演好角色，促進教學和諧管理

黃乙妹

摘要：教學管理是高校管理工作的核心內容。教學秘書是高校教學管理工作的最基層管理者，承擔上傳、下達及聯系全院各相關部門的工作，是教務管理部門與具體教學單位的橋梁，是師生聯系的紐帶。教學秘書工作質量將直接影響學院教學質量。因此，從教學秘書的重要作用入手，以教學秘書的工作特點為著眼點，提出了當好高校教學秘書應具備的基本素質。

關鍵詞：教學秘書；作用；特點；素質

教學工作歷來都是高校工作的重中之重，教學秘書作為教學管理隊伍的最基層管理者和執行者，對維護高校良好的教學秩序和高質量的教學工作起著非常重要的作用。正確認識教學秘書的作用，明確教學秘書的工作特點和應具有的基本素質，對做好教學秘書工作有著十分重要的意義。

一、教學秘書的作用

1、參謀和助手作用。教學秘書是高校教學工作的基層管理者，在工作中，面向老師和學生，是老師和學生的服務者，同時也是系部及學院的聯絡者，這就決定了教學秘書不是決策者，而是參謀和助手。教學秘書要明確角色定位，當好參謀和助手，協助系部領導做好本部門的教學管理工作及有關規章制度的貫徹執行工作，維持教學工作有序、正常進行。在工作中做到“到位不越位，參與不干預，出謀不決策”。

2、橋梁和樞紐作用。教學秘書是高校教務管理部門與具體教學單位的橋梁，是師生溝通的紐帶，起著上令下達，下情上報，師生作用。學校教務部門下達的教學任務、教學信息等都由教學秘書向系部領導、老師和學生來通知、傳達，并將本部門的執行情況，意見和建議及時反饋給教務部門，起著橋梁作用。教學安排、教師調課、學生對老師教學手段和教學方法等的意見和建議。也通過教學秘書來聯系和傳遞，教學秘書是師生聯系的紐帶。

3、監控和研究作用。教學秘書作為基層管理人員，是對教學過程、教學質量進行監控。這就要求教學秘書經常檢查教學計劃的執行情況，協助檢查教學質量，評估教學效果，并根據所掌握的情況進行不斷的總結、研究和分析，一方面在教學管理中形成自己的建議和意見，以便促進教學管理工作取得新進步；另一方面為教學管理、教學手段和教學方法提出建議和意見，出謀策劃，以保證教學秩序的順利進行和教學的不斷提高。

4、管理和育人作用。教學秘書職責規定了他們不僅要負責教學運行管理和日常管理，還要負責教學統計管理，這就要求教學秘書要具備較強的組織能力和管理水平。教學秘書在承擔教學管理任務的同時，又可以利用工作中與學生聯系廣泛的特點，在育人方面發揮積極作用，教學秘書通過與學生的日常聯系，有意識地給予學生幫助和指導，管理育人伴隨著教學的各個環節體現在日常瑣碎的工作當中。

二、教學秘書工作特點

教學秘書在高校整體工作中具有非常重要的作用，直接影響系部乃至學院工作的開展。因此，對教學秘書的工作特點必須有深刻的認識和正確的理解。這對進一步做好教學秘書工作，具有非常重要的意義。

1、管理性。教學秘書從事的是對教學計劃實施過程中的常規管理，包括教學運行管理、教學例行管理和教學檔案管理。它的主要目的是維持正常的教學秩序。教學秘書從每學期的開學初至期末，始終圍繞著教學負責處理具體教學事務，從而保證教學活動正常、有序的開展。

2、服務性。教學秘書承擔著向全系教師宣傳系部、學院及上級主管部門所制定的各項規章制度的職能，同時也負責向全系教師傳達各類教學管理文件，主動征示和虛心聽取老師對學院教學管理工作的意見和建議，及時反饋信息和意見等工作，所以說教學秘書是上情下達，下情上達的服務者。即為系部領導決策提供參考信息，又為老師的授課和學生的學習提供支持與幫助。

3、責任性。教學秘書工作是一項對責任心要求非常高，容易出現責任事故，又很難出成績的工作。這項工作瑣碎，繁雜、事多必須認真負責。稍有不慎就會影響到教學秩序，甚至造成教學事故。所以，基于這樣的一個責任性的特點，要求教學秘書要始終保持認真仔細、一絲不茍的精神，事事具有高度責任心。以保證教學工作的正常進行。

