先進管理理念在辦公室工作中的應用研究

摘 要：辦公室作為公司的主要職能部門，承擔著連接作用，它是領導和基層的溝通通道，起著上傳下達的協調作用，是一個單位的信息、服務、參謀、運轉、指揮的多重服務部門，肩負著協調、監督、服務等多項職能。本文從管理理念的內涵入手，從辦公室工作的地位和作用、辦公室氛圍、辦公室人員素質、辦公室工作制度、辦公室信息化管理六個方面，闡述了先進管理理念對辦公室工作的推動作用。

關鍵詞：管理理念 地位作用 氛圍 管理制度 信息化管理

辦公室作為公司的主要職能部門，承擔著連接作用，它是領導和基層的溝通通道，起著上傳下達的協調作用，是一個單位的信息、服務、參謀、運轉、指揮的多重服務部門，肩負著協調、監督、服務等多項職能。

機構的革新和發展隨著時代形式的發展而發展，在這種形式下，辦公室的地位和作用也就日益重要，對于辦公室的要求也就越來越高，這就使得辦公室工作人員必須轉變觀念，掌握先進的管理理念，提高認識，促進辦公室的各項工作。

時代的進步和科技的發展，要求辦公室的管理理念要科學先進，如何利用這些先進的管理理念，提高辦公室的管理和服務，促進辦公室的工作效率，就成為辦公室管理者一直研究的問題。

一、管理理念的內涵

什么是管理理念呢？簡單說就是管理的觀念、想法等。它具體指管理者在實施管理的過程中，確立并使用的思想觀念體系，具體來說可以分成這樣幾層意思：首先，它是指人們對于管理權限的分工，管理職能的合理配置，是人們對于管理者主體地位的認可和看法總和。辦公室管理理念就是特指人們對于辦公室管理權限的分工、限制，管理職能（即權力資源）的科學配置，以及對管理者地位和作用的看法總和。每個單位的辦公室，都是這個單位的綜合管理機構和部門，無一例外都承擔協調、監督、服務和信息溝通的職能，從而保證整個單位系統各項工作的正常運轉。

二、辦公室工作的重要地位和作用

辦公室作為公司的主要職能部門，承擔著連接作用，它是領導和基層的溝通通道，起著上傳下達的協調作用，是一個單位的信息、服務、參謀、運轉、指揮的多重服務部門，肩負著協調、監督、服務等多項職能。這就要求辦公室人員要有豐富的工作經驗，具有政治敏銳性和鮮明的政治立場，對自己的工作要有預見性。

因為辦公室是連接單位管理者和基層的橋梁和紐帶，在文檔管理，安排會議、布置事務，監督管理，服務溝通的每個環節管理都要精細，不能出現紕漏，否則就會對本單位的工作產生連鎖影響。辦公室工作的開展情況，直接影響著單位各項工作的開展情況。例如2011年大同市文體廣電局文化市場管理辦公室，就以“三個代表”為指導思想，從提高工作人員的素質，完善監督管理制度入手，對所轄區域的文化市場進行了規范化管理，從而獲得了上級主管部門的表彰。

當然，因為某個環節出了問題，從而導致整個工作無法開展的例子也不勝枚舉。例如摩托羅拉公司曾發生過這樣一件事情，在一次體系評審過程中，因為一位相關人員的因病請假而導致一份文件找不到，只好從醫院緊急召回這位工作人員，才使得整件工作得以進行。

三、構建和諧的辦公室氛圍，促進辦公室的親和力

和諧的辦公室氛圍，是辦公室工作得以順利推動的首要條件，這也要求辦公室的管理理念要突出“以人為本”。從目前的情況看，管理者和被管理者之間總會產生各種各樣的矛盾沖突，被管理者的說話權利在一定程度上被壓制，但這和辦公室的服務職能是背道而馳的。被管理者不但是工作的執行者，是接受教育、管理者，同時他們也是接受服務的對象。因此，辦公室的工作首先要立足以人為本，建立和諧平等的辦公室人際氛圍，充分的理解、關心、尊重人，這樣才能最大限度的激發和調動被管理者的工作積極性和主動性，開發員工的創新開拓精神，挖掘每一位員工的潛能，從而提高整個公司的工作效率。

四、樹立辦公室人員的責任感，提高個人素質，培養開拓進取精神

對于辦公室工作，許多人還停留在一張報紙，一杯茶，一坐半天等下班的概念中，實際上，辦公室的工作是繁瑣的，服務人數多，事情隨機性大，這就要求每一位辦公室人員要有責任感和敬業精神，對于各項工作都要認真負責。辦公室部門有許多時候需要加班，事情繁重，要想高質量、高效率的完成各項工作，沒有一支高素質的辦公室人員隊伍是不行的。其次，工作人員要具備公平公正的態度，做好協調工作。最后，辦公室人員要努力提高自己的個人素質。辦公室工作因其多樣性，因此更能鍛煉一個人的能力，也更需要解放思想更新觀念，要從理論水平、文字處理能力、協調溝通能力、管理能力等方面提升自己的水平。辦公室工作的橋梁作用，使得辦公室人員成為了某些人接近領導的介紹人，因此更需要工作人員廉潔自律、誠實正直。

五、5s管理提升辦公室形象

辦公室5s管理不是一種理念，而是理念指導下的實際行動，具體來說就是“整理、整頓、素養、清理、清掃”，辦公室5s管理能夠通過改變辦公室形象提升企業形象。“整理”就是把文件檔案按照“需要”和“不需要”進行分類，及時處理“不需要”的物品，騰出更大的空間，防止對文件的誤用，使得辦公室環境整潔有序。“清掃”是指經常清掃辦公室環境，保持清潔，因為整潔的環境能夠激發人們良好的工作情緒，從而工作失誤降低。要劃定固定的清潔責任區，人人動手。這正是成功慣例和制度標準化的基礎，也是企業文化形成的開始。“清潔”是指要養成及時清掃的習慣，每天整理文件檔案，打掃自己的清潔區。“素養”是指辦公室工作人員衣著整潔大方，語言文明禮貌，待人熱情大方，工作安排科學有序，具有較強的時間觀念，在崗期間不聊天。是指對于規定了的事情，所有人都要按要求執行，養成習慣，從而形成遵守規章制度，具有良好素質習慣的人才團隊。

5s的管理，具體而實效，也是辦公室先進管理理念的一個代表。

六、采用信息化管理，提高辦公室工作效率

隨著科技的進步和時代的發展，許多領域都實現了信息化管理，辦公室管理也要從傳統的管理模式中走出來，實現信息化管理。現在的辦公室工作量大，例如美國一年內的文件數量多達700億份，接聽電話次數在100億次以上，這些都需要現代化的辦公室才能夠處理完成。辦公室要利用這些先進的信息辦公工具提高辦公效率，增加辦公透明度，實現規范化管理。

管理理念是辦公室工作的靈魂，先進的理念就是靈魂的翅膀，是整個企業單位管理創新的核心，辦公室管理綜合效率的提高，還有賴于管理制度的精細化，管理機制、組織、方法的創新。只有先進的管理理念才能實現辦公室工作的科學化和現代化，提高企業單位的工作效率，提升企業單位的形象。

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