基于RFID技術(shù)的高校固定資產(chǎn)全生命周期管理系統(tǒng)研究

肖明生

根據(jù)《2011年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報》顯示，全國高校的教學科研儀器設(shè)備總值2,555億元，比上年增加276億元，管中窺豹，可以說，我國高校包含教學科研儀器設(shè)備在內(nèi)的固定資產(chǎn)數(shù)量，已經(jīng)達到了一個數(shù)量很龐大的地步（據(jù)現(xiàn)有教育部公布的資料，全國普通高校2006年固定資產(chǎn)總值已經(jīng)達到6,952億元）。但相對于數(shù)量龐大的固定資產(chǎn)，由于管理思想、管理體制、管理手段等原因，高校的管理現(xiàn)狀卻不盡人意，需要我們采取一些切實可行的措施去提高固定資產(chǎn)的管理水平。

一、高校現(xiàn)行固定資產(chǎn)管理存在的問題。

1、管理思想存在誤區(qū)。

高校的管理層及教師隊伍中普遍存在“重貨幣資金、輕實物資產(chǎn)”、“重購置、輕管理”的思想，對向上級部門爭取預算購置固定資產(chǎn)很重視，可行性報告做得好看，一旦購置成功后卻忘記了當初做預算時的必要性，忽視購置后的后續(xù)管理，對固定資產(chǎn)的績效評價、維護、報廢工作不再重視。

2、管理體制落后不能適應(yīng)高教事業(yè)快速發(fā)展的變化。

目前高校所擁有的固定資產(chǎn)，跟改革開放之前相比，數(shù)量多、金額大、種類繁、地點散、涉及部門雜。高校對固定資產(chǎn)的管理一般是采用賬物分離、分類歸口的管理模式，內(nèi)設(shè)機構(gòu)中與固定資產(chǎn)管理有關(guān)的部門包括總務(wù)處（資產(chǎn)管理處）、財務(wù)處、設(shè)備與實驗室管理處、基建處、校辦企業(yè)、保衛(wèi)處等多個部門。

財務(wù)處從資金角度負責固定資產(chǎn)的會計記錄及相關(guān)核算，總務(wù)處從實物角度負責固定資產(chǎn)的日常管理及維護、記錄，其他各個部門都直接涉及到固定資產(chǎn)的占用及相關(guān)管理，由此形成固定資產(chǎn)管理過程中“九龍治水”，各部門均處于一種相對獨立的狀態(tài)，形成一個個“信息孤島”，導致內(nèi)部控制原則下的互相牽制、分級負責、全程紀錄、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督等原則無法得以較好落實。

3、管理手段陳舊，科技化、信息化水平有待提高。

雖然高校都實現(xiàn)了會計電算化，各個辦公室都用上了計算機，但是在固定資產(chǎn)管理這領(lǐng)域，還停留在“手工作坊”階段，固定資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)包括有采購、入庫、領(lǐng)用、使用、調(diào)撥、維護、績效評估、報廢更新等環(huán)節(jié)，而財務(wù)部門的會計核算系統(tǒng)針對固定資產(chǎn)管理采用的子模塊，對其是一種靜態(tài)、貨幣化的管理，不能較好地適應(yīng)固定資產(chǎn)日常動態(tài)、實時、主動管理的需要。總務(wù)部門對固定資產(chǎn)的管理也往往是用計算機來記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，遠遠達不到到信息化水平。

筆者淺見，以固定資產(chǎn)的全生命周期管理為理念，以先進的信息技術(shù)系統(tǒng)為平臺，以RFID技術(shù)為手段，才能較好實現(xiàn)固定資產(chǎn)的實物流、資金流、管理流、信息流的有機統(tǒng)一，互相制衡，形成合力，最終實現(xiàn)在固定資產(chǎn)方面以較少的資金投入實現(xiàn)較大效益，以更好服務(wù)于教學科研需要，提高高校的競爭力。

二、資產(chǎn)全生命周期管理

1、作為生物學名詞的生命周期(Life Cycle)，本意指生物有機體從卵或孢子開始發(fā)育，經(jīng)胚胎期、成熟期、生殖期、衰老期直至死亡的全過程。

2、“資產(chǎn)全生命周期管理”（Life Cycle Asset Management，簡稱“LCAM”），是指從系統(tǒng)的整體目標出發(fā)，以資產(chǎn)作為管理對象，基于其經(jīng)濟生命統(tǒng)籌管理資產(chǎn)的編制預算、購置建設(shè)、使用消耗、維護改造、報廢更新的全過程。高校吸收采用LCAM理念，必須對資產(chǎn)的編制預算、購置建設(shè)、使用消耗、維護改造、報廢更新的全過程實施系統(tǒng)、全面、合理的科學管理和監(jiān)控，在資產(chǎn)的整個經(jīng)濟生命周期中不留管理空白。

