高職院校檔案管理與信息化建設(shè)探索

摘要：高職院校檔案管理對于促進(jìn)高職院校教育和管理具有極為重要的作用，是建設(shè)先進(jìn)性高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。為了使高職院校檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，必須加強(qiáng)高職院校檔案管理與信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案信息化；建設(shè)

【中圖分類號】 G648 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 B【文章編號】 1671-1297（2012）09-0281-01

高職院校檔案是指高職院校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對學(xué)校和社會具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。高職院校檔案管理工作是建設(shè)先進(jìn)性高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫照，是高職院校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高職院校教育教學(xué)質(zhì)量、人才培養(yǎng)水平和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。

檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求、開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。

一 高職院校檔案的重要性

1.高職院校檔案凝結(jié)了高職院校的良好校風(fēng)，是進(jìn)行德育教育的模范讀本。這些檔案所反映的內(nèi)容是長期辦學(xué)實(shí)踐中形成的，是大家共同遵守、自我約束、自覺追求的準(zhǔn)則。高職院校的檔案無論是教學(xué)檔案、科研檔案還是管理類檔案無不滲透著表現(xiàn)出各個(gè)學(xué)校的良好校風(fēng)。

2.高職院校檔案匯集了高職院校教學(xué)、科研的最新成果，是師生學(xué)習(xí)知識的鮮活教材。高職院校是知識傳播地，是教學(xué)和科研的主要陣地。廣大教學(xué)、科研人員在實(shí)踐中產(chǎn)生的教學(xué)研究成果，這些成果每年隨時(shí)進(jìn)入高職院校檔案之中，成為高職院校檔案管理中數(shù)量最大、內(nèi)容最豐富的門類。

3.高職院校檔案是促進(jìn)高職院校不斷發(fā)展的重要資源。檔案的服務(wù)功能是高職院校檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。完整的檔案資料在教學(xué)科研、黨政管理、文化建設(shè)及基本建設(shè)等方面發(fā)揮著重要的無可替代的作用。通過對學(xué)校檔案的查找和利用，可以清楚地看到學(xué)校的歷史發(fā)展情況，看到在各個(gè)時(shí)期所取得的成績和榮譽(yù)；同時(shí)，也可以從中發(fā)現(xiàn)不足，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更好地做好工作。

二 檔案信息化建設(shè)的必然性

隨著科技信息的日益全球化以及就業(yè)的壓力，高職院校在整個(gè)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占所占的地位日益提高。眾所周知，高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理及其他各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫照。也是衡量一所學(xué)校管理水平高低的因素有之一，其價(jià)值越來越被社會所認(rèn)同，其服務(wù)領(lǐng)域也由原來的高校內(nèi)部逐步擴(kuò)展到社會諸多領(lǐng)域。

1.高職院校檔案信息化建設(shè)是高校教育深化改革的需要。近年來，各高職院校不斷合并重組，深化教育教學(xué)改革，新的辦學(xué)模式不斷涌現(xiàn)，對檔案信息資源利用的速度和效率的需要越來越高。如果還沿襲傳統(tǒng)的檔案管理方式，勢必會滯后于高校工作的發(fā)展需要。

2.高職院校利用者利用的內(nèi)容拓寬了，要求也提高了。不僅僅是查閱大量的紙質(zhì)檔案文件，更要求檔案工作者提供各種形式的專題服務(wù)。例如畢業(yè)生選導(dǎo)師時(shí)，不僅要求要查詢所選導(dǎo)師的論文專著，還要求要查詢該導(dǎo)師參與的科研項(xiàng)目以及學(xué)術(shù)報(bào)告的視頻等。

3.傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)手段已跟不上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和電子政務(wù)普及。檔案人員要管好檔案，就要提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，可有效避免出現(xiàn)電子檔案文件管理的“時(shí)空黑洞”。

三 高職院校檔案信息化建設(shè)面臨的問題

由于高職院校絕大多數(shù)都是由過去的中等專業(yè)學(xué)校升格而成，大多數(shù)高職院校檔案室規(guī)模小，起步晚，投入少，技術(shù)設(shè)備落后。總體的信息資源建設(shè)狀況尚存在以下問題：

