關于示范性中等職業學校后勤檔案管理的思考與實踐

　　摘 要： 后勤檔案是示范性中等職業學校檔案的重要組成部分，做好后勤檔案管理工作對推動示范性中等職業學校可持續發展具有十分重要的意義。示范性中等職業學校后勤檔案管理的現狀仍不容樂觀，加強示范性中等職業學校后勤檔案管理仍需不斷思考與實踐。
　　關鍵詞： 示范性中等職業學校 后勤檔案管理 加強措施
　　隨著教育事業的發展，越來越多的中職學校被評為示范性中等職業學校，我校被評為廣西示范性中等職業學校之一。隨著規模的不斷擴大，學校的示范引領作用越來越明顯，學校檔案也越來越顯現出它的重要性。示范性中等職業學校后勤檔案建設水平的提高對教學、科研及師生生活乃至學校教育事業的發展都有著重要的促進作用。因此思考和探討示范性中等職業學校的后勤檔案管理，不論從理論層面還是實踐層面，都具有深遠意義。
　　1.示范性中等職業學校后勤檔案的內容及范圍
　　根據示范性中等職業學校評估和建設的要求及我校后勤檔案管理的實際，在我校的后勤檔案管理實踐中，我們把學校后勤檔案的內容及范圍基本定為以下幾類。
　　1.1文件類檔案。它包括上級主管部門下發的政策條例文件；上級領導對機構設置、人員配備及任免、土地規劃使用、基本建設、經費劃撥、固定資產投資配備使用、水電建設要求及收費標準等方面的指示、批示、規定等文件；后勤部門向上級呈報的請示、報告、報表，等等。
　　1.2行政文書類檔案。它是指后勤部門在日常管理中形成的文書材料，如各類工作計劃、年度總結、職工年度考核、后勤管理規章制度、崗位職責、會議記錄等。這些都是學校歷史的真實記錄。通過檔案可以了解學校在示范性項目建設中的決策和管理、實施情況、財務狀況等。
　　1.3基建類檔案。后勤工作包括校舍、食堂和運動場所的維修改造和建設等基建工程，以及給排水、電纜安裝、食堂鍋爐安裝等工程，這些基建工程在實拖過程中會產生一些文件資料，如招標文件、圖紙、投標文件、招標會議記錄、合同、工程圖紙、設備設施技術裝配圖、說明書、規劃圖、校園版圖、規劃建設圖、地下管網圖、供電系統電網圖、地圖、測繪圖、技術檢測數據、各類機械和設施大修改造記錄等。
　　1.4設備類檔案。設備檔案是后勤設備在購買和運行過程中形成的檔案，包括合同、協議、驗收報告、操作規程、全套技術資料及設備運行過程中形成的使用情況記錄、維修保養記錄等。后勤處擁有很多重要設備，如配電設備、食堂的鍋爐等，這部分檔案資料一旦流失，就有可能出現違規操作、保養不當等問題。當設備出現故障時，如對購買的時間、保質期、廠家的聯系方式、維修記錄等不了解，就不能很快和商家或廠家取得聯系并及時維修，延誤維修時間，就可能對教學、科研、學生生活造成影響，因此一定要將這部分檔案收集齊全，歸檔，以備查找，使其更好地發揮作用。
　　1.5房地產業務類檔案。學校房產檔案包括學校各類房地產的綜合情況。如相關的國家政策法規和學校房地產管理規定、房產面積資料、房源使用情況、教師住房分配情況、房屋產權登記資料、出租房管理等檔案，這些檔案為學校房地產管理提供了相關依據。
　　1.6賬表類檔案。包括后勤年度開支計劃、報表、付款計劃表、賬表等。
　　2.后勤檔案在示范性中等職業學校管理中的作用
　　2.1.對推動示范性中等職業學校可持續發展具有十分重要的意義。后勤檔案真實記錄著示范性中等職業學校后勤工作、活動的全過程，因此后勤檔案信息不僅能提供記錄，見證學校的發展，而且能為管理者提供正確決策、科學管理的依據，有利于指導各項工作的順利開展，提高工作質量，增強工作效率，對深入開展后勤工作具有重要的參考價值，為決策者起到參謀和助手的作用，使后勤管理服務水平不斷提高，逐步向科學化管理邁進。如基建檔案，它是記載學校建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄，基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料。由于示范性中等職業學校基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是示范性中等職業學校工程建設的真實記錄，又是整個示范性中等職業學校檔案的重要組成部分；它既為示范性中等職業學校的建設、維修、管理、改擴建服務，又為示范性中等職業學校的經濟建設和教育事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動示范性中等職業學校可持續發展具有十分重要的意義。
