淺論檔案信息化管理

一 電子檔案的定義

電子檔案是由數字電子計算機處理的檔案，是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。

二 檔案信息化管理的現實意義

1．提高整個部門的工作效率

實施檔案管理信息化后，部門管理人員從繁重的手工勞動中解放出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

2．有效地提供服務

檔案管理的信息化，科技人員可在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內部的信息中心。

三 推進檔案信息化管理的策略

1．建立規范體系

檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，檔案的整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。檔案信息化建設必須做到統籌規劃、統一標準、統一部署、避免出現“自成體系、各自為戰”的情況，要按統一的技術標準實施。

2．完善安全制度

檔案信息化建設的最終落實都要靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。

3．規范管理，注重實效

建立檔案信息化建設指導委員會，負責研究檔案信息化發展方向，組織制訂和修改檔案信息化方面的法規、規章與標準；負責監督和檢查檔案信息化建設的進程，實施政策引導；負責指導數字檔案信息資源的開放利用和安全管理。將信息化進程、計算機應用水平作為檔案館（室）目標工作考核、評比先進的條件，并逐年提高其在考核中的權重。檔案局加強對各單位檔案信息化建設的行政監督和宏觀指導。制定相應的規范性文件和標準，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、安全，嚴防違反檔案法律法規行為。及時總結推廣經驗，促進檔案信息化建設規范穩步開展。

4．電子檔案的有效、實用

目前，雖然許多單位、部門的信息化進程在逐步推進，但往往忽視了檔案信息化后的實用性。我們推進檔案管理信息化，是為了更好地提供檔案服務，而一些單位的電子檔案修改機制尚不完善，一些檔案被修改后（如聲音的清晰化處理、圖像的清晰化處理、文字錄入錯誤糾正），只保留修改后的檔案，而將原始數據進行了刪除，降低了電子檔案的留存價值，甚至對部分檔案來說已喪失全部價值。還有一些單位，為了所謂的加快信息化進程，擅自不按標準操作，將存儲掃描的清晰度降低，從而加快掃描速度、減少存儲空間，致使所存檔案不清晰或信息缺失，不能達到實際使用的要求，多數檔案仍需實地查詢入庫的紙質資料。為了提高電子檔案的實用性，我們不僅需要一套完整的管理制度進行保障，還要從計算機技術上加以規范和限制，如管理軟件對操作者的權限限制，軟件中對于存儲圖像分辨率的強制要求，通過使用計算機的簽署技術、身份驗證技術等，實現對管理者的操作行為進行記錄及約束。總之，需要我們通過各種行政及信息技術手段，盡可能地提高電子檔案的有效性及實用性。

5．人才儲備原則

由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務社會。

參考文獻

［1］韓立濤.淺論檔案信息化管理及推動檔案信息化建設［J］.大觀周刊，2011（23）

［2］李廷忠.淺論檔案信息化及檔案信息化建設［J］.黑龍江科技信息，2011（23）

〔責任編輯：龐遠燕〕