醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討

【摘 要】近年來，隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的管理工作，對(duì)醫(yī)院的全面發(fā)展也顯得極為重要。目前醫(yī)院檔案管理工作還不夠完善，體系也不夠健全，只有采取相應(yīng)對(duì)策，不斷創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，才能改變舊的檔案管理模式，從而更加規(guī)范和科學(xué)的管理檔案，更好地服務(wù)于醫(yī)療、教研等工作。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；檔案管理；工作現(xiàn)狀；創(chuàng)新探討

Abstract： in recent years， with the continuous development of the reform of the medical system， the hospital scale is growing， the number of hospital records are increasing rapidly. To strengthen the hospital file management， for the overall development of hospital is very important. At present the hospital archives management is not perfect， system is not perfect， only to take corresponding countermeasures， innovative service consciousness， to change the old management mode， so as to more standardized and scientific management of files， to better serve the medical treatment， teaching and research work.

1 醫(yī)院檔案的范圍及管理意義

1.1 醫(yī)院檔案

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展過程中所從事的管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研、基建、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)等活動(dòng)中，直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。因此，準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，是為醫(yī)院實(shí)行現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

1.2 檔案是醫(yī)院重要的信息資源

在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮著重要作用。檔案作為原始?xì)v史記錄是一種能夠再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，不僅為各項(xiàng)工作的開展提供豐富、真實(shí)的歷史憑證和參考的依據(jù)，而且是最具有權(quán)威性、憑證性和可靠的固化記錄物。檔案一旦損毀、消失，將無法復(fù)原再生，其損失將無法估量。醫(yī)院只有切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理水平，才能更好地為醫(yī)院管理和發(fā)展提供服務(wù)檔案。

2 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院注重經(jīng)營(yíng)而往往輕視了檔案，使得檔案管理工作不夠規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理仍有不盡如人意之處，如醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、檔案意識(shí)不強(qiáng)、管理機(jī)構(gòu)不健全、管理職能不明確、檔案管理格局混亂等等。醫(yī)院檔案管理水平和現(xiàn)代化管理手段較差。

2.1 醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明確

到目前為止，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，但是醫(yī)院檔案的管理卻還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。由于檔案管理分散，各科室分散管理，不利于檔案的完整和安全，也不利于檔案利用率。甚至出現(xiàn)重復(fù)保存，造成物力、人力、和空間的浪費(fèi)，更有許多應(yīng)該納入管理的檔案卻沒有納入管理。

2.2 缺乏統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理制度

檔案管理制度不健全，在醫(yī)院管理中，一般都按照衛(wèi)生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少。由于沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施，也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核方案中，致使檢查督促考核也得不到落實(shí)。

2.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍參差不齊主要體現(xiàn)在思想觀念落后、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面。缺乏現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，外語(yǔ)差，檔案專業(yè)畢業(yè)的高層次人才較少，已經(jīng)成為阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的主要原因。對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計(jì)劃和要求，同時(shí)，給檔案管理帶來較大困難的原因是檔案管理人員工作變動(dòng)較大，檔案管理作為一專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科，需要有一定專業(yè)知識(shí)的人才才能管好用好檔案，管理人員在長(zhǎng)期管理過程中所積累的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)對(duì)檔案管理很重要，但由于一些醫(yī)院的檔案管理人員經(jīng)常變動(dòng)，不但致使已經(jīng)培養(yǎng)好的檔案人員發(fā)揮不了作用，而且還需要對(duì)新的工作人員重新培養(yǎng)鍛煉，給檔案管理帶來很大的困難。

2.4 醫(yī)院檔案管理跟不上現(xiàn)代化，缺乏檔案現(xiàn)代化設(shè)施

隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院檔案工作硬件顯得過于陳舊，缺少現(xiàn)代化的設(shè)備很難適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。對(duì)于檔案管理都應(yīng)配備的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、防磁柜、空調(diào)、刻錄機(jī)、滅火器、加濕機(jī)、溫濕度計(jì)等一系列硬件設(shè)備，并且要科學(xué)存放保管。要制作裝柜架檔號(hào)標(biāo)簽，做到各類檔案排架整齊美觀、檔案存放規(guī)范合理、檔案查找醒目方便。醫(yī)療用房緊張、檔案用房狹小、檔案管理設(shè)備陳舊、管理技術(shù)落后是目前一些醫(yī)院?jiǎn)挝粰n案硬件主要問題所在，很多醫(yī)院還采用手工收集、檢索而缺少計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，非常不利于檔案的收集、使用和調(diào)研，也制約檔案事業(yè)的發(fā)展。