　　2.2為示范性中等職業學校規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據。后勤檔案是學校設備、設施管理和維修的重要依據，它能使后勤部門在日常工作中揚長避短、提高工作效率。比如一些埋藏在地下的管道、電纜，從表面看不見它的內部結構和位置，如果沒有技術檔案及施工圖紙，要進行維護、維修是十分困難的，出現故障時不知道具體位置，就只能憑知情人的印象來估測位置并挖地三尺查找問題管道、電纜，這樣既費力、費財、費時，又有一定的危險性，同時影響教學工作及師生的正常生活，影響校園環境的美觀，對開展工作極為不利。缺少后勤檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了學校建設的變化和發展，為學校規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，而且對學校發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；它不僅服務于今天，而且有利于未來，所以越來越受到示范性中等職業學校管理者的重視。
　　2.3后勤檔案是示范性中等職業學校一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，是學校的寶貴財富。我校始建于1931年，是一所擁有80多年歷史的老牌中職學校。近年來，隨著學校總體規劃的逐步進行，我校的基本建設接連不斷，需要辦理和查閱許多相關資料。隨著示范性中等職業學校檔案管理越來越規范，后勤部門的檔案管理意識也應該逐漸增強。
　　3.示范性中等職業學校后勤檔案管理的現狀思考
　　3.1檔案意識淡薄，資料收集不全。由于中職學校后勤隊伍流動性大，人員不穩定，檔案資料管理工作容易脫節，檔案資料流向不清，檔案管理職責沒有落實到具體人員。
　　我校歷史悠久，部分房屋的建設時間可以追溯到上世紀50年代，歷史原因導致房屋的基建檔案不完善，資料缺乏，因此基建檔案管理具有先天不足的特點。此外，以前后勤管理部門缺乏后勤檔案管理人員。部分項目實施后檔案未能及時進行歸類整理、存檔，導致建設資料不齊全或不完整。因此，在項目的改擴建和建筑維護維修過程中，要查找工程建設的原狀圖和相關資料，顯得非常困難。
　　3.2缺乏系統的后勤檔案歸檔流程。后勤部門檔案制度不明確，缺乏系統的檔案規整流程，沒有明確的目標，缺乏統一的歸口管理。在工作中，經常出現后勤管理干事憑經驗進行資料保存的情
　　況。沒有系統性，缺乏統一編制要求和歸檔程序，導致資料查找相當費力。
　　3.3后勤檔案資料記錄不詳細。由于處室部門調整，人員變動，后勤在維修改造及裝修過程中，使房屋使用功能，乃至在不影響使用安全的情況下部分結構發生變化，經過多次維修改造后，房屋的原貌發生了很大變化，維修檔案卻沒有及時歸檔，時間久遠后，校內房屋的構造、管線走向等沒有詳盡的現狀記錄，已存有的檔案資料缺乏可靠性價值。
　　3.4后勤檔案管理人員缺乏專業技術，因此對檔案管理業務不熟悉，專業水平不高。
　　4.加強示范性中等職業學校后勤檔案管理工作的措施
