如何將審計(jì)檔案“案結(jié)卷成”

年末歲尾，南豐縣審計(jì)局積極投身于審計(jì)檔案整理裝訂工作中。審計(jì)檔案是審計(jì)項(xiàng)目資料的最終集合，是審計(jì)經(jīng)驗(yàn)、業(yè)績(jī)、責(zé)任等的一個(gè)積累，是審計(jì)歷史的一個(gè)濃縮，它所保存的是審計(jì)過(guò)程中形成的各種文字、圖表、照片等每一個(gè)步驟的詳細(xì)記錄，對(duì)今后的審計(jì)發(fā)展具有借鑒意義。所以在檔案的建立、保管、查閱等方面要按照審計(jì)署6號(hào)令《審計(jì)檔案的質(zhì)量控制》要求，形成質(zhì)量管理制度，以約束檔案的各項(xiàng)管理行為，比如：在檔案的裝訂上，明確責(zé)任，實(shí)行誰(shuí)審計(jì)誰(shuí)立卷，審結(jié)卷成，而且必須裝訂整齊、規(guī)范；在歸檔的內(nèi)容上，要做到內(nèi)容真實(shí)，來(lái)源依據(jù)充分并經(jīng)過(guò)確認(rèn)的證據(jù)材料；在歸檔資料的順序上，要按照規(guī)定的排列規(guī)則，做到清晰、規(guī)范。審計(jì)檔案質(zhì)量的高低，不僅體現(xiàn)審計(jì)機(jī)關(guān)基礎(chǔ)工作的水平，同時(shí)也能反映審計(jì)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的高低。為提升審計(jì)檔案質(zhì)量，該局采取各業(yè)務(wù)科室檔案交叉互查方式，審計(jì)人員集中檢查，將發(fā)現(xiàn)檔案中的問(wèn)題記錄備案并簽名負(fù)責(zé)，達(dá)到全局檔案的統(tǒng)一規(guī)范。

如何將審計(jì)檔案“案結(jié)卷成”？審計(jì)檔案裝訂中應(yīng)注意哪幾個(gè)問(wèn)題？

裝檔工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)也有許多學(xué)問(wèn)在里面，如何順利完成繁雜的歸檔工作且達(dá)到審計(jì)署6號(hào)令中關(guān)于審計(jì)檔案的質(zhì)量控制的要求呢？作為審計(jì)人員，筆者通過(guò)審計(jì)項(xiàng)目的裝檔實(shí)踐，總結(jié)出一些需要注意的問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題的技巧。

保證完整

審計(jì)結(jié)束，總有大量的各種各樣的審計(jì)資料，可能會(huì)感到無(wú)從下手，這時(shí)就需要我們一步一步的理清思路，明確哪些資料需要裝檔以及裝檔的程序和步驟等等。

通常，要首先保證四個(gè)單元的資料是否完整。第一單元：結(jié)論性文件材料；第二單元：證明性文件材料；第三單元：立項(xiàng)性文件材料；第四單元：其他備查文件材料。審計(jì)取證單，是否有證據(jù)提供者簽名及證據(jù)提供單位蓋章。如果有沒(méi)蓋章的，需要簡(jiǎn)單分析一下原因：提供單位拒絕蓋章、個(gè)別遺漏或者其他原因，視具體情況，補(bǔ)章當(dāng)然是最好的解決方式，否則，審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)注明沒(méi)有加蓋公章的原因。證據(jù)有沒(méi)有一一對(duì)應(yīng)工作底稿，做到一事一稿，以及有多個(gè)工作底稿的，有沒(méi)有做工作底稿匯總表等等。先排列除審計(jì)底稿類(lèi)資料之外的文件，比如審計(jì)報(bào)告、送達(dá)回證、被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)及會(huì)議紀(jì)要等。單就審計(jì)報(bào)告來(lái)說(shuō)，可能就有正式稿、征求意見(jiàn)稿、修改稿、復(fù)核稿不同的幾份，需要按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原則排序，與之相對(duì)應(yīng)的意見(jiàn)、說(shuō)明等附后……第一、三單元的資料頁(yè)數(shù)一般不會(huì)太多，但是這些結(jié)論類(lèi)、立項(xiàng)類(lèi)的資料都是非常重要的依據(jù)，缺一不可。有些時(shí)間跨度比較大的資料，如被審計(jì)單位的整改情況等，就需要審計(jì)組及時(shí)溝通取得。

