新升格本科院校教學秘書工作的轉變

摘 要 教學秘書的工作能力直接影響教學管理水平、效率和質量。新升格本科院校對教學管理的要求越來越嚴格，學生素質的變化要求教學秘書的服務要跟著改變，自之前的只是日常的教學管理、檔案管理工作服務工作到現在的著重于服務和溝通，把教學秘書從保姆式的工作中解放出來，更加注重教學秘書自身的素質培養，理重于管，做重于說，要起到橋梁和紐帶的作用，服務于人。

關鍵詞 新升格本科院校 教學管理 檔案管理 服務意識

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

The Change of the New Upgraded Universities Teaching Secretarial Work

Abstract The level， efficiency and quality of the teaching management Influenced by the teaching secretary's work ability directly. New Upgraded Universities required the teaching management more and more stringently， and the change of students' quality requires teaching secretarial service to change from prior focus on daily teaching management， file management to the service and communication， which freed teaching secretary from the nanny work to play the role in the communication and serve the people， that is pay more attention to the quality training， the management and practice.

Key words new upgraded universities； teaching management； archives management； service consciousness； change

教學秘書工作在教學管理中應該合理安排每個環節的教學工作，要科學的提高管理效能，能在管理環節的過程中摸索出一套適合現在管理理念和管理方法，這就要求管理人員具有強烈的學習意識，競爭意識，責任意識，服務意識，以及質量意識和法律意識。

1 日常教學管理工作

隨著升本后學生素質的提高和老師要求的提高，教學秘書的日常工作變得日益復雜。以排課為例：課程表是否合理和是否科學將直接關系到學校教學秩序的穩定和教學質量的提高。排課要考慮到教師、上課時間、上課地點及學生的接受能力等等要素之間的協調。新環境要求教學秘書在教學任務的安排中要參與到教研室研討中去，嚴格按照教學計劃執行。在決定教學任務下達給某位老師是要起到協調的作用，把老師上課中遇到的問題上傳給各教研室主任，便于在排課過程中的合理考慮，以避免造成各種資源的浪費。在學生接受能力上遇到的問題時也要及時收集整理并在排課過程中反應給教研室和各位老師，以便在以后的教學工作中能夠改進。

在期末考試工作中，升本前，教學秘書只管安排考試時間地點通知學生考試，通知教師監考，避免各種沖突，保證考試在正常進行就可以了。但是現在在考試的安排過程中就要考慮到學生考試壓力的問題，要一天之內考試的科目不能超過兩門，以便有足夠的時間給學生復習；考場要采用標準考場的排列方法，保證學生隔位隔排，合班考試放在階梯教室考試的人數不能超過六十人，保證考試成績的真實性。在試卷的提交、審核和送印環節嚴格執行教師負責，教研室主任審核制度，教學秘書在這一環節要負責審核試卷的排版和分數等問題。在監考教師的安排過程中要考慮到教師應該參與到自己所任課程的監考，以保證在試卷出現印刷問題或者學生對試題有疑問時，第一時間得到解決。

2 日常教學文件的整理歸檔

一個二級學院的教學檔案是學院教學管理和教學研究工作的歷史記錄，它保證了將來的教學科研工作的有歷可循和有證可查。較之升本前，教學秘書的檔案管理匯編的工作更加的要求細致規范，要嚴格按照規定的目錄整理材料，采用統一的文件分類標準，嚴格區分檔案種類。日常管理類的包括有關的教學規章制度的文件、教學工作文件、授課計劃、授課任務書、校歷；教研室文件包括各類教研室的工作總結、座談會記錄、教研室活動記錄，教學情況調查表、教師考核情況等；學生的檔案包括：學籍類的基本材料，學生的基本情況登記表、學籍卡、成績登記表、試卷、實習材料、畢業論文等等。在收集整理歸檔的過程中由于材料來源的分散，涉及面的廣泛，形式的多樣，這就要求教學秘書要改變傳統的收集模式，適應新形式下的各種類型的檔案材料采用數字信息化的方式，用紙質稿電子稿并存的方式。對材料的保存年限要加以嚴格的區分，按時對材料進行清理。保證材料的真實可靠，為教學秩序的正常運行提供可以依據和查詢的文件保障。

3 教學質量的日常監控

在原有的校級督導組的基礎上成立二級學院督導組，教學秘書不在只是材料的提供者和會議的記錄者的角色，逐漸地參與到督導過程中去，跟隨督導組成員聽課并評價教學效果，定期組織公開課，隨機抽查或集中檢查上課過程中要求教師攜帶的教學文件包括教案、備課筆記、點名課本是否攜帶齊全，學生作業是否布置和批改。了解教材的使用情況，保證教學質量，教學秩序的正常運行。

學期中教學秘書要跟隨督導組成員一起進行期中教學檢查，參與到各教研室教師與學生的座談會中去，聽取學生對教師個人和教師教育方法的意見和建議；教師對學生上課要求和課后拓展要求。并及時地整理出一份總結報告給督導組組長和學院領導，以便更快，更好地把學生和老師的意見落到實處。使之后的教學工作更加地符合教師和學生的要求，增加老師和學生的滿意度，促進教與學的和諧發展。

在學期末，學生評教結束后，教學秘書還要參與到學評教分數的評分計算環節，負責計算學生評教，參與督導組對教師的評教，核算分數，對個教師一年工作基于一個公平合理的評教。

4 服務意識的轉變

教學秘書的工作實質就是服務于人，升本前，教學秘書被戲稱為教師和學生的“保姆”。就是意指教學秘書要考慮到教師和學生的方方面面，解決他們的任何問題，以保障教學秩序的正常進行。但是升本后，隨著學生素質的提高，對教師的教學方法和教學秘書的服務方法提出了更高的要求。

新環境下，要求教學秘書從三方面服務于人，從院系工作上要求秘書要服務于領導，當好領導在教學決策中的參謀和助手的作用，協助領導作出正確的教學決策；

在對教師的服務上，應該秉承一切圍繞以教學為中心的這一點，為教師提供優質的服務，解決他們的合理要求，以教師為本，體現人本關懷。

對學生的服務上要求教學秘書廣泛接觸學生，了解學生在學習上遇到的各種困難收集整理學生遇到的困難整合反饋給領導和任課教師。還要求變被動為主動，教會學生學會看培養計劃和教學計劃，了解學籍學分的管理知識。與其告訴學生應該怎么做，還不如告訴他們應該做什么。

新升格本科院校，由于環境、學生素質、教學要求等的提升，教學秘書的工作要求也愈加嚴謹。教學秘書要考慮到方方面面，端正服務態度，參與到教學質量的監控過程中，收集整理好材料以便歸檔備查。在做好分內工作的同時，也要加強自身素質的培養。注意工作方法，真誠溝通。

參考文獻

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