高校外事接待工作研究

摘 要：高校外事接待工作應當在遵守各項法規制度的基礎上，規范有序、合理合情、靈活有效地開展，并充分體現出高校特色。高校外事接待工作的基本程序包括：前期準備階段、接待執行階段、總結與發展階段。要依據對等原則、尊重原則、靈活原則開展工作，還應特別注意做好溝通、禮儀禮節、口譯以及信息保存等方面的工作。高校外事接待工作是尋求學校國際合作與交流發展的重要方式。

關鍵詞：高校；外事接待工作

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2012）10-0076-02

當前，我國高等教育正在邁向新的發展階段。作為高等教育事業重要組成部分的高校外事工作也呈現出蓬勃發展的新態勢。外事接待工作是高校開展國際合作與交流的重要窗口，其意義和作用不可小視。高校外事接待工作應該在遵守各項法規制度的基礎上，規范有序、合理合情、靈活有效地開展，并充分體現出高校特色。高校外事接待工作是尋求學校國際合作交流、發展機會和拓寬渠道的重要方式。

一、高校外事接待工作的基本程序

根據高校機構設置的普遍特點以及高校自身的特色，一般而言，高校外事接待工作的基本程序如下。

（一）前期準備階段

1.上報審批。高校外事接待工作往往分為院系科研機構層面和學校層面。院系科研機構層面外事接待由各具體執行單位向校外事部門報告，申請辦理相關手續及獲得批準。校外事部門根據院系層面接待任務和學校層面接待任務的具體不同要求，向校領導、上級主管部門報告，履行各類手續，直至獲得批準。

2.聯絡溝通。確認來訪賓客的身份、職務、來訪內容、日程安排、文本資料等信息，給予對方必要的入境手續支持，了解來訪賓客的特別要求，確定接待規格、接待形式和日程表，并及時告知對方。在充分交流協商后，進行必要的修改。

3.校內統籌。若接待任務須由校內多個單位協同承擔，應事先做好通知和協調工作，務必為承擔分任務的單位留出充足的籌備時間，必要時要召集協調大會，做好分工，確定責任。在準備階段，校內各單位間充分的信息溝通是十分必要的。

4.接待安排。來訪賓客的食宿行各環節必須事先確認，以免出現脫節和疏忽遺漏情況。確定接待任務的負責人和具體經辦人員保持聯絡順暢，并備有應急方案。

（二）接待執行階段

1.接送安排。根據接待任務要求的不同，確定是否需要安排專人專車接送。如需要安排接送，務必準時、地點正確。

2.會見及活動。按照事先確定的接待規格和形式開展主要的會見和相關活動。在高校外事接待中除會談外，經常安排的活動包括學術講座、報告會、簽約儀式、學生聯歡聯誼活動、學術交流座談、參觀校園及校內單位（包括部處、學院、科研機構等）、游覽、宴請等。

3.接待輔助。為保證接待任務順利開展而必須設置的各個接待環節，包括翻譯、場所、攝影錄像、記錄、茶水、音響、裝飾、禮品等。接待輔助對順利完成接待任務起著重要的作用，尤其是翻譯、場所等環節。

4.應急方案。在接待過程中，若遇到突發情況，必須及時反應，靈活處理，必要時啟動應急方案或迅速報告相關部門。

（三）總結與發展階段

1.整理與總結。接待任務完成后，應及時整理記錄、照片、文本以及其他相關資料，匯總并撰寫任務報告，報送相關部門，發布新聞信息。同時，總結接待中存在的不足之處，積累經驗，避免以后出現類似問題。

2.保持聯系。及時與來訪賓客進行后續聯系，溝通反饋雙方信息，以便建立長期聯系，為進一步加強聯系和拓展合作交流打好基礎。

二、高校外事接待工作的主要原則

高校外事接待工作是一項復雜的系統工程，涉及多層次、多方面、多內容、多形式，需要做大量細致的具體工作。因此，要求高校外事部門及有關工作人員，既要具有高度的政治責任心，認真學習并貫徹執行國家的對外方針政策，又要熟悉各方面的情況，在業務上精益求精，在安排上既要嚴謹周密，又要靈活巧妙，真正做到內緊外松，應付自如，保證外事活動的順利進行[1]。

（一）對等原則

對等原則是高校外事接待工作中的基本原則。根據來訪賓客和代表團的身份、訪問目的和意義、雙方關系發展歷史和現狀、國際慣例等要素綜合考慮確定接待規格。學校安排的主要迎賓人一般要與來賓的身份相當。學校的其他迎賓人員身份和人數也應根據來賓的情況確定，具有一定的代表性，人數相當即可。

（二）尊重原則

來自不同國家和地域的賓客，往往有著自己獨特的風俗習慣和禮儀禮節。作為主人，在進行外事接待工作時，要尊重賓客的習俗和禮節。因此，務必要事先了解來訪賓客的信息，特別是某些禁忌，慎重從事，不可馬虎。同時，要熟悉約定俗成的禮儀規范國際慣例，守時守信，禮貌真誠。