LCAM是個較成熟先進的管理理念，也得到許多高校的認可，在固定資產(chǎn)管理中全面貫徹落實的話，的確能夠大大提升高校的固定資產(chǎn)管理水平，但實際操作中往往空有理念難以取得實效。據(jù)筆者分析，LCAM在實踐中有幾個關(guān)鍵之處，影響了其實效性，一是固定資產(chǎn)的數(shù)量多，種類繁，流動性大及較為分散；二是固定資產(chǎn)的使用、調(diào)配、維護、報廢等環(huán)節(jié)中具有動態(tài)管理需要；三是財務(wù)部門與其他管理、使用部門之間的管理銜接問題，數(shù)據(jù)不能及時更新或核對。要解決以上幾個問題，傳統(tǒng)管理手段下工作量大而繁瑣易出錯，往往多個部門、大量人力物力長時間的投入還不能取得較好結(jié)果。

三、RFID技術(shù)

RFID技術(shù)，亦稱射頻識別、電子標簽，是一種非接觸式的自動識別技術(shù)，它通過射頻信號自動識別目標對象并可與目標交換數(shù)據(jù)。1948年，哈利·斯托克曼（Harry Stockman）發(fā)表了“利用反射功率進行通信”一文，奠定了RFID技術(shù)的理論基礎(chǔ)，到20世紀90年代，RFID技術(shù)已被廣泛應(yīng)用，進入21世紀，在工農(nóng)業(yè)、醫(yī)療、交通、物流等各個行業(yè)已深刻應(yīng)用，大大提高了那些行業(yè)的管理水平并獲得了較好經(jīng)濟效益。例如，2010年上海世博會就采用了RFID技術(shù)作為門票的核心技術(shù)并取得了良好的效果。

一般RFID系統(tǒng)主要由標簽、閱讀器和計算機系統(tǒng)三部分組成。標簽由耦合元件及芯片構(gòu)成，同時每個標簽具有唯一的電子編碼（類似于公民的身份證號碼），附著在物體上以標識目標對象；閱讀器用于讀取或?qū)懭霕撕炐畔ⅲ挥嬎銠C系統(tǒng)主要包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、發(fā)卡軟件、數(shù)據(jù)同步軟件等，可以用于RFID標簽數(shù)據(jù)的管理、查詢、統(tǒng)計，以及與其他管理信息系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)等。RFID的工作原理是當附著在物體上的標簽感應(yīng)到閱讀器天線的磁場后，如果接收到閱讀器發(fā)出的特殊射頻信號，就能憑借感應(yīng)電流所獲得的能量發(fā)送出存儲在芯片中的數(shù)據(jù)信息，或者主動發(fā)送某一頻率的信號，閱讀器讀取信號并解碼后，送至計算機系統(tǒng)進行有關(guān)數(shù)據(jù)處理。

四、基于RFID技術(shù)的高校固定資產(chǎn)全生命周期管理系統(tǒng)

在固定資產(chǎn)全生命周期管理的理念下，借助RFID技術(shù)，以計算機的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為平臺，可以較好地解決高校固定資產(chǎn)管理中存在的問題，充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的效益，服務(wù)好教學和科研活動。

1、建立固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。建立統(tǒng)一規(guī)范的固定資產(chǎn)名稱、型號、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、購置時間、資產(chǎn)分類、入帳金額、使用部門、存放地點、報廢年限、責任人、序列號等信息及代碼，建立標簽的內(nèi)容規(guī)范及使用規(guī)則，在數(shù)據(jù)庫中建立RFID標簽和資產(chǎn)信息的一一對應(yīng)關(guān)系，開展存量固定資產(chǎn)的實物清查工作，為其加裝規(guī)范的標簽并全部進入數(shù)據(jù)庫。為新的固定資產(chǎn)進入數(shù)據(jù)庫做好準備工作。

2、在購置入庫階段，根據(jù)管理系統(tǒng)的標準規(guī)范，生成該固定資產(chǎn)的標簽，財務(wù)、總務(wù)及使用部門三方核對無誤后，一起將標簽附著在固定資產(chǎn)規(guī)定位置，該標簽成為資產(chǎn)的一部分，如果取下，則標簽自動損壞并發(fā)出報警信息。標簽的信息包含有固定資產(chǎn)名稱、型號、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、購置時間、資產(chǎn)分類、入帳金額、使用部門、存放地點、報廢年限、責任人、序列號等內(nèi)容，并且信息寫入標簽后進行鎖定保護，防止部門或個人進行未授權(quán)修改，標簽信息由財務(wù)或總務(wù)部門按相應(yīng)權(quán)限、職責范圍進行管理維護，并保存所有的信息修改紀錄。

3、在日常使用階段，RFID技術(shù)的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在固定資產(chǎn)盤點及固定資產(chǎn)動態(tài)管理兩個方面。RFID通過閱讀器將固定資產(chǎn)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)連接，能夠迅速準確地進行賬面與實物的資產(chǎn)核對，實現(xiàn)固定資產(chǎn)的“物、人、地、時”同步管理，便于實時掌控固定資產(chǎn)的變化情況，實現(xiàn)固定資產(chǎn)的科學化、網(wǎng)絡(luò)化、精細化管理。

