醫院設備檔案管理實踐探討

[摘要] 醫療設備的檔案管理是醫院設備管理的基礎之一，同樣也是醫院管理的重要組成部分。醫療設備檔案管理的優劣直接影響到醫院的技術水平和治療質量，因此加強醫院設備的檔案管理意義重大。本文對我國醫院設備檔案管理的現狀，醫院設備檔案的重要性以及如何加強醫療設備檔案管理工作等問題進行了研究和探討，以便更好的提高了醫療設備檔案信息的資源利用效率，最大限度發揮醫療設備檔案在醫院管理中的積極作用。

[關鍵詞] 醫療設備；檔案管理

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] C [文章編號] 2095-0616（2013）04-145-02

醫療設備檔案即醫院在采購醫療設備的過程中形成的信息材料，它主要包括各種文件，圖片，照片，軟件包和光碟等各種資料，是醫院極為重要的管理工作之一。醫療設備檔案管理的優劣，關系到醫院的診療水平和醫術質量[1]，同時也影響醫院的經濟效益和社會效益。

1 目前我國基層醫院設備檔案管理的現狀

在當前醫院正常診療中，醫療設備已經廣泛應用于臨床各個學科，各個醫院同時也加大了醫療設備的投入，同時，隨著現代科學技術的快速發展，醫療設備的種類也在逐漸增多，其精密度和智能化程度也越來越高，因此保證醫療設備的正常運行，是醫院管理層必須面對的一個重要問題。等級醫院評審規定二級以上醫院必須成立設備管理部門，執行相應的職責職能，對醫療設備進行統一的規范化管理[2]。然而，在一些基層醫院，由于相應制度不完善，各部門分工不明確，管理人員對醫療設備檔案管理工作的意義和重要性認識不夠等其他原因，使得檔案資料管理混亂，借閱查詢制度不健全，未有專人保管檔案資料，保管分散，導致檔案資料收集不全，甚至部分丟失。直接影響了醫院的醫療設備使用，醫療質量和技術水平。

2 建立醫院設備檔案管理的必要性

醫療設備檔案是醫療設備從計劃采購，安裝驗收，臨床使用，維護維修直到報廢的全部歷史記錄。醫療設備檔案是設備正常使用的技術資料，正確按照檔案記載的操作規程進行操作，可以避免因錯誤操作規范造成的事故，為臨床醫療安全提供強有力的保障。其次建立和規范醫療設備檔案的管理，能為專業論證、設備更新、引進提供必備的基礎證據。同時，醫院設備的檢修，維護、管理和保養也需要齊全的醫療設備檔案。

3 加強醫療設備的檔案管理的措施

3.1 建立和健全醫療設備檔案管理制度

檔案工作規范管理的關鍵是建立和完善醫療設備檔案管理制度，確保設備相關文件的完整、準確、有條理。如何建立并健全管理制度需要：首先根據據《檔案法》《醫藥衛生檔案管理辦法》等有一系列有關檔案工作法律和法規基礎上，聯系本單位檔案工作實際，制訂一套科學的、完備的，系統的檔案規章制度；使相關人員在崗位工作中，明確工作職責，做到有章可循，有章必依。其次，成立由分管院長直接領導的設備管理工作，實行醫院、科室、操作人員的三級管理，定期召開相關會議，明確工作目標，根據使用過程中積累的經驗逐步修訂和完善醫院檔案管理制度。再次，醫療單位需要將設備檔案管理列為目標管理責任制的一部分，將此納入到科室每月的綜合質量考核目標。同時明確設備操作者在負責設備的日常維護保養，做好日常設備維護記錄和每日更新使用情況記錄，每半年將整理好的記錄上報給設備科負責人，經校核后交檔案室存檔，在全單位形成一個有效的管理網絡[3]。同時醫院相關部門還要定期深入地宣傳《檔案法》，強化各級管理人員檔案管理意識[4]。