1.多數(shù)高職院校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息化建設(shè)的重要性、緊迫性，缺乏認(rèn)識。檔案管理工作停留在建檔、管檔上，沒把檔案信息作為一種資源來認(rèn)識和利用。導(dǎo)致其不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。再加上有關(guān)部門參與意識薄弱，在檔案資料的收集、利用等方面未能得到應(yīng)有的理解和支持。更提不上對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全面、深入的思考和研究。

2.開發(fā)和利用的方式和手段落后。當(dāng)前，許多高職院校已對本室檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，初步實(shí)現(xiàn)了在電子文件統(tǒng)一歸檔。但都未作為檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，而且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件和完善的管理制度，造成了這些寶貴資源的散失。由于當(dāng)前電子文件的保密、保真技術(shù)尚未成熟，檔案信息不能聯(lián)網(wǎng)。提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主，計(jì)算機(jī)操作為輔。不能實(shí)現(xiàn)檔案目錄網(wǎng)絡(luò)管理與檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理共享信息資源的要求。 如果檔案積累的時(shí)間比較長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這給檔案的查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。

3.高職院校中普遍存在專職檔案人員少的問題。檔案日常管理工作繁瑣，一個(gè)人要身兼數(shù)職，工作無法細(xì)分。高職院校檔案工作人員要么畢業(yè)于非檔案管理專業(yè)，多數(shù)是半路出家的，缺乏檔案管理基礎(chǔ)理論知識，要么檔案工作人員只有專業(yè)知識而缺乏相關(guān)的信息技術(shù)知識。檔案工作部門甚至成為接收富余人員的機(jī)構(gòu)，造成檔案工作人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，整個(gè)檔案隊(duì)伍素質(zhì)普遍偏低。再加上一些具有高級職稱的檔案管理者面臨退休，高職院校又缺乏對于檔案管理人員繼續(xù)教育的措施。 這都意味著檔案事業(yè)的發(fā)展不適應(yīng)信息社會發(fā)展的需求。

四 加強(qiáng)高職院校檔案管理工作及信息化建設(shè)的措施

1.明確管理責(zé)任、建立高職院校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制。高職院校領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)該認(rèn)識到檔案工作的重要性，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力度，將其納入學(xué)校整體發(fā)展的計(jì)劃中來，促進(jìn)檔案工作建設(shè)與學(xué)校其他工作協(xié)調(diào)發(fā)展，根據(jù)檔案工作的主要特點(diǎn)建立科學(xué)管理的層次體系和檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。完善檔案管理規(guī)章制度，依法治檔。高職院校應(yīng)按照教育部和國家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)要求，建立與學(xué)校辦學(xué)規(guī)模相對應(yīng)的、專門的檔案管理部門，統(tǒng)一、集中管理學(xué)校的各類檔案。

2.實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理電子化和文檔一體化。文檔一體化是實(shí)行檔案信息化建設(shè)的基本原則，是辦公自動(dòng)化對檔案管理提出的必然要求。計(jì)算機(jī)電子技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的硬件保障。現(xiàn)在已經(jīng)到了計(jì)算機(jī)普及的時(shí)代，高職院校都已開始使用計(jì)算機(jī)管理檔案，還沒有使用計(jì)算機(jī)管理檔案的高職院校，要?jiǎng)?chuàng)造條件，逐步到位，使檔案信息化工作與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展，以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

3.編制出適合高職院校改革和發(fā)展的檔案編研資料，以加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用。①建設(shè)數(shù)字化檔案室，首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案室中存儲的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案、錄音、錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲。②信息資源庫的建設(shè)。充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。③積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。④加強(qiáng)電子文件歸檔管理。

總之，高職院校檔案信息化建設(shè)不僅僅可以提高教育教學(xué)質(zhì)量及管理效率，還對維護(hù)學(xué)校權(quán)益等起著不可替代的作用。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程，需要檔案工作人員和相關(guān)部門共同努力。

參考文獻(xiàn)

[1] 李琳.高校檔案管理信息化建設(shè)策略研究[J].文教資料，2008（23），187

[2] 向澤紅.對高職院校檔案信息化建設(shè)的思考[J].廣東交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2007（3），120