血站檔案管理現狀與思考

[摘要] 目的 了解目前血站檔案管理現狀，反映存在的問題，提升血站檔案管理水平。 方法 通過對12家血站檔案管理現狀的調查，提煉分析存在的問題，提出對策與思考。 結果 存在的問題有：檔案工作與血站整體發展不相適應；重管輕用，檔案信息資源開發利用率不高；人員培訓少，高素質檔案管理專業人才緊缺；檔案管理信息化進程緩慢，缺乏統一規范的行業管理標準；歸檔整理模式和文件處置存在弊端，對非紙質檔案重視不夠。 結論 爭取領導的重視和支持，實現檔案工作與血站同步發展；注重檔案信息資源開發利用，服務于血站中心工作；加快人才的培養和引進，不斷提升檔案人員的業務素質；加快血站檔案管理信息化建設，建立全文數據庫；以ISO9000質量管理體系為框架建立血站檔案管理體系；規范檔案管理程序和范圍，妥善處置不歸檔文件材料。

[關鍵詞] 血站檔案管理；現狀；思考

[中圖分類號] R197.2 [文獻標識碼] C [文章編號] 2095-0616（2012）24-179-03

血站檔案是指在采供血工作和管理中所形成的具有保存價值的以文字、圖像等形式為載體的原始資料。不僅包括采供血業務檔案，還包括文書、基建、設備以及科研等各種檔案，是留備查考的歷史記錄，具有原始憑證作用。對研究和借鑒血站發展史經驗，總結血站學術、技術進步和推動輸血醫學發展都具有重要的參考價值。隨著我國法律法規的不斷完善和公民法律意識和自我保護意識的增強，使加強血站檔案管理工作水平顯得更加重要和緊迫。下面筆者根據對12家血站調查情況，就當前血站檔案管理的現狀及存在問題的思考作進一步初步探討。

1 現狀與存在的問題

1.1 檔案工作與血站整體發展不相適應

調查的12家血站基本可以分為3類，即省級達標、市級達標和尚未達標。其中，5家達到省級檔案目標管理標準，且檔案庫房面積在70～200 m2之間，均為2000年后投入使用；4家達到市級檔案目標管理標準，檔案庫房面積在40～50 m2之間，均為1998年之前投入使用；其余3家無達標，檔案庫房面積小于40 m2，1家2000年后投入使用，2家1998年之前投入使用。由于受到條件限制，5家檔案庫房面積已不能滿足現在或未來5年工作需要。多數血站雖然在檔案管理達標過程中均建立了檔案管理網絡、檔案管理小組等完善的檔案管理組織機構和相關制度，但由于部分血站領導和業務人員對檔案管理工作的重要性認識不夠，檔案員隊伍不穩定等因素綜合影響下，使得設立的管理組織機構和制定的規章制度執行力和約束力不足，更新完善滯后。在血站管理不斷向現代化、信息化發展的進程中，對檔案的信息化建設的思考和研究較少，檔案工作與血站整體發展不相適應。

1.2 重管輕用，檔案信息資源開發利用率不高

調查的12家血站中，普遍存在檔案管理者滿足于檔案收集、管理，針對檔案信息資源的編研、統計分析等二次或三次開發利用率偏低。編研成果也多為“大事記”“組織機構沿革”等查考性材料，編研選題范圍較小，形式過于單一，對采供血業務工作中具有參考與指導作用的編研成果還不夠多。許多珍貴的血站檔案材料和業務檔案處于“沉睡”狀態，利用率不高，價值體現不足。

1.3 培訓少，高素質檔案管理專業人才緊缺

從12家血站檔案工作人員基本情況統計看，綜合檔案員12人，其中專職僅2名，占17%，近5年參加檔案部門培訓2次以下者5名，占42%，各業務部門的檔案管理員全部為兼職人員。因兼職過多，年齡組合偏高，培訓機會少，使得血站檔案管理隊伍專業知識缺乏、整體素質偏低，檔案工作處于被動應付狀態，制約了血站檔案管理工作的專業化和現代化。

