信息條件下醫(yī)院信息資源管理初探

丁冬

（赤峰學院第二附屬醫(yī)院，內(nèi)蒙古赤峰024000）

信息條件下醫(yī)院信息資源管理初探

丁冬

（赤峰學院第二附屬醫(yī)院，內(nèi)蒙古赤峰024000）

隨著信息技術特別是網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，我們的社會已經(jīng)呈現(xiàn)出了信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化的特征.在這一背景下，人們各種社會實踐活動的記錄、信息傳遞和交流也逐漸由紙質(zhì)材料向電子材料過度，甚至在某些領域還存在紙質(zhì)文件完全被電子文件所代替的情況，我們的醫(yī)院信息管理也因此大張旗鼓地開始了信息化建設.但是，就醫(yī)療信息本身的實際情況來看，電子文件也并非完全優(yōu)于紙質(zhì)文件，電子文件的應用過程中存在著諸多隱患.因此我們應該對這些隱患加以重視，并針對實際工作采取強有力的措施，以使電子文件更好地為我們的醫(yī)院信息資源管理服務.

信息技術；醫(yī)院；信息管理；隱患；對策

隨著信息技術特別是網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，我們的社會已經(jīng)呈現(xiàn)出了信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化的特征.在這一背景下，人們各種社會實踐活動的記錄、信息傳遞和交流也逐漸由紙質(zhì)材料向電子材料過度，甚至在某些領域還存在紙質(zhì)文件完全被電子文件所代替的情況，我們的醫(yī)院信息管理也因此大張旗鼓地開始了信息化建設.但是，就醫(yī)療信息本身的實際情況來看，電子文件也并非完全優(yōu)于紙質(zhì)文件，電子文件的應用過程中存在著諸多隱患.因此我們應該對這些隱患加以重視，并針對實際工作采取強有力的措施，以使電子文件更好地為我們的醫(yī)院信息資源管理服務.

1 文件和檔案電子化的隱患分析

就醫(yī)院各種檔案和文件的電子化來說，其本身是信息技術和網(wǎng)絡技術發(fā)展到一定程度的必然產(chǎn)物.與電子檔案和文件相比，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和檔案顯示出靜態(tài)、被動和孤立的特點.由于醫(yī)院的工作實際，有些檔案，特別是患者的病歷往往沒有備份.這樣一來，不管是發(fā)生自然災害還是人為原因丟失或者損壞，就會造成不可彌補的損失.而電子文件和檔案則不同了，在實際應用過程中，電子文件和檔案呈現(xiàn)出動態(tài)性和主動性的特點，在信息傳輸過程中避免了相同數(shù)據(jù)的重復錄入產(chǎn)生的大量重復勞動，而且數(shù)據(jù)出錯的概率也要小得多，這樣就節(jié)省了數(shù)據(jù)處理所需要的大量的人力和資金成本.除此之外，電子文件和檔案存儲方便，無須占用大量的庫房，可能在多個地點進行重復備份，如果通過互聯(lián)網(wǎng)，甚至可以將這些信息傳遞到世界上我們相傳遞的任何地方.但是就實際工作來看，電子文件和檔案的應用主要存在以下幾方面的隱患：

1.1 電子文件和檔案的存儲安全性在一定程度上存在缺憾

從實際情況來看，各個醫(yī)院的電子文件和檔案的數(shù)據(jù)多是保存到光盤、移動硬盤或者其存儲介質(zhì)上面.需要注意的是，不管是光盤、移動硬盤還是其他存儲介質(zhì)，都容易因為受到溫度、濕度、磁場、電磁信號、有害氣體、機械磨損等外界條件的影響而造成信息丟失.不僅如此，一但計算機出現(xiàn)故障或者突然斷電，就可能使系統(tǒng)陷入癱瘓狀態(tài)，乃至丟失部分資料.另外，電子產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，這就使得我們用于醫(yī)療信息存儲和管理的電子設備經(jīng)常更新?lián)Q代，在這種情況下，電子文件和檔案的管理帶來較大的困難，極有可能會造成保存完好的電子文件到了多年之后找不到讀取設備的情況.

1.2 電子文件和檔案的真實性和機密性難以得到保證

與紙質(zhì)文件和檔案相比，電子文件和檔案處理起來較為方便、快捷，但是也會遇到隨時可能被修改、盜竊甚至被銷毀的危險，從這一點兒來說，電子文件和檔案的真實性、可靠性和機密性明顯不如紙質(zhì)檔案.對于涉及到機密問題的文件和檔案來說，一方面這些信息如果存儲到網(wǎng)絡上面，用以與他人共享，一時疏乎就有可能因電腦黑客的惡意侵入而泄密、篡改，從而給國家和集體造成不可挽回的損失；另一方面，有些單位和個人在對電子文件和檔案進行歸檔時，不對其真?zhèn)芜M行辨別和鑒定，而只是單純地記錄到光盤之上，這就為后期的檔案管理造成了諸多的不便.

