電子政務環境下區域檔案信息資源的整合

李 斌 閆 明

1.河北省唐山市婦幼保健院，河北唐山 063000；2.河北聯合大學，河北唐山 063000

所謂電子政務是指政府機構運用現代網絡通訊與計算機技術，將政府管理和服務職能通過精簡、優化、整合、重組后到網上實現，打破時間、空間以及條塊的制約，為社會公眾以及自身提供一體化的高效、優質、廉潔的管理和服務[1]。

1 背景和意義

在電子政務條件下，政府服務手段和服務形態的改變必然會對政府的組織機構、功能設置等方面產生影響。在這種新型的社會管理模式下，政府系統的各要素之間、政府系統與社會環境之間的信息聯系更加密切，相互之間依存度更高，而信息資源在電子政務的發展與建設之中，起著無可替代的重要作用。事實上，我們可以將電子政務的實質歸納為對信息資源的在深度和廣度上的開發與利用，若無信息資源的支持與支撐，電子政務也無從談起。其中，檔案作為政府部門在政務活動中形成的歷史記錄和文件信息，是支撐起電子政務的信息資源的最重要部分。

檔案作為一種信息資源在分布上存在著條塊分割、行業分割的特點，在分布上它主要是依存于各個政府部門、企事業單位而存在。這種分布的分散性和孤立性與電子政務環境下社會對檔案資源的信息需求之間的矛盾日益突出。電子政務的實施不僅要求政府充分利用和開發自身掌握的內部信息資，更要求政府機構充分利用內部的智力資源，并于外部進行信息交流、協作。因此，能否有效的整合起分散在社會上的和政府部門中的信息資源，建立一種能夠有效滿足電子政務需要的信息資源模式，是電子政務成敗的關鍵[2]。就我國目前檔案資源開發與建設的現狀而言，存在著三個方面的問題：（1）檔案資源信息化的水平不一，普遍的水平不高；（2）檔案數據庫的建設雖取得一定的成效，但與檔案室、檔案館的總數相比，比率明顯偏低，而且質量不一，缺乏統一的數據標準，系統兼容性差；（3）檔案資源全社會范圍的共享缺乏宏觀的規劃，聯機在線的文件服務中心還處于探索階段[3]。全國范圍內的檔案信息資源缺乏有效的合理配置，難以與其他信息資源進行集成與融合。因此，在我國電子政務環境下，檔案信息資源開發與檔案信息化的核心，在于對現有檔案信息資源的整合，以滿足社會對檔案信息資源的信息需求。

就目前檔案資源整合及檔案資源信息化的研究現狀而言，在宏觀層面上的國家的總體規劃與管理，政策的引導與法律保障等方面的理論準備已經較為充分；在微觀層面上，各種檔案信息資源系統的建立與實施的案例也已屢見不鮮，反而是在中觀層次上，關于各級檔案機構以及其他社會信息服務機構之間的相互協調，以及建立起檔案資源的整合與共享的保障與運行機制，還缺乏較為深刻的理論與實踐認識[4]。特別是在區域檔案資源整合上，關于區域檔案資源的規劃與認識，還沒有專門的研究。專門針對區域檔案信息資源整合的研究，有效的規避了在檔案信息化中所普遍存在的發展程度、水平不一的問題，更具實踐意義，更能夠回應理論的呼聲，是對檔案信息化領域研究的一大補充，并且在實踐層次上，區域檔案信息資源整合與微觀層面上檔案信息資源系統的研究，前后想承緊密聯系，自下而上的改革實踐，更具體有實際意義。此外，這也是檔案信息化研究思路的一次自我調整，一次新的實踐嘗試。

2 國內外發展趨勢

進入新世紀以來，在檔案學的研究中，檔案學的研究當中存在著三大研究熱點：（1）有關電子政務的研究；（2）檔案信息化的研究；（3）電子文件的研究。在這三大熱點之中，電子政務的研究與檔案信息化的研究緊密交叉。事實上，檔案信息化建設與電子政務的建設有著密切的關聯。首先，檔案信息化建設可為電子政務建設的可持續發展提供信息保障。第二，檔案信息是電子政務高效化、科學化、民主化實施的依據。第三，檔案信息是電子政務個性化服務，有效滿足信息用戶信息需求的前提。因此，這兩個研究熱點相互促進，相互關聯，構成了近十年來檔案學研究領域的主流。在這其中，電子政務涉及到了電子政務中的信息資源共建共享、信息資源利用模式、信息整合機制、電子公文流程分析與涉及、信息平等與政府信息公開等內容，信息資源的共建和共享、信息資源整合是研究的重點。而檔案信息化的研究則集中在檔案數字化、檔案網站、數字檔案館和檔案信息安全等方面。這些研究涉及到了檔案信息資源整合的宏觀、中觀、微觀三個層次。

