試分析建筑工程檔案管理問題

何沛霖

摘要：在建筑工程建設(shè)過程中，高效的建筑工程檔案管理，利于對工程建設(shè)的整體情況進(jìn)行真實(shí)、及時地反映，對于建筑工程的質(zhì)量監(jiān)控、改建與擴(kuò)建以及基礎(chǔ)維修等都具有重要的積極意義。深入研究建筑工程檔案管理中的問題，并采取有效的對策優(yōu)化建筑工程檔案管理工作，對于促進(jìn)建筑工程建設(shè)的順利開展意義重大。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案管理；工程檔案

建筑工程檔案是記載建筑工程立項(xiàng)、施工、維修以及擴(kuò)建等建設(shè)活動的重要文件，主要包括前期準(zhǔn)備文件、工程施工文件、完工驗(yàn)收文件以及監(jiān)理文件等內(nèi)容。由于建筑工程的檔案具有類型復(fù)雜，種類繁多、系統(tǒng)連續(xù)性、真實(shí)性以及全面實(shí)用性等特點(diǎn)，因此加強(qiáng)建筑工程檔案管理尤為重要。

一、建筑工程檔案管理的問題分析

（一）管理人才匱乏，制度缺失

數(shù)字化時代下，對建筑工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但在當(dāng)前的管理實(shí)際中，多數(shù)檔案管理人員不能跟上時代的變化需求，掌握電子檔案管理知識的高素質(zhì)技術(shù)人才嚴(yán)重緊缺，手工操作的管理方式，降低了檔案管理效率。同時，在檔案管理中，兼職或一人多職的現(xiàn)象突出，檔案管理人員專業(yè)知識缺乏，服務(wù)水平不高。另外，在當(dāng)前的建筑工程檔案管理中，多數(shù)建筑工程單位未加強(qiáng)對檔案法規(guī)及其管理制度的學(xué)習(xí)，檔案管理制度缺失，造成檔案管理中的隨意性較大。加之建筑工程涉及多個單位部門，各部門在檔案管理中各自為政，缺乏溝通，管理整體性缺乏。

（二）管理意識薄弱，技術(shù)設(shè)備落后

由于建筑工程檔案管理不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此在工程建設(shè)中，檔案管理未得到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致建筑工程檔案管理存在著敷衍性質(zhì)，專職檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏，無法實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案管理的有序化、系統(tǒng)化。同時，在工程建設(shè)中，建設(shè)資金多投入到工程生產(chǎn)環(huán)節(jié)之中，對檔案管理的投入不夠，不僅導(dǎo)致了專業(yè)工程檔案管理人才的流失，同時還導(dǎo)致檔案管理中技術(shù)設(shè)備（如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)以及計算機(jī)等）嚴(yán)重缺乏。

（三）歸檔缺乏完整性，檔案質(zhì)量不達(dá)標(biāo)

據(jù)統(tǒng)計，在當(dāng)前的建筑工程檔案管理中，由于歸檔不及時、缺乏規(guī)范性等，歸檔的完整性嚴(yán)重不足，歸檔檔案的完整率低于80%，檔案“回補(bǔ)”現(xiàn)象突出，虛假填寫等不良現(xiàn)象大量存在，檔案的真實(shí)性與同步性都遭到了嚴(yán)重的削弱，檔案價值不高。此外，在建筑工程檔案管理中，檔案管理質(zhì)量不容樂觀。一方面，檔案內(nèi)容質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，內(nèi)容不完整、不規(guī)范、錯漏以及遺失現(xiàn)象嚴(yán)重；另一方面，檔案案卷質(zhì)量偏低，封面、裝訂以及編寫等方面都缺乏規(guī)范性，漏編或缺頁的現(xiàn)象非常普遍。

二、優(yōu)化建筑工程檔案管理工作的對策思考

（一）強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，完善檔案管理制度

1.檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

一方面，建設(shè)工程單位要充分認(rèn)識到檔案管理的作用，建立有效的人才引進(jìn)機(jī)制，加強(qiáng)管理經(jīng)驗(yàn)豐富的高素質(zhì)技術(shù)人才的引進(jìn)，提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。另一方面，要積極加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中，不僅要加強(qiáng)對檔案管理人員的管理知識以及電子檔案管理知識等業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，同時還要積極加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識、責(zé)任意識、相關(guān)法律知識的培訓(xùn)。另外，還要建立有效的激勵機(jī)制，提高檔案管理人員的工作積極性，從而打造一支專業(yè)技能強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、服務(wù)水平高的高素質(zhì)檔案管理工作隊(duì)伍。

2.完善檔案管理制度

在建筑工程檔案管理中，要積極響應(yīng)國家的相關(guān)政策與規(guī)定，立足于建筑工程實(shí)際，在建設(shè)初期積極制定相應(yīng)的檔案管理制度，明確建筑工程各單位部門在檔案管理中的職責(zé)，加強(qiáng)溝通與交流，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。

（二）轉(zhuǎn)變思想，加大對檔案管理的資金與設(shè)備投入

在建筑工程檔案管理中，要充分認(rèn)識其重要性，積極轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對檔案管理工作的資金以及設(shè)備的投入。在檔案管理中，充分運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備手段，強(qiáng)化檔案信息化管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工操作模式，降低檔案管理的勞動強(qiáng)度，提升檔案管理效率。在具體的應(yīng)用中，各部門要充分運(yùn)用磁介質(zhì)檔案、縮微檔案等，多層次、多角度，對檔案管理信息資源進(jìn)行開發(fā)。同時，積極加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源的運(yùn)用，對建筑工程檔案進(jìn)行分門別類的管理，提高檔案管理的工作效率。

（三）規(guī)范檔案管理，提升建筑工程檔案的質(zhì)量

首先，在建筑工程施工過程中，要積極進(jìn)行各類檔案資料的收集與歸檔，保證檔案的完整性，對收集的資料進(jìn)行分類及時歸檔，防止檔案遺失。同時，在工程項(xiàng)目出現(xiàn)變更的情況下，各相關(guān)部門要及時做好變更記錄，保證填寫的真實(shí)性與規(guī)范性。在檔案的傳遞使用過程中，進(jìn)行有效地記錄，確保建筑工程檔案的有效性與完整性，掌握檔案運(yùn)用的來龍去脈，提高檔案的使用效率。另外，在建筑工程檔案管理中，要對檔案資料的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，充分發(fā)揮其在工程竣工驗(yàn)收階段的憑證作用。在建筑工程竣工階段，檔案管理人員要加強(qiáng)與工程管理人員的協(xié)作，從檔案管理歸檔要求與范圍出發(fā)，對于在工程建設(shè)活動中形成的所有文件進(jìn)行全方位的審核、檢查，進(jìn)行及時地查漏補(bǔ)缺，確保檔案歸檔范圍與實(shí)際要求相符合，竣工材料真實(shí)、及時且完備，保障檔案內(nèi)容以及案卷質(zhì)量達(dá)標(biāo)，全面提升建筑工程檔案管理質(zhì)量。

綜上所述，在建筑工程檔案管理中，由于檔案管理制度與高素質(zhì)人才的缺乏，檔案管理意識不足、技術(shù)設(shè)備落后、檔案管理質(zhì)量難以得到保證等各類問題，嚴(yán)重影響建筑工程的有序開展。因此，在建筑工程檔案管理實(shí)際中，要積極針對各類問題展開優(yōu)化管理，提升檔案服務(wù)水平，確保建筑工程建設(shè)事業(yè)快速發(fā)展。

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【作者單位：中山職業(yè)技術(shù)學(xué)院】