（三）靈活原則

高校外事接待工作具有其自身特點，可以在尊重來賓的風俗習慣、禮儀禮節的基礎上，在接待上作相應的變通和靈活處理，因地、因時、因人制宜開展工作。在外事接待過程中，即使作了充分的前期準備工作，也難免會碰到突發狀況和棘手事件。這就需要外事接待人員既要嚴格按外事工作的規定和程序辦事，又要從實際出發，根據時間、空間、形勢的發展變化，審時度勢，見機行事，快速做出反應，把各種負面影響減低到最低程度。靈活原則是在大的原則和方針下靈活處理事務，而不是改變基本的原則和方針；是在原則許可的范圍內，根據實際條件，正確適度地開展工作，完成任務 [2]。

三、高校外事接待工作的主要注意事項

與其他領域的外事接待工作相比，高校外事接待工作具有其自身的特點：強調學術交流，往往專業需求高，涉及教學科研領域，注重拓展學習和引進先進技術與經驗的渠道，活動內容豐富，形式多樣，有利于拓寬學校的視野，提高學校的國際化水平。根據高校外事接待工作的特點，在開展工作時須特別注意的事項如下。

（一）溝通

不同的國家在制度政策、風俗習慣、禮節禁忌、生活方式等方面往往會有所不同，甚至可能出現剛好相反的情況。在高等教育領域，各個國家也都有著自身的特色和不同的情況，小到職稱和職務稱呼的不同。外事接待工作人員在日常工作中要注意不斷學習，熟悉各國的情況。但在執行具體的任務時，往往又會面臨許多特殊情況或不熟悉的事務，因此，在接待工作的前期準備階段，與來賓方面通過各種通訊方式進行充分的信息溝通是非常重要的。在溝通過程中，往往還需要耐心和細心，與來賓方共同修訂日程安排、文本翻譯等內容，有時甚至要不厭其煩，多次反復修改。另外，主賓雙方還應保持通訊聯系的順暢。來賓抵達以及訪問期間，一旦出現突發情況，必須做到通知及時、溝通便利，才能保證接待工作的順利完成。

（二）禮儀禮節

在高校外事接待活動中，要特別注意禮儀禮節的規范執行，要體現高校的特點，展現彬彬有禮、質樸踏實的學術風范，避免浮華不端和奢侈浪費。外事接待人員要注重個人修養的提高，養成良好的禮貌習慣。首先，要注意守時守信，遵守承諾；其次，要使用禮貌用語和正確稱謂；第三，要講究個人的形象衣著和行為舉止，服飾要得體，舉止要文雅。在外事接待過程中，應注意各個環節的禮節，包括見面時的介紹和行禮致敬，要根據實際來賓的情況，使用合適的方式；交談時，表情要自然，語言要親切和氣，表達得體，注意手勢的禁忌等；用餐時，要分清中餐和西餐禮儀的分別，做好準備，講究座次禮、進食禮、飲酒禮等。另外，在安排一些比較大型或重要的活動時，應注意儀式的安排。高校外事接待活動中常見的儀式有簽字儀式、學術會議開幕閉幕儀式、聘任儀式等。在安排這些儀式時，應遵守普遍的約定俗成的國際禮儀，又要根據實際需要綜合考慮，注意做好場所布置、程序步驟、文本準備、座次安排等方面的工作。

（三）口譯

在高校外事接待活動中，在會談、合作談判、宴會致辭、參觀訪問以及學術報告會、國際學術會議等場合需要口譯。高校的外事口譯具有口譯的一般特點，如嚴謹性、即席性和靈活性等，但同時有著其自身的特點：教育專業性及學術性。因此，對高校外事口譯人員的基本要求是：嚴格遵守外事紀律，熟悉外事禮儀，作風嚴謹，能將內容，尤其是有關方針、政策以及關乎國家和學校利益的內容準確翻譯。口譯人員不僅要具備扎實的語言基本功，還要掌握豐富的專業知識，并通過不斷積累，逐步完善知識結構。要充分了解相關背景材料，尤其對學校整體情況、相關院系科研機構的設置及優勢學科等情況有比較清楚的了解，還要熟練掌握相關專業術語、習慣表達法等[3]。 此外，口譯人員還應當具備反應快、心理穩定、應變能力強等綜合素質。但是，鑒于高校專業學科的復雜多樣性，有經驗的口譯人員也不可能做到熟悉所有的專業內容。因此，在出現翻譯內容學術性與專業性較強的情況時，特別是國際學術會議及學術報告會，應當邀請專業教師和科研人員擔任專場口譯，以保證接待任務的圓滿完成。

（四）信息保存

高校的外事接待工作是拓展學校國際合作與交流渠道的重要手段。因此，在接待任務完成后，信息的整理和保存非常必要，是實現外事工作良性可持續發展的基礎。應當建立接待工作的數據庫，將來賓的信息分類歸檔，保存好聯系方式、來訪簡訊、照片、簽約文本、活動內容、交換禮品等信息，以便隨時調用，同時也便于統計數據。通過信息的保存，還可以進行來訪后的聯絡保持。在合適的時節，以賀年卡、電子郵件、電話等合適的方式問候對方，為今后進一步開展交流合作打下基礎。

參考文獻：

[1]章亞南，陳澤梁.涉外工作常識[M].上海：第二軍醫大學

出版社，2008：69.

[2]王彥琳，孫敏.論新形勢下高校外事工作的原則性與靈

活性[J].文教資料，2007，（32）.

[3]張艷，張志.論高校教育外事口譯[J].湖南農機，2008，

（9）.