淺談藝術類高校系部秘書必備的綜合素能

[摘 要]藝術類高校系部秘書是協助系部領導做好教學、行政管理工作的專職人員，在系部管理中具有不可替代的重要作用，直接影響管理工作的質量。尤其是藝術類高校，教學體制、教師身份、學生專業都具有其特殊性，使得藝術類高校的系部秘書必須具備特殊的綜合素能。文章以中國音樂學院國樂系秘書崗位為例，從四個方面論述藝術類高校系部秘書如何做好系部教學、行政管理工作。

[關鍵詞]藝術類高校 系部秘書 管理 綜合素能

[中圖分類號] G64 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）05-0118-02

一、要做好系部秘書，必須了解崗位職責

以中國音樂學院國樂系為例，系部秘書在完成系領導交辦的各項任務之余，其崗位職能和授權范圍還包括兩個方面。

一是教學管理方面。中國音樂學院國樂系是學院表演方向的重點學科之一，以培養從事中國民族器樂演奏、教學、研究，推動民族音樂繼承和發展的專門人才為主要辦學特色。國樂系擁有老中青三代享譽中外的藝術家，28位在職教師均在各自的專業領域享有盛名。專業的門類有二胡、竹笛、古箏、三弦等18種教學方向。國樂系與其他系部相比，具有教師多、專業多的特點，因此，當好國樂系秘書的一個重要前提就是要了解國樂系的歷史、師生專業、學科門類、專業構成等等，這樣才能做到心中有數，有利于工作的正常開展。國樂系以“口傳心授”、示范教學的一對一教學模式為主，以樂團為教學相長的實踐基地，配合專業教學。系部秘書在業務上除接受教務處的指導，及時落實各項通知、文件之外，要協助本系教師完成實踐活動、師生教學互動、科研項目申報等各項教學管理工作。

二是行政管理方面。國樂系作為中國音樂學院二級行政單位，受學院辦公室的直接領導。系部秘書要對學院黨、政部門下發的文件進行及時的分析、整理，并請示相關領導，進行下一步工作的安排部署。同時，國樂系的領導均為國內外知名的藝術家，在外有演出、訪問、講學等重要任務，對內要心系學校發展、系部公務和學生教育。因此，作為系部秘書對內要當好賢內助，對外要當好經紀人的角色，在保護系部教師的合法權益的同時，也要進行有效的宣傳和推廣。

二、要做好系部秘書，必須具備過硬技能

一個稱職的系部秘書，必須具有一定的綜合能力，包括統籌能力、辦事能力、調查研究能力、文字表達能力等。簡單來講，要“三會”。

一要會說。盡管系部秘書的只是一個相對普通的崗位，但是要做好上傳下達，做好組織管理，做好協調溝通，就必須具有“會說話”的能力，這樣才能將上級的政策準確傳達，收到事半功倍的效果，獲得意想不到的成功。

二要會寫。系部秘書的崗位職責要求會寫，即寫各種材料、文件，無論工作報告、領導講話，還是各類請示、通知、匯報、總結等，都是用系統的文字來說明工作。國樂系是表演學科，其特征是重表演而輕理論，師生的文字功底相對薄弱，因此作為秘書，會寫規范性的文字是必備技能，要在領會領導的意圖下，將富含藝術特色的觀點、理論、研究融入規范的文字體裁中。這就要求藝術類院校的系部秘書要熟悉材料、文件種類、體裁以及寫法，認真對待每篇文稿，更好地實現以文輔政、以文助政。要養成長期讀書看報的習慣，時刻留意國家發展大勢、藝術界整體趨勢和學院發展形勢，只有這樣才能及時有效地綜合情況、提供信息，做到厚積薄發。

三要會組織協調。系部秘書的組織協調工作在教學、行政管理中占有重要位置，是領導協調下不可缺少的輔助力量。作為國樂系秘書除了日常執行上級決策，組織各種會議、活動之外，還涉及藝術類高校自主招生考試、樂團外出巡演等特殊事宜。在組織運行中，要做好系部與黨院辦、國際交流部、教務處、學生處等各部門的協調工作，要有統籌全局的規劃意識、運籌帷幄的組織管理能力，在精準領會領導意圖的基礎上，快速、準確、高質量地執行各項預定的工作任務，確保取得預期的成效。

