創(chuàng)新港口企業(yè)辦公室管理理念的思考

摘 要：港口企業(yè)正在面臨全球經(jīng)濟(jì)新浪潮的沖擊，在港口行業(yè)集團(tuán)化的發(fā)展趨勢下，需要企業(yè)轉(zhuǎn)變管理職能，適應(yīng)這種大規(guī)模大范圍的改革發(fā)展。首先就要從管理理念入手，辦公室的管理作為一個(gè)企業(yè)的行政中樞，起著承上啟下、協(xié)調(diào)溝通的核心作用。如何創(chuàng)新港口企業(yè)辦公室管理理念，做好港口企業(yè)的“窗口”，對于提高港口企業(yè)核心競爭力具有重要意義。

關(guān)鍵詞：港口企業(yè) 工作效率 管理方法

所謂管理理念，是指在科層制的管理體制中，管理主體在管理實(shí)踐中確立、并應(yīng)用于管理實(shí)踐的思想觀念體系。管理理念涉及管理主體之間的權(quán)力分配、職能配置。辦公室管理理念實(shí)際上是人們對辦公室管理中管理權(quán)力的分配 和限制、權(quán)力資源的配置、不同權(quán)力主體的地位和作用認(rèn)知。港口企業(yè)辦公室作為企業(yè)行政管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著企業(yè)個(gè)組織部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，企業(yè)制度和企業(yè)文化的建設(shè)、執(zhí)行與維護(hù)，關(guān)系到企業(yè)組織的良性運(yùn)行、企業(yè)資源的優(yōu)化配置和企業(yè)的發(fā)展壯大。因此，創(chuàng)新港口企業(yè)的辦公室管理理念具有和總要意義。

一、當(dāng)前港口企業(yè)辦公室管理的難題

其一，內(nèi)部管理對執(zhí)行力提升的要求日益加大。放在任何企業(yè)都一樣，辦公室所從事的事情是繁雜而類型各異的。有的企業(yè)在辦公室內(nèi)部為了提升效率，還做了具體的分工，如管理資產(chǎn)、掌握印章、會務(wù)紀(jì)要、接訪處突等，幾乎每一個(gè)類別的工作都需要耗費(fèi)大量的金錢、時(shí)間、和相關(guān)工作人員的精力。這就給許多在企業(yè)工作的人員一個(gè)錯(cuò)覺，好似辦公室是一個(gè)廢品集中處理站，更像是一個(gè)綜合事務(wù)部。這種看法也許在以前可行，特別在80年代末、90年代初，同行業(yè)競爭不甚激烈，企業(yè)與企業(yè)之間的競爭力僅僅體現(xiàn)在內(nèi)耗的節(jié)約方面。現(xiàn)如今，辦公室應(yīng)當(dāng)擔(dān)負(fù)起新的職能，那就是應(yīng)當(dāng)為企業(yè)的發(fā)展路向把關(guān)，為上級決策建言。換言之，如何在紛繁雜亂的事務(wù)中為辦公室解放手腳，是一個(gè)問題。

其二，對工作人員素質(zhì)的要求相應(yīng)提高。辦公室由于受到以往根深蒂固的理念的影響，在綜合事務(wù)方面的處理模式相對成熟，而疏于建言獻(xiàn)策和為企業(yè)發(fā)展把關(guān)的職能。人力資源部門在為辦公室選賢任能的時(shí)候，大部分看重應(yīng)聘者的耐心，恒心，以及細(xì)心。要求應(yīng)聘者有耐磨抗壓的內(nèi)在素質(zhì)，能夠承受高水平的壓力工作環(huán)境，同時(shí)又要求應(yīng)聘者有在重要事務(wù)面前理清順序的本領(lǐng)，特別在需要細(xì)致把握的報(bào)表、數(shù)據(jù)分析面前，更要有超乎常人的觀察力和細(xì)致。但是在新的時(shí)期，光是具備這些素質(zhì)，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以應(yīng)對同行業(yè)挑戰(zhàn)和企業(yè)競爭力提升的需求的。如何讓這個(gè)科室的工作人員，有應(yīng)對國際化戰(zhàn)略的競爭意識，進(jìn)而有自己的思考，匯總各部室信息的同時(shí)能夠整理出一個(gè)發(fā)展思路以供企業(yè)決策者選擇，絕不僅僅是一個(gè)學(xué)習(xí)外語、鍛煉辦公軟件技能所能解決的問題，需要重新對辦公室的組成人員進(jìn)行定位。

