淺談電子文檔對檔案管理工作的影響

摘 要：電子文檔的出現帶來了檔案管理工作的變革，本文首先探討了信息化技術的發展與檔案管理信息化趨勢，進而分析了電子文檔為檔案管理工作帶來的改變，以及提升電子文檔處理水平的策略。

關鍵詞：電子文檔 檔案管理 影響 提升策略

一、信息化技術的發展與檔案管理信息化趨勢

電腦、網絡與通訊等信息電子技術的日新月異蓬勃發展，使得相關產品成本下降效能提升，再加上友好型的人機介面設計，使得電腦與網絡日益普及到檔案管理生活當中，不僅僅只是工作環境，甚至休閑育樂乃至于生活基本需求，都可以發現與他們相關的運作模式與機制。從整個演變趨勢來看，全球人類社會逐步發展為數字與網絡的高度信息化社會是必然的趨勢中，相信不久的將來電腦與網絡將有如現在幾乎每個家庭都有電冰箱、電視機等家電用品一般，家家有電腦處處均可上網，更有甚者或許會演變成沒有他們就有如現在缺水或缺電般的令人非常不自在，乃至于造成部分工作停擺的現象。然而，在此高度信息化的社會中最根本的元件就是計算平臺，它可能是一般的個人電腦或是個人數字助理器、手機甚至具有計算和上網功能的家電用品[1]。

在信息技術發展的背景下，檔案管理也進行了信息化作業改革。這是指在國家檔案管理機構的統一組織與指導之下，將各種較為先進的信息化技術融入各組織的檔案管理工作中，從而將檔案的信息資源進行有效的歸置、編排等，從而強化管理工作效度，提升檔案服務水平。就目前內容而言，檔案管理的信息化主要涉及到如下一些方面內容，也即檔案管理的信息化資源構建、信息化標準的制定、信息化平臺搭建等方面。

二、電子文檔為檔案管理工作帶來的改變

在電子文檔發展的浪潮中，為達到提升效率的目的，檔案管理活動也對網絡進行了充分運用，并建立起龐大的數據庫以做為決策和評估時的參考依據。我國企事業組織推動信息化檔案管理已經取得了不少使用經驗，不少組織都已順利完成檔案管理網絡基礎建設與網絡應用推廣等配合電子文檔使用的計劃，對于提升檔案管理效率及質量上幫助頗多，也受到了市場、社會的注意與肯定。

電子文檔的出現促使組織以電腦來協助處理檔案管理工作，這最有利的一點就是資料處理上的速度。由于所有資料輸入的格式都已經標準化，電腦可以在短時間內，處理大量的資料，完成工作。這是人工處理檔案資料所無法實現的，也是發明與利用電腦處理檔案資料的主要目的之一。檔案管理人員唯一要做的事就是將資料正確無誤的輸入電腦。除此之外，電腦計算的能力可以在短時間內將資料轉化為有用、復雜的信息。許多數字化的檔案資料可以通過統計或數學公式的運算整理，形成有意義的信息。例如，通過運算，管理人員可以了解組織檔案管理狀況，從而找出潛在的風險，以了解整個檔案管理流程的成本變化的情形。同時，我們也可以通過電腦在短時間內所整理出的資料表格，從較為繁雜的檔案資料中找到最有價值的信息。

由于電子文檔能在短時間內正確無誤的提供大量的檔案資料，同時能協助檔案管理人員有效率的進行工作。所以電子檔案可以提升檔案管理作業的生產力。在講求速度與效率的當今社會，電腦的虛擬優勢是組織強化檔案管理能力的重要條件之一。在外部環境漸趨“市場導向”的壓力下，勢必要在檔案管理模式上做若干的轉型，否則很難適應信息化環境所提出的要求，更無法實現快速處理電子文檔。因此，為了應對電子文檔的出現，檔案管理工作除了會順應環境改變模式之外，還會盡速融入信息時代的潮流中，加緊腳步進行電腦化的變革，最終保障組織及早進入電腦的場域，這對于組織總體管理工作而言，也具有十分重要的作用。總體而言，若要提升檔案管理的有效性，電子文檔處理勢必將是一項不可或缺的必要條件，并從如下三個方面為管理帶來巨大的促進作用：一是節省資源；二是整合資源；三是暢通管理工作網絡，實現組織使命。

三、提升電子文檔處理水平的策略

第一，推動“檔案信息系統”計劃。檔案管理部門應健全檔案管理信息化作業，制訂“檔案信息系統”中程計劃，推動檔案管理信息化，使現行檔案、回溯檔案均能建置完整性的電子目錄，匯整公布檔案目錄，同時開放檔案目錄查詢單一窗口；另將已征集的各類檔案予以數字化及建立虛擬檔案館，運用虛擬實境及信息技術，真實呈現實體建構，還原檔案發生的時間與場景，建立檔案信息系統，提供線上申請應用，結合E-Post及電子付費平臺，建立電子檔案儲存安全防偽認證體系，確保信息化作業安全。

第二，制訂“檔案數字服務”計劃。由于社會E化速度加快，原生性電子檔案比例及數字化檔案應用需求不斷攀升，逐漸突顯出電子檔案在未來檔案事業發展舉足輕重的地位。電子檔案長期保存的方式、格式與安全，也成為檔案管理機構面臨的艱難議題，對于電子檔案的數據龐大性，在未來應不受軟硬件的更迭，仍可順利的閱讀其內容，并確保該內容的完整與真實[2]。如何協助在信息科技日新月異、軟硬件汰換頻繁的困境，已成檔案管理機構責無旁貸的議題。同時為結合對檔案知識的需求，確定檔案核心價值，吸引并鼓勵全體員工參與檔案相關活動，擴大應用服務范圍，提供優質服務環境及內容，應制定“檔案數字服務計劃”。

第三，國家應制定信息化相關的法規命令。為了統一作業標準，檔案管理機構應特別制定檔案電子儲存管理實施辦法、檔案管理信息化作業要點、電子檔案管理作業要點等信息化相關法規，用以規范紙本檔案及電子檔案管理的系統功能、與檔案交換格式、檔案目錄匯送格式與規定、電子檔案儲存規格及網絡安全等相關事項。

參考文獻：

[1]楊艷.市場經濟下企業檔案管理的創新實踐分析[J].中國新技術新產品，2012年第2期.

[2]吳佳宜.電力企業檔案信息化運行管理探討[J].中國集體經濟，2011年第36期.