教育局檔案收集工作存在的問題與對策探討

陳春亞

【摘要】教育局檔案牽涉的面廣，如何做好收集工作，需要多部門的配合和支持，然而在實際工作中卻存在諸多問題，使得教育局檔案收集內容失真、材料遺漏、不及時等，應從做好充分宣傳、充分收集、及時收集和提高檔案工作人員素質等方面加以改進。

【關鍵詞】教育局檔案 問題 對策

【中圖分類號】G27 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）07-0023-01

教育局檔案的收集工作，是按照法律及黨和國家有關規定，通過接收和征集的辦法，將分散在教育局機關各科室和個人手中的檔案，以及散失在學校里的重要檔案，歸到教育局的綜合檔案。局機關任何科室和個人不得以任何理由不交，更不得據為己有。由于收集工作是綜合檔案室工作的起點。因此，沒有收集工作，就不可能有完整的檔案，也就不可能有健全的檔案工作。教育局檔案收集工作的要求：首先是要確保綜合檔案室歸檔材料齊全、完整，其次是要確保收集渠道暢通、信息靈敏。收集工作是檔案管理工作的首要環節，它為檔案工作提供了實際的管理對象，直接影響檔案工作的其他環節。收集工作是否科學決定了檔案收集數量的多少和質量的高低，所以，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質量，更好地提供服務。所謂檔案收集工作是檔案館、室按照國家規定，接收或征集檔案，實現檔案集中統一管理。

一、檔案收集工作中存在的問題

1.檔案載體形式的變化，使收集工作難度增加

如今，隨著科學技術的發展，計算機與網絡技術的廣泛應用，教育局在日常的工作、管理中產生了大量的電子文件，檔案存儲方式將逐漸走向“數字化”，檔案工作進入紙質與電子文件并存的時代。現代信息技術的發展，使檔案工作的內容發生了全新的變化。而檔案載體形式的變化，也給檔案收集、管理工作帶來了一定的難度。

2.文件材料收集不充分，材料遺漏。

很多檔案材料只反映活動的結果，其中間過程收集不充分或遺漏。隨著近幾年機構編制和用人制度的改革，教育局各科室管理檔案的人員變動較頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學習檔案業務，造成對檔案業務知之不多甚至全然不知，不知道向局機關綜合檔案室報送哪些材料，致使教育局檔案中材料短缺較嚴重。如有的科室平時對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于歸檔制度執行不嚴格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。

3.檔案工作隊伍建設相對薄弱

由于教育局檔案工作不像教育局行政工作能直接為學校師生、為社會群眾服務，其社會效益和經濟效益得不到直接的反映。教育局各科室的檔案隊伍不穩定，隊伍配備不全，如我局很多科室沒有專職的檔案員，基本上都是兼職，而且局科室兼職檔案人員變動也較頻繁，工作缺乏連續性，直接影響了檔案的收集。

二、做好檔案收集工作的對策

1.充分宣傳

要加大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識。所謂檔案意識，是指局機關各科室人員對于檔案工作這一客觀事物的了解和認識程度。

首先局領導和各科室檔案工作人員要認真貫徹執行《檔案法》等國家有關文書處理工作的規定，充分利用召開會議、組織培訓等多種形式，增強全員檔案法制觀念，提高檔案意識；其次，應當清醒地認識到文件歸檔是對歷史、對現實工作負責的一項嚴肅的工作，文件材料辦理完畢后，要按照《檔案法》的規定主動向綜合檔案室上交檔案資料，要把這一項工作作為每名員工應自覺遵守的行為準則；再次，應定期召開檔案管理網絡小組會議，經常溝通交流，與科室兼職檔案員建立良好的協作關系，及時了解各科室的工作活動與動向，督促幫助他們解決收集工作中的困難。

2.充分收集

要做到充分收集，須建立歸檔制度。要根據教育局機關的工作特點建立嚴格的歸檔制度，這是做好收集工作的必備條件。通過這些制度的建立，把檔案管理工作納入制度化、規范化和法制化的軌道。建立歸檔制度不應理解為把幾條規定寫出來掛在墻上就算完成了，而應在程序、時間、各科室負責人落實等方面作出具體規定，并認真執行。

要做到充分收集，應加強組織領導。收集工作的好壞，與領導是否重視檔案工作有密切關系。由于單位所形成的檔案，一部分是產生于領導的工作活動中，如果領導不重視，這部分檔案將大量流失。如何避免和減少檔案流失，我們檔案管理人員要積極與領導進行溝通和交流，做到及時匯報、及時請示。

同時須建立相對穩定的檔案網絡小組，各科室要配備兼職檔案人員，建立起一套行之有效的檔案管理網絡，并明確一名單位領導對檔案工作具體抓、具體管。

要做到充分收集，就要加強外界聯絡。我們檔案管理人員不能只把檔案室內部工作做好就心滿意足，需要在空暇時間內加強與其它同級單位的聯系，吸取經驗，使檔案收集得更加齊全。

3.及時收集

手段的多樣化。最大限度地收集有價值的檔案，必須尋求全面出擊、形式多樣的收集辦法，以達到及時、齊全、系統、完整收集檔案的目的。

主動收集。文件材料收集不能靠年底或階段性突擊征集，在平時工作中，做到腦勤、腿勤、嘴勤。注意工作中重大活動的動向，摸清文件形成的規律，局里有重大活動，就及時提醒有關科室，要求他們收集保管好活動中形成的全套文件材料；平時注意主動到各科室收集文件材料，及時追問文件材料的下落，以防遺漏。

定期送交。逐步建立各科室在文件材料辦理完畢的第二年初，自覺按照單位檔案收集歸檔范圍及歸檔時間、歸檔質量的要求，及時移交局綜合檔案室。

聯系催要。定期召開兼職檔案員會議，采取個別溝通聯系等措施和手段，進行分散、集中相結合的方式，特別是在遇到阻力時，必須堅持不怕麻煩，反復說清道理，幫助解決保管和利用的矛盾等切實可行的方法收集檔案。

以用促收。檔案管理根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化。只有在提高檔案利用的效率和效果上下功夫，到檔案室查閱檔案快速方便，各科室就能積極配合檔案室主動將應歸檔材料交至檔案室。

動態收集。檔案材料收集完整與否是決定和影響檔案價值的重要因素。檔案管理員平時要及時掌握了解局里工作的新內容、新情況，并及時按要求加以收集整理，做到隨時產生隨時收集歸檔。

4.提高檔案工作者素質

檔案收集工作是一項政策性較強的工作，要求檔案工作者必須有高度的事業心和責任感。而高度的事業心和責任感是建立在以史為鑒、為歷史負責的基礎上的，是建立在全心全意為群眾服務上的。因此，檔案管理工作者要有不計名利的工作精神，才能把檔案的收集工作做得更好。加強檔案管理人員的業務培訓，提高業務管理水平，讓檔案管理的發展跟上時代發展的步驟，力爭檔案工作再上一個新臺階！