排列順序

給審計(jì)資料排序，這是最艱巨也是最煩瑣的任務(wù)。

結(jié)論性文件材料（按逆審計(jì)程序并結(jié)合重要程度進(jìn)行排序）；證明性文件材料（按審計(jì)工作底稿及所附審計(jì)證據(jù)與審計(jì)實(shí)施方案所列審計(jì)事項(xiàng)對(duì)應(yīng)的順序進(jìn)行排列）；立項(xiàng)性文件材料（按形成時(shí)間順序并結(jié)合重要程度排列）；其他備查文件材料（按形成的時(shí)間順序并結(jié)合重要程度進(jìn)行排列）。

首先要檢查每一頁(yè)證據(jù)資料，看是否留有充分的裝訂線，可以粘貼小紙條，并保證每頁(yè)最終都為A4紙大小。檢查簽章情況，以個(gè)人名義提供的資料，一般在取得時(shí)就已經(jīng)請(qǐng)?zhí)峁┤撕炞至耍淮嬖诤罄m(xù)的問(wèn)題。以單位名義提供的，需要看是否都加蓋了提供單位的公章，證據(jù)復(fù)印件是否有提供者簽名及提供單位蓋章，如果有沒(méi)蓋章的，就需要及時(shí)補(bǔ)章。其次是請(qǐng)有關(guān)的審計(jì)人員幫助確定每個(gè)底稿后附取證記錄的完整性及取證材料的順序，避免一時(shí)疏忽把資料放錯(cuò)位置，并將冗余資料撤出。最關(guān)鍵的一步，要檢查底稿、記錄與日記的對(duì)應(yīng)關(guān)系，看內(nèi)容、日期是否一致，有無(wú)串位的情況；復(fù)核所附審計(jì)證據(jù)是否完整、是否能夠佐證審計(jì)取證記錄和工作底稿。

裝訂成卷

經(jīng)過(guò)上述步驟，所有資料都已經(jīng)齊全并且符合歸檔要求，這時(shí)就可以寫(xiě)目錄、分卷了。卷內(nèi)目錄必須要寫(xiě)清責(zé)任者、題名、以及日期，對(duì)于有文號(hào)的一定要寫(xiě)上文號(hào)。之后就是分卷了，每卷不能太薄但也不能太厚，以恰好能裝進(jìn)檔案皮為宜，不塌不凸。編寫(xiě)頁(yè)碼最好用鉛筆，以便于修改；要標(biāo)記在材料的正面右上角、背面左上角，字體不能過(guò)大或者過(guò)小，過(guò)大影響美觀，過(guò)小則可能在掃描后的電子檔案中顯示不清晰。萬(wàn)事俱備之后，就可以按照“牢固、整齊、美觀，不丟頁(yè)、不錯(cuò)頁(yè)、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用”的要求裝訂成冊(cè)了。細(xì)心在這時(shí)就變得非常重要了，它可以避免更改頁(yè)碼及拆卷等返工情況的發(fā)生。

驗(yàn)收歸檔

在整理檔案評(píng)審過(guò)程中，該局實(shí)行審計(jì)檔案責(zé)任制，規(guī)定由各業(yè)務(wù)股長(zhǎng)為本股所審項(xiàng)目檔案第一責(zé)任，要求限歸整檔，明確檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行“三不歸檔”原則，即：檔案內(nèi)容不完整的不歸檔，檔案內(nèi)容不規(guī)范的不歸檔，檔案格式不統(tǒng)一的不歸檔，從嚴(yán)把好審計(jì)檔案驗(yàn)收歸檔關(guān)。要求各業(yè)務(wù)科室做到“四統(tǒng)一”。一是統(tǒng)一歸檔順序，確保了審計(jì)檔案順序工作的統(tǒng)一性；二是統(tǒng)一歸檔格式，確保歸檔格式的一致性；三是統(tǒng)一檢查驗(yàn)收，確保審計(jì)檔案質(zhì)量的約束性；四是統(tǒng)一歸檔時(shí)間，確保檔案歸檔的及時(shí)性。

審計(jì)檔案的管理水平是隨著一定時(shí)期審計(jì)內(nèi)容和審計(jì)方式的發(fā)展變化而逐步完善和提高的。時(shí)代在進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)在發(fā)展。審計(jì)內(nèi)容和審計(jì)方式發(fā)生了變化，隨之審計(jì)檔案的管理工作將會(huì)遇到新的情況和問(wèn)題。為了能夠適應(yīng)審計(jì)工作發(fā)展的新要求，審計(jì)檔案管理工作重心也應(yīng)由事后控制與管理轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂婆c管理，只有加強(qiáng)審計(jì)檔案質(zhì)量的事中控制與管理，在現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)過(guò)程中不斷探索、發(fā)現(xiàn)、研究和解決新問(wèn)題，才能適應(yīng)新階段審計(jì)工作發(fā)展的新要求。

（作者單位：南豐縣審計(jì)局）