機(jī)關(guān)公文文種概說

[摘 要] 在公文處理中，辨析文種十分重要，它可避免文種混淆，確保行文規(guī)范。公文文種，簡稱文種，其有約定俗成、后經(jīng)行政手段確定的不同類別，及各自獨(dú)特的名稱。文種名稱具有體現(xiàn)公文性質(zhì)、反映行文方向、表達(dá)行文目的、揭示公文特點(diǎn)的作用。在公文處理中，辨析文種十分重要，它可避免文種混淆，確保行文規(guī)范。

[關(guān)鍵詞] 機(jī)關(guān)公文；文種概說

目前在我國通行著黨、政、人大、軍隊(duì)四種機(jī)關(guān)公文，文種計(jì)有20多種。軍用公文雖然產(chǎn)生較早，但從整體上看，國家行政機(jī)關(guān)公文應(yīng)是公文的主流，2006年軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例的修改，又進(jìn)一步向國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法靠攏，為全國公文一體化創(chuàng)造了條件。

一、機(jī)關(guān)公文文種簡介

2000年8月20日國務(wù)院發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，已于2001年1月1日施行。規(guī)定文種為13類13種。黨的各級(jí)機(jī)關(guān)與國家行政機(jī)關(guān)差異不大，文種為14種。人大的公文文種為14類18種。

中國人民解放軍在長期革命戰(zhàn)爭與和平建設(shè)時(shí)期，逐步形成了具有部隊(duì)特點(diǎn)的軍用文書，文種也有一些變化。遠(yuǎn)的不說，1980年3月軍委辦公廳頒發(fā)的《關(guān)于軍用公文分類和格式問題的規(guī)定》中，公文僅10種，即命令、通令、指示、通知、通報(bào)、批復(fù)、請(qǐng)示、報(bào)告、公函、布告。1992年3月軍委辦公廳印發(fā)的《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中，增加了決定、通告和會(huì)議紀(jì)要，公函改為函。2005年的新條例中刪去了布告，保留了12種，即命決指報(bào)請(qǐng)批函，三通一告一紀(jì)要。

文種的變化體現(xiàn)出時(shí)代的變遷、工作重點(diǎn)的轉(zhuǎn)換和工作方法的改變。

公文所包涵的文種體式范圍較廣，從嚴(yán)格意義上講應(yīng)該劃分的細(xì)致才能將有效地歸類。這里我主要將其劃分為這樣二類：正式公文與非正式公文。這是按文書的法定效力劃分的。

1、正式公文

正規(guī)稱法為機(jī)關(guān)公文，是特指黨、政、人大、軍隊(duì)修訂的機(jī)關(guān)公文處理的辦法和條例中規(guī)定的法定文種，這種公文一經(jīng)發(fā)布，立刻具有法定的效力，同時(shí)制作時(shí)都必須遵循嚴(yán)格規(guī)范體式進(jìn)行。

2、非正式公文

非正式公文是指以上機(jī)關(guān)公文議程以外，各級(jí)機(jī)關(guān)日常工作中經(jīng)常使用的文種，它們?cè)诜ǘㄐЯι匣蝮w式?jīng)]有正式公文那樣嚴(yán)格的。比如某一部門的計(jì)劃、總結(jié)、講話稿、調(diào)查報(bào)告、典型材料等等，我們把這些又稱為常用公文。

軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文的四大類。軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文12個(gè)文種，大體可劃分為四大類，即：指揮類——命令、通令、決定、指示、批復(fù)；知照類——通知、通報(bào)、通告、會(huì)議紀(jì)要；報(bào)請(qǐng)類——報(bào)告、請(qǐng)示；商洽類——函。

二、文種名稱的含義

文種名稱的用語十分簡潔，但含義深刻，具體從以下幾個(gè)方面可以看出：

1、體現(xiàn)公文的性質(zhì)。如命令，關(guān)鍵詞是“令”，“令”具有指使的意思，屬于使令性動(dòng)詞，所以命令具有指令的性質(zhì)。又如通知、通報(bào)，都有一個(gè)“通”字，“通”有傳達(dá)的意思，“知”和“報(bào)”是知道和告訴的意思，所以通知、通報(bào)都具有告知和周知的性質(zhì)。

2、反映行文的方向。如決定，關(guān)鍵詞是“決”，就是決策，而決策主要產(chǎn)生于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的核心部位，決策之后要由下屬去辦理、執(zhí)行，所以，它的行文方向顯然是自下而上的。而“請(qǐng)示”則不同，它是請(qǐng)求批示，所以行文方向是自上而下的。“函”即書信，書信往來上下都可以，所以它的行文方向是平行的。

3、表達(dá)目的和要求。如通告、報(bào)告，都有一個(gè)“告”字，“告”是將事情向別人陳述、告知，所以上述三種公文的目的都是告訴，再如批復(fù)，就是要求上級(jí)對(duì)下級(jí)做出批示和答復(fù)。

4、揭示文種的特點(diǎn)。以通告、報(bào)告為例，雖然二者都有一個(gè)“告”字，均屬告知，但通告的“告”受“通”字限制，報(bào)告的“告”字受“報(bào)”字修飾，這就揭示了兩種公文的不同特點(diǎn)。因?yàn)椤巴ā庇袀鬟_(dá)的意思，“報(bào)”則是向上匯報(bào)。通報(bào)是公開告知，是面向社會(huì)的文種；報(bào)告則只是向上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)的上行文。

三、起草公文如何確定文種

一般來說，起草公文應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系來確定文種。

1、根據(jù)行文目的確定文種。比如，目的是請(qǐng)求上級(jí)給予指示、幫助和支持的，應(yīng)當(dāng)使用請(qǐng)示；目的是指導(dǎo)下級(jí)工作，則要使用指示或指示性通知；目的是商洽、聯(lián)系或詢問的，一般是用函。

2、根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)確定文種。在實(shí)踐中，具有不同職權(quán)的機(jī)關(guān)在使用文種上也有一些差別。比如通告，它是用于向社會(huì)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知事項(xiàng)的，因此，一般情況下適宜高級(jí)機(jī)關(guān)使用。

3、根據(jù)與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定文種。主送機(jī)關(guān)是上級(jí)的，一般要使用上行文，如請(qǐng)示、報(bào)告；主送機(jī)關(guān)是下級(jí)的，則選用下行文，如命令、通令、指示、通知、批復(fù)、決定，有時(shí)用通報(bào)；面向社會(huì)的，用通告；向平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)行文，則使用函，有時(shí)用通報(bào)；會(huì)議紀(jì)要有點(diǎn)特殊，有時(shí)用于本機(jī)關(guān)記載事項(xiàng)，并不向上向下行文，有時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神，則屬于下行文，有時(shí)需要上報(bào)，則屬于上行文。

參考文獻(xiàn)：

[1]王東.高永華.許福臣.當(dāng)代軍用公文寫作.北京：解放軍出版社，2004.

[2]馬民書.張澤發(fā).新編武警機(jī)關(guān)公文寫作示范.北京：藍(lán)天出版社，2006.

作者簡介：陶茹，武警北京指揮學(xué)院參謀業(yè)務(wù)教研室，研究方向：語言。