1.4 檔案管理信息化進程緩慢，缺乏統一規范的行業管理標準

調查表明，血站檔案管理信息化建設進程緩慢，尚未被真正擺上議事日程，目前12家血站雖都已應用計算機輔助管理檔案，并擁有檔案管理軟件，但功能只局限于目錄檢索，沒有建立全文數據庫。調查中，只有1家省級血液中心及2家地市級中心血站表示正積極申請財政資金，考慮通過掃描、縮微等手段對檔案資源進行全文數字化存儲，建立檔案全文數據庫，逐步實現血站檔案管理信息化。但血站檔案管理信息化建設是一項周期長、難度大的系統工程，血站將面臨工作任務面廣、量大，資金投入大，專業技術人才緊缺等困難。

此外，由于血站系統尚沒有統一規范的行業檔案管理標準，各地血站各有各的檔案管理體制和模式，目前使用的檔案管理軟件五花八門，標準不統一，管理不一致，這在很大程度上阻礙了統一的血站檔案管理信息系統的研發。12家血站的檔案管理者都迫切需要建立統一的采供血機構檔案分類規則和行業標準等。

1.5 歸檔整理模式和文件處置存在弊端，對非紙質檔案重視不夠

目前，血站系統檔案歸檔整理模式存在弊端，一是不少檔案資料特別是質量記錄表單和文書往往年末一次性清理上交，集中交檔，這直接導致了綜合檔案員年終工作量和工作強度成倍增加，使得分類立卷工作質量下降，容易出現工作失誤；二是多數血站偏重于紙質業務檔案的管理，對電子檔案、計算機軟磁盤、光盤、軟件、照片等非紙質檔案的管理還需進一步加強和規范；三是對于不歸檔文件材料， 如重份文件、未成文的草稿、統計草表等， 往往被忽視而沒有納入檔案管理范疇， 易因保管、使用和處置不當而造成丟失[1]。

2 對策與思考

2.1 爭取領導的重視和支持，實現檔案工作與血站同步發展

不斷優化血站檔案管理工作的外部發展環境，加大檔案管理工作重要性和作用的宣傳力度，爭取領導的重視和支持。將檔案管理制度和相關知識培訓列入血站年度培訓計劃，不斷提高全員檔案意識，加強檔案管理各項制度的執行力和約束力，實現檔案管理工作與血站的其他工作同步規劃，同步發展。

2.2 注重檔案信息資源開發利用，服務于血站中心工作

要想充分發揮血站檔案的潛在作用，使其服務于血站中心工作，就必須進一步注重檔案信息資源的開發利用，積極開展深層次的檔案編研工作。有條件的省級血液中心可以成立專門的編研機構，配備編研人員，加強編研工作的制度建設，為編研工作的開展創造必備條件[2]。血站檔案工作者應該更新觀念，從“閉館鎖庫”“ 重藏輕用”轉向“管用結合”，既要制定好編研規劃，又要適時調整編研選題， 拓展服務領域。在編研過程中要充分與業務人員進行交流探討，共同完成對檔案材料的深層次加工編研[2]。血站的編研工作要緊緊圍繞血站的工作需要，為領導的工作決策和無償獻血事業的發展，提供間接或直接的重要信息。編研選題上應圍繞反映血站中心工作和主要業務活動來開展，使編研工作具有顯著的血站特色和專業特色，確保編研材料能最大限度地滿足血站的實際工作需要。

