論數(shù)字化辦公在期刊業(yè)中的重要性

施武祖

（蘭州工業(yè)高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào)編輯部，甘肅 蘭州 730050）

論數(shù)字化辦公在期刊業(yè)中的重要性

施武祖

（蘭州工業(yè)高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào)編輯部，甘肅 蘭州 730050）

數(shù)字化辦公；期刊；重要性

2005年以來(lái)，隨著軟件技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，網(wǎng)絡(luò)化和國(guó)際化成為學(xué)術(shù)期刊發(fā)展的潮流。建立期刊自己的網(wǎng)站和網(wǎng)刊系統(tǒng)是各個(gè)雜志社目前面臨的一個(gè)非常重要的任務(wù)[1]，廣大期刊開(kāi)始尋求一種既能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化辦公，又能實(shí)現(xiàn)與外界大眾化聯(lián)系的期刊數(shù)字化辦公系統(tǒng)，它應(yīng)該包含稿件收發(fā)、查詢(xún)系統(tǒng)、稿件評(píng)審系統(tǒng)、稿件編校處理系統(tǒng)、稿件發(fā)排系統(tǒng)以及期刊發(fā)行管理系統(tǒng)，而且它們之間既相互聯(lián)系又具有各自獨(dú)立的優(yōu)勢(shì)，只有在它們協(xié)同下才能保障期刊稿件投遞和發(fā)行之間實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，極大地縮短周期。目前部分軟件公司已開(kāi)發(fā)出具有此類(lèi)功能的系統(tǒng)平臺(tái)，然而，由于種種原因它的推廣情況不是很好。盡管各個(gè)編輯部或者雜志社都不同程度地在體驗(yàn)著數(shù)字化辦公帶來(lái)的好處，但這僅僅是對(duì)Word、Excel、Email等軟件和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的簡(jiǎn)單利用，沒(méi)有發(fā)揮基礎(chǔ)性功能的協(xié)同作用，下面筆者就以北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司開(kāi)發(fā)的JOUR-NALX2.0系統(tǒng)為例，從它各個(gè)系統(tǒng)功能優(yōu)越性方面來(lái)說(shuō)明數(shù)字化辦公的重要性。

1 稿件收發(fā)，查詢(xún)系統(tǒng)的重要性

在期刊創(chuàng)刊伊始，作者創(chuàng)作的稿件全部是通過(guò)手抄來(lái)完成的，作者要想將自己的作品發(fā)表在各種刊物上，只能將作品手抄后投遞給相關(guān)期刊雜志社，這無(wú)形之中增加了作者的工作量，也給稿件編校帶來(lái)麻煩，同時(shí)拖延了文章發(fā)表的時(shí)間。自從有了電腦，這種手抄工作逐漸開(kāi)始被替代，作者可以通過(guò)電腦進(jìn)行創(chuàng)作或者將自己創(chuàng)作的作品委托別人錄入電腦，然后使用軟盤(pán)或U盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備投至期刊雜志社。現(xiàn)在則更方便了，只需發(fā)一個(gè)E-mail或者QQ郵件就可以和期刊社直接溝通。而最方便的就要數(shù)北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司開(kāi)發(fā)的JOUR-NALX2.0系統(tǒng)了，作者只需要在各期刊雜志社的登陸注冊(cè)頁(yè)面填寫(xiě)相關(guān)個(gè)人信息即可投稿，注冊(cè)成功后系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送確認(rèn)郵件[2]。該系統(tǒng)具有如下特點(diǎn)（見(jiàn)圖1）。

（1）一篇稿件的相關(guān)信息可以隨意修改、添加和刪除，包括作者、聯(lián)系人、通訊地址等。

（2）支持多種文件格式的稿件。投稿成功后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送回執(zhí)郵件。

（3）方便作者與編輯部溝通和聯(lián)系。

（4）具有大文件上傳功能。

（5）作者可隨時(shí)修改自己密碼及個(gè)人信息。

（6）在投稿過(guò)程中未完成的稿件或投稿過(guò)程中出現(xiàn)意外故障時(shí)，系統(tǒng)能自動(dòng)恢復(fù)數(shù)據(jù)信息，不用重新填寫(xiě)。

