連鎖藥店采購模式改革探索

劉 杰

(東北制藥集團供銷有限公司，遼寧 沈陽 110023)

采購，是連鎖藥店供應鏈的源頭。筆者以行業自身情況為基礎，提出了采購改革的一些設想和方案，擬從供應商評估選擇、采購風險控制、采購績效管理、采購成本控制4個方面來分析改善采購業務流程的方法。

1 供應商評估

1.1 供應商評估維度

首先必須確定供應商評價維度，建立實質性目標，重新梳理企業業務流程，從而提高運營效率。在選擇供應商之前，應該對供應商進行全面、客觀地評估，并根據可以量化的評估結果選擇供應商。筆者所在的醫藥連鎖有限公司對供應商的評估主要從以下5個方面著手，如圖1所示。供應商評估的目標非常明確，具體體現在:獲得符合企業總體質量和數量要求的產品;確保供應商能夠提供最優的產品和最及時的供應;在保證供應質量的前提下，充分降低采購成本;形成供應商淘汰機制;維護和發展良好的、長期穩定合作的供應商，與優秀供應商建立戰略合作伙伴關系。

1.2 分級

圖1 供應商評估維度

供應商評估維度確定之后，每年定期進行1次評估。供應商評審人員應本著公平、公正、客觀的原則進行等級評估。公司根據分級結果對供應商進行相應的關系維護管理，保證穩定的供需關系。對供應商評估分級可以幫助企業建立可靠的供應網絡，并維持同優秀供應商的互惠合作，減少企業采購工作中的固有風險，降低采購流程的總體運行成本，提高采購效率。供應商評價指標體系是企業對供應商進行綜合評價的依據和標準。評價指標的設定應該盡量做到全面、客觀、可量化。供應商的評估分級采取如下評分策略，詳見表1。

表1 供應商評價表

2 采購風險控制

2.1 采購風險分類

采購風險主要分為采購外因風險和采購內因風險兩大類。采購外因風險包括:質量風險、價格風險;批量采購、長單合同還可能因為價格下跌而引起采購損失;還有意外風險;另外還包括合同風險，即合同主體作假、虛假發票、供應商單方終止合同、故意違約等風險。采購內因風險有3個方面:一是預測風險，即因市場需求發生變動，影響到需求預測的準確性的風險;二是存量風險，即由于缺貨、庫存積壓而帶來的風險;三是道德風險。

2.2 采購風險管理策略與方法

采購風險管理策略主要有預防風險、回避風險、減輕風險、轉移風險、應急措施和自擔風險6個方面，如圖2所示。具體的風險管理采用以下方式推行，如圖3所示。

針對存貨風險，采取的措施是時間控制，盤活庫存，及時清理和報告;針對合同風險，采取的措施是培訓采購人員法律知識、定期跟蹤調查合同;針對預付款風險，則對供應商產品質量、價格、財務狀況等進行分類管理，加強預付款購貨的追蹤管理，防止欺詐行為;針對采購中的道德風險，在科學設置監督機制的同時，加強員工責任心教育，并在關鍵的采購崗位設置不定期輪崗制度。

3 采購績效管理

對于醫藥連鎖零售企業，企業之間經營方式極其相似，同質化嚴重，可以說對成本的控制在很大程度上決定了企業經營的成敗。建立科學的采購績效衡量體系來評價采購績效，通過適合的績效評價方法引導采購人員的采購行為，對于促進采購與供應管理工作具有重要意義。

采用平衡計分卡對采購績效進行評價是一種比較理想的方式，其全面性、系統性和可行性可使企業建立高效的采購業務流程。平衡計分卡的核心思想，也就是通過財務、客戶、內部流程以學習發展這4個方面的指標間相互驅動的因果關系展現組織的戰略軌跡，可以從推進戰略到執行的角度實現績效持續改進。

對于具體指標的設定，從財務角度重點考慮4個方面，即可度量的采購成本節約，價格變化趨勢和價格指數之間的對比，所采購商品占有的總成本和單筆交易成本，以及采購預算執行情況的考核;從客戶角度重點考慮4個方面，即與所采購的商品有關的消費者投訴次數和影響強度，內部客戶(即連鎖門店)的滿意程度，組建跨職能部門的小組考核部門協調情況，以及評估和選擇供應商工作的執行情況;從內部業務流程角度主要考慮4個方面，即供應商的集中度，滿足優秀供應商要求的比例，采購過程的及時情況，以及采購訂單的平均價值;從學習與成長角度主要考慮3個方面，即培訓完成情況及完成質量考核，部門之間分享的高效工作方法，以及業務流程改進、人員滿意度和人員流失率考核。

其中需要特別說明的是，通道利潤主要體現為進場費、上架費、專柜費、促銷費等。采購績效評價中對通道利潤的指標考核占據了較大權重，因為通道利潤的高低更多依賴于采購合同和交易條件，而這正是采購人員個人價值的體現。

4 采購成本控制

采購成本的控制是醫藥連鎖行業經營過程中最重要的一環，良好的采購成本控制就是企業成功的一大半。采購價格的高低直接關系著企業銷售最終端——門店的形象，同時也關系到企業利潤的重要來源。

首先，要在制度層面強化采購行為，明確采購程序，以此提高采購效率和質量。在采購制度的設計上，明確職責分工和審批權限，通過分權制衡的方式來嚴格控制采購價格。在對采購成本進行控制的過程中，要納入對信息收集匯總、采購申請、采購計劃、詢價、供應商談判、簽訂合同、采購訂單、貨款結算等業務過程的控制，其目的在于確定最優的采購價格、確定合理的采購訂貨量、實行嚴格合理的采購付款控制。

其次，采購計劃部門要及時匯總門店需求信息，然后對不同的采購方式進行對比，找出成本最低的采購形式組合。

另外，還要針對不同類別商品建立起規范的采購定價流程。核心內容是廣泛采用詢價、比價、估價、議價等方式，合理確定采購價格。在詢價方面，采購部人員利用網絡信息、行業協會、市場采價等多種渠道，快速獲取市場最高價、最低價、一般價格3類信息;在比價方面，建立比價體系;在估價方面，應成立估價小組，自行估算出較為準確的底價;在議價方面，應根據底價資料、市場行情、采購量大小和付款條件等因素與供應商商議出合理的價格。為了激勵采購人員，還可對采購成本降低的給予適當獎勵。

綜上所述，通過以上4個方面來改善采購業務流程，會使連鎖藥店的采購工作更加科學有效，會使企業的運營效率得到更大提升。筆者認為，醫藥連鎖企業中，采購工作不能僅僅依靠采購人員個人能力的發揮，必須引入科學的管理技術來降低企業對員工個人能力過于依賴的現狀，全面降低業務流程中員工決策的彈性，重塑采購業務流程，用高效的數學模型及嚴格的制度來約束采購人員的自由裁量權，有效避免潛在的問題。