1.3 電子文件和檔案的管理缺少法律規(guī)范

就目前來說，不管醫(yī)院還是其它單位，在電子文件和檔案的管理方面并沒有一整套行之有效的規(guī)章制度，多是沿用以前紙質(zhì)文件和檔案管理的方法.即使是有些單位制定了一些規(guī)章制度，其操作方法、工作程序也沒有考慮到信息技術的特點.這些就造成了我們的管理工作與信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用之間嚴重的失調(diào).

1.4 電子文件和檔案與紙質(zhì)文件和檔案并存需要大量的人力、物力和財力

在建立電子文件和檔案信息管理系統(tǒng)時，特別是建立大規(guī)模的電子信息管理系統(tǒng)時，我們必須一次性地投入大量的人力、物力和財力，與此同時我們又不能減少在紙質(zhì)文件和檔案方面的投入.由于醫(yī)院信息資源管理系統(tǒng)規(guī)模較大，一旦因為技術發(fā)展和進步而需要對系統(tǒng)當中的軟件或硬件升級，就要再次投入更多的物力和財力，當然我們還要對檔案管理人員進行相關知識的培訓以適應新系統(tǒng)的需要.

2 信息條件下醫(yī)院信息資源管理的對策

2.1 配備專門人員和設備，全力保證數(shù)據(jù)的安全性和系統(tǒng)的可靠性

就電子文件和檔案的存儲來說，對文件庫房的溫度和濕度都有明確要求，一般來說要求溫度在14℃和24℃之間，相對濕度在45%和60%之間.如果我們在讀取電子文件時所處的環(huán)境溫度與庫房溫度相差超過20℃、濕度相差超過了5%，就應該提前將磁性載體放在使用環(huán)境之間靜置三天以上再讀取數(shù)據(jù).電子文件和檔案載體對于灰塵所造成的物理、化學損傷較為敏感，我們需要做好防塵工作；需要防止有害氣體接觸磁性載體，切記不能用手觸摸軟盤讀寫窗口和索引孔.當然，在保存和使用電子文件和檔案的過程中，我們必須遠離強磁場，避免由于磁場干擾而造成電子信息丟失.當然，機械磨損和強烈震動也會影響電子文件和檔案的存儲壽命，不管使用還是保存電子文件和檔案，都必須做好減震防沖工作.綜合上述這些情況，我們應該安排專人做好電子文件和檔案的日常管理和維護工作，確保檔案室內(nèi)空氣流通，禁止在檔案室內(nèi)栽花種草、堆放糧食和其他雜物；禁止在檔案室內(nèi)鋪設地板革和地毯；按相關規(guī)定使用空調(diào)和濕度調(diào)節(jié)設備；禁止在檔案室內(nèi)存放復印設備.

一般來說，醫(yī)院信息資源管理系統(tǒng)的軟件和硬件都是分布式系統(tǒng)，每個系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性都是獨立的，不會影響到其他系統(tǒng).在這種情況下，一旦局部出現(xiàn)問題，整個系統(tǒng)依然可以正常運轉.另外，為了保證信息的安全性，檔案室的計算機應該專人管理、專人使用，不允許隨意安裝和使用任何移動存儲設備，并對局域網(wǎng)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進行集中管理，對于系統(tǒng)當中的數(shù)據(jù)定期檢測和拷貝，系統(tǒng)數(shù)據(jù)最好進行多重加密、多重備份，并有相應的跟蹤記錄.確保每一份電子文件都有兩個以下的同版本信息，其中一套交由檔案管理部門保管，另一份則交由相關業(yè)務部門異地存檔，還留一份供日常查閱.

2.2 在設備升級過程中保證電子文件的連續(xù)性、安全性和穩(wěn)定性

為做到這一點，我們應該為檔案管理部門配備專門的記錄設備，及時對電子文件和檔案歸檔，并采用通用的格式記錄成光盤.一旦發(fā)現(xiàn)我們的管理系統(tǒng)存在安全漏洞，立刻對其進行修復；所有計算機的防火墻和殺毒軟件全部使用正版軟件，全天候自動升級，對檔案的上傳、下載的訪問權限設置到位.在升級系統(tǒng)主機和數(shù)據(jù)庫等軟硬件時，確保所有電子信息均已經(jīng)拷貝完畢.

2.3 建立健全電子檔案管理規(guī)范和制度

醫(yī)院相關部門和主管業(yè)務部門應該建立健全電子檔案的管理、使用制度和技術標準，特別是要建立相應的檢查制度，對醫(yī)院檔案部門定期進行檢查，重點檢查存檔的文件是否完全、手續(xù)是否齊全、是否符合相應的歸檔要求和發(fā)布要求；查閱者是否符合相關規(guī)定，是否有相應的查閱權限，是否進行了借閱登記.

〔1〕林凡.電子檔案與紙質(zhì)檔案共存利弊[J].中國病案，2008，9(9)：11.

〔2〕畢兆榮.電子檔案載體的保管[J].中國病案，2008，9(2)：39.

〔3〕殷力志.檔案庫房管理禁忌及防治[J].山西檔案，2007(1)：35.

R197.324

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1673-260X（2013）03-0112-02