4、繁雜性。從工作內容來看，教學秘書工作幾乎涉及全院（系）教學管理的各個方面，范圍廣，工作量大，具有繁雜性特點。從教學工作安排、教案、教學日志、學生作業批改情況的檢查，到重修與補考，調課與代課，考試和監考安排及命題、試卷等等，既有常規性的教學管理工作，又有突發性教學異常情況管理，工作面面俱到，繁瑣而復雜。這就要求教學秘書而對多樣和繁雜的工作能溝通協調、合理安排，使得每項工作都順暢，正常進行。

5、形象性。教學秘書工作與其它各相關部門有著密切的聯系，擔當著上傳，下達、聯系全院各相關部門的重擔。所以，教學秘書的言行和工作作風代表著系部的整體形象。這就要求教學秘書不僅要形象端莊，作風正派，言行穩重，侃侃大方等素質。而且還要體現出積極向上的良好工作作風和較強的協調能力，在工作和各項活動中都起到表率作用。

6、原則性。教學秘書工作雖平凡，卻是一項原則性很強的工作。在工作過程中，難免遇到這樣或那樣的問題，這就要求教學秘書要嚴格按規章制度辦事、實事求是，冷靜客觀地反映和處理問題，原則性與靈活性相結合，既要維護學院的權威和規章制度的嚴肅性，又要做到公平、公正和公開，使領導、老師和學生信賴放心和滿意。

三、教學秘書應具備的基本素質

1、過硬的政治素質。思想是行為的先導，什么樣的思想決定什么樣的行動。思想政治素質是根本。這就要求教學秘書首先要有較高的政治覺悟，優良思想品質，熱愛祖國，政治立場堅定。能夠堅定不移地貫徹執行黨的路線、方針和政策，并時刻牢記自己的角色任務——教學管理中任務的傳遞者和執行者，時刻秉承“全心全意為老師和學生服務”這一原則。具有較強的責任感和服務意識。在思想和行動上與黨中央保持一致，熱愛教育事業，不怕辛苦，腳踏實地，大膽創新，立志獻身于教育事業。其次，教學秘書必須站在一定的高度去理解和思考問題，擺正自己的位置，認清自己所從事工作的重要性，要有嚴肅認真的工作態度和甘為人梯的事業心和敬業精神。

2、良好的職業道德素質。教學秘書的崗位特點要求每一位合格的教學秘書要有良好的職責首選素養。“干一行，愛一行”。這是每一位教學秘書真正應具有的基本職業道德素養。首先教學秘書必須真正熱愛自已的本職工作，要有嚴肅認真的工作態度和甘為人梯的事業心和敬業精神。教學秘書所從事的主要是服務性工作，工作繁雜而瑣碎，不僅任務繁重，頭緒多，而且任務急，有時回到家里也要處理工作之事，如果沒有一種服務意識和甘為人梯的敬業奉獻精神，很難做好教學秘書工作。其次，一個人的價值觀是通過對社會，對事業的奉獻來實現的，教學秘書要正確看待自己的人生價值，不管工作性質如何，只要真心地熱愛它，任勞任怨，嚴肅認真地做好每一件事，平凡的事業也同樣做出顯著的成績。從而顯示出教學秘書不平凡的人生價值。教學秘書還要從大局出發，圍繞教學這個中心開展工作，當好參謀，發揮助手作用。

3、廣博的知識結構素質。第一，要具有相應的專業知識。作為教學秘書，必須了解所在系部專業知識，熟悉各門學科的基本知識、結構體系，教學大綱，教學計劃等，熟悉教學過程和教學規律，及時高效地完成日常教學管理工作，協助系部領導處理、解決好教學中出現的各種問題，當好領導助手和參謀。第二，要具有較高的管理知識。教學管理既是學術管理又是行政管理。要把它當做一門科學來學習，又要把它當做一門藝術去研究。教學秘書要不斷地豐富自己的管理學知識，掌握先進科學的管理理念和方法，并通過實際工作、理論和實踐相結合，不斷地積累經驗，只有這樣考驗才能保質保量地完成本職工作。第三，要具有一定的秘書專業知識。很多教學秘書都不是文秘專業畢業的，甚至原來所學專業與秘書專業毫無關聯，這就要求教學秘書必須學習相應的秘書專業知識，包括秘書學、管理學、心理學、公共關系學、文秘處理等。并在工作中加以運用，不斷總結經驗，提高工作水平。第四，要具有一定的教育理論知識。在教學管理中，教學秘書要經常接觸學生，那么就必須了解學生的心理和生理特征，掌握一定的教育理論知識，只有這樣才能按照教育規律，達到管理育人、服務育人的目的。