（7）具有文章查重功能，以便作者及時(shí)了解稿件相關(guān)內(nèi)容是否與已發(fā)表文章重復(fù)，防止一稿多投和重投。

（8）審稿專(zhuān)家可以根據(jù)作者情況作相應(yīng)調(diào)整，作者可向編輯部推薦審稿專(zhuān)家，也可回避部分審稿專(zhuān)家，同時(shí)方便編輯部豐富審稿人數(shù)據(jù)庫(kù)。

（9）作者可以全程跟蹤、了解稿件的處理進(jìn)行和審稿情況。

作者通過(guò)該系統(tǒng)解決了平時(shí)電話、郵件咨詢(xún)編輯部或雜志社的麻煩，還能隨時(shí)隨地、全程了解自己稿件的處理情況，編輯部也因此減少了工作量。

2 期刊稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)的重要性

2.1 稿件評(píng)審系統(tǒng)的重要性

對(duì)于一個(gè)期刊出版單位而言，稿件的質(zhì)量決定了刊物的質(zhì)量，也決定了刊物的生命力，如果想辦好刊物，就必須從稿件質(zhì)量抓起[3]。盡管期刊出版單位每天或多或少都會(huì)收到一些稿件，但這并不代表這些稿件一定能全部發(fā)表，需要經(jīng)過(guò)初審、復(fù)審、終審3個(gè)環(huán)節(jié)層層把關(guān)，只有最終通過(guò)的稿件，才可以發(fā)表。但發(fā)表的稿件還需要通過(guò)編輯人員反復(fù)修改和主編的最終審定才能見(jiàn)諸于期刊。而稿件質(zhì)量得好壞和層層把關(guān)主要在于審稿人的學(xué)識(shí)、經(jīng)驗(yàn)與態(tài)度，看有沒(méi)有過(guò)于將個(gè)人情感加入到稿件評(píng)審中、人情關(guān)系成分是否占據(jù)主要等，解決這些問(wèn)題要靠相關(guān)人員恪盡職守地從專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面和語(yǔ)言方面認(rèn)真審視，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。在以往的審稿中，審稿人只能憑借自己的知識(shí)積累，查閱相關(guān)紙質(zhì)資料或者從長(zhǎng)期審稿經(jīng)驗(yàn)來(lái)決定稿件優(yōu)劣取舍，這樣勢(shì)必加大審稿人員工作量和工作難度，延長(zhǎng)審稿時(shí)間，偶爾也會(huì)使優(yōu)質(zhì)稿件流失。然而，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)評(píng)審系統(tǒng)和學(xué)術(shù)不端系統(tǒng)，這一問(wèn)題便可迎刃而解，專(zhuān)家可以在線審稿，也可以離線審稿，還可以根據(jù)相關(guān)提示進(jìn)行相應(yīng)稿件處理，評(píng)審格式也比較靈活，有PDF，Word格式等。專(zhuān)家在審稿前可以根據(jù)提供的賬號(hào)和密碼登陸學(xué)術(shù)不端系統(tǒng)來(lái)檢測(cè)稿件有無(wú)抄襲，如果有，抄襲率是多少等。當(dāng)預(yù)設(shè)的審稿時(shí)間快到時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示，還未給出審稿意見(jiàn)的稿件系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給專(zhuān)家發(fā)送催審?fù)ㄖ‥-mail和短信），并同時(shí)把該信息發(fā)送給編輯[4]。如果審稿專(zhuān)家對(duì)論文內(nèi)容有疑惑和不明白之處，或沒(méi)有時(shí)間審稿，還可拒絕審稿，同時(shí)填寫(xiě)拒絕審稿的理由。對(duì)專(zhuān)家拒絕審理的稿件，系統(tǒng)不計(jì)該專(zhuān)家的審稿費(fèi)，該稿件也不會(huì)出現(xiàn)在“已審稿件”列表中。編輯部將處理稿件列表中專(zhuān)家拒絕受理的稿件用特殊標(biāo)記標(biāo)注，同時(shí)可以瀏覽查閱專(zhuān)家拒絕審稿理由，系統(tǒng)自動(dòng)生成審稿意見(jiàn)確認(rèn)單和給專(zhuān)家的感謝信。這樣既加快了評(píng)審速度也避免發(fā)生學(xué)術(shù)不端行為，提高了稿件的質(zhì)量，也讓作者及時(shí)得到經(jīng)過(guò)編輯處理的審稿意見(jiàn)。

