當(dāng)代文秘工作探究

當(dāng)前，隨著改革開放的不斷深入和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，文秘工作也面臨許多新情況、新特點(diǎn)、新問題，文秘工作者自身必須不斷改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，開拓進(jìn)取，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。現(xiàn)代文秘崗位是一項(xiàng)綜合性工作崗位，對(duì)從事文秘工作的人員素質(zhì)要求愈來愈高。要做一名合格的當(dāng)代文秘，除必須具備扎實(shí)的文字功底、敏銳的政治頭腦、刻苦的學(xué)習(xí)態(tài)度、良好的職業(yè)道德、較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力、務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)外，還必須注重增強(qiáng)六種現(xiàn)代意識(shí)，克服四大心理障礙，遵循三項(xiàng)工作原則。

一、當(dāng)代文秘工作應(yīng)增強(qiáng)的六種意識(shí)

文秘是黨政機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位的特殊崗位，在管理中起著參與政務(wù)、管理事務(wù)的作用。只有加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)，文秘人員才能更好地充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，除強(qiáng)化傳統(tǒng)的服務(wù)意識(shí)、調(diào)研意識(shí)外，還要通過增強(qiáng)自我意識(shí)、信息意識(shí)、超前意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、競(jìng)爭意識(shí)、責(zé)任意識(shí)等六種現(xiàn)代意識(shí)，不斷提升自身綜合素質(zhì)。

(一)自我意識(shí)

文秘的自我意識(shí)是指文秘人員對(duì)自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識(shí)和感受。雖然文秘工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn)，但文秘人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個(gè)體，特別是在改革開放的今天，文秘人員一方面受開放環(huán)境的影響，應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動(dòng)性和能動(dòng)性；另一方面，今天的文秘人員多半受過較高層次的教育，他們更應(yīng)有思考的獨(dú)立性。如果沒有自我意識(shí)，何言“參與政務(wù)”?又何言“管理事務(wù)”?因此，作為一個(gè)文秘人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)并執(zhí)行其意圖。

(二)信息意識(shí)

當(dāng)今時(shí)代已進(jìn)入信息社會(huì)，信息在領(lǐng)導(dǎo)的工作中占有越來越重要的地位，文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手和“耳目”，工作離不開對(duì)信息的收集、加工、傳遞、反饋和調(diào)節(jié)。增強(qiáng)信息意識(shí)是文秘人員提高工作效率的重要保證。文秘人員每天接觸的各種公文、請(qǐng)示、報(bào)告等材料中含有大量信息，文秘人員應(yīng)在對(duì)這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍，把全面、準(zhǔn)確、對(duì)路的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)，輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策。

(三)超前意識(shí)

超前意識(shí)是文秘人員在領(lǐng)導(dǎo)決策之前的思維活動(dòng)和心理感受，它受文秘人員自身素質(zhì)、思維方式和對(duì)情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。文秘人員科學(xué)、準(zhǔn)確的超前意識(shí)，可以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮積極的推動(dòng)作用；反之，則有可能影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。而參與意識(shí)和效率觀念則是文秘人員樹立超前意識(shí)的前提。一是文秘人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，積極主動(dòng)地參與領(lǐng)導(dǎo)的工作，不僅僅滿足于為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，而且要時(shí)時(shí)意識(shí)到自己的工作是全局性活動(dòng)的一部分，從而克服“不在其位，不謀其政”的消極觀念；二是文秘人員要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念和效率觀念，事事走在領(lǐng)導(dǎo)面前，成為領(lǐng)導(dǎo)的馬前卒，這樣才能掌握最新信息，并據(jù)此對(duì)事物的發(fā)展做出正確的判斷、推理和科學(xué)的預(yù)測(cè)、合理的評(píng)估，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。正確的超前意識(shí)一旦為領(lǐng)導(dǎo)者所接受并轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，將在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮重要作用。

(四)創(chuàng)新意識(shí)

過去對(duì)文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)明顯重視不夠，只承擔(dān)大量的收文、發(fā)文任務(wù)，對(duì)報(bào)告、請(qǐng)示不提處理的初步意見。一方面，文秘人員無形中變成了領(lǐng)導(dǎo)的通訊員、傳真機(jī)和翻譯員，自然起不到“參與政務(wù)”作用，影響了工作的積極性；另一方面，領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親，陷入煩瑣的事務(wù)性工作中，影響了對(duì)全局工作的準(zhǔn)確把握。在新形勢(shì)下，要發(fā)揮文秘人員的創(chuàng)造性，就要發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，大膽地讓他們出點(diǎn)子、想辦法，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一些具體工作，做領(lǐng)導(dǎo)名副其實(shí)的參謀和助手。

