理學(xué)院教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)初探

楊小紅，房 翃，張 芳

（華南農(nóng)業(yè)大學(xué) 理學(xué)院，廣東 廣州 510642）

1 引言

近年來，隨著學(xué)校和各級教育行政部門開展本科教學(xué)水平評估、教學(xué)狀態(tài)評估以及專業(yè)評估以來，我院開展了大量的工作，形成了大量的文件材料，這些文件材料最終都會轉(zhuǎn)化為學(xué)院教學(xué)檔案.隨著計算機技術(shù)的廣泛運用，再加上數(shù)字化校園平臺的建立以及電子作品、數(shù)據(jù)庫和計算機軟件的大量使用，越來越多的教學(xué)檔案以數(shù)字化的形式存在，從而使教學(xué)檔案信息化建設(shè)被提上了日程.如何管理以及利用這些教學(xué)檔案，提高教學(xué)管理水平和管理質(zhì)量，是教學(xué)管理工作者所共同面臨的重要課題.

2 現(xiàn)狀分析

學(xué)院教學(xué)檔案主要來自教學(xué)計劃的各個步驟和教育育人的整體，也有學(xué)校對學(xué)院在教學(xué)創(chuàng)新和人才培養(yǎng)等方面所做的全方位規(guī)范等.教學(xué)檔案的特征之一是來源廣、關(guān)系種類多.教學(xué)檔案不但聯(lián)系到學(xué)校各部門，還聯(lián)系到各系，學(xué)生辦公室，學(xué)生實習(xí)基地及實驗室建設(shè)等.人員也聯(lián)系到校、院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院的所有教師和學(xué)生等.特征之二是教學(xué)檔案記錄方式多樣化.由教學(xué)活動多樣化特點決定了檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的多樣性，學(xué)院的教學(xué)檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要有紙質(zhì)文本、電子存儲、光盤存儲等.目前，學(xué)院教學(xué)檔案管理存在以下三個方面的問題：

2.1 學(xué)院教學(xué)管理人員對教學(xué)檔案的管理重視程度不夠[1]

一般而言，學(xué)院的教學(xué)管理人員更重視學(xué)生的學(xué)習(xí)目的和其他培養(yǎng)計劃，對教學(xué)檔案管理不夠重視.認(rèn)為教學(xué)檔案管理無非就是按照模式走，不需要技術(shù)性的工作，不是學(xué)院的核心工作.對教學(xué)檔案只要能夠做到照本宣科，不遺失，能夠隨時調(diào)出、查檔即可.由于思想上的不重視，必然導(dǎo)致各系、實驗中心對自己教學(xué)中的教學(xué)計劃、教學(xué)內(nèi)容等相關(guān)的文字和圖片等相關(guān)資料不能主動上交存檔，造成教學(xué)檔案資料的及時存儲存在困難.

2.2 學(xué)院教學(xué)檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范而具體的管理措施

各學(xué)科專業(yè)、學(xué)生辦公室，教務(wù)辦公室各司其責(zé)，各自分管負(fù)責(zé)一部分教學(xué)檔案，學(xué)院教學(xué)檔案缺乏整體的協(xié)調(diào)合作和統(tǒng)一管理，造成教學(xué)檔案管理在體制上出現(xiàn)了條塊分割、多頭主管、各有側(cè)重卻又功能交叉的狀況.甚至出現(xiàn)平時很大一部分教學(xué)檔案資料堆在個人手中，而未能及時移交學(xué)院進行分類歸檔，導(dǎo)致教學(xué)材料的不完整性.這種情況往往體現(xiàn)在學(xué)校或上級教育行政機構(gòu)進行教學(xué)評估時，為了補充材料欠缺的缺口，學(xué)院要花費大量的精力來補全檔案，這必然造成巨大的資源浪費.

2.3 學(xué)院教學(xué)檔案“重藏輕用”

各學(xué)期結(jié)束或每年的教學(xué)狀態(tài)評估終結(jié)后，大量的教學(xué)檔案被移入院檔案室收藏.檔案中有許多有價值的信息資源未被進行深度挖掘和加工利用，學(xué)院教學(xué)檔案“重藏輕用”，教學(xué)檔案的價值得不到體現(xiàn)，利用率不高.

3 教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)

基于學(xué)院教學(xué)檔案信息分散、傳遞不暢、利用滯后等現(xiàn)狀，我們辦公室負(fù)責(zé)教務(wù)教學(xué)管理的老師對學(xué)院教學(xué)檔案實施信息化建設(shè)探索.在實現(xiàn)現(xiàn)有檔案有序整理的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)部分有價值的檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，提高教學(xué)檔案的利用率，發(fā)揮教學(xué)檔案的檔案功能，在提高學(xué)院教學(xué)管理水平和管理質(zhì)量方面做了一些有益的探索.