在固定資產(chǎn)盤點方面，由于高校所有固定資產(chǎn)均已附著規(guī)范的標簽并全部進入管理系統(tǒng)，系統(tǒng)里資產(chǎn)有唯一“身份證號碼”。盤點時，盤點人員（由財務(wù)及總務(wù)聯(lián)合組成或由第三方審計部門組成）將固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)從管理系統(tǒng)下載到執(zhí)行盤點任務(wù)的閱讀器上，盤點人員按照盤點工作計劃，攜帶閱讀器到相應(yīng)的地點去掃描該地點所有固定資產(chǎn)上的標簽，閱讀器將自動完成盤點現(xiàn)場固定資產(chǎn)實物情況與管理系統(tǒng)留存數(shù)據(jù)、財務(wù)賬面數(shù)據(jù)的對比。在整個盤點操作過程中，最大程度減少了盤點人員的手工操作工作量，盤點人員不需要進行手工清點、核對、記錄等過程，也不需要手工輸入數(shù)據(jù)，盤點的工作效率和盤點質(zhì)量可說是質(zhì)的飛躍，盤點的同時能夠解決資產(chǎn)賬實不一致的老大難問題。

在固定資產(chǎn)動態(tài)管理方面，現(xiàn)有的RFID成熟技術(shù)已經(jīng)可以實現(xiàn)遠程采集信息。由于RFID的無線通訊、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫特點，只要是附著了規(guī)范標簽，高校的固定資產(chǎn)實物數(shù)據(jù)就能夠被快速、準確地采集，就算是分散在學校不同地方的固定資產(chǎn)，只要其發(fā)生了使用、劃撥、改造等固定資產(chǎn)的變動狀況，相應(yīng)信息可以及時、準確地通過無線信號傳輸?shù)劫Y產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)信息與資產(chǎn)實體信息緊密結(jié)合一致，能夠解決固定資產(chǎn)實物數(shù)據(jù)與財務(wù)帳務(wù)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實時同步問題，也能夠解決資產(chǎn)管理中的賬、卡、物一致問題。同時通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與IT系統(tǒng)的配合，可由后臺管理系統(tǒng)對涉及到資產(chǎn)的各種活動進行有效的實時監(jiān)控和記錄，資產(chǎn)管理人員在可以上網(wǎng)的地方就能夠及時方便地掌握資產(chǎn)的變動和使用情況，同時通過直觀的操作界面，隨時、隨地通過管理系統(tǒng)進行資產(chǎn)數(shù)據(jù)的查詢、報告、統(tǒng)計、監(jiān)控。

在固定資產(chǎn)安全管理方面，通過在學校各出入口及關(guān)鍵地點設(shè)立門禁系統(tǒng)，與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)并和學校的安防系統(tǒng)連接，可以對未經(jīng)授權(quán)的固定資產(chǎn)的移動、出入校園進行嚴密監(jiān)控，及時制止資產(chǎn)的流失。對價值特別高的固定資產(chǎn)，可以單獨設(shè)置靈敏度較高的監(jiān)控，實時監(jiān)控該資產(chǎn)的狀況，可以有效減少資產(chǎn)的消防安全、人為損毀等意外事故。

4、在報廢更新階段，總務(wù)處負責組織開展報廢固定資產(chǎn)的技術(shù)鑒定、移交、清理工作，通過閱讀器掃描標簽信息確保報廢資產(chǎn)的信息準確無誤，并自動審核是否符合政府部門的相關(guān)報廢規(guī)定，如果符合相關(guān)規(guī)定，資產(chǎn)管理系統(tǒng)啟動固定資產(chǎn)的報廢流程，會自動跟蹤、督促相關(guān)部門處理該資產(chǎn)一系列相應(yīng)手續(xù)，比如，財務(wù)部門會根據(jù)系統(tǒng)提示的資產(chǎn)報廢處置流程進行相應(yīng)賬務(wù)處理，從而徹底解決了學校相關(guān)部門資產(chǎn)處理不同步的問題。

五、應(yīng)用RFID技術(shù)需解決的幾個問題

目前RFID技術(shù)還未在高校的資產(chǎn)管理實踐中大范圍使用，究其原因，除了新技術(shù)的應(yīng)用需要一個推廣過程及管理思想的轉(zhuǎn)變外，主要有以下幾個方面：一個是標準化問題。目前，RFID技術(shù)還未形成世界統(tǒng)一的技術(shù)標準，這妨礙了該項技術(shù)的大范圍推廣應(yīng)用。近期我國也在加緊RFID標準的測試和制定，相信在不久的將來能夠制定出全國統(tǒng)一的標準，使閱讀器、標簽的標準得到統(tǒng)一。二是成本問題。RFID作為一項新興的技術(shù)，涉及標簽、閱讀器和管理軟件，前期投入比較大。三是高校現(xiàn)有資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性問題如何解決。

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