論數字化辦公在期刊業中的重要性

施武祖

（蘭州工業高等專科學校學報編輯部，甘肅 蘭州 730050）

論數字化辦公在期刊業中的重要性

施武祖

（蘭州工業高等專科學校學報編輯部，甘肅 蘭州 730050）

數字化辦公；期刊；重要性

2005年以來，隨著軟件技術的發展和互聯網的普及，網絡化和國際化成為學術期刊發展的潮流。建立期刊自己的網站和網刊系統是各個雜志社目前面臨的一個非常重要的任務[1]，廣大期刊開始尋求一種既能實現內部網絡化辦公，又能實現與外界大眾化聯系的期刊數字化辦公系統，它應該包含稿件收發、查詢系統、稿件評審系統、稿件編校處理系統、稿件發排系統以及期刊發行管理系統，而且它們之間既相互聯系又具有各自獨立的優勢，只有在它們協同下才能保障期刊稿件投遞和發行之間實現無縫連接，極大地縮短周期。目前部分軟件公司已開發出具有此類功能的系統平臺，然而，由于種種原因它的推廣情況不是很好。盡管各個編輯部或者雜志社都不同程度地在體驗著數字化辦公帶來的好處，但這僅僅是對Word、Excel、Email等軟件和網絡平臺的簡單利用，沒有發揮基礎性功能的協同作用，下面筆者就以北京瑪格泰克科技發展有限公司開發的JOUR-NALX2.0系統為例，從它各個系統功能優越性方面來說明數字化辦公的重要性。

1 稿件收發，查詢系統的重要性

在期刊創刊伊始，作者創作的稿件全部是通過手抄來完成的，作者要想將自己的作品發表在各種刊物上，只能將作品手抄后投遞給相關期刊雜志社，這無形之中增加了作者的工作量，也給稿件編校帶來麻煩，同時拖延了文章發表的時間。自從有了電腦，這種手抄工作逐漸開始被替代，作者可以通過電腦進行創作或者將自己創作的作品委托別人錄入電腦，然后使用軟盤或U盤等存儲設備投至期刊雜志社。現在則更方便了，只需發一個E-mail或者QQ郵件就可以和期刊社直接溝通。而最方便的就要數北京瑪格泰克科技發展有限公司開發的JOUR-NALX2.0系統了，作者只需要在各期刊雜志社的登陸注冊頁面填寫相關個人信息即可投稿，注冊成功后系統自動發送確認郵件[2]。該系統具有如下特點（見圖1）。

