秘書之職　重在參謀

　　摘要：隨著現(xiàn)代化程度的提高，秘書從業(yè)人員越來越多。有數(shù)據(jù)顯示，到2011年，我國就有超過2500萬人從事秘書或與秘書職業(yè)相關(guān)的工作。秘書參謀職能既是秘書學(xué)理論中的理論問題，又是秘書工作中的實際問題。幫助領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，解決日常工作中的實際問題，行使個人的參謀職能，發(fā)揮參謀助手作用，是秘書人員服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的重要內(nèi)容。文章即重點闡述秘書參謀職能在秘書實際工作中的重要性。
　　關(guān)鍵詞：秘書工作；參謀職能；重要性
　　隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展和改革開放的不斷深入，我國進(jìn)入了飛速發(fā)展的時代，經(jīng)濟發(fā)展速度和對外開放取得了前所未有的巨大成就，與此同時，我國的市場經(jīng)濟體制建設(shè)也隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展不斷完善。隨之而來的就是西方先進(jìn)管理思想的傳入和外資企業(yè)的不斷涌入。面對著日益激烈的市場競爭，領(lǐng)導(dǎo)在工作中承受著巨大的壓力。在這樣的社會局勢下，領(lǐng)導(dǎo)要避免出現(xiàn)決策上的失誤，就急需在日常工作中有人能夠在領(lǐng)導(dǎo)難以決斷的時候或者決策有所疏漏的時候，為領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法，查漏補缺。秘書無疑是行使這一職能的最佳人選。
　　因此，秘書早已擺脫了以往“花瓶”的角色，成為了領(lǐng)導(dǎo)日常工作中不可缺少的“智囊”與“臂膀”。現(xiàn)代秘書不僅要為領(lǐng)導(dǎo)提供精力、時間上的輔助，還要為領(lǐng)導(dǎo)提供智能上的支持，即行使個人的參謀職能。秘書在實際工作中能夠發(fā)揮何種作用，直接影響著機關(guān)或單位的運轉(zhuǎn)情況；秘書作用發(fā)揮得如何，也對全局工作有著巨大的影響力。同時，隨著社會局勢的不斷發(fā)展和變化，時代對秘書提出了越來越高的要求，秘書在日常工作中必須要敢擔(dān)重任，能擔(dān)重任；不斷提高個人水平，汲取新知識，吸收新營養(yǎng)；立足本職工作，適應(yīng)環(huán)境的更新變化，逐步提高個人綜合素質(zhì)。所以，領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中，發(fā)揮秘書參謀的輔助作用對決策和管理進(jìn)行補充和優(yōu)化是非常重要的。
　　一、秘書參謀職能的界定
　　什么是參謀？參謀，是為領(lǐng)導(dǎo)者在決策過程中和從事領(lǐng)導(dǎo)活動的時候出謀劃策的高層次、智能活動，是一種為決策者出謀劃策的軟科學(xué)，是一種高級腦力工作。秘書作為企業(yè)的高層行政事務(wù)管理人員，在企業(yè)中處于“中樞”位置，是最貼近領(lǐng)導(dǎo)者的工作人員。所以，秘書工作中自然就包括為領(lǐng)導(dǎo)者充當(dāng)參謀，在工作中為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。
　　黨的十一屆三中全會以來，隨著改革開放的不斷深入，秘書作為一種新興并迅速發(fā)展的職業(yè)，受到了社會各界的廣泛關(guān)注，尤其是那些可以參與領(lǐng)導(dǎo)決策、能夠行使參謀職能的高級別秘書。中央領(lǐng)導(dǎo)同志就曾多次針對秘書人員的參謀助手職能做出過重要指示。秘書的參謀工作，是日新月異的發(fā)展局勢的需要，是提高領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策與管理的實際需求，更是秘書完善個人素質(zhì)的根本所在。秘書參謀工作的重要地位，不是由任何主觀因素決定的，而是由秘書這個職業(yè)特殊的崗位要求與工作性質(zhì)所決定的。
　　秘書參謀職能體現(xiàn)在諸多方面：如結(jié)合具體情況為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，尋找解決問題的最佳途徑和方法；安排領(lǐng)導(dǎo)日程，保證領(lǐng)導(dǎo)工作有條不紊推進(jìn)；重視信息工作；注重溝通工作，做好領(lǐng)導(dǎo)與群眾的“橋梁”；協(xié)調(diào)好各方面的工作，創(chuàng)造和諧的工作環(huán)境。
　　基于以上工作內(nèi)容，我們可以看到，秘書參謀職能的特性在于受到領(lǐng)導(dǎo)意圖的制約，不具備獨立性。秘書參謀重在參與謀劃，而不是參與決策，是在廣泛收集信息的基礎(chǔ)上，為領(lǐng)導(dǎo)提供解決問題的方案和辦法，而不是“拍板定案”。
　　綜上，秘書的參謀職能是秘書部門與相關(guān)秘書人員的基本職能之一，是近身圍繞領(lǐng)導(dǎo)為其進(jìn)行有效、正確管理而進(jìn)行的一種直接、綜合、及時的智能輔助，是普遍存在的一種秘書智能活動。