以1999～2008年檔案學領域獲得的國家社科基金立項項目統計來看，檔案學總計獲得立項60項，其中電子政務內容的19項，檔案信息化內容7項，分別占到總立項的31.6%和11.6%，合計占到43.3%，足以證明其理論關注度之高。但在獲得立項的單位統計中前五名分別為中國人民大學、蘇州大學、武漢大學、安徽大學、上海大學，國家檔案局、國家信息中心僅以兩項與湘潭大學、湖北大學、浙江大學、解放軍南京政治學院上海分院、天津師范大學并列[5]。高等院校的各個檔案學院系在其中占了絕對的比例，這一方面說明在我國檔案學研究中，從事檔案學教育的高校教師是主體；另一方面，在立項單位中作為檔案工作實踐場所的檔案館、室的缺失，也在一定程度上說明了理論與實踐之間的脫節。

以檔案學領域2003～2012年以來關于電子政務的文獻情況來看，也同樣能夠說明這樣的問題。在中國知網中以“檔案”和“電子政務”為檢索詞，以標題為檢索項，共檢出167篇文獻。這其中核心作者如：何振、馮慧玲、黃春等多是高校教師。核心研究機構中，武漢大學、中國人民大學、湘潭大學、上海大學等舉足輕重。而就研究的層次而言基礎研究101篇，占60.5%；行業指導44篇，占26.4%，在這其中僅有極少部分是依托實際案例的分析[6]。

所以從整體上來看，盡管此類研究在我國已經發展了近十年的時間，但從研究的內容和研究層次、研究隊伍的構成等多方面來看，還是處在理論的探討階段，實踐應用已經開始發端，但離大規模的普及還有不短的距離。

從國外的發展狀況來看，關于“電子政務”“檔案信息化”“檔案”的研究與討論可以上溯到有關“書目控制”的討論，作為能夠套用到文件著錄領域的“MARC”已經得到廣泛的應用，并且有關文件著錄規則的“元數據”的討論主要集中在歐美等國家。在實踐領域中，聯機書目控制中心已經在世界范圍內推廣，而大型的“文件控制中心”還鮮少能夠聽聞[7]。從研究的層次以及實踐應用上來看，我國與信息化程度較高的美、英以及北歐等國存在著3～5年的差距。

3 研究內容

區域檔案信息資源的整合包含兩個層次的含義：一是區域內的檔案信息資源的整合；二是區域性的檔案信息資源的整合。前者或者以城市，或者以行政區劃，或者以地理概念為劃分，是對在其區域之內的檔案信息資源的總和的整合，而后者指則指的是，帶有區域性的檔案信息資源的整合。這種區域性體現在檔案信息資源的來源，檔案信息資源發揮效用的范疇等方面。在表現形式上，或者表現為某一特定行業的檔案信息資源，或者表現為某一特定檔案門類的檔案信息資源。當然，對于一般性的檔案信息資源也可以以方便利用，方便整合為目的，按照特定的行政區域化或者檔案產生、發揮功效的范疇來劃分范圍。但這兩種劃分的整合前提是在整體上統和在一個統一的信息資源系統平臺之中。這個信息資源平臺采用統一的技術標準和服務標準，以同一種界面和服務手段向用戶提供各種信息服務。

在辨析清楚這兩個層次的含義之后，就可以看出，區域檔案信息資源的整合的實質，就是通過對區域內的行業、檔案門類或者某一特定范疇內的檔案信息資源的有效配置，來達到充分滿足用戶需求并最終推動檔案事業信息化的快速發展的目的[8]。它的研究視角是自下而上的，關注的重點在于區域內的檔案信息資源的現狀，組織程度，信息化的程度，管理方式和管理手段，區域內各個不同檔案信息機構之間的協調方式等方面，注重實踐的發展與運用。在具體的研究內容上，應當包括以下內容。

