淺析醫院檔案歸檔管理

【摘 要】如何利用現代科技建立系統的檔案管理體系，并在此基礎上合理創新，是提升檔案性能的關鍵。深入利用的基礎是熟悉檔案內容，了解檔案的價值，同時延伸，熟悉了解內容，在其中發現共性，合理歸納總結，創建自身檔案數據體系，為醫療事業的發展提供了設備、數據基礎，創造出良好的社會效益。

【關鍵詞】醫院檔案；創新；管理理念

Abstract： by using modern technology to establish the system of archives management system， how to use the existing resources， and utilization of the archives at maximum， and the full development， on the basis of reasonable innovation， is the key to enhance file properties. Further utilization of foundation is familiar with the contents of the file， to understand the value of archives， at the same time extended， familiar with the content， find the commonness in the summary， reasonable， create their own file data system， provides the equipment， the data base for the development of the medical industry， to create a good social benefits.

隨著我國社會醫療事業的進步，醫院檔案歸檔管理工作的創新被推上日程，不斷適應新的發展模式，建立健全有效的檔案管理體系，因地制宜根據實際情況出發，建立適應本地區、本醫院的檔案管理模式，同時積極創新，促進醫院檔案管理制度的完善，推動醫療行業的進步，為社會醫療衛生事業的發展做出貢獻。

1 醫院檔案管理的內容及作用

1.1 檔案管理的內容

通常檔案管理包含硬件、軟件兩部分，硬件是指醫院的醫療設備、醫療器材等信息；軟件是指醫護人員、患者等個人信息資料，檔案管理是了解醫院情況的關鍵環節，是反應醫院發展建設等情況重要材料來源。因此做好檔案管理工作，有效保存、更替，建立便捷的管理模式是檔案管理的基礎。

1.2 醫院檔案管理有利于決策判斷

伴隨著醫療水平的進步，醫院不斷發展壯大，建筑規模擴張，基礎設施的完善，而發展的前提，是了解原有醫院的發展情況，檔案在此就發揮著重要的作用，完善的檔案資源給醫院的建設提供了真實可靠的數據，尤其是現代科技的進步對醫院檔案管理的要求也進一步提高，在新的環境氛圍下，完善檔案管理體制，提升檔案數據儲存更新的利用率，使其本身的職能最大化的發揮，正確判斷醫院發展狀況，根據準確有效的信息作出正確的決策。當然，作為管理者也必須提高自身意識，重新認識檔案數據的重要性，且不可盲目固守己見，認為檔案是可有可無的信息，這不僅會造成決策的失敗，而且影響醫院健康有序發展。

1.3 精神文明建設的基礎

一所醫院如果沒有精神文明建設，就如同一潭死水，失去了活力，而確保醫院充滿活力的前提就是醫院文化。醫院文化是醫院發展的核心力量，它不僅鼓舞醫護人員的士氣，促進工作人員團結動力，也是醫院發展壯大的重要因素。而檔案管理建設便是醫院文化的重要組成，因此也可以說精神文明建設的基礎便是檔案管理，真實的檔案數據是確保醫院氛圍健康發展的保證，是凝聚從業人員信念的客觀因子，混亂虛假的檔案數據，會混攪人們的內心，產生抵觸情緒，從而對醫院缺乏信任。工作人員只有對醫院的歷史有深刻的了解，才能以正確的態度執行各項工作，從內心深處認同醫院，傳遞積極的醫院文化，從而促進醫院精神文明建設的發展。

1.4 獨樹一幟的檔案管理推動醫院進步

一家醫院檔案的管理水平直接反應出這家醫院的發展狀況，檔案本身具有很高的文化價值和教育典范作用，無論是硬件信息還是軟件信息。對于創新的醫療成果認真詳細的記錄，不僅能夠起到模范學習作用，而且為醫院以后醫療技術研究提供了資料；對于特殊病例逐一記錄，不僅為突破醫療難題提供數據，同時也能增強醫護人員的求知欲與探索欲。特色的檔案管理模式不僅能夠推動醫院文化觀、價值觀，能夠改善醫院在醫療界的地位。不斷整合醫院在發展中遇到的各類問題，創建適合本醫院特色的檔案管理體系，提升醫院整體形象，在同行業中位于領先地位，也能夠團結本院醫護人員，建立良好文化歸屬氛圍，提升醫療隊伍的集體榮譽感，使醫院整體水平出現質的飛躍。