　　二、秘書參謀職能的特點
　　（一）秘書參謀的內(nèi)容要符合領(lǐng)導(dǎo)決策的具體需求
　　秘書的實際工作及日常的一切活動，受領(lǐng)導(dǎo)需求的影響與制約，這是由秘書工作的從屬地位決定的。因此，秘書在進(jìn)行參謀活動的時候，也絕不能“無法可依”，而是必須遵循一個“主旋律”，即應(yīng)該圍繞著領(lǐng)導(dǎo)的決策需求展開參謀活動，側(cè)重于滿足領(lǐng)導(dǎo)決策的需要，進(jìn)行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。
　　日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)幾乎處處都要進(jìn)行決策活動。在當(dāng)今社會中，社會局勢瞬息萬變，決策的難度日益增大，而且組織的前途、員工的利益如何都與領(lǐng)導(dǎo)決策的正確與否有著直接的關(guān)聯(lián)。因此，秘書參謀工作要以領(lǐng)導(dǎo)的決策需求作為根本出發(fā)點。在實際工作中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，離開領(lǐng)導(dǎo)的意圖自行其是，別出心裁，都是違反秘書人員職業(yè)道德的。個人的積極性、創(chuàng)造性只能在滿足領(lǐng)導(dǎo)需求的條件下發(fā)揮，超出領(lǐng)導(dǎo)決策意圖的范圍，就絕不能隨意為之。因此，秘書在參謀活動中必須杜絕兩種現(xiàn)象：一是要防止一味逢迎領(lǐng)導(dǎo)，脫離實際工作，完全按領(lǐng)導(dǎo)的個人意志行事；二是要防止偏離領(lǐng)導(dǎo)需求，我行我素，越權(quán)決策。
　　（二）秘書參謀時機要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)決策及實施周期的需要
　　在實際工作中，領(lǐng)導(dǎo)的決策活動分為若干階段，每個階段又都有著不同的特點，這也就對秘書參謀工作提出了不同的要求。這種要求不單單體現(xiàn)在參謀內(nèi)容上，也體現(xiàn)在參謀時機的選擇上。隨著現(xiàn)代化程度的不斷提高，工作節(jié)奏不斷加快，領(lǐng)導(dǎo)日常決策的周期也隨之縮短，這就要求秘書人員也要加快自己的參謀進(jìn)程，及時對未來工作做出初步的預(yù)測，提高秘書參謀工作的前瞻性。
　　秘書在行使參謀職能時，在堅持領(lǐng)導(dǎo)決策需求的前提下，應(yīng)該充分發(fā)揮個人的主觀能動性，強化戰(zhàn)略思維，樹立長遠(yuǎn)眼光，提出符合客觀發(fā)展規(guī)律、符合未來發(fā)展方向、符合日常工作實際需求的意見和建議，把推動當(dāng)前實際工作與順應(yīng)未來的發(fā)展趨勢有機結(jié)合起來，選擇最佳的參謀時機，使當(dāng)前的意見和方案更好地體現(xiàn)未來的發(fā)展要求，積極為領(lǐng)導(dǎo)把方向、謀全局、定戰(zhàn)略提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。
　　（三）秘書參謀的方式要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的個性特點
　　每一個領(lǐng)導(dǎo)的個性特征都有所不同，而領(lǐng)導(dǎo)者的個性特征往往是影響秘書參謀效果的重要因素。秘書參謀服務(wù)的直接對象恰恰是具備不同個性特征的領(lǐng)導(dǎo)者，因此能否準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的個性特征是秘書參謀活動是否可以取得最佳效果的前提。秘書的參謀方式多種多樣，具有不同的種類。具體到日常工作中，到底應(yīng)該采用何種參謀方式，完全取決于領(lǐng)導(dǎo)的個性特征。只有把握好領(lǐng)導(dǎo)的個性特征，有針對性地選擇與之相適應(yīng)的參謀方式，才能取得更好的工作效果。
　　（四）秘書參謀要結(jié)合秘書人員的綜合素質(zhì)
　　秘書人員在提高專業(yè)技能與水平的同時，也不能忽視個人綜合素質(zhì)的提升，要做到德、智、才全面的進(jìn)步。全面的個人素質(zhì)是做好參謀工作的重要基礎(chǔ)。秘書工作者必須充分認(rèn)識個人素質(zhì)對于參謀效果的重要作用，不斷提高個人水平。
　　（五）秘書參謀職能要結(jié)合秘書工作任務(wù)
　　秘書參謀職能是伴隨著秘書崗位的出現(xiàn)應(yīng)運而生的，是由秘書工作特殊的性質(zhì)、特點和任務(wù)決定的，不受任何主觀因素的制約，貫穿于秘書工作過程的始終。
　　秘書工作看似紛繁復(fù)雜，形式多樣，但歸結(jié)起來，大體可以概括為兩大職能：辦事職能與參謀職能。這兩大職能是相互依存、互為補充的。辦事職能是秘書工作的基礎(chǔ)和主體，參謀職能是在秘書行使辦事職能——也就是秘書從事日常管理工作的過程中體現(xiàn)出來的；秘書的參謀職能不能脫離辦事職能而獨立存在。與此同時，秘書只有在工作中善于思考，不斷提高個人的水平，充分發(fā)揮個人的參謀職能，才能不斷提高個人水平，從而不斷提高工作效率，促進(jìn)辦事職能的提升。