(五)競(jìng)爭意識(shí)

目前，文秘人員的文化層次呈上升趨勢(shì)，高學(xué)歷者越來越多，這固然是一個(gè)優(yōu)勢(shì)，但高學(xué)歷并不一定就有高水平，高學(xué)歷者還必須埋下頭、扎下根在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)鍛煉，使理論和實(shí)際相結(jié)合，以便增強(qiáng)競(jìng)爭力。有的文秘雖然工作時(shí)間較長、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富，但知識(shí)老化，必須繼續(xù)學(xué)習(xí)新的知識(shí)，以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展和競(jìng)爭的需要。所以，文秘人員無論文化層次高低、經(jīng)驗(yàn)豐富與否，都要具備競(jìng)爭意識(shí)，只有在競(jìng)爭中，才能加快工作節(jié)奏，提高工作效率。

(六)責(zé)任意識(shí)

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文秘人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，文秘人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù)，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高文秘工作的質(zhì)量和水平。

二、當(dāng)代文秘工作必須遵循的幾大原則

(一)尊重而不迎合

尊重領(lǐng)導(dǎo)是文秘人員應(yīng)有的品德。怎樣尊重，要有個(gè)“度”。尊重領(lǐng)導(dǎo)的根本，一是維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，從內(nèi)心里敬重領(lǐng)導(dǎo)；二是給領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)臺(tái)，盡力協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作。在為若干領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)中，要從維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)結(jié)和威信出發(fā)，一視同仁，不能看人行事，厚此薄彼。不能在這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)面前說那個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的短處，更不能把某些領(lǐng)導(dǎo)的缺點(diǎn)散布到群眾中去。也不能把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)庸俗到溜須拍馬、巴結(jié)討好的程度。

(二)服從而不盲從

文秘工作和領(lǐng)導(dǎo)工作在目標(biāo)上是一致的。所以，文秘對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指揮必須服從。文秘的每一個(gè)行動(dòng)必須與領(lǐng)導(dǎo)合拍，為領(lǐng)導(dǎo)決策的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效地服務(wù)。要做到服從而不盲從，一是要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)、忠實(shí)體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖；二是要恰如其分地為領(lǐng)導(dǎo)拾遺補(bǔ)缺。但要注意，服從不是人身的依附，不是唯唯諾諾地趨附。

(三)參與而不干預(yù)

文秘參與決策，必須在自己的職權(quán)范圍內(nèi)、在領(lǐng)導(dǎo)授予的權(quán)限內(nèi)決定和辦理事項(xiàng)，提出建議或方案。即使所提的建議或方案被采納，文秘也不能認(rèn)為這是在決策，更不能產(chǎn)生這是與領(lǐng)導(dǎo)共同決策的錯(cuò)覺。這種錯(cuò)誤思維會(huì)使自己錯(cuò)位，甚至干預(yù)、干擾領(lǐng)導(dǎo)的決策。也不能以文秘工作的主動(dòng)性和超前性為借口，把超前的服務(wù)當(dāng)成超前的決策，而只能看作是領(lǐng)導(dǎo)決策前的服務(wù)。

三、文秘工作的幾種心理障礙與調(diào)適

文秘人員由于工作的繁雜性、地位的附屬性，很容易產(chǎn)生厭煩或消極情緒。為了有效地工作和正常地生活，文秘人員要善于調(diào)適自己的心理，保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)。

(一)嫉妒

嫉妒是一種意欲破壞他人名譽(yù)而心懷怨恨的不良心理。嫉妒的對(duì)象多是與自己年齡、文化、能力和地位等條件相似，而在某些方面卻優(yōu)于自己的人。人總是有一種要求得到成功的愿意，有一種超過別人的沖動(dòng)。當(dāng)一個(gè)人被消極情緒所左右，便可能產(chǎn)生嫉妒心。作為文秘，就要有寬闊的胸懷，參加多種活動(dòng)，豐富自己生活，勇于自我反省，不斷找出差距，不斷增強(qiáng)自我認(rèn)識(shí)，隨時(shí)回顧自己的言行，才能在不斷反思中增長智慧和才干。