　　4.1用規范化、標準化來要求后勤檔案管理工作。一套完整、準確、系統的后勤檔案，必須調動相關參與建設人員的積極性，讓其一起進行后勤檔案資料收集。為確保學校在示范性中等職業學校建設過程中各類改、擴建工程檔案齊全、完整、系統，我們收集從建設項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，把檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系，同步進行。同時根據后勤文件材料的形成規律，對文件材料的內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能，并將完整的檔案按規定移交學校綜合檔案室。
　　4.2配置專業的后勤檔案管理人員。后勤檔案的管理人員，既要懂后勤各類工作的專業知識，熟悉并參與各類建設項目從籌劃到施工竣工等各個環節的工作，以全面準確地完成檔案的搜集、整理工作，又要懂檔案管理知識，完成后勤檔案進行分類歸檔流程。隨著國家相關建設項目檔案管理法規的出臺，示范性中等職業學校后勤檔案管理也逐步走向規范，因此，檔案管理員必須與時俱進，及時熟悉后勤檔案管理的各種法律法規，才能滿足現行檔案管理的工作要求。
　　4.3抓住重要環節進行管理。對后勤檔案的管理并非眉毛胡子一把抓，而是要抓住重要環節進行管理，同時不能忽視其他次要方面的檔案管理。比如基建檔案管理工作涉及建設工程項目決策階段、實施階段和使用階段三個階段，其中決策階段和實施階段屬于新建項目的檔案資料管理范疇，也是基建檔案管理工作的重點。在房屋使用過程中，經常使用和查閱的檔案資料主要是房屋施工的技術資料，因此，對建設項目的施工過程檔案資料收集、整理應作為檔案管理工作的重點中的重點。在整理施工檔案的過程中，從分部分項工程開始收集整理工程技術文件資料并歸檔，特別要注意基礎、結構工程和隱蔽工程的資料收集整理，盡可能地通過資料、圖像、聲像資料等形式將整個施工過程按時間順序進行記載，再現施工過程的技術歷史。在使用階段主要是工程維修、改造項目的檔案資料管理工作。建設項目交付使用后，應建立起相應的管理日志，保存大修、改擴建等過程的施工記錄。管理員往往只重視土建改造的檔案管理工作，忽視其他方面的檔案管理。
　　4.4完善檔案管理及交接制度。根據我校的實際情況，我們建立了學校檔案管理制度，明確了后勤檔案管理的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，后勤檔案的移交與整理、保存的要求，明確后勤檔案管理員的職責等內容，使后勤檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。
　　4.5加強后勤檔案的電子化水平。計算機應用技術的發展，推動了學校后勤檔案管理的進步，圖紙實現了電子繪圖，使檔案工作從手工操作走向現代化管理，大大提高了工作效率。利用現代化設備建立檔案工作網絡，通過計算機對文件、檔案、音像資料等信息進行文檔一體化管理，為后勤檔案管理的電子化、現代化提供了便利。對于學校示范性新建項目的檔案管理，我們充分利用計算機技術，加強電子檔案的收集和整理；對于一些年代久遠的后期資料，我們通過電子掃描的方式將其形成的電子文件保存下來，從而將無電子版本的存檔文件制作成電子檔案資料保存，提高后期檔案管理工作歸檔的電子化率。
　　示范性中等職業學校后勤工作任務重、瑣事多，因而完善的后勤檔案管理就顯得更加重要。近幾年來，我們在學校的后勤檔案管理工作中不斷思考與實踐，不斷完善后勤檔案管理的方法和手段，給后勤管理工作帶來極大的方便，成為學校示范性工作的信息支持和保障。
　　參考文獻：
　　［1］趙英芳.在中等專業學校評估中看學校檔案的作用［J］.蘭臺內外，1999，（02）.
　　［2］劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探［J］衛生職業教育，2005，（17）.
　　［3］韓杰.淺談電子文件和電子檔案管理的幾個問題［J］.安陽師范學院學報，2003，（6