2 醫院檔案管理常見問題

2.1 檔案種類多，復雜性強

醫院本身是非盈利性機構，各項開支由國家和地方政府扶持，盡管醫療改革的呼聲一直存在，但是醫院本身仍然存在各類問題。醫院本身的復雜性對檔案管理無疑是非常大的挑戰，復雜的體系背景，檔案自身也是形式多樣，種類繁多。先進的管理，系統的檔案記錄，長久的保存這些無疑是高成本的投入，對于很多醫院來講，如此龐大的資金投入，為其正常運營、發展帶來了一定的負擔，有些醫院對檔案管理的認識不夠深入，一旦遇到資金投入，就放棄檔案管理。拒絕花資金建設完善的檔案管理體系。而檔案種類多，復雜性強，如果不專人管理，專項投入，僅僅是放棄或者初淺地嘗試不僅起不到數據依托功能，而且會阻礙醫院未來發展壯大，為醫院醫療體系的完善埋下嚴重的敗筆。無法將真實的數據清楚的反應，即使以后意識到檔案管理的重要性，重新建檔，檔案的完整性也存在缺失。

2.2 欠缺統一的檔案管理標準

醫院檔案管理體系的建立還處于初級階段，由于各家醫院的發展狀況各不相同，國家間、地方間、地區間都存在差異，因此未有統一的檔案管理標準。缺少帶頭作用的示范醫院，即使有些醫院存在檔案管理部門，但由于自身重視度弱，沒有系統的管理，缺少科學的管理理念，甚至有些醫院存在臨時抱佛腳，出現問題才發現檔案管理的重要性。由于檔案管理標準的欠缺，也導致檔案管理數據的不同，看似存在檔案管理，一旦需要數據發現數據缺少客觀依據，甚至模棱兩可，含糊其詞，嚴重影響醫院的形象，阻礙醫療水平的進步，更有甚者醫療事故頻發，卻不知道問題存在何處，這不僅浪費資源同時打擊檔案管理人員的信心，因此醫療界建立統一的檔案管理標準是非常必要的。

2.3 缺少重視，檔案利用率低

檔案管理體系落后，沒有統一的管理標準，各醫院對檔案管理缺少重視，對檔案的歸檔認識上存在欠缺，導致檔案歸檔慢，歸檔粗糙，內容缺失，真實性欠佳等。沒有專業負責檔案的工作人員，不知道如何有效的利用現存檔案，導致檔案的利用率極低，一些珍貴的檔案資料甚至流失。醫院是具有歷史性、發展性的，檔案利用率低不僅影響了醫院的歷史性，而且不利于醫院管理者對醫院未來發展作出正確的判斷。檔案可以為醫療技術提供真實、有效的數據基礎和前人的研究經驗，充分高效的利用檔案，不僅有助于提高醫院整體醫療質量，避免重復研究，節省時間和醫療經費，保證醫療器材的合理運用，促進現代醫學的進步。

3 檔案管理的要求

3.1 建立系統的網絡管理體系

現代化的檔案管理的基礎是利用現代科技，計算機技術的普及為檔案管理網絡的發展提供了基礎，健全的網絡管理體系，推動了檔案科學化的進程。以文檔形式為基礎，將其所含的信息系統的輸入電腦當中，并利用相關軟件管理系統，建立切實可行方便快捷的查詢方式。針對醫院建設過程中存在的各類問題給予科學的分析，有些檔案甚至可以利用電腦及計算機網絡建立數據匯總分析體系。利用互聯網等相關技術可以同世界先進的檔案管理技術相互交流，推動檔案管理現代化的同時不斷提高創新能力。計算機網絡管理的應用，有利于檔案管理的系統化、便捷化、長久化，便于保存和查詢。建立該系統的前提是科學的網絡登記模式，完整的檔案內容，及時收集整理歸檔的習慣。打破傳統檔案登記的束縛，明確檔案管理網絡化的職能，推進檔案管理現代化、科學化。

