關于高校檔案信息化建設的思考

摘要：近年來，隨著高校資源和信息化建設的快速發展，高校檔案信息化建設已經成為檔案管理的重要內容，也成為檔案管理與利用工作的質量和效率提高的一個重要標志。本文結合高校檔案信息化建設工作的實際，對檔案信息化建設現狀及存在的問題進行了分析，并提出了一些對策和建議。

關鍵詞：高校檔案；信息化；對策

一、高校檔案信息化建設現狀

調查顯示，我國大部分高校檔案信息化建設還處于初級起步階段， 已經建立起來的檔案管理系統只是能簡單的實現文件目錄級的檢索功能。從系統整體架構上還處于相對孤立的單機運行狀態，還不能實現在網絡環境下的信息傳遞與共享。顯然與真正意義上的高校檔案信息化建設的目標相差甚遠，還有很長的路要走，必須加以認真考慮。

二、高校檔案信息化建設存在問題

隨著檔案信息化建設步伐的進一步加快，高校檔案信息化建設過程中也暴露出一些問題，總結如下：

（一）缺乏相關制度和法律，檔案管理不規范

從目前關于高校檔案信息化建設方面的制度和法律來看，國內雖然有部分關于電子文件的法律法規，如《計算機病毒防治的辦法》、《電子文件歸檔及管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等，但關于檔案信息化建設標準、電子檔案真實性界定等方面的制度相對缺乏，導致檔案管理存在歸檔不及時、分類不規范、收集不完整，且管理中還存在重收集、輕整理，重共性、輕個性等現象。從長遠建設來看，不利于高校檔案信息化建設的快速發展。

（二）高校檔案信息化建設基礎薄弱，信息化程度偏低

從目前高校檔案信息化建設情況來看，部分院校的檔案信息化建設還沒有受到充分重視，存在基礎建設薄弱現象，主要表現在信息化建設的硬件基礎設施和軟件設施以及相應人員配備方面，重點有：

一是檔案信息化投資不夠，導致信息化建設存在硬件、軟件設施不足等現象，如部分院校提出檔案信息化建設已經完成，卻只有幾臺電腦，缺乏打印機、掃描儀、復印機等相應的組件，缺乏檔案信息處理系統、檔案信息數據庫等相應軟件和程序等。

二是具備相應的硬件和軟件設施，但由于思想意識等方面的原因，導致沒有面向受眾面全面開放，導致資源浪費等。

三是崗位人員素質差，檔案信息化的作用不能有效發揮。

（三）檔案管理人員綜合素質和專業化水平不高

由于檔案管理在高校中的地位及該工作的性質等多方面原因，高校檔案管理人員一般存在年齡偏大、學歷偏低、專業技能相對不高等現象，這部分管理人員在對新事物的接受、新措施和新方法的采用以及新思想和新觀念的運用等方面存在障礙與不足，這在一定程度上制約了高校檔案信息化建設的進程。另外，隨著信息化的發展，高校檔案管理對崗位人員的專業技能、綜合素質都有了較高要求，然而，目前許多高校檔案管理人員還缺乏信息網絡技術和計算機技術等的技能，有的甚至不會電腦的基本操作，這也必將阻礙高校檔案信息化建設的發展。

（四）高校檔案信息資源開發和利用滯后

高校檔案是集黨群、行政、教學、科研、財務、基建、出版、設備等眾多門類檔案為一體的綜合檔案體系，而信息化建設又是高校檔案信息資源開發和利用的重點，其目的就是為了方便、快捷地為用戶提供及時、準確、有效的信息。從我國目前高校檔案的信息化建設情況來看，高校檔案信息資源開發和利用嚴重滯后于用戶對它的需求，主要表現在：一是高校檔案管理工作不主動，日常工作總是呈現被動狀態，如被動提供咨詢和查詢等業務；二是相關檔案數據庫的開發，以及檔案網站建設等方面工作偏少；三是各種門類檔案歸整工作不能同步、及時歸檔等。

