(fā)電，過去每個地方都有一個電廠，我們知道發(fā)電是由電廠的煤作為動力源，但現(xiàn)在的智能電網(wǎng)讓我們模糊了電的來源。信息化也是一樣的，信息來源不一樣，安全就可能出現(xiàn)問題。因此，管理信息化未來目標是讓信息化能被科學管控。