3.2 創建檔案管理制度

根據醫院發展實際情況，創建檔案管理制度，規范檔案管理辦法，將責任落實到位，增強相關人員從業觀。嚴格按照相關章程制度辦事，將檔案管理納入醫院運行的相關細節當中，從而確保其有序化運作。各個部門都應建立相應的登記信息，歸檔及時，分類明確，詳細登記，重要信息特殊標注，檔案管理相關人員應仔細登記、詳細記錄，確保收集工作一手性、整理工作完整性、管理工作系統性。做到管理到位，責任到人。檔案管理人員要定期篩選，整理，確保檔案管理無漏洞，無偏差。醫院相關領導也應積極檢查，定期查閱相關信息。在實踐應用中一旦發現制度存在漏洞，要及時修正、更新，確保制度的完善性、可行性。只有明確檔案管理制度，切實將其落實到位，才能保證檔案管理工作的正常運轉。

3.3 檔案管理各層工作合法化

檔案管理工作細分可分成檔案內容的填寫、收集、歸檔、保存等，因為各項工作層次都涉及到醫院機密、個人隱私等相關細節，因此在檔案管理的整個過程中必須確定符合相關法律的規定。杜絕違法、違規現象的出現，對于醫院的絕密文檔要嚴格保存，不能私自更改、公開傳播。檔案管理的目的是便于信息資料的查詢，因此在登記過程開始就必須嚴格按照法律法規的規定仔細填寫，確保內容真實。在管理過程中要嚴格依法查詢，建立防盜、防黑客等相關保護體系。確保檔案管理不被不良團體或個人非法牟利，提高管理人員法律意識，在整個管理層次中相關管理人員嚴格依法辦事，一旦發現違法登記的檔案信息要及時上報有關部門，采取正確合理的措施，仔細檢查各類檔案，確保其合法性、保存嚴格性。

4 創新檔案歸檔管理工作

4.1 建立績效獎懲機制

陳舊的檔案歸檔管理落后，工作人員缺少工作熱情，想要創新檔案管理的前提便是提高工作人員的工作積極性。這不僅需要良好的工作環境，和諧的工作氛圍，也需要建立嚴格的績效和獎懲機制，當工作內容與薪資聯系一起，避免檔案管理人員渾水摸魚、懶散、推脫工作。確保各項工作能夠有效快速開展。糾正了以往檔案管理工作中存在的弊端，責任明確，出現問題及時發現更正。對于表現差、工作熱情低、經常性出錯的員工給予批評，情節嚴重的給予相應懲罰，明確獎懲態度，才能確保檔案歸檔的整個過程順利進行，從而徹底糾正以往陳舊的從業態度，提高檔案管理人員的信心，提升相關人員的從業素質。

4.2 創新檔案管理人才的培養

以往的檔案管理人員是由醫院其他科室調來，甚至是退休的醫護人員，缺少相關檔案管理工作經驗，甚至一竅不通。這些工作人員的業務水平無法適應現代檔案管理工作的需要，由于其身份的特殊性，一些醫院甚至不對其進行相關培訓，未實現培養目的，浪費醫院財務開資同時阻礙醫院的發展進步。現代檔案管理人員的選拔必須避免這一弊端，選拔一些素質高，個人品德良好，有相關從業經驗的人員，并根據人員的自身實際情況，精細培養，打造專業化的管理團體。當然，對于一些為醫院做出貢獻的老員工，也不能一味的剔除院體系外，根據老員工的實際情況，選擇其適合的崗位。確保檔案管理人員能力提升的同時，保障老員工的正常工作生活，這樣不僅能夠使得醫院協調發展，而且能夠提升員工愛崗敬業，愛院如家地歸宿感。

結語

醫院檔案歸檔管理是任重而道遠的，不是僅僅局限一家醫院的管理范圍內，它應該是整個醫療體系聯系的紐帶，也是促進醫療技術發展的潤滑劑。它的探索需要整個社會共同努力，健全的管理系統、科學化的管理模式、先進的管理理念是促進其健康發展的關鍵，其發展要避免墨守成規，閉塞思想，要以發展的眼光看待問題，不斷創新，重視人才發展戰略，為現代化醫院的發展打下良好的基礎，為改善醫療環境，降低醫療風險作出貢獻。

參考文獻

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