如何加強醫院檔案管理工作

醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的檔案，是醫院的寶貴財富。醫院檔案記載著這個醫院發展史上的優秀成果，對研究本醫院的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短、制定發展方向的好教材。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理工作，更好地為醫療衛生改革和醫院事業發展服務，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。

下面，筆者就如何提高醫院檔案管理談談自己的看法。

一、加強學習，增強意識

醫院要加強檔案法規的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提。醫院要把檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展；醫院要重視檔案宣傳工作，使醫院員工都能充分認識到檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。由于醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往會產生檔案管理可有可無的認識。另外，受人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。因此，只有提高各級干部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。

二、重視檔案的利用

檔案管理的最終目的就是對檔案加以利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，檔案管理人員還應積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，檔案管理人員還要加強對檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

三、健全制度，加強培訓，提高檔案管理人員素質

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，只有建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，才能使檔案管理與醫療業務同步考核、同步發展。

檔案管理人員的素質直接影響檔案管理水平，醫院要充實檔案管理人員隊伍，并將對他們的培養納入醫院人才培養計劃，從而全面提高他們的素質。檔案管理人員通過參加專業培訓、繼續教育、進修學習，不斷提高自身的業務水平，不斷總結探索檔案管理工作，從而推動檔案管理水平的提高。

四、開發檔案資源，實現檔案的現代化管理

檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的。深層次、多渠道地開發檔案信息資源，可以提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，醫院可以利用檔案創造良好的社會和經濟效益，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設。

為實現檔案現代化管理，醫院要從以下幾方面入手。一是要加強檔案的保管工作，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施。二是要充分利用電子計算機在管理檔案信息上的收集、傳遞、開發利用功能。通過計算機管理，醫院可以將檔案內容按黨群工作、行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、儀器設備、財會等項目分門別類地輸入計算機，使其具有檢索快捷、方便、高效等優點。這既是人類勞動能力的提高，更是工作質量的飛躍。檔案信息在現代化設備中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。三是要配備整套檔案掃描系統，改變單純由人工錄入資料的落后做法，提高檔案管理的質量和效率，注重對現代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的信息，豐富自己的檔案管理經驗，從而使醫院檔案管理更加現代化、規范化。

醫院做好檔案管理工作，一方面有利于醫院領導及時了解醫院整體經營狀況，適時調整管理策略，并為決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定醫院經營成果，為醫院與各方進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，只有做好醫院檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇于探索和嘗試新的檔案管理手段，才能全面、真實地反映醫院整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同醫院經營管理的有機結合，決定了醫院資源配置的取向和模式，決定著醫院的經營版圖和未來發展，這對于實現醫院經營戰略、不斷提高管理效率具有深遠影響。因此，做好檔案管理工作對于促進醫院的全面發展、不斷提升醫院在市場經濟中的競爭力，具有重要意義。

（作者單位：煙臺市北海醫院）