3 提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作措施與方法

醫(yī)院檔案管理的規(guī)范和科學(xué)是提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、發(fā)揮技術(shù)人才優(yōu)勢(shì)的重要環(huán)節(jié)之一。提高醫(yī)院檔案管理水平主要應(yīng)采取以下幾方面措施和方法：

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵所在和重要保證，也是科學(xué)管理檔案的前提條件。領(lǐng)導(dǎo)要再抓醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)劃發(fā)展的同時(shí)，把醫(yī)院檔案管理工作納入醫(yī)院管理和發(fā)展的重要內(nèi)容，平日里加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)和充分認(rèn)識(shí)檔案的重要意義，從而更好地支持檔案管理工作。檔案管理工作業(yè)務(wù)性很強(qiáng)，因?yàn)槠鋵I(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、內(nèi)容繁雜。若要做好此項(xiàng)工作，沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持單一靠檔案管理部門是難以開展的。

3.2 提升全體員工檔案管理意識(shí)

只有在發(fā)揮全體全員參與情況下，才能共同參與檔案的收集工作，從而建立準(zhǔn)確完整的科學(xué)系統(tǒng)檔案資料。對(duì)于缺乏依法歸檔的自覺性，不懂《檔案法》的觀念淡薄的醫(yī)院干部及員工要加強(qiáng)宣傳教育力度，提倡全員學(xué)習(xí)《檔案法》，大力宣傳檔案工作，才能使醫(yī)院上下級(jí)都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性并自覺依法歸整檔案。形成了全員檔案意識(shí)，也落實(shí)了《檔案法》的相關(guān)規(guī)定。

3.3 構(gòu)建檔案管理工作小組

成立的檔案管理工作小組做為檔案管理機(jī)構(gòu)按責(zé)任應(yīng)具備：組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)，成員為主要科室主任。各科室都要設(shè)一名兼職檔案管理員，其主要負(fù)責(zé)是對(duì)本科室的檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔，并定期交至檔案室存檔。這樣，通過過檔案管理組織機(jī)構(gòu)的建立，從而保證了整個(gè)醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行和開展。

3.4 制定相應(yīng)的考核制度

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，要責(zé)任到人并且各級(jí)嚴(yán)格把關(guān)，還須建立相應(yīng)的考核管理制度。醫(yī)院應(yīng)除了要將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，還應(yīng)該將檔案管理與科主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，既要要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理工作，又要明確科主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任，為促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范提供了制度指標(biāo)。

3.5 檔案管理工作主要要求

3.5.1 收集范圍和方式方法要明確

凡是具有研究利用價(jià)值的文檔、圖片、聲像影像制品、電子信息等資料或反映醫(yī)院發(fā)展的重大活動(dòng)與事項(xiàng)或醫(yī)院經(jīng)營(yíng)方面的記錄均屬于歸檔范圍。歸檔的文字資料要書寫工整，有些需用統(tǒng)一規(guī)格紙張打印后存檔，圖片、聲像制品也必須保證其清晰完整性。要采用平時(shí)、定期、年終相結(jié)合的收集方式進(jìn)行檔案資料的收集方式。為了保證歸檔文件材料的完整性，要在每年年末時(shí)將各科室當(dāng)年的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一清查、收集和整理工作。

