淺析電力企業辦公室管理工作的意義和途徑

張慧

摘 要 在一個企業中，好的管理可以讓企業獲得高效長遠的發展。辦公室是知識經濟時代企業尋求發展過程中非常關鍵的因素。因此，提升辦公室工作水平顯得尤為重要。辦公室充分發揮職能作用，企業的發展才能有所保障，才能為自身發展注入新鮮強大的活力。

關鍵詞 電力企業 辦公室管理 意義 途徑

中圖分類號：F426.6 文獻標識碼：A

一、辦公室管理的職能

（一）服務職能。

辦公室作為企業的后勤保障部門，為企業提供著基礎的保障服務，是領導、員工的合體。要做好企業的公仆，就要求辦公室的管理人員能夠與各級主管部門建立良好的合作關系，多多收集員工的意見，即使傳達給企業的管理層，使員工的工作積極性得到最大程度的發揮，同時，要能夠及時有效地傳達領導層布置的各項任務，與單位員工齊心協力完成任務。

（二）管理職能。

管理職能指的是辦公室發揮監督以及參謀的職能，是企業內部中樞，外部窗口。發揮管理職能要求辦公室參與企業政策、規則的制定，落實企業管理層的意見并對執行過程進行監督，落實結果，維護企業內部的正常運營。不僅如此，辦公室工作人員要深入到工作一線，下情上傳，上清下達。

（三）協調職能。

辦公室必須成為連接領導和員工的橋梁，維持公司的正常秩序。在向各主管部門傳達領導思想和精神的同時要對個部門的情況進行詳細了解，主動協調橫向、縱向的各個環節之間的關系，做好溝通。只有在進行充分溝通的基礎上，各部門才能更好的合作，更有效率地完成企業的工作任務。

二、辦公室工作對企業發展的重要意義

（一）辦公室工作能夠有效提高企業工作質量。

辦公室工作是踐行企業發展大計的先決條件。辦公室工作往往通過對信息的收集、處理、運用等環節對企業管理活動進行及時有效的監督。因此，辦公室工作人員大多具備高尚的職業道德，從而推動企業管理工作。

（二）辦公室工作的能夠有效維護企業工作秩序。

很多時候，正常有序的辦公室工作能夠使企業擺脫那種雜亂無章的工作狀態，往往能夠充分調動工作人員的積極性和工作熱情，使企業工作更好的開展下去。因此，辦公室工作是確保企業良好工作秩序的重要保障。

（三）辦公室工作的能夠改善企業經營管理水平。

辦公室工作是企業經營管理過程中的重點事項。因此，在服務過程中應當以實現良好的經營管理水平為目標。這樣，辦公室才能更為精準的把握相關信息和數據，更為及時的掌握企業的日常事務，保證企業和社會經濟管理水平的提升。

（四）辦公室工作的能夠促進企業適應社會發展。

辦公室作為企業對外的先鋒，必須跟緊外界的環境，才能真正適應越來越復雜多變的社會。辦公室作為企業的對外窗口，能夠促使工作人員在執業時更好的進行自我約束，引導工作人員認識到自身存在的不足，促使其盡快彌補不足，改正錯誤，進一步提升專業素質和自我形象，適應時代發展的大潮。

三、提高辦公室管理工作效率的有效途徑

（一）強化內部管理，建立規范機制。

為了使用市場經濟的發展，辦公室的首要任務是建立起完善的管理機制，規范工作任務，細化工作流程。科學規范的制度是企業安全運營的保障，企業必須要用規范的機制對辦公室內部進行管理、監督，保證工作的有效性，防止出現不必要的漏洞。工作不分大小，辦公室面對每一項任務都要認真嚴肅的執行，從文件的起草到最終落實，每一個步驟都必須按部就班，依照規章制度辦事，還要實行目標考核制，規定職位的具體任務；實行事故責任制，褒勤貶懶，獎懲有據，杜絕工作中的推諉、失誤、低效的現象，提高辦公室整體工作水平。

（二）增強自身素質，加強內部建設。

辦公室的工作涉及的范圍廣，事情瑣碎，綜合性極強，辦公室的工作人員不僅要能處理好企業的日常事務，也要做好領導的“左膀右臂”，做好員工的“公仆”，因此，他們要求電力的專業知識，還要有相應的管理能力，對政治、經濟、法律等也要有一定的了解，要不斷提高自身的素質，以適應現代化的管理要求。企業要定期對辦公室員工進行培訓以及考核，加強工作人員學習的主動性，避免常識性錯誤的出現，其次要給予他們實踐的機會，將理論與實際結合，更好地為企業獻計獻策，提高辦公業務能力。

（三）增強協調能力，提高工作實效。

辦公室的工作要從整體進行把握，工作效率的提高要依靠全局的協調與合作，這是辦公室的一項主要職能，要能夠溝通上下、內外，即時傳達領導的信息，協調工作開展中出現的問題，在解決實際問題時可以結合不同部門的不同特點，協調各部門的利益關系，減少矛盾和分歧，共同為企業目標的實現努力。首先，辦公室人員要有良好的資料整合和利用的能力，在工作中能夠站在企業的整體利益高度考慮問題；其次，思想要有寬度，要能偶調動各方面的工作積極性，遇到困難及時解決，從員工的利益的角度思考問題，即使調節矛盾，將協調作用發揮到最大。

（四）優化辦公環境，塑造和諧氛圍。

和諧氛圍是工作的催化劑，營造愉快和諧的辦公環境是工作的基礎，可以提高工作的效率，使工作人員在工作中以人為本，和衷共濟；還可以使辦公人員保持工作的積極性和旺盛的戰斗力。那么如何塑造和諧氛圍呢？辦公人員要講團結，要嚴于律己寬以待人，要盡可能的避免與人們之間的矛盾；要講合作，能夠從實際出發，發揮每個人的優勢，認真履行各自的職責，以企業的利益為重；要講進步，要使辦公室時刻保持著積極進取的狀態，要互相促進，在良好的氛圍中提高工作能力。

以上體會是筆者在工作過程中的簡單經驗，不同的電力企業對于辦公室的要求各有不同，要針對不同特點進行不同的安排，需要辦公人員在不斷學習的過程中尋找最合適最有效的工作方法。

（作者單位：國網重慶市電力公司市區供電分公司）

參考文獻：

[1]李曉丹.大型企業辦公室管理創新與實踐[J].廣東科技，2011，04：25-26.

[2]王景軍.企業辦公室管理的創新與實踐[J].中國城市經濟，2012，02：128.