2.3 加快人才的培養和引進，不斷提升檔案人員的業務素質

要實現血站檔案管理工作的專業化和現代化，關鍵在于加快人才隊伍的培養和引進。（1）血站領導應重視檔案管理人員的配備和培養，將檔案管理知識培訓列入每年的繼續教育項目，有計劃地開展單位內部和行業內部檔案專業培訓工作，讓血站檔案人員系統地、全面地學習檔案專業知識、了解檔案事業發展新狀況。（2）隨著血站信息化建設步伐的加快，血站電子檔案材料已開始成為當前檔案較普遍的載體形式。因此，血站檔案人員不僅要自覺加強對檔案專業知識和采供血專業知識的學習，還要努力使自己成為具備既懂電子檔案管理又懂信息技術、知識結構合理的復合型、高素質檔案管理人才，不斷提高血站系統檔案信息化建設水平。

2.4 加快血站檔案管理信息化建設，建立全文數據庫

針對目前血站系統檔案管理信息化建設滯后的現狀，應分步實施，有重點的抓好全文數據庫建設：（1）應盡快出臺全省或全國統一的采供血機構檔案分類規則和行業標準等制度，統一血站檔案管理模式和標準，實現檔案管理一體化，為信息化建設做好鋪墊。（2）各地血站要按照規劃，舍得投入，配置計算機，添置縮微設備和掃描儀、打印機、復印機等現代辦公設備，在現有血站管理信息系統中增加記錄管理和檔案管理功能模塊，在兩個模塊之間增加一個“電子歸檔”的過渡程序，以實現記錄管理與檔案管理之間的銜接，方便記錄的過程管理和立卷歸檔。（3）在遵守國家、行業各類法律法規和標準的前提下，從實際出發，確定數字化的范圍，分清輕重緩急，優先對重要的、專業性強的、利用頻率高的業務檔案原件，通過掃描、縮微等手段進行數字化，“數字圖像”進入到血站管理信息系統，建立全文數據庫，實現檔案圖文信息的全文檢索[3]。（4）加強信息安全防護，實行數據備份第三方保管。

2.5 以ISO9000質量管理體系為框架建立血站檔案管理體系

血站建立檔案管理體系可以以ISO9000為框架和標準，將檔案管理體系文件全面納入血站質量管理系統工作，通過定期內審和管理評審，使血站檔案管理水平不斷持續改進。在建立

和實施質量體系時，做到法定代表人為第一責任人，建立及實施血站記錄（檔案）管理程序，成立專門小組編寫制訂記錄存檔過程管理文件；將血站檔案管理納入崗位責任制，并定期對其落實情況進行監督考核，加大培訓力度，充分調動檔案工作人員積極性；加強對檔案管理中過程、程序、資源配置和員工嚴格執行記錄標準等狀況的監督評估，發現不合格項及時糾正并做好效果驗證，持續改進血站檔案管理水平[4]。

2.6 規范檔案管理程序和范圍，妥善處置不歸檔文件材料

一是要改變以往重視年終整理歸檔而忽視平時材料形成過程的狀況，擴大檔案管理的覆蓋面，加強基礎性工作，將檔案材料形成的各個環節納入管理范圍[5-6]；二是在不影響業務工作的前提下，盡量縮短各科室從檔案材料形成到移交歸檔的時間，以減少或避免歸檔前因分散保管而造成的毀損、丟失等，保證檔案的完整性； 三是加強對不歸檔材料的管理，不歸檔不等于不管理。要責成、監督各科室兼職檔案人員嚴格管理、妥善處理和及時銷毀不歸檔材料，避免丟失、泄密[1]。

[參考文獻]

[1] 時莉.試論血站檔案管理存在的問題與對策[J].中國輸血雜志，2004，17（2）：122-123.

[2] 郭亦牧.血站檔案編研工作的幾點思考[J].蘭臺世界，2010，S2：116-117.

[3] 朱紅娟.淺析血站檔案管理信息化建設[J].檔案管理，2010（5）：70-71.

[4] 朱紅娟.安陽市中心血站檔案管理現狀與創新[J].安陽工學院學報，2010，9（1）：65-66.

[5] 李青.血站檔案管理的現狀與創新[J].中國社會醫學雜志，2007，24（1）：27-28.

[6] 潘元旭.血站聲像檔案管理開發利用探討[J].現代血站，2004，4（6）：25-26.