（1）一篇稿件的相關信息可以隨意修改、添加和刪除，包括作者、聯系人、通訊地址等。

（2）支持多種文件格式的稿件。投稿成功后，系統自動發送回執郵件。

（3）方便作者與編輯部溝通和聯系。

（4）具有大文件上傳功能。

（5）作者可隨時修改自己密碼及個人信息。

（6）在投稿過程中未完成的稿件或投稿過程中出現意外故障時，系統能自動恢復數據信息，不用重新填寫。

（7）具有文章查重功能，以便作者及時了解稿件相關內容是否與已發表文章重復，防止一稿多投和重投。

（8）審稿專家可以根據作者情況作相應調整，作者可向編輯部推薦審稿專家，也可回避部分審稿專家，同時方便編輯部豐富審稿人數據庫。

（9）作者可以全程跟蹤、了解稿件的處理進行和審稿情況。

作者通過該系統解決了平時電話、郵件咨詢編輯部或雜志社的麻煩，還能隨時隨地、全程了解自己稿件的處理情況，編輯部也因此減少了工作量。

2 期刊稿件遠程處理系統的重要性

2.1 稿件評審系統的重要性

對于一個期刊出版單位而言，稿件的質量決定了刊物的質量，也決定了刊物的生命力，如果想辦好刊物，就必須從稿件質量抓起[3]。盡管期刊出版單位每天或多或少都會收到一些稿件，但這并不代表這些稿件一定能全部發表，需要經過初審、復審、終審3個環節層層把關，只有最終通過的稿件，才可以發表。但發表的稿件還需要通過編輯人員反復修改和主編的最終審定才能見諸于期刊。而稿件質量得好壞和層層把關主要在于審稿人的學識、經驗與態度，看有沒有過于將個人情感加入到稿件評審中、人情關系成分是否占據主要等，解決這些問題要靠相關人員恪盡職守地從專業技術方面和語言方面認真審視，嚴把質量關。在以往的審稿中，審稿人只能憑借自己的知識積累，查閱相關紙質資料或者從長期審稿經驗來決定稿件優劣取舍，這樣勢必加大審稿人員工作量和工作難度，延長審稿時間，偶爾也會使優質稿件流失。然而，在計算機網絡上開發網絡評審系統和學術不端系統，這一問題便可迎刃而解，專家可以在線審稿，也可以離線審稿，還可以根據相關提示進行相應稿件處理，評審格式也比較靈活，有PDF，Word格式等。專家在審稿前可以根據提供的賬號和密碼登陸學術不端系統來檢測稿件有無抄襲，如果有，抄襲率是多少等。當預設的審稿時間快到時，系統會自動提示，還未給出審稿意見的稿件系統會自動給專家發送催審通知（E-mail和短信），并同時把該信息發送給編輯[4]。如果審稿專家對論文內容有疑惑和不明白之處，或沒有時間審稿，還可拒絕審稿，同時填寫拒絕審稿的理由。對專家拒絕審理的稿件，系統不計該專家的審稿費，該稿件也不會出現在“已審稿件”列表中。編輯部將處理稿件列表中專家拒絕受理的稿件用特殊標記標注，同時可以瀏覽查閱專家拒絕審稿理由，系統自動生成審稿意見確認單和給專家的感謝信。這樣既加快了評審速度也避免發生學術不端行為，提高了稿件的質量，也讓作者及時得到經過編輯處理的審稿意見。

2.2 稿件遠程編校系統的重要性

經過專家評審通過并最終被錄用的稿件，就可以按投稿時間的先后來安排發表時間。編輯在編校每一期要刊印的稿件時，總會遇到一些問題，編校初稿時問題相對較多，比較常見的有作者的相關信息不全、文章相關結構和語法與最終要發表的效果出入較大、圖表不規范、圖表沒有圖題和表題、參考文獻的格式不符合規范[5]、中英文摘要的意思相差甚遠等。這些問題給初次編校帶來不少麻煩，部分信息不能在短時間內補齊，編校中需要和作者不斷地溝通、協調，特別是一些分工不明確的編輯部，編輯在將稿件發給印刷廠時還容易將原稿和編校稿混淆，造成排版錯誤。為此建立一個資源共享的稿件遠程編校處理辦公系統勢在必行，因為它包含了與高級按相關的所有信息，比如作者生年、籍貫、職稱和學歷、單位、聯系方式等信息。編輯只需通過相關平臺便可將問題快速解決，為后期排版提供最優的成型稿件。遠程編校系統的功能是采編系統的分支，它具有以下功能：（1）編輯可以在線維護本編輯部各種單據模板、在線表格，如審稿單、復審單等；（2）可以在線收發稿件；（3）可以在線送審、退修、退稿等；（4）可以查詢審稿情況，作者修改稿件情況；（5）可以在線維護作者數據庫和審稿人數據庫等；（6）可以下載原稿件，實現與采編評審系統的無縫銜接。