　　三、秘書參謀職能的重要性
　　（一）為領(lǐng)導(dǎo)工作提供綜合的信息、智能支持，充實完善領(lǐng)導(dǎo)思想
　　秘書為領(lǐng)導(dǎo)者決策活動提供信息、智能支持是秘書參謀的基本功能，也是領(lǐng)導(dǎo)工作隊秘書參謀的基本輔助需要。秘書對領(lǐng)導(dǎo)者的信息、智能支持，是通過對初始信息的本質(zhì)進(jìn)行挖掘并加工成深層次管理信息來為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)的，是對情況的了解、分析及對策研究一體化的智能支持，是信息的搜集整理與信息利用緊密結(jié)合的智能支持，是針對領(lǐng)導(dǎo)工作的具體需要及時提供的智能支持。因此，對領(lǐng)導(dǎo)工作具有特殊的輔助作用，對領(lǐng)導(dǎo)工作的順利進(jìn)行具有重要意義。
　　（二）在工作中處于中樞地位，參謀職能貫穿于系統(tǒng)工作的始終
　　秘書在各個管理階段都處于與領(lǐng)導(dǎo)者主輔配合的地位，基于這樣的特殊地位，使得秘書人員熟悉各階段的目標(biāo)、任務(wù)和要求，也熟悉各個階段的承接和發(fā)展關(guān)系，能夠及時發(fā)現(xiàn)各個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題和矛盾。因此，便于從整體目標(biāo)和長遠(yuǎn)利益出發(fā)，提出建設(shè)性的意見和建議，參謀輔助領(lǐng)導(dǎo)者保持組織整體工作的穩(wěn)定及可持續(xù)發(fā)展，是領(lǐng)導(dǎo)者智能的重要補充和拓展，具有不可低估的重要作用。
　　在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策活動之前，秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指令和意圖，通過各種途徑和手段，收集各方的意見與建議，并結(jié)合決策的具體情況，整合分析信息，具體問題具體分析，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策奠定基礎(chǔ)。
　　在決策形成中，秘書為領(lǐng)導(dǎo)提供多種可行性方案，幫助領(lǐng)導(dǎo)確定初步的決策方案和辦法，并結(jié)合實際情況，對初步方案進(jìn)行修正，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完善決策過程，最大程度地保證決策的科學(xué)性。
　　在決策實施以后，秘書還應(yīng)該做好后續(xù)的組織管理工作。結(jié)合決策的實際效果，總結(jié)決策過程中的經(jīng)驗，反思出現(xiàn)的問題，在可能的情況下，盡最大努力對遺留問題進(jìn)行補救，降低損失，減少對工作的不良影響。
　　（三）對領(lǐng)導(dǎo)決策具有輔助取舍的作用，為領(lǐng)導(dǎo)工作拾遺補缺
　　秘書在為領(lǐng)導(dǎo)者提供近身綜合輔助服務(wù)時，十分貼近領(lǐng)導(dǎo)者，理解自己的領(lǐng)導(dǎo)者，熟悉領(lǐng)導(dǎo)者的思路和工作習(xí)慣、工作方法，有著與自己的領(lǐng)導(dǎo)者共同的實踐過程。因此，秘書近身領(lǐng)導(dǎo)者的職能優(yōu)勢，使其具有對領(lǐng)導(dǎo)者切近而切實的拾遺補缺的特殊參謀功能，對領(lǐng)導(dǎo)的日常工作起到十分重要的監(jiān)督作用。
　　（四）對領(lǐng)導(dǎo)工作具有提示警戒的作用
　　在完成領(lǐng)導(dǎo)者交辦工作的同時，主動思考并提出那些領(lǐng)導(dǎo)遺漏而需要解決的問題，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)在工作中出現(xiàn)的不良傾向或重復(fù)出現(xiàn)的問題，提醒領(lǐng)導(dǎo)避免出現(xiàn)不必要的失誤，監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)把握正確的工作軌跡，保證各方面工作的順利進(jìn)行。
　　綜上所述，在現(xiàn)代化工作活動中，秘書參謀工作發(fā)揮著越來越重要的作用。發(fā)揮參謀職能，是秘書提升自身價值的最佳途徑。秘書人員積極行使自己的參謀職能既能夠充分展示個人的才華，在實際工作中不斷淬煉個人水平，又能夠提高領(lǐng)導(dǎo)決策的效率，保障領(lǐng)導(dǎo)工作順利進(jìn)行，還可以為組織和機關(guān)的發(fā)展保駕護(hù)航，用個人的努力和智慧為組織建設(shè)添磚加瓦，滿足現(xiàn)代化辦公環(huán)境下對秘書提出的新要求。
　　參考文獻(xiàn)：
　　1.范立榮.現(xiàn)代秘書學(xué)教程[M].首都貿(mào)易經(jīng)濟大學(xué)