醫(yī)院檔案管理的問題與思考

于洪飛

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視[1]。盡管如此，醫(yī)院檔案管理工作仍存在諸多問題，無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)。這主要有以下幾種表現(xiàn)：（1）檔案管理部門單一、功能簡單、資料范圍狹窄，工作方式被動、僵化、死板，管理手段以保管為主，檔案利用率低；（2）檔案管理專門人才匱乏；（3）檔案管理條件簡陋，設(shè)施落后；（4）檔案管理設(shè)施不全；（5）檔案管理分工不明，多頭管理。之所以存在以上問題，分析原因主要有以下幾個方面。

1 檔案意識淡薄

檔案工作是架設(shè)在現(xiàn)實工作、歷史實踐與未來發(fā)民之間的橋梁。檔案中保存的信息有很多對現(xiàn)實工作有指導(dǎo)意義和借鑒價值，是不可多得的寶貴財富。但是在現(xiàn)實工作中，人們往往只顧忙碌眼前的事情，不會站在歷史的角度，從全方位尋找解決問題的途徑，這就無形中忽略了、淡漠了檔案工作的存在。使已經(jīng)形成的檔案變成紙堆，存放在被人遺忘的角落，很少有人想起。對檔案的淡忘，必然導(dǎo)致對檔案工作的不重視。

2 醫(yī)院經(jīng)濟力量薄弱

目前，大多數(shù)非營利性醫(yī)院都是財政差額撥款單位。財政撥款數(shù)額在醫(yī)院所有收入中占的比例較低。也就是說，醫(yī)院的業(yè)務(wù)支出大部分來源于業(yè)務(wù)收入。而人員工資、修建房舍、購置更新醫(yī)療設(shè)備、交付煤水電費等幾項支出就幾乎把所有業(yè)務(wù)收入消耗凈盡。可以說有限的資金用于醫(yī)療業(yè)務(wù)上尚且緊張，何況用于檔案。

3 缺乏適用人才

主要由于是高校招生數(shù)量少。據(jù)有關(guān)資料介紹，全國高校開設(shè)檔案專業(yè)的不足20 所，年招生量不足250 人，這么少的人才供給，不用說醫(yī)院，就是專業(yè)檔案館的人才需求也遠遠不能滿足。

實施檔案管理改革應(yīng)從以下幾個方面著手：（1）檔案室機構(gòu)應(yīng)該獨立。不但如此，還應(yīng)該把檔案室、病案室和圖書室合并到一起，成為一個對資料完整綜合利用、管理的科室。這樣，無論對于房舍的安排、內(nèi)部設(shè)施的配備還是對人力資源的使用管理都十分便利、節(jié)省，同時也更有利于對信息資源的活化、利用。（2）檔案室應(yīng)配備高素質(zhì)、復(fù)合型人才。檔案系列的從業(yè)人員即便不是檔案專業(yè)畢業(yè)的大專院院校畢業(yè)生，也應(yīng)該是醫(yī)學(xué)校畢業(yè)生：首先應(yīng)該對醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)知識熟悉，并有較深的理論素養(yǎng)；其次還應(yīng)該通過業(yè)余學(xué)習(xí)等途經(jīng)掌握檔案工作的專業(yè)理論與技術(shù)；第三還應(yīng)該具有較強的文字綜合能力，便于對獲得的資料、信息不保密的介給、傳遞給需要它的人員或科室以幫助醫(yī)療、衛(wèi)生專業(yè)人員或管理人員跨躍時間、空間的限制，吸收間接經(jīng)驗，提高醫(yī)療效果或辦事效率。（3）要加強檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。檔案室是醫(yī)院信息資源的寶庫。能否把它開發(fā)好、使用好使其物有所值甚至物超所值，關(guān)鍵在于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的認識、部署和調(diào)度。我們認為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可以把那些過去的、現(xiàn)在的紙質(zhì)的、死的物品，看成活的資源和無價之寶；可以使它們從靜態(tài)變?yōu)閯討B(tài)，使工作在角落里的工作人員走入醫(yī)務(wù)工作者的視線，必要時，可以使檔案部門的中層管理人員參加院長行政查房，在院長查房中，檔案人員才能不斷了解掌握醫(yī)務(wù)人員在做什么、怎么做，在信息方面缺少什么，需要什么，以往的哪些經(jīng)驗教訓(xùn)是可以吸取借鑒的等。檔案工作與醫(yī)療業(yè)務(wù)工作信息溝通了，對接了，檔案為醫(yī)療業(yè)務(wù)工作服務(wù)就找到了切入點。拓展服務(wù)范圍會使檔案工作走出自我封閉的冷冷清清的狀態(tài)。隨著檔案工作價值的逐步提升，檔案工作也就會獲得它應(yīng)有的生命力。較高水平的檔案管理轉(zhuǎn)化成智力資源，揉入到醫(yī)院管理中來無疑會對醫(yī)院的整體管理水平起到事半功倍的效果。（4）健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù) 《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束，并將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。（5）政府要加大對醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的投入。應(yīng)該承認，任何一項事業(yè)的完善與發(fā)展都離不開財力的支持。所以檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理水平的提高，醫(yī)院檔案軟硬件建設(shè)，環(huán)境的改善同樣需要必要的資金保證。所以，唯有政府加大對衛(wèi)生事業(yè)的投入，醫(yī)院有較充足的資金，檔案部門的建設(shè)才有可能實現(xiàn)[2]。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料。因此，做好醫(yī)院檔案管理工作有著其獨特而重要的現(xiàn)實意義[3]。

[1]孫中華.醫(yī)院人事檔案管理工作的體會[J].中醫(yī)藥管理雜志，2009，17(2)：148-149.

[2]崔美蘭.做好醫(yī)院檔案管理工作，促進醫(yī)院發(fā)展[J].蘭臺內(nèi)外，2011（1）：32.

[3]陳艷玲.試談如何加強企業(yè)檔案管理工作[J].蘭臺內(nèi)外，2011（4）：18.