3.2 提高檔案管理人員綜合素質，充分發揮檔案管理人員的職能

要搞好設備檔案管理的，醫院首先要全面提高檔案管理人員的綜合素質，將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃。一是通過對管理人員開展業務技術培訓，通過組織參觀學習提供實踐機會以及經常一起研究總結檔案管理經驗，使其掌握檔案管理的知識和新的科技管理手段，提高他們的業務水平。二是通過學習、教育等方式加強管理人員思想政治工作，增強他們愛院、愛集體、愛崗、愛設備的工作精神和忘我的勞動熱情，不斷強化他們的一絲不茍的工作責任心和嚴謹求實的工作作風。

3.3 確定醫療設備檔案的歸檔范圍

根據醫療設備檔案的管理要求，結合醫院實際，明確醫療設備檔案的歸檔內容，歸檔內容如下：設備申購過程中形成的各種文件和資料，設備使用運行過程中積累形成的檔案。這些資料通常一般按照年度歸入設備檔案，隨著設備從申購到安裝使用，其相應的材料由設備管理人員做好檔案的收集整理，再移交醫院檔案室進行歸檔[5]。最后將有關材料復印分發至有關使用科室，讓各科的設備操作者都了解設備檔案的歸檔內容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

3.4 利用現代科學技術，實現設備檔案現代化管理

充分利用現代化計算機管理系統，應用管理軟件管理檔案是實現檔案現代化管理的必要條件，可大大提高其工作質量和工作效率。一方面，根據實際條件，利用掃描儀、刻錄機、音視頻數字化采集和轉換設備、數碼相機等現代化設備對醫療設備文件進行手機和整理。另一方面，將醫療設備資料輸入計算機，圖片上傳等方式將設備概況建成電子文檔，這樣可以方便使用者及時查找、閱讀，節省了人力、物力和財力，提高了檔案的利用率，同時也增加了其保密程度[6]。另外，檔案的保存配備要實現現代化，如檔案資料室要保持合適溫度和濕度，并有防火，放光，防蟲和防霉等措施。

3.5 加強設備檔案的開發和利用，發揮其社會效益。

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，為醫院的建設發揮重要的作用。因此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院的設備檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。首先可積極開展多種編研工作，科學開發設備檔案信息資源，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次和多方面的信息。其次，可利用設備檔案編研《醫院組織史》《醫院年鑒》等資料，提供給醫院領導或員工參閱，使設備檔案工作服務于醫院發展需求，也服務于領導決策要求和醫院職工需求。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，加強醫院相互間的聯系，實現設備檔案信息資源的共享，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

醫療設備檔案管理工作是醫院檔案管理乃至醫院科學管理工作的重要組成部分[5]， 實現設備檔案的有效利用對醫院管理具有深遠意義。因此，醫院必須建立和完善設備檔案工作規章制度，加強醫療設備檔案的管理，定期檢查、研究并總結檔案工作中存在的實際問題[7-8]。設備管理人員必須充分發揮檔案的作用，以積極主動、周到的服務來保證檔案資料的完整有效，使醫院的各種醫療設備的效能得到充分發揮，醫療技術水平不斷得到提高。

[參考文獻]

[1] 馬玉珍，武周煒.加強儀器設備在教學科研中的作用[J].醫療衛生設備，2003，24（11）：127-128.

[2] 謝松城，徐偉偉.醫療設備管理與技術規范[M].杭州：浙江大學出版社，2004：9-10.

[3] 陳娟.如何搞好醫療設備檔案的管理[J].浙江檔案，2006（9）：35.

[4] 朱學君.醫院醫療設備檔案管理工作實踐與體會[J].現代醫院，2010，10（3）：134-136.

[5] 林賽寧.醫院醫療設備檔案管理工作探討[J].醫院管理論壇，2011，28（2）：62-64.

[6] 羅偉洪.加強基層醫院檔案管理工作的探索[J].現代醫院，2012，12（1）：136-138

[7] 李成旭.關于醫院檔案歸檔管理的幾點思考[J].中國醫學創新，2012，9（3）：143-144.

[8] 王倩.醫療設備檔案管理的思考[J].中醫藥管理雜志，2011，19（3）：292-293.

（收稿日期：2012-12-17）