2.2 稿件遠(yuǎn)程編校系統(tǒng)的重要性

經(jīng)過(guò)專(zhuān)家評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)并最終被錄用的稿件，就可以按投稿時(shí)間的先后來(lái)安排發(fā)表時(shí)間。編輯在編校每一期要刊印的稿件時(shí)，總會(huì)遇到一些問(wèn)題，編校初稿時(shí)問(wèn)題相對(duì)較多，比較常見(jiàn)的有作者的相關(guān)信息不全、文章相關(guān)結(jié)構(gòu)和語(yǔ)法與最終要發(fā)表的效果出入較大、圖表不規(guī)范、圖表沒(méi)有圖題和表題、參考文獻(xiàn)的格式不符合規(guī)范[5]、中英文摘要的意思相差甚遠(yuǎn)等。這些問(wèn)題給初次編校帶來(lái)不少麻煩，部分信息不能在短時(shí)間內(nèi)補(bǔ)齊，編校中需要和作者不斷地溝通、協(xié)調(diào)，特別是一些分工不明確的編輯部，編輯在將稿件發(fā)給印刷廠時(shí)還容易將原稿和編校稿混淆，造成排版錯(cuò)誤。為此建立一個(gè)資源共享的稿件遠(yuǎn)程編校處理辦公系統(tǒng)勢(shì)在必行，因?yàn)樗伺c高級(jí)按相關(guān)的所有信息，比如作者生年、籍貫、職稱(chēng)和學(xué)歷、單位、聯(lián)系方式等信息。編輯只需通過(guò)相關(guān)平臺(tái)便可將問(wèn)題快速解決，為后期排版提供最優(yōu)的成型稿件。遠(yuǎn)程編校系統(tǒng)的功能是采編系統(tǒng)的分支，它具有以下功能：（1）編輯可以在線維護(hù)本編輯部各種單據(jù)模板、在線表格，如審稿單、復(fù)審單等；（2）可以在線收發(fā)稿件；（3）可以在線送審、退修、退稿等；（4）可以查詢(xún)審稿情況，作者修改稿件情況；（5）可以在線維護(hù)作者數(shù)據(jù)庫(kù)和審稿人數(shù)據(jù)庫(kù)等；（6）可以下載原稿件，實(shí)現(xiàn)與采編評(píng)審系統(tǒng)的無(wú)縫銜接。

3 稿件發(fā)排系統(tǒng)的重要性

目前，我國(guó)科技期刊常用的排版軟件有方正書(shū)版9.01和10.0、方正飛騰、Indesign、LaTex、Coreldraw、Word、蒙泰等圖文混排軟件。這些排版軟件對(duì)所要排的稿件要求不同，需要根據(jù)實(shí)際情況區(qū)別對(duì)待，對(duì)于純文字稿來(lái)說(shuō)，幾乎可以通用，但對(duì)帶圖表的稿件來(lái)說(shuō)，不同軟件所支持的格式是不同的，印刷質(zhì)量更是差別很大。我們常見(jiàn)的圖片格式有TIFF、EPS、JPEG、BMP、GIF、PIC、TGA、PS、WMF、CDR、DWG等，經(jīng)過(guò)排版人員對(duì)不同格式插圖的存儲(chǔ)量，排版軟件對(duì)他們的調(diào)用方式一起輸出質(zhì)量等對(duì)比發(fā)現(xiàn)，最適合印刷輸出的插圖格式為T(mén)IFF和EPS（見(jiàn)圖2），任何格式的插圖通過(guò)圖形圖像處理軟件都可以轉(zhuǎn)換為這兩種格式，這就要求排版人員將相關(guān)信息傳遞給編校人員和作者，能讓作者提供的盡量讓作者提供，作者提供不了的由專(zhuān)業(yè)圖像處理人員修改或重做。在這些排版軟件中科技期刊用得最多的還是LaTex、方正飛騰和Coreldraw。針對(duì)我國(guó)使用習(xí)慣和語(yǔ)言情況，大部分排版人員選擇方正飛騰排版。在紙質(zhì)刊物面世的同時(shí)，還可以將網(wǎng)刊同步發(fā)布，在網(wǎng)刊頁(yè)面可以查詢(xún)到自刊物創(chuàng)辦至今的所有文章，查詢(xún)方式也是多種多樣，包括標(biāo)題、關(guān)鍵詞、作者、單位、時(shí)間等方式。讀者要閱讀相關(guān)信息必須注冊(cè)購(gòu)買(mǎi)，編輯部通過(guò)作者瀏覽閱讀情況也能及時(shí)了解讀者群相關(guān)信息，為今后更好地開(kāi)展工作提供大量的參考服務(wù)。