三、高校檔案信息化建設的思考

（一）定位

1.個性多元、交流便捷、平易包容。獨特性與交互性是檔案信息化建設的獨有特色。通過信息化來發揮檔案管理的作用，提供優質的檔案服務工作。

2.內容真實、不張揚。檔案建設成果主要體現在于它的真實性，而不是藝術性與技巧性。

3.受眾面廣，受眾信息準確。信息化建設目的就是為更多用戶提供更為快捷、及時、準確、大量的信息。高校檔案信息化建設也應著眼于需求者，為用戶提供更多、更快的檔案信息。

（二）檔案信息化建設原則

基于高校檔案館數字化建設中存在的諸多問題，如何順利推進高校檔案數字化建設，高校檔案部門應堅持以下相關原則。

1.可行性

高校檔案在進行信息化建設之前，要對學校檔案實際情況有一個全面的、深入的了解和認識，充分估量檔案信息化建設中存在問題和不足，測算信息化建設中所需要的組織保證、物質保證、技術保證及人才保證，從而更好地保障信息化建設順利開展。

2.全局性

高校檔案信息化建設，要根據學校實際進行整體考慮，并涵蓋學校未來發展等，同時，對檔案信息化建設的內容、標準、對象以及相應數據庫、網絡等要統籌把握。

3.標準化

根據國家信息化要求和高校檔案信息化建設標準，根據學校自身特點，制定相應的更為具體的標準。

4.經濟性

高校檔案信息化建設不能盲目追求“高、精、尖”，應結合學校自身財力、物力、人力以及學校需求實際，追求經濟投入最小化，實現效益最大化。

5.重點性

高校檔案信息化建設要突出重點、突出關鍵，在結合學校需要基礎上，有步驟、有計劃、有重點地實施和開展。

6.安全性

檔案信息化建設要充分考慮信息轉化過程中出現的數據丟失、數據失控、數據竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素；考慮檔案原件的安全儲存；確保檔案內容不出現泄露與遺失等。

（三）建議

基于以上定位和原則，建議高校檔案信息化建設：

1.相關部門要實時制定和完善相關的法律法規

《中華人民共和國檔案法》及其相關條例、辦法等雖然都對檔案工作提出了原則性的要求，但是，隨著社會經濟的不斷變化和發展，關于檔案管理的法律法規還需進一步補充和完善。只要根據檔案工作的需要，不斷完善法律法規，加大檔案管理的宣傳，強化有關人員的法制意識，才能更加有效地推動高校檔案管理工作的進步。

另外，高校還需要根據信息化建設要求及特點，制定和完善相應的規章制度。如網絡安全制度、保密制度、檔案信息利用者身份確認制度等，這樣才能有效地保障高校檔案信息化建設的安全、順利開展。

2.加大對檔案信息化建設的投入

高校檔案信息化建設成功與否，其先決條件是基礎硬件資源和相應軟件資源的具備，如計算機、打印機、掃描儀、復印機、存儲器以及相應的網絡設施等硬件設施，檔案數據庫、網絡服務平臺等基礎軟件設施。這需要高校相關領導和部門給予重視，并給予一定的財政支持，同時也需要專業技術人員支持，且保障幾者均衡合理，這樣才能更好更快地實現高校檔案信息化建設。

3.加強檔案人才隊伍建設，優化檔案管理工作軟環境

檔案人才隊伍素質的高低是實現檔案信息化建設的關鍵。加強高校檔案管理人員素質建設，一是抓好檔案管理人員的基本素質建設，重點是政治素質、業務素質、基本技能和操作水平等各方面建設，并根據高校對檔案管理人員需求迫切情況，制定完善的人力資源培訓計劃及方案，對在崗檔案管理人員開展多途徑、多形式的崗位培訓；二是完善檔案管理的相關制度和機制，確定檔案隊伍建設的標準與方向，為高校檔案信息化隊伍建設提供依據和條件；三是及時補充綜合素質高、業務能力強、忠于職守、樂于奉獻的高素質人員。

參考文獻：

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[4]李萍，湯紅.淺談加快高校檔案工作信息化建設[J].科技信息，2010.10

作者簡介：

岳全華，館員，樂山職業技術學院檔案室；

王克中，館員，成都工業學院檔案館。