(二)孤僻

孤僻可能是由于性格使然，也可能是自身人為造成的。孤僻的性格不僅嚴(yán)重影響了人際交往活動(dòng)的開展，而且作為一名文秘是與自身工作的要求大相徑庭的。這種心理障礙，會(huì)給文秘工作造成很大的負(fù)面影響，如交流不便、信息不暢、工作局面難以打開等。作為文秘，就必須消除自命清高的心理，要學(xué)會(huì)寬容，不斤斤計(jì)較個(gè)人得失，對(duì)待那些比自己有才能的人應(yīng)該取人之長，補(bǔ)己之短，絕不能心胸狹窄、故意刁難。

(三)壓抑

文秘工作繁重、瑣碎、辛苦，長時(shí)間的工作勢(shì)必給文秘造成了一定的壓力，形成壓抑心理，導(dǎo)致情緒低落、行動(dòng)遲緩、態(tài)度冷淡。作為文秘，要有無私奉獻(xiàn)的精神，要充分認(rèn)識(shí)文秘活動(dòng)的屬性和特征。在工作中只求奉獻(xiàn)，不計(jì)名利地位，甘為無名英雄，要有一個(gè)平和的心態(tài)和常有的滿足感，才能消除壓抑的心理。

(四)依賴

依賴心理是一種完全依靠他人而不能自主和自立的不良心理，即“要我做”，而不是“我要做”。這種不良心理往往使人不思進(jìn)取，更談不上創(chuàng)造，因而工作無生機(jī)，也無成績。作為文秘，就要正確認(rèn)識(shí)文秘工作的性質(zhì)，認(rèn)清自己的角色位置，擺正領(lǐng)導(dǎo)者、文秘和文秘工作的關(guān)系；要正確認(rèn)識(shí)文秘工作的被動(dòng)性，擺正被動(dòng)與主動(dòng)的關(guān)系，充分發(fā)揮它的主動(dòng)性與創(chuàng)造性；要有強(qiáng)烈的工作熱情，只有以飽滿的熱情投入工作，才能給人以成就感，才能給精神帶來極大的愉快。

四、如何做好文秘工作

(一)要具有大局意識(shí)

文秘是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，所以往往考慮問題不能從自身出發(fā)，而要有縱覽全局的大局意識(shí)。只有學(xué)會(huì)從集體的角度出發(fā)看問題，才會(huì)避免帶著個(gè)人主觀情緒去看問題和處理事情，才能做到客觀、冷靜，正確貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示精神。

(二)要有縝密的邏輯思維

文秘工作事多而繁雜，如何在繁雜的工作任務(wù)和接踵而至的事情中從容應(yīng)對(duì)，這就需要平時(shí)養(yǎng)成的良好習(xí)慣。如列出每日工作日志，根據(jù)事情的輕重緩急逐一解決；對(duì)各類文件資料和存放在電腦內(nèi)的資料進(jìn)行分類存放，便于及時(shí)查找和借鑒等等。

(三)要有敏銳的先覺意識(shí)

文秘工作如涉及外聯(lián)、組織活動(dòng)等情況，必須考慮到各種情況的發(fā)生，及時(shí)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備l丁作，避免工作中出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致工作被動(dòng)。如外出會(huì)見客戶，需要為領(lǐng)導(dǎo)備齊相關(guān)介紹資料；組織活動(dòng)要考慮好天氣、場(chǎng)地、布置等一系列的問題。

(四)要注重細(xì)節(jié)

文秘工作雖說干的都是些瑣碎小事，但是每一項(xiàng)工作都可能涉及許多人的切身利益．一旦出錯(cuò)，勢(shì)必給單位造成損失和不利影響。有道是：一人疏忽百人忙。說的就是沒有注重細(xì)節(jié)帶來的嚴(yán)重后果。一般事先多想，做時(shí)多看，就能減少或避免錯(cuò)誤的發(fā)生。

總之，作為一名文秘工作者，除了要具備良好的職業(yè)道德外，更要不斷提高自己的觀察力和實(shí)踐能力，不斷提升自己的綜合素質(zhì)，在工作中與同事建立融洽的協(xié)作關(guān)系，增強(qiáng)同事對(duì)自己的信任感和認(rèn)同感，埋頭苦干，任勞任怨，耐住寂寞，把精力用在想事干事上，通過默默無聞的工作，實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，就一定能成為一名合格的文秘工作者，贏得社會(huì)的尊重。

責(zé)任編輯：李華