4 期刊發(fā)行管理系統(tǒng)的重要性

刊物的發(fā)行量是衡量一個(gè)刊物質(zhì)量好壞的最好見(jiàn)證，但凡是發(fā)行量大的刊物必定也是質(zhì)量效益比較好的雜志。作為期刊發(fā)行管理人員，做好發(fā)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和管理更是責(zé)任重大，這一個(gè)個(gè)小小的數(shù)字見(jiàn)證著編輯工作的成敗得失。發(fā)行看起來(lái)是后期小事，實(shí)則包含信息很多，包括出版物信息管理、訂閱客戶(hù)管理、匯款、票據(jù)管理、銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)信息管理等。面對(duì)紛繁復(fù)雜的客戶(hù)群，雜志社還要對(duì)客戶(hù)進(jìn)行各種分類(lèi)，例如贈(zèng)閱客戶(hù)、交換客戶(hù)、長(zhǎng)期客戶(hù)、散戶(hù)等，支持任意多種客戶(hù)分類(lèi)方式。客戶(hù)的基本信息也必須要用專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)來(lái)登記處理，建立客戶(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)，便于客戶(hù)全程跟蹤查詢(xún)、及時(shí)反饋。針對(duì)這些問(wèn)題所要建立的管理系統(tǒng)必須要突出以下特色。

（1）功能簡(jiǎn)介、實(shí)用，可以快速訂閱。

（2）自動(dòng)核對(duì)郵編，避免雜志出現(xiàn)投遞錯(cuò)誤。

（3）自動(dòng)統(tǒng)計(jì)不同重量郵包包數(shù)，避免與郵局包數(shù)不同而多支付郵費(fèi)。

（4）自定義地址標(biāo)簽格式和規(guī)格，通過(guò)用窄條卷筒紙打印標(biāo)簽或用普通打印紙，也可將背面無(wú)字跡打印紙進(jìn)行二次利用。

（5）對(duì)相應(yīng)內(nèi)容有誤客戶(hù)自動(dòng)用紅色標(biāo)記，如地址不符、費(fèi)用不合適等。

（6）對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)分析統(tǒng)計(jì)，有助于編輯部分析和考核發(fā)行業(yè)務(wù)情況，有針對(duì)性地為下年度發(fā)行工作安排和期刊質(zhì)量評(píng)定提供數(shù)據(jù)支持。

當(dāng)進(jìn)行完以上程序后，期刊的編校排印工作基本就結(jié)束了，最終只需主編定稿簽字即可印刷。

5 結(jié)語(yǔ)

從以上內(nèi)容不難看出，期刊編校排印以及后期的發(fā)行都是基于前期工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的相互配合，而這種配合便是數(shù)字化辦公的優(yōu)勢(shì)所在，只有數(shù)字化辦公系統(tǒng)的有效運(yùn)行才能保證期刊的質(zhì)量和發(fā)行。

圖1 作者投稿流程

圖2 TIFF和EPS格式對(duì)比圖

[1]林家樂(lè).國(guó)際一流期刊的網(wǎng)刊風(fēng)格與功能介紹[EB/OL].http：//www. magtech.com.cn/wz.html.

[2]北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司.joumMX2.0用戶(hù)使用手冊(cè)[EB/OL].http：//www.magtech.com.cn/journalx/joumalx_feature.htm.

[3]北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司.期刊網(wǎng)絡(luò)化辦公平臺(tái)[EB/OL].http：//www.magtech.com.cn

[4]陳浩元.科技書(shū)刊標(biāo)準(zhǔn)化18講[M].北京：北京師范大學(xué)出版社，1998.

[5]李興昌.科技論文的規(guī)范表達(dá)：寫(xiě)作與編輯[M].北京：清華大學(xué)出版社，1995.

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1671—1246（2012）16-0151-02