試分析建筑工程檔案管理問題

何沛霖

摘要：在建筑工程建設過程中，高效的建筑工程檔案管理，利于對工程建設的整體情況進行真實、及時地反映，對于建筑工程的質量監控、改建與擴建以及基礎維修等都具有重要的積極意義。深入研究建筑工程檔案管理中的問題，并采取有效的對策優化建筑工程檔案管理工作，對于促進建筑工程建設的順利開展意義重大。

關鍵詞：建筑工程；檔案管理；工程檔案

建筑工程檔案是記載建筑工程立項、施工、維修以及擴建等建設活動的重要文件，主要包括前期準備文件、工程施工文件、完工驗收文件以及監理文件等內容。由于建筑工程的檔案具有類型復雜，種類繁多、系統連續性、真實性以及全面實用性等特點，因此加強建筑工程檔案管理尤為重要。

一、建筑工程檔案管理的問題分析

（一）管理人才匱乏，制度缺失

數字化時代下，對建筑工程檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。但在當前的管理實際中，多數檔案管理人員不能跟上時代的變化需求，掌握電子檔案管理知識的高素質技術人才嚴重緊缺，手工操作的管理方式，降低了檔案管理效率。同時，在檔案管理中，兼職或一人多職的現象突出，檔案管理人員專業知識缺乏，服務水平不高。另外，在當前的建筑工程檔案管理中，多數建筑工程單位未加強對檔案法規及其管理制度的學習，檔案管理制度缺失，造成檔案管理中的隨意性較大。加之建筑工程涉及多個單位部門，各部門在檔案管理中各自為政，缺乏溝通，管理整體性缺乏。

（二）管理意識薄弱，技術設備落后

由于建筑工程檔案管理不能夠直接產生經濟效益，因此在工程建設中，檔案管理未得到應有的重視，導致建筑工程檔案管理存在著敷衍性質，專職檔案管理機構缺乏，無法實現建筑工程檔案管理的有序化、系統化。同時，在工程建設中，建設資金多投入到工程生產環節之中，對檔案管理的投入不夠，不僅導致了專業工程檔案管理人才的流失，同時還導致檔案管理中技術設備（如掃描儀、數碼相機以及計算機等）嚴重缺乏。

（三）歸檔缺乏完整性，檔案質量不達標

據統計，在當前的建筑工程檔案管理中，由于歸檔不及時、缺乏規范性等，歸檔的完整性嚴重不足，歸檔檔案的完整率低于80%，檔案“回補”現象突出，虛假填寫等不良現象大量存在，檔案的真實性與同步性都遭到了嚴重的削弱，檔案價值不高。此外，在建筑工程檔案管理中，檔案管理質量不容樂觀。一方面，檔案內容質量不達標，內容不完整、不規范、錯漏以及遺失現象嚴重；另一方面，檔案案卷質量偏低，封面、裝訂以及編寫等方面都缺乏規范性，漏編或缺頁的現象非常普遍。

二、優化建筑工程檔案管理工作的對策思考

（一）強化檔案管理隊伍建設，完善檔案管理制度

1.檔案管理隊伍建設

一方面，建設工程單位要充分認識到檔案管理的作用，建立有效的人才引進機制，加強管理經驗豐富的高素質技術人才的引進，提升檔案管理隊伍的綜合素質。另一方面，要積極加強檔案管理人員的業務培訓。在培訓過程中，不僅要加強對檔案管理人員的管理知識以及電子檔案管理知識等業務知識的培訓，同時還要積極加強檔案管理人員的服務意識、責任意識、相關法律知識的培訓。另外，還要建立有效的激勵機制，提高檔案管理人員的工作積極性，從而打造一支專業技能強、業務水平高、服務水平高的高素質檔案管理工作隊伍。

2.完善檔案管理制度

在建筑工程檔案管理中，要積極響應國家的相關政策與規定，立足于建筑工程實際，在建設初期積極制定相應的檔案管理制度，明確建筑工程各單位部門在檔案管理中的職責，加強溝通與交流，促進檔案管理規范化。

（二）轉變思想，加大對檔案管理的資金與設備投入

在建筑工程檔案管理中，要充分認識其重要性，積極轉變觀念，加強對檔案管理工作的資金以及設備的投入。在檔案管理中，充分運用現代化的設備手段，強化檔案信息化管理，轉變傳統手工操作模式，降低檔案管理的勞動強度，提升檔案管理效率。在具體的應用中，各部門要充分運用磁介質檔案、縮微檔案等，多層次、多角度，對檔案管理信息資源進行開發。同時，積極加強計算機網絡資源的運用，對建筑工程檔案進行分門別類的管理，提高檔案管理的工作效率。

（三）規范檔案管理，提升建筑工程檔案的質量

首先，在建筑工程施工過程中，要積極進行各類檔案資料的收集與歸檔，保證檔案的完整性，對收集的資料進行分類及時歸檔，防止檔案遺失。同時，在工程項目出現變更的情況下，各相關部門要及時做好變更記錄，保證填寫的真實性與規范性。在檔案的傳遞使用過程中，進行有效地記錄，確保建筑工程檔案的有效性與完整性，掌握檔案運用的來龍去脈，提高檔案的使用效率。另外，在建筑工程檔案管理中，要對檔案資料的質量進行嚴格把關，充分發揮其在工程竣工驗收階段的憑證作用。在建筑工程竣工階段，檔案管理人員要加強與工程管理人員的協作，從檔案管理歸檔要求與范圍出發，對于在工程建設活動中形成的所有文件進行全方位的審核、檢查，進行及時地查漏補缺，確保檔案歸檔范圍與實際要求相符合，竣工材料真實、及時且完備，保障檔案內容以及案卷質量達標，全面提升建筑工程檔案管理質量。

綜上所述，在建筑工程檔案管理中，由于檔案管理制度與高素質人才的缺乏，檔案管理意識不足、技術設備落后、檔案管理質量難以得到保證等各類問題，嚴重影響建筑工程的有序開展。因此，在建筑工程檔案管理實際中，要積極針對各類問題展開優化管理，提升檔案服務水平，確保建筑工程建設事業快速發展。

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【作者單位：中山職業技術學院】