4、較強的能力結構素質。教學秘書工作涉及面廣，綜合性強，這就要求既能當專家，又能當通才，不僅具有廣博的知識結構，還要有較強的能力結構。第一，統籌規劃能力。教學事務頭緒繁多，教學秘書不僅要有計劃地處理好每年、每學期、每時段的常規性教學事務，而且要對臨時性、突發性的各類事務進行處理，妥善、有序地安排，這就要求教學秘書事事做到心中有數，統籌規劃好每一項工作，把有限的精力合理地分配到各項工作中去，并在有限的時間內做好全部的工作。第二，協調溝通能力。教學秘書工作經常與教務部門、教師和學生打交道，起著橋梁和紐帶的作用。許多工作要順利完成，都要有相關部門和各類人員的相互配合與共同努力，要協調，處理各方面的關系，溝通各類人員關系，從而形成合力，順利完成各項工作。所以教學秘書要有很好的協作溝通能力。第三，寫作表達能力。由于工作需要，教學秘書要經常根據教學情況撰寫，上報一些教學公文并處理事務中與工作對象反復磋商，上情下達，下情上達，解釋商議等。所以，教學秘書要具有一定的寫作能力和較強的語言表達能力，并注重方法，講求表達藝術，這樣工作才能完成得更快更好。第四，調研分析能力。教學秘書要對教學過程進行跟蹤調查，了解教師的教學情況，學生的學習情況，檢查監督教學環節的落實情況，所以，教學秘書要具有一定的調研分析能力，在工作中發現問題及時解決，及時處理，以保證教學質量，從而提高教學效果。要重視教學信息采集，統計和管理，為領導提供完整、準確、有價值的信息資源，為領導決策提供依據。第五，應用能力。應用能力主要是指使用各種工具，設備的能力。高效快捷的工作方法不僅是時代提出的要求，也是衡量管理水平的重要標志，隨著辦公現代化水平的不斷提高，對應用能力的要求也越來越高，一個優秀的教學秘書除了具有以上幾種能力，還應具備以下幾種工具和設備的操作使用能力：熟練計算機應用，網絡系統、打字、復印機、傳真機使用等。

5、良好的身心素質。良好的身心素質包括健康的身體和良好的心理素質。強健的體魄是做好工作的基礎條件。教學秘書在緊張繁重工作之余要注意鍛煉身體養成良好的飲食生活習慣，保證身體處于健康狀態，為更好地工作打下良好基礎。教學秘書的地位特殊，角色重要，工作復雜，任務繁重，對其心理素質提出了更高的要求。首先要正確認識和評價自己；二是要對待工作任勞任怨，主動適應環境的變化，面對困難要有應對的勇氣和信心。三是要有良好的情結修養，做到情緒穩定，樂觀向上，不感情用事；四是要具有良好的自我調節能力，遇事不煩，不慌，以開朗豁達的性格和輕松平靜的心態去面對每一項工作。

6、嚴謹求實的工作作風。教學秘書工作是教學運轉的神經中樞，某個環節稍有疏忽，就會引發教學故事，影響整個教學過程，影響教學計劃的順利完成。所以，教學秘書要具有嚴謹求實的工作作風。工作認真仔細，不可有絲毫的疏漏和懈怠。對待工作要做到有“六心”即虛心，耐心、熱心、用心、平常心和現任心；面對繁雜的工作要做到淡泊名利，有奉獻意識，統籌規劃每項工作，又不紕漏，有前瞻意識，工作方方面面照顧周到，有全局意識。

總之，教學秘書工作是高校教學管理工作中的重要環節，教學秘書的工作質量直接影響學院的教學質量，在高校教學管理中具有舉足輕重的地位。隨著高校教育事業的不斷發展，教學管理工作將更加繁重和復雜，教學秘書將面臨更大的挑戰，在實際工作中要不斷提高自身的綜合素質和管理水平，不斷完善自己，強化服務意識和奉獻精神，提高管理水平，為高校教育事業的發展發揮其應有的作用。