財務軟件的使用技巧

會計電算化的飛速發展和普及，給企事業單位財務管理帶來了更大的迅捷和效益，也使會計人員從繁復的手工操作中解脫出來。掌握財務軟件的知識，應用財務軟件處理日常會計事務，成為衡量財務人員專業技術能力的新標準。熟練運用軟件系統提供的功能，可大大提高工作效率。以下為作者在實際工作中在金蝶財務軟件應用中總結的一些體會。

一、建賬中的技巧

一般的財務軟件的建賬工作比較繁瑣，首先就要求用戶必須預先規劃好科目代碼體系，一旦完成建賬，有初始數據的科目就不能修改了。建賬后，賬戶期初余額也是不能修改的。這是為了保障賬套的安全和完整。但對初次使用軟件的財務人員來說，是一個很大的障礙。

1.科目代碼的設置

會計科目設置的完整性影響著會計過程的順利實施，設置的層次深度直接影響會計核算的詳細、準確程度。因此，科目設置的完整性、詳細程度對于整個財務電算化系統尤其重要，應在創建科目、科目屬性描述、賬戶分類上盡可能為用戶提供方便和校驗保障，而代碼設置規則是在建賬時確定的，確定代碼規則時要特別注意協調簡潔性和可擴充性，在金蝶財務軟件自帶了10多個不同行業的總分類科目代碼，建賬時，用戶可以直接選擇相近行業的科目代碼體系，然后在使用中逐步修改和完善。這樣就省去了預先規劃一級科目代碼體系的工作。需要用戶自行確定代碼長度的是二級以下明細科目，大部分明細科目的科目數量變化不大，科目數量不確定性較大的是明細科目，如往來科目、存貨科目等，但在同一級的明細科目中，其代碼長度是以同一上級科目下科目數量最多的一個來確定的，即使只有一個這種科目的明細科目數量較多，其他同級科目的代碼長度也要與其一致。例如，二級明細科目代碼的長度確定，首先要逐個分析總賬科目下明細科目數，如“銀行存款”通常以開戶銀行或其賬號為明細科目，科目數一般不會達百個，其他的明細科目也不會超過百個，兩位的代碼長度應能滿足需要，但大型企業“應收賬款”、“應付賬款”等通常按客戶和供應商名稱設置明細科目，明細科目的數量較多，接近或超過100個，兩位代碼就不能滿足要求，所以二級科目的代碼長度就應設定為3位。

2.初始數據輸入

如果是第一次進行電算化，要注意選擇合適的建賬時間。年初啟用的會計核算軟件，年初余額就是期初余額，數據輸入工作量較少。年中啟用，數據輸入工作量相對較大，但可以利用數據間的關系盡量減少輸入量，如只輸入最低級明細科目的年初余額和借貸方累計發生額，然后利用核算軟件提供的功能匯總有明細科目的上級科目和總賬科目的年初余額和發生額，并計算出期初余額。

二、憑證編制的技巧

1.摘要輸入

一般來說，憑證中的摘要多為漢字，對于文字輸入較慢的用戶，可將常用摘要建立摘要庫來提高操作速度。第一行會計分錄對應的摘要不能為空，其他各行的摘要可以省略，明白了這一點，就可以節約許多制證的時間。

2.金額輸入

在大多數情況下，用戶都是直接錄入金額數值。其實，金蝶對金額的操作，還是提供了很多輔助功能。如金額輸錯了方向時，例如應輸在“貸方”，結果放在了“借方”，此時只需把鼠標放在金額單元格的前面，按一下空格鍵，金額就回到了正確的位置上。金蝶軟件在憑證處理中，還提供了自動配平的功能。

3.編制會計分錄

（1）會計分錄要細化

記賬憑證是賬務處理的原始資料，所有賬簿都是根據記賬憑證的分錄來登記的，分錄越詳細，賬簿也越詳細，日后查賬也就更方便。原始單據上的數據盡量不要合并，因為這樣會導致科目之間的對應關系不清晰，一旦出現錯誤，難以查找錯源。直接將每一筆原始單據記錄做成憑證，不僅日后查賬簡便（無需翻閱原始單據），而且，也省去了事前對原始單據進行合計的多余工作量。

（2）沖減收入或費用應使用負數（紅字）

在處理收入和費用類科目的記賬憑證時，對于沖減收入或費用的情形，應用負數（紅字）金額來處理，其金額方向與該類科目的余額相同，收入類為貸方，費用類為借方。從科目余額的角度來說，使用反方向的正數與同方向的負數，其余額都是相同的。但對于借方或貸方的發生額來說，實際意義就不同了。以費用為例，如果用反方向的正數來處理沖銷的費用，則費用科目的貸方發生額始終包含有原來未被沖銷的那一部分；這樣費用科目的本月貸方發生額和累計發生額就沒有任何意義了。此外，這種做法也導致在會計報表或其它功能中，難于直接獲取科目的實際發生額。

4.模式憑證的使用

使用模式憑證就是建立憑證模版。用戶可以在憑證模版中，直接生成記賬憑證，也可以在憑證處理中，調用憑證模版。對于有計算公式的憑證模版，比如收入費用等的月末結轉處理，用戶需要事先設置其每個分錄的計算公式，然后才能正常使用。用戶也可以不設置計算公式，僅設置憑證模版中的借貸分錄的摘要、科目等，在使用憑證模版生成憑證后，再填寫金額。

5.憑證改錯技巧

當發現錯賬時，如果是當月的記賬憑證，則可直接修改。如果是以前月份的憑證，則只能使用沖銷憑證的方式，先制作一張沖銷憑證，然后再重新填制正確的記賬憑證。金蝶也提供反結賬功能，用戶可使用反結賬的方法，將當前的會計期間返回到以前，在更正了錯誤憑證之后，再審核、過賬、結賬回到當前會計期間。

三、查看技巧

每月憑證處理完之后，打開科目余額表，瀏覽一下各分類的期初、借方、貸方和余額，就可大致掌握本月的業務處理情況，如果對某個科目分類的數據有疑問，再展開該分類，具體檢查每一個總賬會計科目的數據。如果對總賬科目的數據還有疑問，再進一步檢查其下級科目的數據。如某一筆業務，不清楚實際處理到哪個會計科目上，例如生產成本（二級科目是按生產車間設置的、三級科目是按產品設置），我們可以打開生產成本科目的總分類賬，然后逐一展開檢查每次匯總下的明細記錄。當然，也可以使用查找功能，輸入查找關鍵字，在經營費用的總分類賬中進行檢索。金蝶的分類賬，既符合規范的會計制度，又根據會計業務邏輯進行更深層次的發展，上級科目的分類賬中的憑證記錄包含所有下級科目的憑證記錄。所以，在查找業務數據時，既可以從最低級的明細科目開始往上查，也可以從最高級的總賬科目往下查。不過，我們一般建議用戶從最高級的總賬科目往下查比較方便。

四、賬簿打印的技巧

每月打印的賬簿會有許多空白，紙張浪費驚人，每月將同一個科目的賬頁歸集起來也沒必要。使用財務軟件后，輸入記賬憑證，并經登賬、結賬，賬簿即在電腦中形成，只要及時做好備份，數據相對安全，查賬、用賬也方便、快捷，如有需要也可單獨打印出指定科目的賬頁，年終結賬后再打印出全部賬頁，裝訂成賬簿。

（作者單位：贛中南地質礦產勘查研究院）