正確認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案管理工作的作用和地位

【摘 要】社會(huì)發(fā)展速度越來越快，學(xué)校也在不斷發(fā)展、進(jìn)步，學(xué)校各部門對(duì)檔案信息的依賴性逐漸加強(qiáng)，要提升學(xué)校的管理水平、提升學(xué)校辦學(xué)能力、提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量，必須加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的管理，正確認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案工作在學(xué)校工作的地位和作用。

【關(guān)鍵詞】檔案 學(xué)校檔案 檔案工作的特點(diǎn) 檔案工作的作用

一、檔案和學(xué)校檔案

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案信息的記錄方式和載體是構(gòu)成檔案的基本因素。檔案是社會(huì)工作的查考憑據(jù)，可減少工作的盲目性和失誤，是科學(xué)研究的可靠材料，生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)。社會(huì)歷史文明的傳承，社會(huì)的進(jìn)步都離不開檔案，學(xué)校檔案對(duì)于學(xué)校工作更有著舉足輕重、不容忽視的作用。

學(xué)校檔案是學(xué)校歷史、教學(xué)研究、教學(xué)改革、學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)過程和結(jié)果的記錄，是學(xué)校教職工勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，是學(xué)校教學(xué)工作方針、政策、方法、效果的真實(shí)記錄，學(xué)校檔案反映著學(xué)校的管理、辦學(xué)水平，是學(xué)校綜合能力的體現(xiàn)。

二、學(xué)校檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）學(xué)校檔案管理工作和社會(huì)有親密且廣泛的聯(lián)系

學(xué)校是為社會(huì)培養(yǎng)人才、輸送先進(jìn)生產(chǎn)力的地方，它從社會(huì)招收的學(xué)生最后還要輸送到社會(huì)中去，所以學(xué)校和社會(huì)有著親密且廣泛的聯(lián)系。學(xué)校培育人才的過程中積累的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在教研過程中產(chǎn)生的成果，都將為社會(huì)所利用。學(xué)校檔案是記錄學(xué)校工作中經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、研究成功的載體，在社會(huì)要利用這些資源時(shí)就顯得彌足珍貴。

（二）學(xué)校檔案管理工作的綜合性和多樣性

學(xué)校是專業(yè)的教育組織機(jī)構(gòu)，也是一個(gè)小社會(huì)，管理、教學(xué)、人事、財(cái)務(wù)等各部門都會(huì)產(chǎn)生相對(duì)應(yīng)的檔案，如教育管理檔案、教育教學(xué)檔案、人事管理檔案、會(huì)計(jì)檔案等，這些記錄學(xué)校各項(xiàng)工作的檔案說明學(xué)校檔案是綜合性的。學(xué)校部門眾多、教育教學(xué)活動(dòng)多種多樣，檔案的不同記錄方式就造成檔案載體數(shù)量大、種類多的特點(diǎn)，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、影像檔案、實(shí)物檔案等。

（三）檔案管理工作的繼承發(fā)展性

檔案的載體，從早期的龜甲獸骨、竹簡(jiǎn)木牘、金石、布帛到現(xiàn)在的紙張、膠片、光盤、電子書等，檔案的記錄方式由手工記錄變成數(shù)字化記錄，檔案的載體和管理是一個(gè)不斷進(jìn)步、不斷發(fā)展的過程，學(xué)校檔案作為檔案中的一員，載體和記錄方式也在隨著時(shí)間的變化而變化。

三、學(xué)校檔案管理工作的作用

科學(xué)、完善的檔案管理工作對(duì)改進(jìn)教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)術(shù)交流有重要的作用，檔案的作用概括來講有兩點(diǎn)：憑證作用和參考作用；做好學(xué)校檔案的采集、整理、積累、開發(fā)利用等工作，合理運(yùn)用檔案是學(xué)校發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

（一）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

學(xué)校檔案記載著學(xué)校的發(fā)展歷史、教學(xué)改革的過程和結(jié)果，各種數(shù)據(jù)報(bào)告，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施制度變革、學(xué)校發(fā)展規(guī)劃等提供決策依據(jù)。

（二）為學(xué)校工作的變革提供參考

在現(xiàn)代社會(huì)飛速發(fā)展的前提下，學(xué)校也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷變革學(xué)校的管理制度、改革教職工的管理；學(xué)校改革必須以自身的實(shí)際情況為準(zhǔn)，仔細(xì)參考學(xué)校檔案資料，依靠檔案信息和檔案數(shù)據(jù)，制定符合學(xué)校發(fā)展的改革政策。

（三）為學(xué)校的科學(xué)管理提供參考依據(jù)

學(xué)校檔案是教育工作者在從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的第一手材料，客觀地反映學(xué)校工作各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面的真實(shí)情況，學(xué)校科學(xué)管理制度的建設(shè)可參考學(xué)校檔案，以確保管理工作的順利進(jìn)行和科學(xué)性、規(guī)范性。

（四）為提高教學(xué)質(zhì)量提供參考依據(jù)

近年來學(xué)生數(shù)量減少，學(xué)校必須提高教學(xué)質(zhì)量才能在眾多的學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。學(xué)校檔案中記錄了教學(xué)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)技術(shù)，如果要提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，必須不斷吸收經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、及時(shí)總結(jié)出先進(jìn)教學(xué)方法，這些工作都要從學(xué)校檔案中查詢提取出相關(guān)的資料。

（五）為查詢提供憑證

學(xué)校檔案綜合記錄著學(xué)校的歷史、改革、教學(xué)資料，現(xiàn)在大多數(shù)學(xué)校檔案管理工作已經(jīng)向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，其中學(xué)生成績(jī)的查詢、學(xué)生學(xué)籍查詢、學(xué)校人事調(diào)動(dòng)、學(xué)校教學(xué)課程安排等都可以查詢。

（六）為學(xué)習(xí)交流提供資料

學(xué)校校內(nèi)的各個(gè)年級(jí)、各個(gè)專業(yè)之間，學(xué)校與學(xué)校之間的交流普遍增多，交流范圍廣泛，教學(xué)管理、教學(xué)方法、學(xué)科教育、學(xué)校制度建設(shè)等方面均包含在內(nèi)。學(xué)校檔案可為校內(nèi)和校與校之間的交流提供準(zhǔn)確、詳細(xì)、全面的資料。

四、對(duì)學(xué)校檔案工作進(jìn)行正確的定位

學(xué)校檔案工作在學(xué)校工作中具有重要的作用，學(xué)校應(yīng)該對(duì)學(xué)校檔案工作樹立正確的定位。但是目前很多學(xué)校對(duì)學(xué)校檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，檔案管理制度不夠健全，管理方式跟不上學(xué)校整體發(fā)展的潮流，學(xué)校應(yīng)針對(duì)學(xué)校檔案管理工作中存在的具體問題進(jìn)行完善。

首先應(yīng)制定完善的檔案管理制度和管理方式，確保檔案收集規(guī)范性、整理規(guī)范性，使檔案資料齊全，有效利用。其次應(yīng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作有正確認(rèn)識(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教育工作者，檔案管理人員都應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)。再次及時(shí)更新檔案管理設(shè)備，提升檔案管理人員的素質(zhì)，做好網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理工作。

總之，學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校工作中具有舉足輕重的作用，學(xué)校檔案管理工作，可以直接記錄學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)，為學(xué)校提供各項(xiàng)工作的憑證和依據(jù)，提高學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平，反映學(xué)校的綜合水平。要做好學(xué)校的檔案管理工作必須合理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)、提高工作人員的素養(yǎng)、建立完善的制度，使學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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