3.5.2 科學(xué)分類醫(yī)學(xué)檔案資料并做好檔案歸檔工作

要把握好醫(yī)學(xué)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，檔案分類可以按內(nèi)容上分類（文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、醫(yī)療法定文書檔案、聲像、電子、實(shí)物檔案、特體檔案）；也可以從保管期限上分類（永久檔案、定期檔案，定期檔案又分為 10 年及 30 年）；還可以從檔案性質(zhì)上分類（綜合檔案、政工檔案、業(yè)務(wù)檔案）等。只有檔案管理員熟悉了檔案的分類方法，才能更有效利用檔案資源，充分地展示出檔案存檔的重要性。檔案分類以后要裝訂整齊，存入檔案盒并且按分類建立不同索引目錄，方便檔案的查找應(yīng)用。

3.6 加強(qiáng)醫(yī)院檔案室硬件環(huán)境設(shè)施

從實(shí)際出發(fā)加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)，除了要配備檔案室應(yīng)具有的硬件設(shè)施配備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、防磁柜、空調(diào)、刻錄機(jī)、滅火器、加濕機(jī)、溫濕度計(jì)等，而且還要做到檔案室的室內(nèi)環(huán)境。要注意室內(nèi)防潮、火災(zāi)隱患、防蟲害。

3.7 配備責(zé)任心強(qiáng)、懂專業(yè)的檔案管理人員

努力提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)。采用德才兼?zhèn)渲耍瑱n案管理人員要熱愛檔案工作，以做為一名檔案工作人員而驕傲。檔案管理工作專業(yè)性決定了檔案人員不僅要有高度的責(zé)任感，同時(shí)也要具備一定的檔案管理專業(yè)水平和基本技能。因此，重視人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃要做好新時(shí)期檔案管理工作，所以標(biāo)檔案管理人員要想使自身的業(yè)務(wù)水平得到提高，必須要通過專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)進(jìn)修來更新自身的業(yè)務(wù)知識(shí)，通過不斷的學(xué)習(xí)與自我學(xué)習(xí)，才能夠更全面建立檔案管理，更好的服務(wù)于醫(yī)院檔案。

3.7 抓好檔案用網(wǎng)絡(luò)化，必須配備與檔案管理信息化相適應(yīng)的軟、硬件

醫(yī)院通過網(wǎng)絡(luò)化管理檔案將信息資源存入共享平臺(tái)，這樣保存信息方便簡(jiǎn)而且還可以減少檔案的有效空間。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)學(xué)檔案領(lǐng)域中，從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開辦公自動(dòng)化檔案管理數(shù)字化、信息化 建立電子檔案，的出為我們的各項(xiàng)工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。隨著計(jì)算機(jī)信息管理，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息管理已明顯跟不上現(xiàn)代化管理的要求。高科技的發(fā)展，也使醫(yī)院檔案增添新的內(nèi)涵。一方面，由于醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)繁忙，使得醫(yī)院檔案較多，每年數(shù)萬份病案、影像資料需要?dú)w檔，如果以傳統(tǒng)的方法貯存，將占有很大的房屋空間。此時(shí)利用電子計(jì)算機(jī)存入電腦硬盤或?qū)⑵淇倘牍獗P，將大大的節(jié)省存儲(chǔ)空間。而且便于檢索和查詢。要充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的重要作用，所以醫(yī)院應(yīng)加大電子檔案管理，并對(duì)其相關(guān)規(guī)范進(jìn)行宣傳教育，從而能夠快速、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)檔案信息，使得檔案信息的處理、傳輸產(chǎn)生了前所未有的積極效果。與此同時(shí)也要加強(qiáng)電子信息網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，現(xiàn)在電腦黑客高手較多，為了杜絕機(jī)密檔案被竊取或毀壞現(xiàn)象的發(fā)生，醫(yī)院里重要機(jī)密檔案信息不要存入網(wǎng)絡(luò)。

4 總結(jié)

醫(yī)院檔案可以說是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，建立一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展顯得尤為重要，給醫(yī)院本身或相關(guān)人員查閱檔案提供快捷而準(zhǔn)確的服務(wù)。對(duì)于目前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來講，要想快速實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化，只有不斷加快檔案信息化管理步伐，抓薄弱環(huán)節(jié)才能推動(dòng)檔案工作發(fā)，更好的服務(wù)于醫(yī)療工作。

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