3.1 區域內檔案信息資源建設和檔案信息服務的評價指標

這是本研究開展的基礎，檔案信息資源的整合首先應有的題中之義就是對于檔案信息資源現狀和檔案信息服務的現狀進行調研，而在判定這兩方面的狀況時，必然要涉及評價的標準。這既涉及服務的標準，有涉及資源建設的標準，這兩項評價指標高度統一，共同構成檔案信息資源的評價指標體系[9]。

3.2 區域檔案信息資源整合的規劃和發展戰略

區域檔案信息資源的整合包含兩個方面的含義：一是對原有資源的優化配置；二是對新的以電子形態為主的檔案信息資源的規劃與建設。也就是說，檔案信息資源的整合是在兼顧現有配置與管理狀況的條件下開展的。這兩個方面的含義在整體上又統和在一個統一的信息資源系統平臺之中。在區域之內開展檔案信息資源的整合同樣需要有明確的規劃和發展戰略。

3.3 電子政務的發展對特定區域內檔案信息資源和檔案信息服務的影響

針對特定的部門或行業或檔案門類，電子政務環境的影響的程度是不同的。同樣，在不同的部門或行業或檔案門類之間，檔案信息化的程度也存在著差異。這種差異性不僅現在已經顯現出來，并且隨著社會信息化的發展還會日益的加深。

3.4 區域檔案信息資源整合的實現形式

電子政務環境下檔案信息資源的整合是一個綜合性工程，涉及社會的方方面面，政府、檔案機構、用戶三方都參與其中，是選擇以用戶需求作為驅動，還是選自政府推動作為主導，亦或是檔案機構發揮更大的主觀能動性，在檔案信息資源整合的實現形式上，必然會顯現不同，從而在根本上對，資源整合程度、服務方式、服務效果產生影響。

3.5 電子政務環境下區域檔案信息資源服務實現的運行機制

電子政務環境下區域檔案資源的整合既是社會信息化背景下檔案信息資源開發與利用的有效途徑，也是電子政務環境下檔案信息服務部門謀求進一步發展的核心戰略和根本出路。在運行機制上，也要向著便于整合方向傾斜。

3.6 不同區域檔案信息資源和檔案信息服務的比較

不同區域之間，檔案信息資源狀況和服務水平存在著差別，分析特定區域快速發展的關鍵，找出制約某區域發展的根結，為實現檔案信息資源整合的提供參考。

3.7 區域檔案信息資源整合的協調機制

電子政務環境下檔案信息資源的服務涉及政府部門、檔案機構、用戶三方的參與，用戶與政府部門之間、檔案機構與檔案機構之間、檔案機構與政府部門之間，需要有效的協調機制，以保障服務的有效運行。

3.8 區域檔案信息服務用戶信息需求調查

電子政務環境下檔案信息資源整合的實質是服務的整合，整合是為了便于共享，共享是滿足服務的有效手段，而服務又是服從于用戶的需求。用戶需求才是構建整個檔案信息資源系統和體系的立足點、出發點和最終歸宿[10]。

4 結論

區域檔案信息資源整合的研究，有效的規避了在檔案信息化中所普遍存在的發展程度、水平不一的問題，更具實踐意義，更能夠回應理論的呼聲，是對檔案信息化領域研究的一大補充。針對區域檔案信息資源整合的研究還有更多的研究潛力可挖。

[1]劉康.淺析我國電子政務的發展現狀及完善對策[J].科技致富向導，2010（23）：50.

[2]李穎鵬.關于電子政務信息資源整合與共享研究[J].信息系統工程，2012（3）：154.

[3]蔣冠，何振.我國電子政務環境下檔案資源的整合與共享[J].檔案學通訊，2004（6）：44-47.

[4]何振，蔣冠.試論電子政務環境下檔案資源整合與共享的實現形式[J].檔案學研究，2004（4）：40-43.

[5]伍玉偉.1999～2008我國檔案學研究特點及未來的展望——基于國家社科基金立項的統計分析[J].檔案學通訊，2009（3）：7-10.

[6]張帆.檔案工作電子政務文獻統計分析[J].辦公自動化雜志，2012

（227）：15-16.

[7]朱莉.美國聯邦政府電子文件管理政策和標準發展[J].電子政務，2012（1）：2-9.

[8]楊靈芝.檔案系統政府網站評價及發展對策[J].管理工程師，2011（4）：9-12.

[9]余厚洪.網絡環境下檔案信息資源整合探究[J].檔案管理，2012（198）：37-39.

[10]金鑫.論電子政務對構建服務型政府的影響[J].中小企業管理與科技，2011（2）：89-90.