三、要做好系部秘書，必須提升綜合素養

在這里，結合系部秘書的特點，重點闡述一下綜合素養方面的三種“意識”需要強化。

一是強化服務意識。作為系部秘書，要樹立全局觀念，上要絕對服從和服務于領導，下要服務全體師生。要有“以育人為本”、“以學生為本”、“以教師為主體”的服務意識。要突出為領導服務，做好領導的參謀助手，始終站在全局的高度，站在領導的角度，不斷增強理性思維能力，能想事、多想事、想大事，為領導分憂，為師生解難，為發展盡責。要增強工作的預見性，強化超前意識，考慮問題盡可能快半拍、早半拍，凡事想得遠一點，思考深一點。

二是強化責任意識。系部秘書工作紛繁復雜、千頭萬緒，如中國音樂學院國樂系的秘書，單從處理樂團演出事宜來說，既要負責演員護照、簽證等前期手續辦理，又要隨團進行樂器管理、彩排監督和生活安排，每個細節都會影響整個工作的成敗。只有具備較強的責任感，才能認真對待工作的每個環節、每個細節，減少工作差錯，防止重大失誤，杜絕責任事故，切實做到環環相扣、“密”而不漏、忙而不亂。

三是強化和諧意識。系部秘書盡管是一個個體，但也是系部乃至整個學校這個大集體中的一員。“謀靠共識，行靠合力”，“憑一己之力，難以成百事”，所以系部秘書就是要團結系部的所有教職工，協調左右，溝通八方，消除誤會，化解矛盾，使工作的氛圍更加和諧。要增強團隊意識，最大限度地調動各方面的積極性，共同開創工作新局面。要淡泊名利、大度從容，勇于出面辦事，勇于出面擔事，但絕不出風頭、不搶功，做到謙虛謹慎，樂于奉獻。

四、要做好系部秘書，必須把握基本準則

筆者認為，當好一個系部秘書，最重要的是要有原則性，同時要有靈活性，并做到內外兼顧。

一是堅持規則不放松。大到一個社會、一個國家，小到一個學校、一個系部，只有人人講原則、個個守規矩，才能秩序井然。系部秘書身處系部中樞，肩負重要使命，更要始終堅持原則，敢于堅持原則，善于堅持原則。在大是大非面前保持清醒頭腦，要堅定政治立場，牢守辦事原則。對自己、對老師和同學，只要是工作上的事，哪怕是最小的事也要從嚴約束，從高要求，從微慎守，尤其要吃得苦，吃得虧。

二是保證靈活不呆板。要緊緊圍繞系部工作和領導要求，增強工作的預見性、前瞻性、主動性、靈活性，做到早介入、早思考、早研究，做到隨機應變、快速高效。要以人為本，體現人文關懷，做到無情管理，有情操作。要待人以寬，保持開闊胸懷，寬容氣度，容人之長，容人之短，容人之異，容人之過。

三是內外兼顧不偏廢。如國樂系秘書，在內要協助組織安排拉弦、吹打、彈撥等各教研室的專業教學管理，起草各類文件材料，后勤服務等行政事務；在外涉及樂團演出服務、媒體應對、本系教師的對外宣傳，做好組織協調、聯系溝通工作等等。因此，內外、動靜都重要，兩者不可偏廢。這就要求系部秘書“對內是參謀助手、服務員，對外是行家里手、聯絡員”，既要保障組織正常運轉，又要維護教師權益，樹立系部乃至學校的良好形象。

最后，藝術類高校還有其特殊性。就中國音樂學院國樂系為例，其小專業多，專業有琵琶、二胡、古箏、揚琴、嗩吶、笙、打擊樂等等，無論是任何專業的教師還是學生都非常富有個性。系部秘書不僅要服務于領導，也要服務于廣大的師生群體。對于教師，由于一對一的教學模式，使教師們承擔繁重的工作量，工作中難免會有不順心的時候，秘書必須要揣摩每個人的脾氣、秉性，知道他們看重和在乎的是哪方面的問題，處理每件事情都應該站在他們的角度上去分析和思考，遇到教師心情不好的時候，要善于疏導、語氣平和，先平復其心情，建立良好的溝通，從而優質地配合工作，為老師們排憂解難。對于學生，秘書主要負責學生的教學管理，學分情況。藝術院校的學生性格各異，管理時要注重方法，要配合輔導員做好學生的思想政治工作的前提下，在教學相關的問題上要及時提醒，并定期給學生總結歷屆學生中優良的典范，成功的經驗，以督促學生按教學方案完成必修和選修的學分。

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[責任編輯：雷 艷]