私人檔案管理工作存在的問題與對策分析

王春艷

摘要：

私人檔案作為檔案的一種，必將得到更多的關注和發展，私人檔案的管理和完善，要求我們必須要提高全社會的私人檔案保護意識，要建立私人檔案的常規管理制度，要有效發揮和調動市場機制，要提高檔案工作人員的綜合素質。

關鍵詞：檔案管理；私人檔案

隨著社會的轉型和改革的深化，社會各界的私人檔案也在逐步形成。私人檔案本身具有科學、歷史、文化及信息的多種價值，是國家檔案資源的一部分，很多也沒有被收錄進國家檔案館。私人檔案的形式多種多樣，內容豐富龐雜，折射出一個國家、民族和社會發展的歷程。我國私人檔案的研究起步較晚，并且在檔案研究方面一直沒有得到應有的重視，因此，我國的私人檔案研究領域難免存在著一些問題。

一、我國私人檔案管理存在的問題

（一）個人保管能力較弱

（一）個人保管能力較弱

現階段，我國檔案管理權力過分集中在檔案行政管理部門的手中，個人一般很難參與到檔案管理中來。這種管理模式占用極大的資源，降低國家行政的效率，私人檔案所有者管理檔案的積極性。因此，對于私人檔案的管理不但要有檔案行政管理部門、檔案中介機構參與，還應該有檔案所有人參與到私人檔案的管理行列。私人檔案形成主體不計其數，形成原因多種多樣。檔案所有者在私人檔案方面知識的缺乏，部分所有者并沒有意識到私人檔案的重要性。即使所有者意識到了檔案保管的重要性和價值，卻苦于不知如何保管，致使珍貴的檔案腐爛、變質。

（二）市場機制的作用還沒有充分發揮

檔案中介服務機構是專門從事各種檔案業務服務的一種社會中介組織。他們處于檔案行政管理部門的監督下，為個人、企業提供檔案法律咨詢、檔案專業服務、檔案評估鑒定等，如檔案事務所、檔案咨詢服務中心、檔案事業服務中心等。私人檔案中的一部分是對國家和社會具有保存價值的，私人檔案所有者逐漸地認識到私人檔案的價值，開始注重私人檔案的保存并開始注重追求相關的經濟利益。

（三）行政管理上缺乏常規的統一的管理制度

私人檔案具有廣泛性、多樣性、分散性的特點，形成主體、來源、途徑、原因也非常的復雜。私人檔案管理整個管理過程可以說都是在動態的變化之中，有著與生俱來的復雜性和多變性。由于我國對私人檔案關注的時間較遲，研究起歩較晚，對于私人檔案的管理工作，我國的檔案部門目前還未形成統一的常規管理制度。

（四）檔案工作人員的綜合素質有待提升

由于對私人檔案的研究和關注較少，私人檔案與公共檔案相比而言，在管理過程中可能會面臨很多的法律問題。這就對檔案管理人員的工作和素質提出了更高和更嚴格的要求。現階段，我國的私人檔案管理人員主要是私人檔案所有者，檔案中介機構也會介入，但相對較少。因此，要加強對于私人檔案的保護工作，必須要提高檔案工作人員的綜合素質。

二、我國私人檔案管理發展對策

（一）提升全社會的私人檔案保管意識

我們應該通過廣泛的宣傳來提高全社會對于私人檔案的重視程度。宣傳的方式是多種多樣的。第一，運用大眾傳播媒介來進行宣傳。邀請新聞記者采訪和向新聞機構投稿或者是拍攝制作介紹檔案和檔案工作的影片、錄像片等。第二，利用檔案專業報刊來進行宣傳。通過報刊來宣傳私人檔案工作的最新成果，增強檔案知識的交流。第三，利用網絡進行宣傳。網絡具有傳播信息塊、影響面廣，互動性強等特點，利用網絡進行檔案知識的宣傳無疑是一種很重要的方式。

（二） 建立私人檔案的常規管理制度

只有建立了一整套的管理制度才能使得私人檔案管理工作正常的開展。第一，納入國家宏觀調控范圍的私人檔案，需要建立一定的登記和報告制度。應在對檔案的所有者以法律形式規定權利和義務，私人檔案所有者定期匯報己的私人檔案，發現問題并及時處理。私人檔案所有者的所有權的轉移也必須進行登記，經過批準之后，方可執行。第二，建立收集和征收制度。國家有優先購買、沒收、征用、收購和接收、沒收的權利。對于沒有所有者和繼承者的私人檔案，國家都有優先接收私人檔案的權利。第三，創立私人檔案管理系統。這個系統包括管理流程的記錄和相關法律法規。

（三）有效發揮和調動市場機制

目前在私人檔案管理服務領域的市場主要依賴于中介機構。檔案中介機構在所有者與檔案管理部門之間可以起到一個協助溝通的作用。有效發揮和調動市場機制就要充分的發揮檔案中介機構的作用。使其能提供適當的服務，從而提高私人檔案的科學管理水平。從檔案行政管理部門的角度，需要轉變職能，但這并不是說私人檔案管理工作就可以棄之不顧。在私人檔案管理的社會服務需求將進一步增強，這是離不開檔案中介機構的作用的。

（四）提高檔案工作人員的綜合素質

在檔案管理工作中，人的因素是不可忽視的重要因素。提高私人檔案館人員的業務素質，就要提高管理人員的服務水平。服務質量的提高是私人檔案館良性發展的必要條件。服務質量是現代社會關注的重點問題。服務水平提高了，社會才會予以更多的支持和肯定。另外，提升檔案工作人員的綜合素質還要引進專門的技術人員，這是建立私人檔案館的必需條件。私人檔案館的人員的配備，需要的是專業的技術人才。

三、結論

總之，隨著檔案工作者對國家管理的檔案范圍認識的深化，不論是何種性質的檔案館，都將在社會中承擔著更為廣泛的角色，發揮更大的作用。私人檔案作為檔案的一種，必將得到更多的關注和發展。當然私人檔案的管理和完善不是一蹴而就的事。首先，必須要提高全社會的私人檔案保護意識，其次要建立私人檔案的常規管理制度，再次要有效發揮和調動市場機制，最后要提高檔案工作人員的綜合素質。

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【作者單位：承德護理職業學院】