談如何管好往來賬

張曉玲

對于往來賬的管理，不同的單位有不同的管理辦法，但管理的效果如何卻差別很大，好的管理辦法會使企業風險大大降低、損失降低到最大限度。往來賬管理通常包括預付或預收賬款、應收和應付賬款、其他應收或其他應付賬款，我在這里所說的往來賬管理主要指對債權部分的管理，即：財務賬面的“預付賬款”、“應收賬款”、“其他應收款”“的管理。

一直以來，許多企業或上市公司都存在著往來賬掛賬數額較大、戶頭多，部分賬齡較長，難以清理清收，甚至形成爛賬或壞賬，使企業蒙受損失。我公司是較大的國有控股公司，近一年來針對往來賬掛賬巨高不下的問題，制定了清收任務并制定了將其完成情況與相關責任人獎金掛鉤，與此同時我們從問題形成的源頭開始抓起，通過管理，往來賬掛賬數額大幅下降，實踐證明，這種管理辦法卓有成效。

一、導致往來賬目管理存在問題的原因

（1）沒有建立客戶資信評價體系，給銷售回款埋下了隱患；

（2）未建立銷售合同跟蹤制度，銷售合同簽訂后，執行到什么程度，執行情況如何，沒人跟蹤監督；

（3）銷售信息共享程度較低，財務部門、銷售部門、產品庫房協調聯動欠缺；

（4）銷售回款清收力度不夠、清理不及時、對賬不及時，沒有系統的清收對賬制度，使壞賬損失率上升；

（5）財務部門對往來信息匯總反饋、監督管理薄弱，喪失了防火墻的功能。

二、具體存在的問題及解決辦法

（一）預付賬款

1.“預付賬款”管理存在的問題

（1）款已支付、貨也收到，但供貨單位不及時開發票或款已支付、貨也收到，剩余部分發票未開或根本不想開，造成購貨單位無法核賬；（2）款已支付，發票和貨物都未收到，使購貨單位無法核賬，并且給購貨單位造成一定損失。

2.采取的防范應對措施

（1）與供應商簽署合同條款時應明確規定在第二次付款前應提供前次付款的全部發票，如貨已收到，款付至80%時，業務經辦人應認真核對合同及發票開具情況，如果之前的發票未開夠，在支付剩余20%款時，應要求供貨單位將發票全部開齊；

（2）供應部門對合同的執行情況應負責跟蹤到底即：業務經辦人應建立合同管理臺賬；對所訂貨物的到貨數量、入庫驗收情況、申請付款以及索要發票及合同糾紛等事項有明確的記錄，同時還應隨時了解和關注供應商的經營動態，避免款付，貨、發票無法收回的情況發生，合同執行過程中如發生質量糾紛，經辦人應及時向部門領導匯報；

（3）為保證業務前后銜接，供應科人員調離本崗或辭職，應辦理交接手續：交接表應寫清楚本人負責管理的各項工作內容及未了事項等；辦理交接時部門領導必須監交，交接表一式三份，移交人、接交人、監交人必須同時在交接表上簽字，調離人員原則上應將未了事項辦理完畢或在交接表上交代清楚待處理的未了事項，以免留下后患；

(4）為防止發票丟失，要求供應商寄發票時寫清楚收票人的詳細地址和姓名，業務經辦人應建立票據登記制度；

（5）財務部門應參與所有供應合同的簽訂過程，了解每個合同的內容，負責審核合同結算條款：一般貨物采購不打預付款，特殊情況需打預付款，必須寫申請報告報公司領導審批；

（6）財務部門應準確核算往來賬：票據應及時入賬，核算過程中仔細閱讀合同條款，掛賬時如發現缺少貨物入庫或驗收手續或與合同結算條款不符的事項，財務部有權不予付款或掛賬，并要求相關部門立刻改正；

（7）定期與往來單位對賬；內部單位往來在每月28日對賬會上核對；給外部供應商付款前必須根據合同對清楚每筆賬，對賬后應有雙方簽字確認的對賬單或對賬記錄并存檔。

（二）其他應收賬

1.其他應收款掛賬的原因

主要有單位借款、繳納押金、繳納保證金、員工個人欠款、工傷借款等，借款不及時報賬或財務部門只知道掛賬不去主動清賬。

2.應對措施

個人借款應當寫申請借款報告，借款報告應寫明借款事由、借款金額、還款日期等，逾期未還款，扣借款人工資；因公出差不出省的一律不予借款，不得借支備用金；借款辦理其他事項，應及時取得對方單位發票或收據；跨省出差回來后規定十日之內報銷，報銷后及時歸還個人借款；工傷借款掛單位安全部門經辦人頭上，掛誰的賬誰負責清理歸還；從賬齡分布來看，半年以上的其他應收款都必須積極清理，尤其是兩年以上，損失的風險較高；在積極清理老賬的同時，對新發生的其他應收款不能放松清理，防止新賬變老賬，老賬變壞賬。定期檢查考核往來賬清理或管理情況；對未完成清理任務的單位進行考核，將清理任務完成情況與單位次月獎金掛鉤。

（三）應收賬款

1.形成外部應收賬款長期掛賬無法收回的原因

賒銷形成；購貨單位未按合同規定條款履約；催收工作力度不夠，回款獎懲措施不盡合理。

2.應對措施

針對外部應收賬款管理中存在的問題，加強對“賒銷貨款”與“銷售合同”的管理至關重要，簽署銷售合同前應對客戶的資信度做認真的調查和了解，應明確各部門職責，采取適合企業的銷售政策，加強對相關人員的考核力度。具體做法：

（1）對個人或個體經銷商銷售產品，一般實行現款現貨，不予賒銷；

（2）簽署的銷售合同條款中應明確規定回款期限，貨物發出后，銷售科應指定專人跟蹤收款；

（3）應建立合同管理統計臺賬，合同統計臺賬應列明客戶單位名稱、貨物品名、數量、單價、合同總金額、合同結算條款、已發貨數、未發貨數、業務經辦人；合同管理臺賬應與財務科（財務科長及銷售會計）共享；

（4）采取“合同銷售”方式銷售的，應按銷貨單位或銷區指定收款責任人，收款責任人應建立合同執行情況記錄表，到合同條款約定的回款期限時督促客戶按合同屢約；

（5）應準確核算往來賬，每年與外部掛賬單位應進行對賬，對賬后如雙方對賬有差異，應立刻查明原因；

（6）對應收賬款掛賬在1年以上，如再無發生新的業務，多次催收貨款無果的，應及時報送單位清欠部門走法律程序。

三、加強往來賬目管理的建議

1.建立和完善各項往來賬管理規章制度。

2.制定往來賬管理考核辦法：從往來賬目形成的原因著手抓起，從往來賬目的批準、合同、催要、對賬、清理、檢查考核等環節入手，制定崗位作業標準，為加強檢查考核力度，強制作業標準得以執行。

3.充分發揮內部審計監督和免疫的作用。

總之，往來賬管理工作應做到日日抓時時抓，使企業內部管理逐步走向良性循環之路。