二、港口企業(yè)辦公室管理理念的創(chuàng)新路徑

基于上述難題，港口企業(yè)如何提升自身的管理組織理念，開展辦公室工作的新局面，做好“人”的工作，才能提高企業(yè)整體的管理效果。現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，以人為本的管理理念越來越重要，也得到各行業(yè)人們的認(rèn)可。港口企業(yè)辦公室管理的主體是人，其服務(wù)的對象也是人，所以對于港口企業(yè)來說，更加需要 “以人為本”的管理能夠與時(shí)俱進(jìn)，在具體的辦公室工作管理中，貫徹這種管理理念，才能夠不斷提高整體的管理水平和工作效率，推進(jìn)精細(xì)化的管理，來適應(yīng)港口企業(yè)集團(tuán)化的發(fā)展趨勢。

（一）完善具體的工作制度、優(yōu)化工作流程、明確崗位職責(zé)

辦公室工作的基礎(chǔ)就是制度，制度為辦公室管理工作的開展提供了保障，而且也是一種約束。只有完善的制度下，才能真正使辦公室的工作做到精細(xì)化，使其各項(xiàng)工作可以高度運(yùn)轉(zhuǎn)。港口企業(yè)規(guī)模龐大，客觀上就要求辦公室要有統(tǒng)籌功能，所以必須要在制度上入手，適時(shí)調(diào)整、積極創(chuàng)新，定時(shí)認(rèn)真分析總結(jié)制度運(yùn)行中發(fā)展的問題，及時(shí)調(diào)整修訂。另外，開展辦公室工作還需要科學(xué)的工作流程。要按照精簡程序、分清職責(zé)、明確標(biāo)準(zhǔn)的要求開展，比如，辦公室要常年收發(fā)大量的文件和信函，在每個(gè)環(huán)節(jié)上都要設(shè)置責(zé)任人，優(yōu)化來文的過程，做到有目標(biāo)、有責(zé)任、有記錄，環(huán)環(huán)緊扣，減少工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的紕漏。此外，在具體工作中，還要明確各個(gè)人的職責(zé)，明確崗位的責(zé)任，辦公室全體人員要清楚地了解自己的工作內(nèi)容，有效地避免職責(zé)交叉、重復(fù)或是空白的現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)自身能力建設(shè)，提高辦公室的服務(wù)水平

辦公室是領(lǐng)導(dǎo)管理企業(yè)的中樞，只有其工作標(biāo)準(zhǔn)高、人員素質(zhì)高才能夠科學(xué)有效地運(yùn)轉(zhuǎn)起來。港口企業(yè)的辦公室工作為了迎合企業(yè)的發(fā)展要求，必須要加強(qiáng)其自身的能力建設(shè)，提高整體的服務(wù)水平。力求做到每一個(gè)文件、文書都要收發(fā)高校暢通，秘書工作規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，保密工作要不出漏洞，合同檔案管理有序方便利用，后勤保障工作堅(jiān)強(qiáng)有力等等。除此之外，辦公室還要消除領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、上下級之間的分歧，從而形成上下齊心抓落實(shí)的強(qiáng)大合力，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。在本職工作做好的同時(shí)，如有機(jī)會，可以招商引資、項(xiàng)目建設(shè)等重點(diǎn)工作進(jìn)行的決策督查等。總之，在原有的工作內(nèi)容上，辦公室要想方設(shè)法提高自身的工作能力，加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)以及日常工作服務(wù)的觀念。

（三）營造良好環(huán)境，調(diào)動辦公室各方面的積極性

辦公室是鍛煉人、提高人的熔爐。港口企業(yè)工作一般壓力較大，辦公室要本著實(shí)事求是、量力而行盡力而為的原則努力解決大家在工作和生活中遇到的實(shí)際問題讓每一名工作人員都能深切感受到企業(yè)的關(guān)懷和溫暖從而以飽滿的工作熱情、良好的精神狀態(tài)全身心地投入到工作中去。同時(shí)，還要?jiǎng)?chuàng)造了一種公平、公正、公開的競爭環(huán)境，促進(jìn)港口企業(yè)各項(xiàng)工作的上檔升級。

總之，面對新的挑戰(zhàn)與機(jī)會，港口企業(yè)的辦公室要發(fā)揮其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的重要作用，積極探索科學(xué)高效的管理理念，從而促進(jìn)企業(yè)提升各項(xiàng)管理工作的質(zhì)量水平，迎接挑戰(zhàn)，更好地完成企業(yè)任務(wù)和目標(biāo)。

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