中學檔案數字化管理的現狀及對策

楊波

【摘要】檔案是一種重要的信息資源，檔案信息資源的管理水平直接影響著信息的利用程度，中學檔案信息資源的管理關系到學校各項教學工作的進展，關系到學校領導對學校整體情況的掌握，因此優化中學檔案信息資源管理很重要。本文分析了山東中學檔案信息管理的現狀及檔案管理所帶來的意義，并針對這些給出了相關的建議。

【關鍵詞】山東中學；檔案數字化；意義；現狀及建議

隨著社會不斷發展和網絡電子信息化的日新月異，檔案作為一種原始記錄是歷史的真憑實據，它在社會上的使用范圍及利用率在不斷攀升。而現有的檔案傳統管理模式及手工翻閱查詢方式已不能適應當今社會的檔案管理工作。檔案管理數字化的優勢已日益突顯，形成及時、準確、系統的數字化檔案網絡，成為檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。

一、檔案數字化的優點

1、節約時間，提高效率

數字化檔案的實施利用，極大地減少了人們對檔案的查詢時間，提高了效率。傳統的檔案查詢方式基本上都是手工翻閱，要想查詢一本比較厚的檔案資料，工作人員就需要花費很長時間，這是既浪費時間也降低辦事效率的表現。而數字化電子檔案可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一臺聯網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。改善了查詢的時間和空間問題，給查詢人員帶來了更有效便捷的方法。

2、成本的節約

利用數字化技術管理檔案，在很大程度上降低了管理成本。傳統的檔案管理，為了提高檔案的利用率，都是采用增加檔案工作人員和加大辦公費用的方式的，導致檔案管理的成本不斷增加。而數字化檔案的機讀檔案技術取代了傳統的以紙質為載體的檔案信息，節約了由于復印、打印、裝訂所產生的費用，同時也節約的檔案庫房的使用面積，極大地降低了檔案的管理成本。

3、利于保護檔案原件和對檔案的充分利用

數字化檔案取代紙質的檔案后，人們查閱檔案主要是在計算機上調閱并直接輸出，減少了對原始檔案的翻閱次數，尤其是保存時間比較長的檔案材料，它們本身就容易破損，而進行數字化處理后，對其起到了更好的保護作用。另外，數字化電子檔案在提供原件閱覽的同時，還能夠根據利用者個人的需要對其中的信息進行分類、統計、打印等。檔案工作人員還可以根據需要對電子檔案進行編輯，從而節省時間。

二、中學檔案管理的意義

1、基礎性

中學檔案管理是學校各項工作的基礎，是保證學校教學工作、教學改革、教學研究和教學發展順利進行的基礎，是教書育人的真實記錄，是評價教學質量的重要依據。中學檔案是學校自身形象和價值觀建設的直接依據及載體。中學檔案一直貫穿著學校的開辦、發展、變化的全過程，涉及中學教育教學工作及其組織、管理的各個方面，真實地反映了學校的教學、管理、運行的發展軌跡，是學校重要的信息資源庫。

2、重要性

中學檔案室，是為了對本學校的檔案進行管理、收集、保管并提供利用。學校的檔案管理工作既是記錄學校教學工作的重要憑證，又是提高學校教學水平的主要途徑。中學檔案室雖小，但內容卻極為豐富，正所謂“小小的世界，卻包羅萬象”。里面不僅包括科技檔案，教學檔案，設備儀器檔案、基建類檔案；還收集了財務報表、帳簿、憑證等的會計檔案；以及聲像、相片類的聲像檔案。中學檔案室的建設，一是為了把真實地記載了每個學校的發展與興衰、學生的成功與失敗、教師的汗水與功勛的校史資料很好的保存和保護起來。二是為了能讓自己的學生們以后對自己的中學回憶有所依靠，在教學檔案中，客觀地記錄了教師每學期對學生學習情況的記錄，學生成績的評定和老師對學生表現的評定記錄等，當他們長大成人之后，就能很好的利用學校的檔案室來找尋他們在這里留下的五彩繽紛的少年足跡。

三、山東中學檔案管理現狀

就山東各中學的檔案管理現狀，作出如下幾個概況：

1、有些中學聘請的檔案管理人員都不是專業化的，他們幾乎都是學校的一些退休老師，并沒有受過專業的訓練。他們管理檔案也只是混口飯吃，抱著應付上級的檢查的態度，使得檔案管理工作處于被動地位，不能充分發揮其應有的作用。這對學校檔案的有效管理帶來了困難，直接影響著檔案管理的規范化、科學化、現代化程度。

2、有些中學的校領導對教學檔案管理的重要性認識不足，對檔案室并不重視。他們對檔案意識的薄弱，使得檔案室變成一個常常被學校遺忘的一角。校領導只會在有上級部門來校指導時，象征性的開設檔案室。這在一定程度上造成檔案收集的困難，有效的檔案得不到及時的整理，致使檔案的散失、泄密，有些人甚至惡意銷毀等。

3、而檔案現代化程度幾乎為零是山東各個中學都存在的現狀。我國很多的檔案館，都已經采用先進的數字化電子來管理檔案，而在這些中學還完全是傳統的檔案管理模式，形成了相當大的差距。這也正是體現的了上級檔案部門工作的不到位，沒有及時的對中學檔案管理進行好的檢查、監督、指導和幫助。

由上可見，對山東各個中學加強檔案管理顯得尤為重要，并要實現檔案的數字化管理模式。

四、實施檔案數字化的建議

1、提高檔案管理工作人員的素質

所謂檔案管理工作人員的素質，是指檔案人員的專業水平，以及適應環境、做好本職工作能力的總稱，包括政治素質、文化素質、業務素質和心理素質。檔案數字化管理的技術要求工作人員必須具備專業的素質，精通檔案理論知識及日常管理技能的同時，要掌握計算機、網絡知識的利用方式。現代的檔案工作者一定要有豐富的、廣博的知識，而且在政治、經濟、科學、文化方面的知識也要掌握一點，自然懂的外語最好，因此，在平時的工作中學校還應創造條件，讓學校檔案管理人員要定期的參加進修培訓，這種培訓既要包括職業道德上的教育還要包括專業技術水平方面的提升，使檔案管理人員鞏固檔案管理工作的基礎知識和基本技能外，不斷掌握新知識和新技能，這樣才能不斷適應新時期新形勢對檔案工作者的要求。