3.1 加強學(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

近五年來，以學(xué)校每年開展的校教學(xué)狀態(tài)評估工作為契機，加強學(xué)院常規(guī)教學(xué)檔案規(guī)章制度建設(shè)，建立、健全檔案信息化保障體系，為教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的運行打好基礎(chǔ).同時對各類教學(xué)檔案提交建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分類設(shè)置、建立完善的檔案整理規(guī)則，為教學(xué)檔案管理信息化做好制度保障.例如加強對電子文檔的指導(dǎo)與監(jiān)督，在各學(xué)科專業(yè)、實驗中心、學(xué)生辦公室等進行教學(xué)檔案移交之前，制作完成統(tǒng)一的、有效的電子表格、電子檔案模板及存儲格式，方便電子檔案的歸檔.規(guī)范電子文檔的歸檔范圍，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行修改和格式轉(zhuǎn)化等預(yù)處理工作，實行分類管理.

3.2 完成教學(xué)檔案管理信息化的資源積累

從已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案中篩選出有價值的信息，進行深度挖掘和加工，進行數(shù)字化處理，并將其轉(zhuǎn)換成電子文件，實現(xiàn)教學(xué)檔案信息化的資源積累.根據(jù)學(xué)校本科教學(xué)狀態(tài)評估指標(biāo)體系，按照教學(xué)管理、教師隊伍和教學(xué)改革、教學(xué)運行、命題與閱卷、畢業(yè)論文、人才培養(yǎng)質(zhì)量等六個一級指標(biāo)和教學(xué)研究、教材選用、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)等19個二級指標(biāo)體系，分門別類地將原始資料部分轉(zhuǎn)化為電子文件進行儲存，部分實現(xiàn)了教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫管理和紙版材料相對應(yīng)，方便檔案的查閱和利用.目前，學(xué)院各類教學(xué)檔案如教學(xué)進程表、畢業(yè)論文、必修和選修課試卷、課程檔案、學(xué)生成績、綜合設(shè)計型實驗報告、課程設(shè)計報告、實習(xí)相關(guān)材料等已經(jīng)逐步實現(xiàn)了管理信息化的資料整理工作.

3.3 開展檔案信息的利用，實現(xiàn)學(xué)院教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

充分發(fā)揮數(shù)字化學(xué)院平臺的作用，將有序整理的教學(xué)檔案信息資源，通過理學(xué)院網(wǎng)絡(luò)進行發(fā)布、提供查詢檢索服務(wù)，開展檔案信息的利用.例如，將各學(xué)科專業(yè)的精品課程、雙語課程開設(shè)情況、各教研室開展教學(xué)研究活動情況，發(fā)表教學(xué)研究論文情況、教材選用情況等進行網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，提供查詢檢索服務(wù)，既方便各專業(yè)對各自的教學(xué)情況有充分的了解，有助于挖掘各學(xué)科專業(yè)的教學(xué)特點和教學(xué)規(guī)律，總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗和教訓(xùn)，最大限度地提高教學(xué)質(zhì)量[2].同時也實現(xiàn)了資源共享，為進一步的教學(xué)活動開展和教學(xué)研究項目申報提供了完整詳實的第一手資料，避免在資料使用過程中出現(xiàn)大量重復(fù)勞動和不必要的人力物力資源浪費，大大提高檔案的利用價值.有效發(fā)揮數(shù)字化學(xué)院平臺的作用，通過此平臺，實現(xiàn)教學(xué)檔案資源的有機整合，開展檔案信息的利用，架起老師、學(xué)生、教學(xué)檔案管理人員的交流橋梁，改變以往信息分散、傳遞不暢、利用滯后的局面，使學(xué)院網(wǎng)絡(luò)成為教學(xué)檔案信息傳播和共享的平臺.

4 結(jié)語

通過近五年的工作，在學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)教務(wù)教學(xué)管理老師的共同努力下，學(xué)院教學(xué)檔案信息分散、傳遞不暢、利用滯后的局面得以改觀.對學(xué)院教學(xué)檔案實現(xiàn)信息化建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)有檔案有序整理，并實現(xiàn)部分有價值的檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，提高教學(xué)檔案的利用率，發(fā)揮教學(xué)檔案的檔案功能，提高了學(xué)院教學(xué)管理水平和管理質(zhì)量.當(dāng)然，教學(xué)檔案信息化建設(shè)是一項艱巨的任務(wù)，需要我們在不斷建立完善的教學(xué)檔案管理制度下，不斷去積累和探索，使擋案功能發(fā)揮更大的效用.

〔1〕叢日麗.高校檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2012(4)102-103.

〔2〕丁汀.對學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的若干思考[J].檔案，2007（4）：47-49.