3 稿件發排系統的重要性

目前，我國科技期刊常用的排版軟件有方正書版9.01和10.0、方正飛騰、Indesign、LaTex、Coreldraw、Word、蒙泰等圖文混排軟件。這些排版軟件對所要排的稿件要求不同，需要根據實際情況區別對待，對于純文字稿來說，幾乎可以通用，但對帶圖表的稿件來說，不同軟件所支持的格式是不同的，印刷質量更是差別很大。我們常見的圖片格式有TIFF、EPS、JPEG、BMP、GIF、PIC、TGA、PS、WMF、CDR、DWG等，經過排版人員對不同格式插圖的存儲量，排版軟件對他們的調用方式一起輸出質量等對比發現，最適合印刷輸出的插圖格式為TIFF和EPS（見圖2），任何格式的插圖通過圖形圖像處理軟件都可以轉換為這兩種格式，這就要求排版人員將相關信息傳遞給編校人員和作者，能讓作者提供的盡量讓作者提供，作者提供不了的由專業圖像處理人員修改或重做。在這些排版軟件中科技期刊用得最多的還是LaTex、方正飛騰和Coreldraw。針對我國使用習慣和語言情況，大部分排版人員選擇方正飛騰排版。在紙質刊物面世的同時，還可以將網刊同步發布，在網刊頁面可以查詢到自刊物創辦至今的所有文章，查詢方式也是多種多樣，包括標題、關鍵詞、作者、單位、時間等方式。讀者要閱讀相關信息必須注冊購買，編輯部通過作者瀏覽閱讀情況也能及時了解讀者群相關信息，為今后更好地開展工作提供大量的參考服務。

4 期刊發行管理系統的重要性

刊物的發行量是衡量一個刊物質量好壞的最好見證，但凡是發行量大的刊物必定也是質量效益比較好的雜志。作為期刊發行管理人員，做好發行數據統計和管理更是責任重大，這一個個小小的數字見證著編輯工作的成敗得失。發行看起來是后期小事，實則包含信息很多，包括出版物信息管理、訂閱客戶管理、匯款、票據管理、銷售統計信息管理等。面對紛繁復雜的客戶群，雜志社還要對客戶進行各種分類，例如贈閱客戶、交換客戶、長期客戶、散戶等，支持任意多種客戶分類方式。客戶的基本信息也必須要用專門的系統來登記處理，建立客戶數據庫，便于客戶全程跟蹤查詢、及時反饋。針對這些問題所要建立的管理系統必須要突出以下特色。

（1）功能簡介、實用，可以快速訂閱。

（2）自動核對郵編，避免雜志出現投遞錯誤。

（3）自動統計不同重量郵包包數，避免與郵局包數不同而多支付郵費。

（4）自定義地址標簽格式和規格，通過用窄條卷筒紙打印標簽或用普通打印紙，也可將背面無字跡打印紙進行二次利用。

（5）對相應內容有誤客戶自動用紅色標記，如地址不符、費用不合適等。

（6）對數據進行實時分析統計，有助于編輯部分析和考核發行業務情況，有針對性地為下年度發行工作安排和期刊質量評定提供數據支持。

當進行完以上程序后，期刊的編校排印工作基本就結束了，最終只需主編定稿簽字即可印刷。

5 結語

從以上內容不難看出，期刊編校排印以及后期的發行都是基于前期工作中各個環節的相互配合，而這種配合便是數字化辦公的優勢所在，只有數字化辦公系統的有效運行才能保證期刊的質量和發行。

圖1 作者投稿流程

圖2 TIFF和EPS格式對比圖

[1]林家樂.國際一流期刊的網刊風格與功能介紹[EB/OL].http：//www. magtech.com.cn/wz.html.

[2]北京瑪格泰克科技發展有限公司.joumMX2.0用戶使用手冊[EB/OL].http：//www.magtech.com.cn/journalx/joumalx_feature.htm.

[3]北京瑪格泰克科技發展有限公司.期刊網絡化辦公平臺[EB/OL].http：//www.magtech.com.cn

[4]陳浩元.科技書刊標準化18講[M].北京：北京師范大學出版社，1998.

[5]李興昌.科技論文的規范表達：寫作與編輯[M].北京：清華大學出版社，1995.

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1671—1246（2012）16-0151-02