淺談如何做好檔案保密管理與利用工作

馬艷萍

摘 要 檔案保密管理與利用工作做得好與壞，將直接影響黨和國家及單位的安全和利益。檔案是一種重要的社會信息資源，對于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護，更要重視其所含信息的開發利用，以實現信息資源共享。

關鍵詞 檔案 保密 管理 利用

一、探索檔案保密管理工作的重要意義

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。檔案工作中應處理好利用與保密的關系，加強制度建設，強化監督措施，做好檔案的審查、解密和利用的基礎工作，從而做到既能有效利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。當然，檔案應該注意保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。

作為人類社會各項實踐活動的真實歷史產物，檔案所具有的原始真實憑證功能及其權威性是現實客觀存在的，是其他信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會實踐服務具有極強的現實性。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限，在開放檔案為社會服務的同時全面做好保密工作，這是檔案資料使用管理中的重要環節。

二、正確區分、對待傳統檔案保密和電子信息技術管理檔案保密

1.傳統涉密類檔案保密工作特點：檔案存放地點是保密工作重點。傳統紙質性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中。《中華人民共和國檔案法》規定，檔案存放地點必須具備防盜措施，要制定嚴格的檔案存放地點管理制度，無關人員一律禁止進入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。《檔案法》中嚴格規定，機關、團體和企事業單位必須有專門的檔案管理人員，嚴格執行各項檔案管理制度。按照有關規定，傳統檔案按照保密程度不同，分為絕密、機密、秘密等幾個密級。在我國傳統檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進行分類集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進行了詳細規定。與此同時，對各個密級檔案的解密標準、解密時限、解密方式等進行了嚴格限制，這就最大限度地保護了涉密檔案的秘密性。

2.利用電子信息技術檔案保密特點：電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數碼技術進行壓縮，存儲介質占用空間極小，對存放場地要求相對較低。與傳統型涉密類檔案保密工作相比，電子信息檔案便于調閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務社會的能力。

三、做好檔案保密管理中檔案密級調整工作

1.檔案資料的秘密性是有等級的，其等級是根據《保密法》有關規定進行劃分。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供使用檔案。但其秘密性不是一成不變的。一旦保密期限屆滿，檔案資料便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密等級使用管理檔案資料，而應該按照解密后的要求進行管理。

2.檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。要貫徹落實《保密法》，在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的基礎上，嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

四、檔案保密管理與利用中的主要措施

1.重“制度”，建立法制的新秩序。建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；建調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；建涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

2.加強“管理”，科學謀劃涉密檔案。在調密工作中我們發現，過去經常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。對以前大量混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時，可采取對與所查檔案無關的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統計臺賬和存放地點索引，為科學的管理，準確地掌握，有效的保密，及時地提供創造條件。

3.抓“監督”，確保檔案利用保密性。在監督檔案利用過程中，首要是建立保密隊伍。在檔案保密利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書畫線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

五、進一步做好檔案開放中的保密工作

1.科學審查。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

2.依法解密。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。值得一提的是，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。

六、結束語

總之， 保密帶動管理，管理帶動服務。新形勢下，如何做好檔案保密管理和利用，不僅僅是檔案管理者的職責和義務，面對當前新型媒體覆蓋面日趨增大的形式，我們更應做好保密服務工作，加大檔案保密的宣傳，提升檔案保密工作的認知度，促使檔案保密工作科學有序地發展，真正意義上實現檔案保密價值。

參考文獻

[1]陳兆吳主編.中國大百科全書.

[2]汀藍.試論檔案工作中的保密.